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Mindmeister et GTD : gérez vos calendriers avec le flux de tâches

Cela fait quelques semaines maintenant que je teste MindMeister et que je l’utilise dans le cadre de la méthode GTD.

Mais que faire si vous utilisez un calendrier de type Google ou iCal, par exemple ?

Bonne nouvelle ! Vous pouvez les lier : et bénéficier d’un flux constant entre les deux !

Dans mes articles précédents, j’ai exploré comment MindMeister pouvait m’aider pour la gestion des tâches avec la méthode Getting Things Done et comment gérer mes projets avec le répertoire Planning.

Mais ce qui m’intéresse, ainsi que bon nombre d’utilisateurs de la méthode GTD, c’est d’avoir un rappel de mes tâches dans mon agenda Google ou iCal, par exemple.

MindMeister, dans ses nombreux outils, dispose d’une option très intéressante : l’exportation du flux de tâches vers un calendrier externe.  Un agenda de type Google, iCal ou 30 boxes, par exemple.

Rien de plus simple !

Sélectionner le flux de tâches

Pour exporter les tâches reprises dans vos cartes MindMeister vers votre calendrier, rendez-vous d’abord dans le menu général et cliquez sur la roue dentée, en haut à droite de votre écran.

Roue dentée

Lorsque c’est fait, une fenêtre de dialogue s’affiche sur l’écran, avec plusieurs onglets.

Cliquez sur l’onglet « Outils » et ensuite à gauche sur le lien « Flux de Tâches« .

Menu Paramètres – Outils – Flux de tâches

Vérifiez bien que l’onglet « Oui » en haut à droite de la fenêtre de dialogue est bien activé afin que l’export se réalise.

Si vous travaillez avec un agenda de type Google, sélectionnez l’onglet « Evénement Webcal« .

Copier ensuite le lien « webcal« .

Coller le lien dans l’agenda Google

Rendez-vous à présent dans votre agenda Google.  A gauche de votre page, vers le milieu, s’affiche le menu « Autres agendas ».

Cliquez sur l’onglet en face du menu et sélectionnez la commande « Ajouter par l’URL« .

Ajouter par l’URL

Un champ apparaît : collez-y le lien copié dans Mindmeister et collez-le.  Cliquez sur Enter.

Et le tour est joué !

A présent, les tâches de vos cartes Mindmeister apparaissent dans votre agenda Google !

Pour les distinguer du reste, j’ai choisi de leur attribuer une couleur verte qui ressort bien sur le fond blanc de mon calendrier :

Tâches Mindmeister affichées dans l’agenda Google

Lorsque vous effectuez la manoeuvre, ne vous attendez pas à voir apparaître vos nouvelles tâches tout de suite : Google Agenda ne met à jour qu’une seule fois toutes les 24 heures.

Mais dès demain, toutes les tâches encodées dans Mindmeister aujourd’hui seront visibles dans votre calendrier Google ou iCal.

Affichage du calendrier dans GMail

Vous pouvez aussi afficher une partie de votre agenda Google dans votre messagerie GMail.

Pour cela, cliquez sur la roue dentée en haut à droite et cliquez sur « Paramètres« .

Lorsque vous êtes dans le menu « Paramètres« , cliquez sur « Labos« .  Ce sont des fonctions expérimentales de Google.  Des commandes en version bêta.

Nous allons en activer deux.

Premièrement, cliquez sur le bouton « Activer » à côté de « Chat à droite« 

Google Agenda

Cela va placer le chat de Google à droite de votre écran et libérer de la place en-dessous de votre menu de gauche pour visualiser notre agenda.

Cliquez ensuite sur le bouton « Activer » de « Gadget Google Agenda« .

Revenez dans votre messagerie Google.

Et vous vous apercevez que votre chat et la liste de ses contacts ont été déménagés à droite de votre page Google.

Et qu’à gauche de la page, en-dessous du menu « Messagerie« , vous avez une fenêtre qui vous affiche un extrait de votre agenda Google.  Vous avez donc vos rendez-vous et tâches du jour sous les yeux lorsque vous gérez vos emails.

Bon travail 😉

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Logiciels Mind Mapping Outils XMind

Comment gérer la quantité d’informations d’une mindmap ?

Comment gérer la quantité colossale d’informations de certaines mindmap ?

Difficile, parfois, de conserver un tant soit peu de lisibilité.  Et je ne parle même pas des problèmes d’impression.

Je vous propose, dans une série d’articles dont voici le premier, d’explorer plusieurs façons de gérer ce problème.

L’infobésité nous guette.  Nous sommes assaillis – voire submergés – d’informations.

Les utilisateurs de mindmapping – et moi le premier – vous diront qu’une mindmap permet de transformer l’information en connaissances.  Qu’une mindmap est un excellent moyen de gérer vos informations et vos ressources.

Seulement voilà : certaines mindmaps contiennent tant d’informations, qu’elles prennent des proportions phénoménales et deviennent proprement illisibles.  Qu’elles deviennent également impossibles à imprimer.  Sauf avec quelques logiciels comme Novamind ou iMindMap qui permettent d’imprimer une carte sur plusieurs feuilles.

Je vous propose donc dans une nouvelle série d’articles, d’explorer avec vous « comment gérer une grande quantité d’informations dans une mindmap« .

Premier principe : le mot-clé

Le premier principe est simple en théorie, mais beaucoup de gens ont semble-t-il du mal à l’appliquer : utilisez des mots-clés !  Si vous utilisez des mots-clés, non seulement vous augmenterez votre taux de connectivité dans vos cartes, mais en outre, vous réduirez les chances d’aboutir rapidement à un monstre ingérable.  J’en ai encore vu quelques exemples ce matin sur le Net et je me demande vraiment quel avantage leurs auteurs tirent de ces documents illisibles…

Même si vous respectez ce principe, certaines mindmaps complexes vous donneront du fil à retordre en matière de quantité d’informations.

Pour moi, il y a deux grandes catégories de moyens pour gérer la quantité d’informations dans une mindmap : les moyens temporaires et les moyens permanents.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Mindmap – comment gérer une grande quantité informations

Aujourd’hui, je vous propose de nous concentrer sur les premiers : les moyens temporaires.

Les moyens temporaires : jouer sur l’affichage

Quand je parle de moyens temporaires, je veux surtout parler des commandes qui permettent de modifier l’affichage d’une carte et donc de se concentrer sur un ou quelques points particulier de cette mindmap.

Comme exemple de ce type de commandes, je vais utiliser la carte de l’article d’hier, Créer une description de fonction.  Elle n’est pas monstrueuse, mais suffisamment complexe pour que l’utilisation de ces moyens se justifie.

Voici donc la carte complète.   (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Description de fonction : coordinatrices d’activités parascolaires

 Si je veux d’abord présenter les grands axes de cette description de fonction, je vais d’abord « réduire » la carte.  C’est à dire éliminer de l’affichage tous les éléments dont je n’ai pas besoin pour l’instant.  Pour ce faire, j’utilise la commande « Réduire tout » dans le menu Modifier.  Ou j’appuie sur le « / » de mon clavier numérique.  XMind affiche alors uniquement les sujets principaux, de premier niveau.   (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Carte réduite au premier niveau

Je peux maintenant expliquer à mon interlocuteur les six axes principaux de cette description de fonction sans m’embarrasser de détails inutiles.

Vous voyez à l’extrémité de chacun de ces sujet un petit signe « + » : c’est la marque d’une carte réduite.  Si vous cliquez sur le signe « + », vous pouvez étendre le niveau suivant.  Vous obtenez la même chose en tapant « + » dans votre clavier numérique.  Pour réduire d’un niveau, tapez le signe « – » ou utilisez la commande « Réduire » dans le menu Modifier.

Pour étendre toute la carte, il suffit de taper le signe « * » au clavier ou d’activer la commande « Etendre tout » dans le menu Modifier.

Cela peut être intéressant d’afficher l’ensemble des niveaux d’un sujet.  Je l’ai fait ici, par exemple, pour le sujet « Prospection » qui n’est pas trop fourni.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Carte réduite – 1 sujet étendu

Mais si le sujet est trop étendu, il vaut mieux utiliser une autre commande très utile de XMind : le « Drill down » dont nous avons déjà vu une application dans la carte Calendrier 2012-2013.

Ici, il ne s’agit pas de remplir une case d’un tableau, mais de transformer – temporairement – un sujet en idée centrale d’une nouvelle carte heuristique.  Le sujet « Organisation d’événements est le plus fourni.  Je vais donc créer une mindmap temporaire à partir de celui-ci.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Carte heuristique secondaire temporaire – sujet réduit avec drill down

Cette commande « Drill down » se trouve dans le menu Voir ou Visionner de votre logiciel XMind.  Vous pouvez aussi utiliser la flèche vert clair qui figure en haut à droite de votre menu.

Vous imaginez sans peine le parti qu’on peut tirer de cette commande lors de séances de brainstorming, par exemple.  Ou lors d’ateliers de créativité.  Si vous utilisez la méthode des 6 chapeaux de De Bono, vous pouvez vous concentrer temporairement sur chacun des chapeaux sans être perturbé par la présence des autres.  Tout en conservant l’ensemble des données sur votre carte.

Pour revenir à la carte initiale, cliquez sur la flèche verte « Drill up » au centre de votre carte heuristique temporaire.  Ou cliquez sur la commande « Drill up » dans le menu Modifier.

Filtrer l’information

XMind – et la plupart des logiciels de mindmapping – permettent de filtrer l’information.  C’est-à-dire placer des « marqueurs » ou des « étiquettes » qui informeront le logiciel que cette information appartient à une classe ou catégorie particulière.

Je ne vais pas revenir sur les marqueurs : j’en ai déjà parlé abondamment dans les articles sur le coaching de collaborateur et sur la description de fonction.  Vous pouvez vous y référer pour plus d’information sur ce sujet.

Par contre, je voudrais revenir sur les étiquettes.  Nous en avons vu une application dans le cas des matrices ou tableaux à propos de l’analyse Swot : les étiquettes, dans ce cas, servent à indiquer au logiciel XMind que cette information doit figurer dans une colonne du tableau.

Mais les étiquettes servent également à filtrer l’affichage de l’information.  J’ai placé dans la carte Description de fonction des étiquettes « Public-cible » à chaque fois qu’apparaissaient les mots « étudiants », « jeunes » ou « groupes » qui constituent le public-cible de mes actions.   (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Filtrage de l’information de la carte avec étiquette

Les étiquettes figurent sur fond jaune, accolées au-dessous du sujet qu’elles concernent.

Voyons maintenant leur effet lorsque j’utilise la commande « filtrage avancé » du menu Voir ou Visionner du logiciel XMind.   (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Carte heuristique : affichage de l’information filtrée par les étiquettes

Seuls les sujets « marqués » par l’étiquette « public-cible » apparaissent en surbrillance sur ma carte heuristique.   L’information a été filtrée.  Cela me permet d’identifier instantanément les fonctions ou tâches liées directement à mon public-cible.

Dans un article sur les cartes secondaires, nous verrons ensemble comment gérer de manière permanente de grandes quantités d’information sur une mindmap avec XMind.

Bon travail 😉

Et vous ?  Quel logiciel utilisez-vous ?  Disposez-vous aussi de commandes ou menus similaires ?  Dans quelle circonstances les utilisez-vous ?

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