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GTD : les cinq étapes de la gestion du flux de travail

Getting Things Done ou son acronyme GTD est sans doute la méthode la plus connue de « gestion du temps ».

Pourtant, David Allen, son créateur parle de « gestion sans stress ».

Quels sont les fondements de cette méthode ?  C’est ce que je vous propose d’explorer dans une série d’articles dont voici le premier.

En réalité, ce sont les autres qui parlent de « gestion du temps ».  David Allen parle de « gestion des actions ».

Et ça change tout.

Respecter les étapes de l’organisation

Pour David Allen, le premier motif de stress devant la désorganisation d’un agenda est la volonté de tout organiser sans respecter les étapes du processus.

Ces étapes de l’organisation du flux de travail sont au nombre de cinq.

Merci à Bernard Lamailloux de m’avoir suggéré d’ajouter une numérotation aux étapes de cette carte que vous pouvez télécharger gratuitement sur Biggerplate.

(cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Les 5 étapes de la méthode GTD

D’abord, il faut collecter toute l’information, les « trucs« , les « choses » (stuff, en anglais) qui attirent ou qui méritent notre attention : ce sont les coups de fil, e-mails, lettres – si, si, ça existe encore ! – les sms, les prospectus, les conversations avec les collègues, les rapports, les mémos, les notes de services, etc.

Toute cette information qui nous noie parce que, bien souvent, nous tentons de l’appréhender d’un seul coup sans distinguer ce qu’elle signifie vraiment pour nous.

C’est l’objet de la seconde étape : traiter cette information.  Que signifie-t-elle pour moi ?  Est-elle importante ?  Que puis-je en faire ?

Lorsque nous disposons des résultats de ce premier traitement, nous examinons les optiosns qui s’offrent à nous : le faire moi-même ? déléguer ?  Mettre au panier ?  Remettre à plus tard ? Fixer un rendez-vous ?  Le faire tout de suite ?

Et puis, lorsque tout est mis à plat : passer à l’action !

Getting Things Done : une philosophie de l’action

Getting Things Done, ce n’est pas une méthode de gestion du temps.  C’est une philosophie de l’action !  C’est une façon de les organiser de façon à les faire tenir toutes dans le temps qui nous est imparti.  Sans gaspillage, sans culpabilité et donc… sans stress inutile !

Tout cela est encore confus et théorique ?

Pas de panique : dans les articles suivants, je vous en dirai davantage sur cette méthode et ses avantages.   Mais déjà, je peux vous répéter ce que m’a dit un participant à une formation quinze jours après la session : « depuis que je pratique cette méthode, je dors bien la nuit« .

Et vous ?

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Formation gratuite : mindmapping pour travailleurs de l’économie sociale

L’agence-conseil NGE2000 et Réseaulux organisent une formation gratuite pour les travailleurs salariés de l’économie sociale de la province du Luxembourg.

Trois jours de formation pour maîtriser les outils manuels et électroniques du mindmapping.  Et un e-coaching d’un mois pour intégrer cette méthode d’organisation de la pensée dans votre pratique professionnelle.

L’agence-conseil NGE2000 et Réseaulux m’avaient déjà confié une formation de ce type aux travailleurs salariés de l’économie sociale de la province du Luxembourg au début de l’année 2011.

A la suite du succès rencontré l’an dernier, ils ont décidé d’offrir de nouveau cette formation aux travailleurs de leur secteur.

Cette formation se déroulera en 3 journées, les 15 novembre, 29 novembre et 6 décembre 2012 prochains à l’EFT LE FUTUR SIMPLE, Domaine de Beauplateau, 1, 6680 Sainte-Ode.

Une journée pour acquérir les bases du mindmapping et du logiciel XMind.

Les bases du mindmapping manuel

Le matin, vous allez découvrir :

  • les principes du mindmapping sur papier
  • comment organiser vos idées à partir d’une idée centrale
  • comment mieux structurer vos documents et vos présentations

Le logiciel XMind

Avec le logiciel de mindmapping XMind, vous allez apprendre à :

Les quatre phases de la formation XMind

  • construire votre première carte heuristique ou mindmap
  • habiller votre carte de couleurs, d’images, de marqueurs, de type de texte différents afin de mieux communiquer votre pensée
  • intégrer des éléments à votre carte, comme des relations, des documents (Word, PDF, Excel, etc.) ou des sites web
  • partager votre carte sur Internet, l’exporter sous d’autres formats ou importer des documents d’autres programmes

Des outils pour les formateurs

Ensuite, une journée pour créer vos propres outils visuels – cartes heuristiques ou conceptuelles, etc. –  et pour les intégrer dans vos formations depuis la conception jusqu’à l’évaluation en passant par l’entretien individuel, la présentation avec écran, l’explication de règles, etc.  Ou pour élaborer un scénario pédagogique comme celui-ci :

Une mindmap pour construire vos scénarios

Gérez vos projets avec des mindmaps

Et enfin, une journée pour gérer vos projet de manière rigoureuse, mais intuitive avec le logiciel XMind et son module de gestion des tâches.  Une gestion de projet qui tient compte des objectifs et des valeurs de votre association/institution, du rôle de chacun dans l’équipe et des attentes de votre public.

Trois journées en présentiel complétées par une autoformation à distance. Vous pourrez ainsi vous exercer, visionner de la documentation sous forme de vidéos, d’articles, etc. Vous pourrez échanger avec le formateur et les autres participants. Vous vous donnez ainsi le maximum de chances d’intégrer ces nouveaux outils dans votre pratique professionnelle quotidienne.

Tous les exercices partent de cas concrets : vous pouvez profiter de ce module de trois jours pour travailler sur vos propres outils et projets. Vous bénéficiez ainsi de l’assistance d’un professionnel. A la fin de la formation, tous ces outils vous appartiennent et vous pourrez donc continuer à les utiliser et à les adapter à vos besoins.

 Voici une carte – ou mindmap – qui illustre le programme que je vous propose lors de ce module de formation.

Programme formation Ecosoc 2012

Informations pratiques :

Cette formation se déroulera en 3 journées, les 15 novembre, 29 novembre et 6 décembre 2012 prochains à l’EFT LE FUTUR SIMPLE, Domaine de Beauplateau, 1, 6680 Sainte-Ode.

La formation est GRATUITE mais réservée EXCLUSIVEMENT aux travailleurs salariés des entreprises et organismes à finalité sociale et de l’insertion socio-professionnelle de la province de Luxembourg.

Horaire : de 8h30 (accueil) à 17 h. Le repas de midi est prévu sur place.

Inscription uniquement via le formulaire d’inscription, dument complété et signé, renvoyé par mail, fax ou poste.  Cliquez sur le lien ci-dessous pour télécharger le formulaire :

Formation 2012 MindMapping, formulaire d’inscription

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Ateliers Gestion du temps GTD

Formation : Gestion du temps et de projets avec la méthode GTD

Comment ne plus rater un rendez-vous ?  Comment ne plus oublier l’anniversaire de Julie ?  Est-ce bien aujourd’hui que je dois rappeler Marc pour le projet « Durand » ?

Autant de questions qui – lorsqu’on ne peut y répondre concrètement – engendre un stress aussi pesant qu’inutile.

Mais dans nos vies surchargées de projets et d’informations, comment s’en sortir ?  Comment se donner l’assurance de ne rien oublier ?  Tout en se libérant du stress négatif ?

C’est ce à quoi la méthode Getting Things Done répond de manière très concrète.

A partir de quelques principes très simples et d’outils très pratiques.

C’est ce que nous allons découvrir ensemble lors de la formation « Gestion du temps et de projets avec la méthode GTD » que j’anime à Liège le 6 novembre prochain.

Des outils puissants et quelques principes simples

  • on ne gère pas son temps, mais ses actions et ses informations
  • on peut se créer un système efficace qui centralise les informations et nous aide à prendre les bonnes décisions
  • une révision régulière des tâches hebdomadaires permet de rester maître de son agenda
  • les actions non-achevées sont génératrices de stress inutile. Un système qui évite ce type d’actions réduit considérablement le stress de celui ou celle qui l’utilise.

Premier temps : le diagnostic

Après une brève présentation, et avec l’aide du formateur, vous allez évaluer votre propre situation :

  • Quelle est ma méthode ?
  • Où en suis-je dans ma gestion du temps ?
  • Quelles sont mes sources d’informations ?
  • Comment centraliser l’information pour la maîtriser ?

La suite sur www.linguafrancaacademy.org

 

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