Gérer son temps ou ses actions ? La méthode GTD de David Allen

Vous êtes débordé ?  Les informations vous submergent ?  Vous n’avez plus le temps de lire vos mails ?  Encore moins d’assurer un suivi correct de tous vos projets ?  Vous accumulez le courrier en retard ?  Votre vie privée rétrécit chaque jour un peu plus ? Votre TO DO list s’agrandit de jour en jour ?

Si vous vous reconnaissez dans au moins une de ces questions, la méthode Getting Things Done (GTD) de David Allen va vous aider à en sortir !

Les TO DO lists et autres logiciels de gestion de projet sont d’excellents outils qui vous aident à gérer vos actions, vos tâches et vos projets… à condition d’avoir une méthode !

Sinon, vous allez – comme beaucoup d’entre nous et comme moi auparavant – accumuler des tonnes de listes de tâches sur des outils divers…  Et les voir désespérément grandir alors que vous vous épuisez à courir derrière un agenda impitoyable !

Comment sortir du cercle infernal des tâches inachevées ?

Alors, jetez un coup d’oeil sur la concept map qui suit et vous allez rapidement comprendre le principe  (cliquez sur la carte pour agrandir l’image).

Getting Things Done : schémas des flux de travail, méthode de décision par rapport aux décisions à accomplir
Contrôle du flux de travail avec la méthode GTD

Une méthode aux principes simples mais efficaces

La méthode GTD – dorénavant je n’emploierai plus que l’appellation abrégée – doit son immense succès à quelques principes simples mais efficaces :

  1. Nous ne gérons pas notre temps, mais nos actions
  2. La clé de la gestion des actions est : savoir quoi faire et à quel moment le faire
  3. Toutes les actions inachevées encombrent notre esprit, dévorent notre énergie et nous font perdre la vision claire des tâches que nous devons accomplir
  4. Si elles sont confiées à un système de gestion fiable et performant, ces actions n’encombrent plus notre esprit, nous sommes plus libres pour nous concentrer sur nos tâches quotidiennes
  5. Un tel système de gestion évite les oublis – volontaires ou non – inhérents à un trop grand nombre d’actions non terminées

Le système, comme vous pouvez le voir ci-dessus, consiste donc à recenser toutes les informations qui nous parviennent – les “trucs” – et à les rassembler dans un lieu unique – ou le moins de lieux possibles.

La phase suivante consiste à s’interroger sur :

  • Qu’est-ce que c’est ?
  • Cela demande-t-il une action ?

Un système qui repose sur les actions

Car – encore une fois – tout le système repose sur les actions.

Si cela ne requiert pas une action immédiate ou dans un temps proche, il y trois possibilités :

  1. c’est sans intérêt pour nous et cela “part à la poubelle“
  2. cela pourrait peut-être devenir une action un jour : on le place dans un échéancier à plus long terme ou dans un fichier avec un rappel à quelques mois
  3. cela contient une information qui pourrait s’avérer utile dans le futur et donc on le répertorie dans un système de classement

Un projet comporte plusieurs actions

Si cette information appelle une action, on vérifie plusieurs choses :

  1. Cette action fait-elle partie d’un projet qui en comporte plusieurs (projets multiétapes) ? Ici, une précision : pour David Allen, tout résultat impliquant plusieurs actions est un projet.  Préparer un anniversaire est un projet : il faut peut-être réserver une salle, dresser une liste d’invités, les inviter, prévoir le repas, les boissons, de la musique, etc.  Même principe pour la préparation d’une réunion. Si oui : on la place dans un fichier particulier – celui du projet concerné, qui fait lui-même partie d’un ensemble appelé “plans de projets“.
  2. Si l’action peut-être accomplie en moins de 2 minutes : faites-le ! Un coup de fil, une réponse à un email, une relecture de courrier, etc.
  3. Si l’action ne peut pas être accomplie en moins de deux minutes, la première question à se poser – une des plus difficiles pour les managers : suis-je la meilleure personne pour accomplir cette action ? Si la réponse est non : déléguez à la personne la plus compétente !
  4. Si je suis la personne la mieux placée pour accomplir cette action : y a-t-il une “deadline“, une date précise pour laquelle cette action doit être accomplie (renvoyer le formulaire des impôts avant le 15 avril), programmer cette action à une date précise suffisante pour accomplir l’action avant le délai prescrit : on la place dans un calendrier.
  5. S’il n’y a pas de date, placer cette action dans un fichier appelé “Prochaines actions“.

Pas de TO DO lists ?  Pas de TO DO lists !

Le système est basé sur 5 étapes-clés que je verrai avec vous dans un prochain billet…

Tout cela parait compliqué ?

En fait, ces principes sont d’une logique et d’une simplicité confondantes…  Et il existe à présent des logiciels qui peuvent vous rendre la tâche non seulement facile, mais surtout agréable.  Je vous en parlerai dans de prochains articles sur la Méthode GTD de David Allen.

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17 commentaires

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    • Merci pour ce commentaire très positif 😉

      Je compte développer encore la description de la méthode et des outils – XMind, Personal Brain, etc. – qui permettent de la mettre en oeuvre de manière visuelle et intuitive, tout en gardant son efficacité.

      Le génie d’Allen, ça a été d’utiliser des principes très simples d’organisation et de les rassembler dans une méthode accessible à tous. Ce qui manquait surtout, à mon sens, c’était des outils électroniques qui traduisent cette simplicité. Les logiciels classiques de gestion de projet peuvent être assez rébarbatifs pour des personnes peu familières avec ces procédures…

      A bientôt donc, pour la suite.

      Marco.

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