XMind – Excel : exportez votre mindmap dans une feuille de calcul

Avec XMind 2013, il est désormais possible d’exporter le contenu de votre mindmap dans une feuille de calcul Excel.  Voici un tutoriel en vidéo et en photos.

Une des fonctions qui manquaient le plus à XMind, était l’exportation de données d’une carte mentale vers une feuille de calcul Excel.  Cette lacune est aujourd’hui comblée, puisque la version beta de XMind 2013 permet désormais d’exporter des données d’une mindmap vers le célèbre tableur de Microsoft pour y effectuer des calculs sur le contenu.  C’est une des nouvelles fonctionnalités du logiciel.

Voici une carte que j’ai réalisée pour tester cette nouvelle fonction : il s’agit d’une liste de fournitures de bureau.  (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir ou téléchargez la carte sur l’export Excel sur ma page Biggerplate)

Le but de cette carte est de rassembler une liste de fournitures de bureau avec le nombre d’articles nécessaires dans chaque catégorie, et le prix.  Lorsque la carte sera exportée dans la feuille de calcul Excel, le tableur de Microsoft nous permettra de calculer les montants de chaque catégorie et le montant total des achats.

Plusieurs modes d’exportation vers Excel

La version beta de XMind 2013 permet trois modes d’exportation différents vers Excel.  J’ai illustré la première dans la photo suivante et dans la vidéo de mon tutoriel.  Je présenterai le résultat des autres plus bas sur les illustrations suivantes.

Voici le résultat de cette exportation :

Pour exporter cette carte mentale XMind 2013, j’ai cliqué sur le menu “Fichier“, j’ai cliqué ensuite sur “Exportation” et j’ai choisi dans le nouveau menu “Feuille de Calcul“.

Ensuite, une fenêtre de dialogue s’affiche, qui me demande des précisions au sujet du mode d’exportation que je souhaite.

Dans ce cas, j’ai demandé une fusion des cellules.  J’ai également coché l’onglet du sujet flottant, ce qui ajoutera au bas de mon tableau le lieu et la date : Geleen, le 20 juillet 2013.

L’onglet “infos de tâches” est également sélectionné, mais il ne nous intéresse pas ici : il ne concerne que les cartes de gestion de projet dont je reparlerai dans un prochain billet.

Voici une vidéo Youtube qui vous montre comment procéder :

Dans le cas de l’exportation avec “fusion des cellules”, les catégories – en fait les sujets principaux de ma mindmap – sont devenus les cellules de la colonne de gauche de mon tableau : elles sont suivies de la colonne “articles” qui sont répartis selon la catégorie à laquelle ils appartiennent.  Ensuite, vient le nombre d’unités à acheter et le prix unitaire de chaque article.

Une fois tout cela exporté dans ma feuille Excel, j’ai pu recalculer les prix et le montant total de mes achats.  Mais après avoir converti mes chiffres en “nombres”, car Excel importe tout le contenu de la mindmap comme du texte.  Il y a donc une petite opération intermédiaire à effectuer si vous désirez effectuer du calcul sur les données importées.

Exportation avec le mode “Pivot”

Dans ce mode d’exportation, contrairement à ce qui se passe dans le mode “Fusion des cellules”, les catégories ne sont pas rassemblées en une seule ligne, mais bien en autant de lignes qu’il y a d’articles, comme ci-dessous.  Cela peut-être utile si on doit refaire des manipulations sur certains items ou si on doit pouvoir compter les lignes qui comprennent le même libellé, par exemple.

Chaque ligne est répétée et mon sujet flottant figure bien au bas du tableau.

Exportation selon le mode Structure ou Outline

Le troisième mode d’exportation de XMind 2013 vers une feuille de calcul du tableur Excel, est de les rassembler selon la structure ou outline (si vous travaillez avec la version anglaise du logiciel comme moi…).

Voici le résultat de cette opération :

Chacune des cellule est décalée d’une ligne par rapport à la précédente.  Cela donne des tableaux très aérés par rapport aux précédents, mais cela prend beaucoup d’espace et je ne vois pas très bien  l’application possible de ce type présentation.

Si certains d’entre vous utilisent ce type de structures, ils peuvent éclairer ma lanterne ?

(J’ai écrit “agraphes” au lieu d’agrafes, mais je n’ai pas envie de tout changer : donc, je vous demanderai d’être indulgent(e)s pour cette fois…)

Une spécificité intéressante pour les gestionnaires de projet : désormais, XMind 2013 permet aussi d’exporter vos infos de tâches vers Excel.

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