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Gestion de projet

Outils collaboratifs : gérez vos projets avec Meistertask et Mindmeister

J’ai essayé Meistertask, la plateforme de gestion de projet collaborative de Mindmeister.  Je suis séduit à la fois par l’élégance de l’outil et par sa facilité d’utilisation.

Cela faisait un moment que je ne vous avais plus parlé de l’univers de Mindmeister, un excellent logiciel de mindmapping en ligne.  Je viens de tester la plateforme de gestion de projets collaborative Meistertask et je dois dire que je suis vraiment séduit.  Non seulement par l’élégance du design – vraiment très contemporain, très flatdesign, sans aucune surcharge graphique inutile.  Mais surtout par la facilité d’utilisation et par le côté collaboration en temps réel et à distance.

J’ai eu l’occasion de la tester à la fois sur PC et sur iPad.  On passe de l’un à l’autre sans problème.  Mais surtout, on passe de la carte mentale Mindmeister à la plateforme de gestion de projet Meistertask en quelques clics.

Un tableau façon kanban très proche de Trello

Lorsqu’on ouvre Meistertask, on ne peut qu’être frappé par la ressemblance avec l’application de gestion du temps et de projet Trello.  En fait, par défaut, Meistertask vous propose un tableau de cartes en trois colonnes façon kanban.

Un tableau kanban classique

On retrouve donc les classiques « A faire », « En cours » et « Terminé ».  Pour effectuer un premier test en conditions réelles, j’ai créé un kaban pour le sondage sur les formations pour l’été dont j’ai publié le questionnaire la semaine dernière.

Une approche très conviviale et intuitive

Ce qui est très agréable dans cette application, c’est non seulement que tout est beau et clair, mais tout est très simple et intuitif.

Pour inviter une personne à collaborer, il suffit de cliquer sur le signe plus en-dessous de l’icone de votre profil et une fenêtre s’ouvre pour vous permettre d’ajouter l’e-mail des personnes et un message d’accueil.

Tout est à l’avenant.  Pour déplacer une tâche de « A faire » dans « En cours », il suffit de la glisser avec le curseur, exactement comme dans Trello.

Une liaison simple avec les cartes mentales Mindmeister

Meistertask est un produit développé par Mindmeister et à ce titre, il était normal que les deux produits soient liés.  Ils le sont et de façon très simple.

Pour illustrer cette liaison, j’ai créé une carte mentale de gestion de projet fictive que j’ai intitulée « Ecole numérique ».  Il s’agit d’un projet d’intégration des médias sociaux et du BYOD dans une école.

Voici la carte dans laquelle j’ai inséré des tâches et des personnes :

Une mindmap Mindmeister

Comment lier la carte Mindmeister avec le tableau Kanban Meistertask ?

Pour l’instant, j’ai la carte Mindmeister complétée, ci-dessus et un tableau Meistertask vide que voici :

Tableau Meistertask vide

Ouvrir la liaison avec le bouton « Meistertask » de Mindmeister :

Pour établir une liaison entre la carte Mindmeister et le tableau de gestion de projet de Meistertask, il suffit de cliquer sur le bouton avec l’icône « Check » sur le menu en bas de la carte, comme ci-dessous :

Bouton Meistertak au bas de la carte

Lorsqu’on a appuyé sur le bouton avec l’icône Check, un menu apparaît dans le bas de la carte.  On peut y sélectionner le projet à relier dans Meistertask ou en créer un nouveau.  Pour relier les deux, cliquez sur le bouton « Relier » en bas à droite de la mindmap.

Un message apparaît alors pour vous signaler combien d’éléments de la carte ont été ajoutés au tableau Meistertask et à quelle personne ils ont été attribués :

11 éléments ajoutés

Le tableau Meistertask comprend à présent toutes les tâches créées dans la carte mentale Mindmeister :

Tableau complété avec les éléments de la mindmap

Toutes les dates et les assignations aux personnes ont été ajoutées automatiquement.  Il me suffit à présent de ranger les cartes dans la bonne colonne du kanban :

Le tableau kanban modifié

La tâche réservation du local qui était marquée « 100 % » dans la mindmap Mindmeister est à présent marquée « Complète », avec l’icône « Check » dans Meistertask.

 Des fonctionnalités de gestion de projet très complètes

Les tâches accomplies sont marquées

Les tâches terminées sont marquées

Les tâches dont la date-limite est atteintes sont teintées de jaune et leur texte devient orange.  Dans ce cas, l’étoile de la barre de menu du haut se teint elle aussi d’orange.  On peut également utiliser cette propriété pour signaler une tâche particulièrement importante.

Lorsqu’une tâche est accomplie, il suffit de cliquer sur le lien interne « Complete » de la carte correspondante.  Elle devient elle aussi orangée et son texte est barré.

Marquage de la tâche accomplie

L’historique : visualisation des modifications du projet

Lorsqu’on travaille à plusieurs, c’est important de pouvoir visualiser les modifications apportées par d’autres.

L’historique permet de visualiser les modifications apportées au projet :

Visualisation des modification du projet

Toutes les modifications sont enregistrées et affichées, qu’il s’agisse de déplacement de cartes d’une colonne à l’autre, de l’ajout d’une tâche d’un commentaire, etc.

Important quand on travaille à plusieurs à distance de pouvoir retracer les appors de chacun.

Ajout d’une section au tableau kanban : exemple d’un calendrier éditorial

J’ai créé un autre projet pour tester la flexibilité de Meistertask : peut-on sortir facilement du modèle par défaut, le kanban en trois colonnes ?

La réponse est oui : c’est très facile.  Comme le montre l’illustration ci-dessus, il suffit de cliquer sur le nom d’une colonne pour le modifier, pour en changer l’étiquette, la couleur, etc.  On peut également ajouter autant de colonnes qu’on le souhaite (ici, non plus sur le PC mais sur l’iPad).

Ajout d’une colonne ou section

Décrire les tâches en détail : les checklists

Toujours comme dans Trello, on peut décrire les tâches en détails en ajoutant une checklist à chaque carte.  Il suffit donc de cocher chaque élément de la liste pour constater la progression d’une tâche.

Ajout d’une checklist à une carte

Les participants au projet peuvent également commenter les cartes les uns des autres pour faire des suggestions, poser des questions, etc.  Ils peuvent aussi « liker » les tâches comme dans Facebook.  Meistertask mise manifestement sur l’aspect collaboratif et social de sa plateforme de gestion de projet !

Filtrer les tâches : retrouver des éléments avec les tags

Filtres des tâches

Un des éléments intéressants de Meistertask est la possibilité de taguer les tâches, de leur associer des mots-clés qui permettent ensuite de rechercher les tâches ou de les filtrer.

Ici, j’ai filtré à partir du mot-clé « bijoux » dans la colonne « cible » de mon calendrier de gestion de médias sociaux.

Mais on peut également filtrer à partir d’autres éléments comme :

  • la personne en charge de la tâche
  • la date-limite ou deadline
  • le statut de la tâche : en cours, accomplie, etc.

Une série d’outils de filtrage très intéressant quand le projet prend de l’ampleur ou qu’il rassemble de nombreux acteurs.

Conclusion : une application très complète et bien intégrée avec Mindmeister

En conclusion, je dirai qu’avec Meistertask, Mindmeister a réussi un coup de maître.

L’application est élégante, conviviale, simple d’utilisation.  En même temps, elle est très complète.  Elle communique avec les mindmaps Mindmeister avec facilité et en temps réel.  Elle fonctionne aussi bien sur PC que sur iPad, malgré quelques petits bugs sur cette dernière application.

C’est donc un maître-achat que le duo Mindmeister-Meistertask pour qui veut pratiquer la gestion de projet à partir du mindmapping collaboratif.

Pour l’instant, Meistertask est gratuit.  Il vous suffit d’ouvrir un compte Mindmeister pour y accéder.  Ensuite, allez sur Meistertask pour bénéficier de cette application de gestion de projet en ligne.  Une application dont je vous reparlerai certainement bientôt.

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Applications Gestion de projet

Gestion de projet : visualisez tout avec Mindomo et GanttProject

Vous devez gérer des projets complexes ?  Et vous n’avez pas envie de dépenser des sommes folles en logiciel de gestion de projet ?  Essayez donc le couple Mindomo et GanttProject !

De plus en plus, nous sommes amenés à gérer des projets.  Parfois, il s’agit de tâches simples.  Mais parfois, aussi, il nous arrive de gérer des événements ou des projets complexes qui mobilisent plusieurs personnes, voire plusieurs équipes à long terme.

Pour ne rien oublier, rien de tel que le mindmapping.  Et pour visualiser les différentes étapes d’un projet, ses tâches et les personnes responsables, rien de tel qu’un diagramme de Gantt.  Enfin, pour définir le « chemin critique » (le plus court) d’un projet, on n’a toujours rien inventé de mieux que le diagramme de Pert

Mais les solutions qui offrent l’ensemble de ces visualisations sont rares et chères…   C’est pourquoi je vous propose de combiner la puissance de visualisation de deux applications :

  • le logiciel de mindmapping collaboratif Mindomo
  • le logiciel gratuit de diagramme de Gantt GanttProject

1) Brainstormez et définissez les étapes avec Mindomo

Pour travailler sur la structuration d’un projet, rien de plus performant que le mindmapping.  Et avec Mindomo, vous pouvez effectuer ce travail à plusieurs, à distance et en temps réel (travail collaboratif synchrone).

Pour vous montrer comment procéder, j’ai imaginé un projet (fictif) d’exposition d’art turc auquel j’ai donné le nom d’Ankara 2.

Dans un premier temps, je me contente de lister les différentes étapes qui me viennent à l’esprit.  (Cette carte est publique : vous pouvez donc la visionner en live en cliquant sur ce lien).

Mindmap de gestion de projet

Dans deux des sujets, j’ai inclu des « notes » : du texte suivi, marqué par une icone en forme de post-it à droite des deux sujets « Récoltes des notices » et « Communication publique ».

2) Entrez les informations de tâche dans votre mindmap

Ensuite, j’entre les informations de tâche pour chaque étape du projet.

J’utilise pour cela le menu « Infos de tâches » de Mindomo, comme ci-dessous :

Entrez les infos de tâches

J’entre d’abord le niveau de priorité : 1.  Le recrutement des hôtesses est primordial dans l’organisation de cette exposition. Ensuite, j’introduis le degré de réalisation : j’estime que cette tâche a été réalisée à hauteur de 25 %.

Ensuite, j’entre les dates de réalisation : entre le  premier et le huit octobre prochain.  Je n’indique pas la durée, puisque j’ai déjà indiqué une date de début et une date de fin.

J’assigne enfin la responsabilité de cette tâche à Suzanne.

3) Exportez les données de votre mindmap au format MS Project

Lorsque votre mindmap est terminée, rendez-vous dans le menu principal et cliquez sur la commande « Export ».

Lorsque la fenêtre de dialogue s’ouvre, cliquez sur Microsoft Project (.mpx) comme indiqué ci-dessous :

Exportez au format Microsoft Project

Ensuite, sauvegardez votre fichier dans un répertoire où vous le retrouverez facilement.

4) Importez vos données Microsoft Project dans GanttProject

Désormais, vous disposez de données de gestion de projet sous format Microsoft Project.

Ouvrez le logiciel gratuit GanttProject.

Allez dans le menu « Project » et cliquez sur la commande « Import ».   Ensuite, lorsque la fenêtre de dialogue s’ouvre, sélectionnez l’onglez « Microsoft Project files » comme illustré ci-dessous :

Sélectionnez Microsoft Project

Et cliquez sur « Next ».

Sélectionnez le fichier  Microsoft Project que vous avez sauvé dans un répertoire adéquat :

Sélectionnez le fichier

 

5) Visualisez le diagramme de Gantt de votre projet dans GanttProject

Cliquez sur OK.

Et GanttProject affiche maintenant vos données de projet sous forme de diagramme de Gantt :

Diagramme de Gantt de votre projet

A gauche, le tableau avec les données sous forme de libellés, ainsi que les dates de début et de fin.

A droite, la visualisation sous forme de diagramme de Gantt : barres commençant et se terminant aux dates de début et de fin.

Notez que la tâche déjà commencée à 25 % contient une zone bleue plus sombre qui correspond à la portion de tâche déjà réalisée.

A droite, vous voyez deux petites icones en forme de post-it : elles contiennent les notes que j’avais ajoutées à deux tâches dans Mindomo.  Preuve que les données de la carte mentale ont bien été préservées dans GanttProject.

Contenu de la note Mindomo

6) Visualisez votre projet avec un diagramme de Pert

Si vous êtes familier du diagramme de Pert vous pourrez retrouver votre instrument favori dans GanttProject.

Non seulement vous pouvez visualiser les données de votre projet sous cette forme, mais vous pouvez également les modifier pour déterminer le chemin critique de votre projet.

Diagramme de Pert

 

Conclusion

Avec ces deux logiciels – Mindomo pour le mindmapping et GanttProject pour les diagrammes de Gantt et de Pert – vous disposez d’outils fiables et bon marché pour gérer les projets les plus complexes.

En effet, Mindomo vous permet de gérer un  projet à plusieurs, en collaboration en temps réel (synchrone) : vous pouvez brainstormer à votre aise sur les différentes étapes d’un projet, sur ses objectifs, etc.

Dans un second temps, GanttProject vous offre des instruments de visualisation et de gestion très riches : diagramme de Gantt, de Pert, gestion des ressources, etc.

Un duo qui permettra aux écoles, aux associations, mais aussi aux entreprises et aux particuliers de gérer leurs projets avec un petit budget.  En effet, il existe une version Mindomo pour étudiants ou enseignants qui démarre à 4 euros par mois.  Tandis que GanttProject est entièrement gratuit.

Inscrivez-vous gratuitement sur Mindomo et commencez à mapper.

Téléchargez gratuitement GanttProject.

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Gestion de projet Logiciels Mind Mapping Outils Projets Tutoriel Uncategorized XMind

XMind en gestion de projet : exportez vos tâches vers Excel

Vous gérez des projets ?  Et vous souhaitez exporter vos informations de tâches vers une feuille de calcul Excel ?  C’est désormais possible avec XMind 2013 comme je vous le montre dans ce tutoriel vidéo.

Dans un article précédent, je vous ai montré comment exporter le contenu d’une carte mentale XMind vers une feuille de calcul Excel.  Aujourd’hui, je vous propose de voir ensemble comment exporter le contenu d’une mindmap de gestion de projet – les infos de tâches – vers ce même tableur de Microsoft.  C’est l’une des nouvelles fonctionnalités de la version beta 2013 de XMind.

Pour tester cette nouvelle fonctionnalité, j’ai conçu une mindmap de gestion de projet autour d’un projet fictif : le projet Waw. (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir au maximum ou téléchargez cette carte de gestion de projet sur ma page Biggerplate).

Exemple de gestion de projet

J’y ai ajouté des informations de tâches. Les petits marqueurs qui apparaissent à côté des sujets secondaires (comme Rédaction, Mise en page, etc.) indiquent qu’on a attribué cette tâche à une personne, avec un degré de priorité, un début de tâche, une durée ou une date-limite, et d’autres informations que vous pouvez visualiser en cliquant sur l’icone « Infos de tâches » à droite de l’écran ou en cliquant sur le menu « Vue« , « Infos de tâches » dans la barre du haut.

Insertion des infos de tâches

Lorsque vous cliquez sur cette commande, vous obtenez cet affichage :

Visualisez les infos de tâches

En haut à droite, figure le nom de la personne à qui la tâche a été assignée, ensuite, le niveau de priorité – ici, le 1, priorité haute – ensuite la date de début de la tâche, la durée, l’état d’achèvement (0 % dans notre cas) et puis ensuite, s’il y a une tâche précédente dont dépendrait notre action : et il n’y en a pas.

Vous pouvez voir cette information sous une autre forme : le diagramme de Gantt, présent dans le logiciel de mindmapping XMind (contrairement à ce qui se passe avec MindMaple qui exporte son diagramme de Gantt vers Excel).

Vue « diagramme de Gantt »

Exportation des tâches vers Excel

Mais à présent, vous pouvez aussi exporter vos infos de tâches XMind 2013 vers une feuille de calcul Excel.  Si, comme moi, vous êtes un(e) habitué(e) des mindmaps et des représentations graphiques, vous n’en avez probablement pas besoin.  Mais ce n’est pas le cas de tout le monde : il vaut donc mieux leur fournir à ces personnes des données sous forme de tableau.

Voici un tutoriel vidéo qui vous montre la procédure à suivre pour exporter vos infos de tâches dans un tableau Excel de Microsoft.

Vous avez vu ?  Ce n’est pas bien compliqué !

Et voici en prime, une image grandeur nature des résultats obtenus après exportation vers la feuille de calcul :

Vos infos de tâche dans une feuille Excel

Envie d’essayer XMind 2013 beta gratuitement

Formez-vous à l’utilisation de XMind et boostez votre productivité avec cette formation proposée par le site d’info européenne MyEurop.info !

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Gestion de projet Ingénierie de la formation Logiciels Mind Mapping Outils Projets XMind

Gestion de projet : visualisez votre ligne du temps avec XMind

Comment visualiser les différentes étapes d’un projet ?  Comment établir une ligne du temps claire et pratique ?  Réponse : avec XMind !  En utilisant une structure particulière : l’arète de poisson ou Ishikawa, du nom de son inventeur.

Read this article in English !

Dans son livre « Visualisez votre vie en quelques coups de crayon« , Xavier Delengaigne aborde la gestion de projet en trois étapes :

  1. Un brainstorming pour définir le contenu du projet
  2. L’utilisation du CQQCOQP pour poser des questions pertinentes sur le projet
  3. Et une ligne du temps pour visualiser les étapes du projet dans la durée

J’avais déjà utilisé la ligne du temps pour aider de futurs créateurs d’entreprise à mieux visualiser leur projet.  Et j’en avais aussi illustré le principe par une carte iMindMap que voici (double-cliquez sur l’image pour l’agrandir au maximum).

Le principe de la ligne du temps

J’ai eu l’opportunité, ces derniers jours, d’animer un atelier « Gestion de projet avec les outils visuels » et j’ai proposé au groupe de participants de visualiser un projet de formation de cette manière.

Une ligne du temps avec XMind

XMind propose une ligne du temps par défaut dans son menu d’ouverture.  Mais, outre le fait qu’elle soit en anglais, elle présente un calendrier trimestriel qui ne convient pas à notre projet.

Nous avons donc créé une carte en partant de la structure arète de poisson.  Pour ce faire, ouvrez une carte en blanc, sélectionnez le menu « Propriétés » et cliquez sur « Arète de poisson » dans le sous-menu « Structure« .

Choisissez la structure « Arète de poisson »

Le logiciel de mindmapping nous donne donc une tête de poisson orientée vers la gauche.  La carte progressera donc logiquement vers la droite au fur et à mesure que nous allons avancer.

La première question qui se pose est : devons-nous commencer par des dates ?  Ou devons-nous au contraire commencer par les grandes étapes du projet  et ajouter les dates ensuite ?

Planifier le projet étape par étape

Finalement, nous avons opté pour cette seconde solution.  Pourquoi ?  Parce que si nous devons illustrer un projet passé, alors nous pouvons nous permettre de tout classer par date, puisque celles-ci sont connues d’avance.  Mais pour un  projet en cours ou qui n’a pas encore démarré : tant de choses peuvent encore se passer, tant d’imprévu peut encore modifier ce que nous avons planifié !

Voici ce que donne notre carte Ligne du temps – arète de poisson XMind !  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir, téléchargez la carte gratuitement sur notre page Biggerplate).

La ligne du temps de notre projet !

En effet, notre carte est structurée selon les grandes étapes du  projet.  Ensuite, celles-ci sont détaillées et les dates précisées quand c’est possible.

Marquez la durée avec une relation

Notez l’utilisation de la relation pour exprimer la durée d’une action.  En effet, toutes les étapes ne se suivent pas nécessairement de façon strictement chronologique.

Par exemple, l’étape publicité commençait tout au début du projet, mais continue au moins jusqu’à l’étape de sélection des candidats.  Nous avons donc exprimé cela par une relation en pointillé rouge qui part du sujet « Publicité » et qui le relie au sujet « Sélection ».  C’est une façon commode de visualiser cette durée.

Pour ne pas empiéter sur les branches et les autres sujets, nous avons choisi l’option « Zigzag » pour la forme de la relation.  De cette manière, elle suit la progression de la branche centrale vers le sujet « Sélection » sans nuire à la lisibilité de l’ensemble.

Explicitez les étapes du projet avec les marqueurs

Remarquez aussi l’utilisation des marqueurs – ces petites images livrées avec le logiciel – et de la légende.  Nous avons utilisé les petits personnages bleu et vert afin de symboliser les candidats à la formation.  Nous avons utilisé la bombe pour illustrer un risque : celui de n’avoir pas assez de candidats pour commencer la formation !

Nous avons enfin utilisé le point d’exclamation pour montrer que cette étape était conditionnelle : nous effectuerons un nouveau mailing avec le Forem – l’équivalent belge francophone de Pôle Emploi – si nous n’avons pas assez de candidats.  Si nous en avons en suffisance, cette étape n’aura pas lieu.

Afin de rendre ces symboles suffisamment explicites, nous les avons expliqués dans la légende.  Pour afficher les marqueurs dans cette légende, suivez la  procédure suivante : cliquez d’abord sur l’arrière-plan de la carte pour être certain(e) de ne sélectionner aucun sujet.  Cliquez sur le menu « Propriétés », cochez la petite case « Montrer la légende ».  Une légende s’affiche alors au bout du pointeur de votre souris.  Vous pouvez la déposer où vous le souhaitez sur votre carte.  Cette légende se met à jour automatiquement au fur et à  mesure que vous ajoutez ou enlevez des marqueurs.

Pour modifier le texte en regard du marqueur dans la légende, double-cliquez sur le texte, un champ apparaît : complétez le par votre propre texte.  C’est fait !

Essayez par vous-même de planifier votre projet de cette manière et n’hésitez pas : faites-nous parvenir vos cartes ou vous commentaires.

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