GTD : les cinq étapes de la gestion du flux de travail

Getting Things Done ou son acronyme GTD est sans doute la méthode la plus connue de “gestion du temps”.

Pourtant, David Allen, son créateur parle de “gestion sans stress”.

Quels sont les fondements de cette méthode ?  C’est ce que je vous propose d’explorer dans une série d’articles dont voici le premier.

En réalité, ce sont les autres qui parlent de “gestion du temps”.  David Allen parle de “gestion des actions”.

Et ça change tout.

Respecter les étapes de l’organisation

Pour David Allen, le premier motif de stress devant la désorganisation d’un agenda est la volonté de tout organiser sans respecter les étapes du processus.

Ces étapes de l’organisation du flux de travail sont au nombre de cinq.

Merci à Bernard Lamailloux de m’avoir suggéré d’ajouter une numérotation aux étapes de cette carte que vous pouvez télécharger gratuitement sur Biggerplate.

(cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Méthode Getting Things Done de David Allen - les différentes étapes du flux de travail
Les 5 étapes de la méthode GTD

D’abord, il faut collecter toute l’information, les “trucs“, les “choses” (stuff, en anglais) qui attirent ou qui méritent notre attention : ce sont les coups de fil, e-mails, lettres – si, si, ça existe encore ! – les sms, les prospectus, les conversations avec les collègues, les rapports, les mémos, les notes de services, etc.

Toute cette information qui nous noie parce que, bien souvent, nous tentons de l’appréhender d’un seul coup sans distinguer ce qu’elle signifie vraiment pour nous.

C’est l’objet de la seconde étape : traiter cette information.  Que signifie-t-elle pour moi ?  Est-elle importante ?  Que puis-je en faire ?

Lorsque nous disposons des résultats de ce premier traitement, nous examinons les optiosns qui s’offrent à nous : le faire moi-même ? déléguer ?  Mettre au panier ?  Remettre à plus tard ? Fixer un rendez-vous ?  Le faire tout de suite ?

Et puis, lorsque tout est mis à plat : passer à l’action !

Getting Things Done : une philosophie de l’action

Getting Things Done, ce n’est pas une méthode de gestion du temps.  C’est une philosophie de l’action !  C’est une façon de les organiser de façon à les faire tenir toutes dans le temps qui nous est imparti.  Sans gaspillage, sans culpabilité et donc… sans stress inutile !

Tout cela est encore confus et théorique ?

Pas de panique : dans les articles suivants, je vous en dirai davantage sur cette méthode et ses avantages.   Mais déjà, je peux vous répéter ce que m’a dit un participant à une formation quinze jours après la session : “depuis que je pratique cette méthode, je dors bien la nuit“.

Et vous ?

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32 commentaires

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  23. Votre méthode est intéressante.

    Les logiciels web de gestion du temps ont l’avantage d’incorporer directement dans leurs solutions les “flux” que vous énoncez.

    Je peux vous aiguiller vers Opentime qui, d’une certaine mesure, répond aux problèmes de temps et de stress dans les entreprises.
    Quel est votre avis sur ces solutions web ?

    Plus d’infos sur opentime.fr/tour

    • Bonjour,

      Merci pour votre commentaire 😉

      J’ai jeté un – très – rapide coup d’oeil sur le site de votre logiciel : il me semble que c’est davantage un logiciel de gestion de projet du type MS Project qu’un logiciel de gestion du temps individuel.

      Getting Things Done est tout autre chose : il s’agit d’une méthode de gestion de ses propres actions afin de ne plus vivre sous la tyrannie du stress provoqué par les actions inachevées.

      Bonne journée,

      Marco.

      • Au contraire, le but principal d’Opentime est la saisie des temps individualisées à travers 10 interfaces disponibles pour les utilisateurs.

        Là ou je voulais en venir avec votre article concerne justement le stress des actions inachevées. Le module de tache/planning d’Opentime permet un classement des tâches par importance, durée, récurrence. A tout moment il est possible de modifier le statut de la tâche (en cours, à faire, à valider … ). Celles-ci sont automatiquement reportés sur votre planning avec un code couleur. On gagne vraiment en organisation du travail et en vision sur le court terme. De plus, ce module permet de travailler en étant moins stressé.

        Bien à vous,

        Rémy.

  26. Bonjour Bernard,

    Ravi de vous retrouver 😉

    Avec, comme toujours, un commentaire sagace ! Et oui, j’ai hésité à numéroter les branches, et puis je me suis dit que les gens comprendraient le sens puisqu’ils ont l’habitude de lire les mindmaps…

    Et je me dis maintenant que j’aurais dû le faire… et que je vais le faire.

    Non, personnellement, je n’ai rien contre le fait de numéroter les branches : je l’ai fait à plusieurs reprises, dans des mindmaps qui reflètent des processus, des étapes d’un projet, par exemple.

    Mais il est vrai que pour des processus, des flux, des narrations, j’emploie plus volontiers la carte conceptuelle que la carte heuristique, en général, comme dans l’article de mardi sur les procédures de pilotage d’un projet…

    La plupart des logiciels de mindmapping prévoient d’ailleurs des systèmes de numération que ce soit XMind, Novamind, Freeplane, Mindjet MindManager…

    Mais comme la plupart des habitués d’une discipline, nous avons tendance à oublier que tout le monde ne maîtrise pas notre jargon et nos pratiques…

    Merci de me le rappeler, Bernard, et excellente journée 😉

    PS: merci aussi pour votre article sur le vieux monsieur : j’ai adoré la vidéo de Michel Serres, un pur bonheur 😉

  27. Bonjour Marco, et au passage bonjour Pascal (…quelle heureuse synchronicité 🙂

    Vous savez que je suis abonné à vos articles, et que j’examine avec attention les cartes mentales que vous publiez ici. Aujourd’hui je me pose une question à propos de la carte du jour :

    Certains concepts (tels que la méthode GTD présentée ici) reposent sur une démarche en x étapes, supposées être parcourues dans un certain ordre…

    En pareil cas, j’ai pris l’habitude (dans les cartes mentales) de traduire cet ordre en autant de branches qu’il y a d’étapes, et d’orienter ces branches à la manière du cadran d’une horloge. Ainsi, celle qui doit être lue en premier prendra la place “relative” du “1” sur le cadran, et pour découvrir les autres, on tourne dans le sens “clockwise”. C’est d’ailleurs exactement ce que vous avez fait vous-même ici.

    Or, j’ai déjà vu des cartes mentales où, pour bien enfoncer le clou, on fait figurer – en plus – des petits numéros bien visibles sur chacune de ces branches, afin de mettre en évidence l’ordre des étapes successives.

    J’y vois une volonté de clarification, et en même temps, de manière contradictoire, cela me semble aller un tout petit peut “à l’encontre” du principe des cartes mentales (ou de ce que j’en ai compris), où on tâche, autant que faire se peut, de rompre avec le principe des listes dites “hiérarchiques” pour favoriser une approche plus globale, plus “cerveau gauche” si on voudra. Ainsi le lecteur, ou l’apprenant, pourra explorer les branches dans l’ordre qui lui convient (…et en même temps c’est même un peu le but du jeu, non ?)

    D’un autre côté, quand je prends connaissance d’un titre libellé *Les 5 étapes de…* j’imagine qu’il y a forcément un ordre dans lesdites étapes… puis je “crois” deviner cet ordre sur la mind map (grâce au raisonnement exposé plus haut, mais dont j’ignore totalement s’il est valide ou non !). Ensuite, pour m’en assurer, je suis obligé de lire le texte qui l’accompagne pour me dire “Ah oui, c’est bien ça, l’ordre est le bon, j’avais bien fait la bonne lecture !”. Or la map est censée être le reflet, le condensé du texte, et elle est de plus censée se suffire à elle-même, sans le texte qui l’accompagne…

    Nous voilà bien coincés : numéros ? pas numéros ? …Je serais curieux de savoir ce que vous pensez de cette option consistant à numéroter les branches pour tous ces concepts “en x étapes”. Est-ce à vos yeux souhaitable et utile dans certains cas (…dont celui du jour), ou au contraire à proscrire à tout prix ? De mon côté je n’ai pas vraiment tranché…

    Bien à vous,

    Bernard

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