Comment visualiser les procédures parfois compliquées du pilotage d’un projet ?
Une solution simple et rapide : intégrer une carte conceptuelle à son tableau de bord.
Expliquer les procédures de pilotage d’un projet, surtout lorsqu’il implique un partenariat, peut être compliqué. Disposer d’une représentation visuelle de ces procédures simplifie les choses.
C’et un des outils de la panoplie que je développe avec les participants de la formation Mindmapping pour Formateurs.
J’ai donc intégré dans ma boîte à outils une carte conceptuelle – ou concept map – qui représente visuellement ces procédures.
Une carte intégrée dans le tableau de bord
Cette carte conceptuelle est accessible via mon tableau de bord général que voici (cliquez sur l’image pour agrandir la carte).
Vous voyez que dans le sujet Référence, se trouve un petit “c” noir dans un encadré vert.
Un hyperlien vers la carte fille ou secondaire
Il s’agit d’un hyperlien qui renvoie vers une carte fille, la carte Référence, qui contient donc tous les éléments liés à la référence du projet. Celle-ci reprend non seulement les objectifs du projets, mais aussi toutes les procédures de pilotage, la documentation relative au projet, etc. C’est en quelque sorte la mémoire du projet, qui permet notamment de vérifier à tout moment si on respecte bien les objectifs initiaux. Lorsque le projet sera terminé, ce seront les éléments de cette référence qui – joints à ceux de l’évaluation finale – serviront de base aux recommandations pour les projets futurs : bonnes pratiques, partenariats intéressants, outils développés pour ce projet et qui pourront resservir dans d’autres, bonnes adresses, etc. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).
Cette carte ne contient pas encore beaucoup d’éléments : nous n’en sommes qu’à la conception du projet. Pour l’instant, y sont intégrés un fichier Word Référence Projet Formation X, à compléter au fur et à mesure de l’avancement du projet. Et une carte XMind sur les étapes de l’organisation-planification d’un projet.
Dans le sujet Procédures, vous voyez aussi un hyperlien – un petit “c” noir dans un encadré vert – qui renvoie cette fois vers la carte conceptuelle du même nom :
Une carte conceptuelle pour les procédures
Cet hyperlien renvoie donc vers la carte conceptuelle suivante : Procédures (cliquez sur l’image pour l’agrandir).
Cette carte illustre les procédures de pilotage du projet.
Une procédure hebdomadaire, réalisée par Jeanne et Marcel, deux membres de l’équipe.
Leurs tâches dans le cadre de ces procédures sont de vérifier l’utilisation du bdget, d’assurer le suivi du travail de l’équipe – notamment le respect des délais. Mais aussi de garder un oeil sur les relations avec les partenaires. Et d’alimenter la référence du projet.
Les deux membres de l’équipe rédigent ensuite un rapport qu’ils remettent aux membres du comité de pilotage.
Une autre procédure consiste en une révision trimestrielle, opérée par un comité de pilotage composé des deux membres de l’équipe ainsi que des représentants des partenaires. Ils reprennent donc les tâches de Jeanne et Marcel, mais aussi vérifient que le projet respecte bien les objectifs initiaux ainsi que le budget et procèdent à des réajustements s’il y a lieu : notamment des aménagement de délais et des réallocations de ressources, matérielles – autres locaux par exemple – ou financières – allonges budgétaires pour la publicité, par exemple.
Couleurs et marqueurs pour une meilleure information
J’ai utilisé deux couleurs différentes : le bleu pour les révisions hebdomadaires et le vert grisé pour la supervision trimestrielle. C’est tout simplement pour opérer une distinction visuelle supplémentaire entre les deux procédures de pilotage.
Les marqueurs – ces petites icônes qui figurent dans les sujets – remplissent la même fonction. Mais en plus, ils peuvent servir à filtrer l’information.
Je vous avais déjà montré l’utilité de cette fonction dans un article sur le coaching de compétences. C’est le même principe ici : je veux voir de quelles tâches Jeanne est responsable. Je vais donc filtrer l’information et cocher la boîte qui correspond au marqueur de Jeanne.
Et pour cela, je sélectionne dans le menu Voir (ou View) la commande Filtre avancé ou Advanced filter.
Et XMind met en surbrillance uniquement les tâches qui relèvent de la responsabilité de Jeanne et uniquement celles-là. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).
Pour revenir à l ‘affichage normal, il suffit que je clique sur Afficher tout ou Show all ou que je décoche le marqueur.
Pour que ce soit bien clair pour mon lecteur, j’ai ajouté une légende : celle-ci attribue une signification précise à chaque marqueur. De cette façon, le lecteur connaît mon code et peut lire la carte conceptuelle sans difficulté. Il sait donc que chaque tâche marquée par un petit personnage vert relève de la responsabilité de Jeanne.
Cette manière de procéder par hyperliens nous permet de circuler d’une carte à l’autre sur trois niveaux : du tableau de bord vers la carte heuristique Référence et de la carte Référence vers la carte conceptuelle Procédures. Dans la carte Procédures, il suffit de cliquer sur l’hyperlien pour revenir au tableau de bord. Je reviendrai sur ces hyperliens dans un autre article sur la façon de gérer de grandes quantités d’informations dans une mindmap.
Lors des formations Mindmapping pour Formateurs, nous élaborons ensemble des cartes qui utilisent au maximum ce type de fonctions afin de gérer un projet, de créer une présentation originale, de mieux communiquer avec ses collaborateurs, etc.
Vous pouvez télécharger la version gratuite de Mindomo et commencer tout de suite à créer vos propres cartes ou mindmaps !
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28 réponses sur « Mindmapping pour formateurs : intégrez une carte conceptuelle pour expliquer les procédures »
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