Mindmapping pour l’entreprise : créez une description de fonction

Comment créer une description de fonction visuelle ? Un document qui ne soit pas une suite linéaire de tâches décousues les unes des autres ? Le mindmapping, une fois de plus offre une solution élégante qui permet de visualiser l’ensemble des tâches et responsabilités d’un coup d’oeil.

Ou de se focaliser sur certaines d’entre elles.  Les outils dynamiques de XMind permettent en outre de filtrer l’information selon les besoins.

La description de fonction, quoi qu’indispensable à la bonne réalisation de la relation contractuelle, est souvent un document fastidieux.

Une liste de tâches et responsabilités qui se suivent parfois d’une façon très décousue.  Et, disons-le franchement, rébarbative.

Le mind mapping offre à l’entreprise une solution visuelle élégante.  La vision synthétique permet de se rendre compte en un coup d’œil de l’ampleur et de la diversité des tâches.

J’ai pris un exemple de fonction sur laquelle je travaille actuellement : celle d’une coordinatrice pour une association qui organise des activités parascolaires.  Il s’agit d’enseignement supérieur non-universitaires, appelé Hautes Ecoles en Belgique. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

La possibilité de voir toute l’information d’un coup d’œil est précieuse dans ce genre de documents.  Elle permet de vérifier, par exemple, l’équilibre entre les tâches et responsabilités.    Et quels sont les secteurs qui mobilisent le plus de temps et d’énergie.

On voit mieux aussi les tâches qui pourraient être déléguées à un niveau inférieur.  Ici, on se situe clairement au niveau de la coordination ou des systèmes pour reprendre la terminologie de l’ingénierie de formation.

Filtrez l’information avec les marqueurs

Cette carte heuristique peut être dessinée à la main, en collaboration ou avec un logiciel.  Ici, j’ai utilisé XMind qui permet notamment de filtrer les informations.

J’ai utilisé des marqueurs : par exemple, le petit calendrier signifie “prise de rendez-vous“.  Je l’ai également inclus dans une légende qui explique à mon lecteur de quoi il s’agit.

Je peux demander à XMind de filtrer l’info et de ne me montrer que les tâches ainsi “marquées” par le petit calendrier : celles qui nécessitent une prise de rendez-vous.

Les données peuvent être affichées ou non selon les besoins du moment.  Je reviendrai sur ces propriété du logiciel de mindmapping XMind dans de prochains articles.

Les petites icones en forme de post-it présentes dans certains sujets sont des notes écrites : elles développent dans un texte suivi des points abordés dans la carte.  Cela peut-être des précisions, des extraits de documents, etc.  Dans la carte que je prépare pour une entreprise figurent aussi des documents Word et PDF intégrés.

Cette description de fonction peut également servir de base à un autre document dont j’ai déjà parlé dans ces pages : le coaching de collaborateur.

Et vous ?  Quelle méthode utilisez-vous ?  Avez-vous déjà eu recours aux outils visuels pour élaborer ce type de documents ?

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