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MindMeister et GTD : gérez les projets avec le planning

Comment gérer un projet dans le répertoire planning de GTD avec MindMeister ?

En utilisant une carte secondaire : une opération extrêmement facile avec MindMeister !

Dans mon article précédent, je testais les capacités du logiciel de mindmapping MindMeister à servir de support à la méthode GTD ou Getting Things Done. Et je vous disais à quel point j’étais satisfait de la flexibilité du logiciel et de sa parfaite adaptabilité à cette méthode de gestion des tâches.

Aujourd’hui, je voudrais entrer davantage dans le détail d’un des fichiers importants de la méthode GTD : le planning.

Dans l’article précédent, je vous expliquais que, dans le jargon de Getting Things Done, une action comportant plus d’une tâche était un projet.  Et que tout projet trouvait sa place non dans l’agenda – espace strictement réservé aux tâches avec une deadline – mais dans le planning.

Une carte secondaire

Sur la branche Planning de ma carte mentale GTD, j’ai deux projets : Entreprise X et Entreprise Y.  J’ai limité volontairement le nombre pour la clarté de l’illustration.

Le sujet Planning de ma carte GTD

Pour le sujet « Entreprise X« , j’avais déjà une action planifiée dans ma carte GTD MindMeister : relire les notes prises lors du premier contact avec l’entreprise.  Avec ces notes, je vais pouvoir réaliser les actions suivantes.  J’ai donc ajouté cette première action « Relire notes » dans l’agenda, avec une deadline : le 4 avril 2013.  Et j’ai sauvegardé les prochaines actions dans mon répertoire planning.

Afin de ne pas encombrer ma branche « Planning« , j’ai créé une « carte secondaire » ou « carte fille« .  Vous pouvez voir sur le sous-sujet « Entreprise X », à droite du texte, une flèche dirigée vers la droite : c’est un hyperlien qui renvoie vers cette carte secondaire.

Créer une carte secondaire est extrêmement simple dans MindMeister.

Menu d’insertion d’une carte secondaire

Cliquez sur le sujet à partir duquel vous voulez créer votre mindmap secondaire.  Il est entouré d’un périmètre rouge : il est activé.

Faites un clic droit sur le sujet : un premier menu apparaît.  Dans ce premier menu, cliquez sur « Outils« .  Un sous-menu s’affiche : cliquez sur « Créer comme map…« .

Une nouvelle fenêtre de dialogue apparaît alors : « Créer comme map ».

Cette fenêtre vous propose trois options, que vous choisissez en cliquant sur la boîte à gauche :

Fenêtre Créer comme Map

Passons ces options en revue :

  • Ajouter le lien à une nouvelle map : indispensable !  C’est l’hyperlien qui va vous permettre de vous rendre immédiatement à votre carte secondaire en cliquant simplement sur la flèche affichée dans votre sujet « Planning » !
  • Add link back to this map : ajouter un lien de retour vers cette carte principale : je vous conseille de cocher cette option, elle vous permettra de revenir vers votre carte principale en cliquant simplement sur l’hyperlien sous forme de flèche;
  • Conserver les permissions de partage : soyez prudent(e) !  Il se peut que vous vouliez partager les informations de la carte principales mais que vous vouliez conserver les informations de la carte secondaires à votre usage exclusif : dans ce cas, ne cochez pas cette case.  Lorsque vous travaillez avec des cartes principales et secondaires, si vous modifiez vos conditions de partage, n’oubliez pas de vérifier le niveau de confidentialité de chaque carte.  Ou vous pourriez avoir des surprises !

A présent, vous avez créé une nouvelle carte mentale avec comme centre le sujet de départ et ses sous-sujets comme premières branches !

Une carte mentale « projet » dans le planning

Voici celle que j’ai créée à partir du sous-sujet « Entreprise X » du planning de ma carte principale :

Carte secondaire Entreprise X GTD

Examinons cette carte plus en détail selon l’optique GTD.

Le premier sujet principal de cette carte-projet « Entreprise X » est « Proposition« .  En effet, je dois rédiger et envoyer une proposition à cette entreprise.  La date-limite de cette proposition est le 18 avril.  Mais j’ai décidé de l’envoyer un jour plus tôt, le 17.  J’ai donc repris ces données de tâches dans mon sujet « Proposition« .  Mais il ne figure pas dans le sujet « Agenda » de ma carte principale.  Parce que selon les principes de Getting Things Done, je dois mettre dans mon agenda, uniquement les « tâches » qui ont une date limite.  « Proposition » est un ensemble de tâches, donc un « projet » au sens de GTD.  Ce sont donc les différentes tâches qui le composent qui figureront dans cet agenda au fur et à mesure que les tâches précédentes seront accomplies.

Les dates que j’ai insérées ici sont indicatives : elles me servent à définir les étapes de mon projet.  Mais pas à remplir mon agenda.

Dans le sujet suivant « Supports-communication« , j’ai aussi inséré une note qui explique en quoi consistent ces supports : ils doivent aider Madame XZ à communiquer sur ce module aux cadres qui y participeront.

Le suivi ne sera possible qu’après que la proposition sera envoyée : il s’agira de renvoyer un rappel si l’entreprise tarde à répondre à la proposition.  Ensuite, de définir le calendrier de la formation pour chaque groupe et d’établir la liste des participants.

Pour la mise en oeuvre, je dois acheter un certain nombre de clés USB et des carnets individuels, car il ne m’en reste pas assez ; réserver le logement et le transport, car il s’agit d’une formation à l’étranger ; et enfin de vérifier quel système d’e-coaching est compatible avec les installations existantes de vidéo-conférence de l’entreprise.

Grâce à mon système de cartes mentales MindMeister et la méthode Getting Things Done, je sais toujours où j’en suis dans mes tâches et mes projets.  Et je ne confonds pas les deux !

Dans un prochain billet, j’examinerai comment lier mes cartes avec mon calendrier Google et comment utiliser certaines fonctions de MindMeister pour me faciliter la vie !

Et vous ?  Quelle méthode utilisez-vous pour gérer vos actions et vos projets  ?  En êtes-vous satisfaits ?

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Test logiciel mindmapping : Getting Things Done avec MindMeister

Je suis en train de tester les fonctionnalités du logiciel de  mindmapping MindMeister.

Et j’ai voulu voir à quel point on peut adapter les cartes cognitives de ce logiciel à la méthode Getting Things Done de David Allen.

Voici les résultats de mes divers essais.  Je peux déjà dire que je suis ébloui par les performances de ce logiciel !

Je l’avais promis lors de mon dernier article sur le logiciel de mindmapping MindMeister, je l’ai donc fait : un test sur les performances de MindMeister en application avec la méthode de productivité de David Allen, Getting Things Done.

Et les résultats sont au-delà de mes attentes.  Pas grand-chose à redire sur les performances de MindMeister.   Le logiciel est flexible et sa gestion multi-cartes est un atout sérieux.  De même que la liaison avec le calendrier Google ou les notification par e-mail.

Mais procédons par ordre !

Une carte GTD personnelle

Petit rappel : la méthode Getting Things Done – GTD en abrégé – inventée par le consultant américain David Allen est basée sur le rassemblement en un seul lieu de toute l’information qui nous arrive.  Ensuite, ces informations sont distribuées dans divers répertoires ou documents selon la nature des actions que nous en tirons.  Car le but de la méthode, c’est bien d’augmenter la productivité sans stress.

J’ai donc reproduit ces différents répertoires sur une carte MindMeister que voici.  Cette carte GTD exemple est publique.  Vous pouvez la consulter librement.

Mon GTD sur MindMeister

L’agenda est l’endroit où je vais stocker toutes mes tâches pour lesquelles existe une deadline, une date-limite.  Et exclusivement ce type de tâches.

Prochaines actions est un répertoire contenant mes prochaines tâches pour lesquelles je n’ai pas de date-limite.  Je sais que je devrai les accomplir dans un délai plus ou moins court, mais je n’ai pas de date précise.

Le planning est l’endroit où je vais rassembler mes projets : en jargon GTD, un projet est toute action qui comporte plusieurs tâches.  Par exemple, remettre une offre de formation est un projet : car je vais devoir relire les notes prises lors du premier contact avec l’entreprise,  établir le plan de cette offre, en rédiger un premier jet, la corriger et en réécrire ce qui ne me paraît pas suffisamment bon, etc.

En attente, je place toutes les actions que j’ai déléguées ou pour lesquelles j’attends confirmation d’une autre personne.

Et « un jour peut-être » est le répertoire des souhaits, des choses que j’aimerais faire, mais pour lesquelles je n’ai pas de temps maintenant…  Par exemple, j’aimerais suivre une formation en HTML5, j’ai repéré un centre de formation qui propose un cours qui me convient, mais pour l’instant je suis déjà les cours de certification de HootSuite et je n’ai donc pas le temps matériel de suivre un autre cours.  Mais comme la formation proposée m’intéresse, je la sauvegarde dans ce répertoire pour la retrouver quand j’en ai besoin.

Pour être complet, je devrais ajouter un répertoire « Références » pour y conserver tous les documents qui n’entraînent aucune action, mais qui contiennent une information intéressante.  Cette carte-ci a été conçue pour l’action et je n’ai donc pas encombré ce document avec une branche supplémentaire.  Si je rencontre ce type de documents, je le sauvegarderai ailleurs.

Enfin, les actions de moins de deux minutes doivent être exécutées immédiatement, puisque le temps de les encoder dans mon système serait égal sinon supérieur à deux minutes !  C’est une façon de s’assurer que nous n’accumulons pas des petites actions non-accomplies qui nous pourrirons un jour la vie…

L’agenda : programmer les tâches

Menu Tâches MindMeister

MindMeister permet d’encoder facilement les tâches dans les sujets.  Pour cela, j’utilise le sous-menu « Tâches » dans le menu « Propriétés » affiché à droite de mon écran.

Ce menu permet de déterminer le niveau de priorité d’une tâche, de 1 à 7.  L’avancement affiche l’état d’accomplissement de la tâche, de « non-démarré » à « achevé » en passant par 25 %, 50 % et 75 %.

« Echéance » est bien entendu la date-limite ou deadline de la tâche.  Cette tâche peut être assignée à une personne.  Il suffit de cliquer sur le champ vide pour ajouter automatiquement le nom du propriétaire du compte ou les noms encodés précédemment.

Le niveau avancé du menu « Tâches » affiche aussi la durée en nombre d’heures,  de jours, de semaines ou de mois.

Pour supprimer les informations de tâches, il suffit de cliquer sur le panneau « sens interdit » en bas à gauche du menu « Tâches« .

Enfin, la petite roue dentée, tout à fait à gauche, en bas du menu, permet d’introduire des données automatisées : il suffit d’introduire une première fois les informations de tâches que vous utilisez le plus souvent – votre nom, le niveau de priorité, etc. – et lorsque vous cliquerez sur cette roue la prochaine fois, les données s’afficheront automatiquement.  Il vous suffit alors de changer uniquement la date d’échéance ou le niveau de priorité, le cas échéant.

Rappel des tâches par e-mail

L’option « Avancé » du menu « Tâches » comporte aussi un élément extrêmement intéressant pour la gestion de projets en général et pour la méthode Getting Things Done en particulier : un système de notification des tâches par e-mail.  Vous choisissez la date de rappel en cliquant sur l’onglet comme indiqué ci-dessous.

Sélection de la date de notification par email

Ce délai de rappel est également conditionné par les paramètres de votre compte.  Si vous avez demandé un rappel quotidien, vous recevrez chaque jour un e-mail comme celui-ci.  L’e-mail détaille les tâches qui sont en retard ou arrivent bientôt à échéance.

e-mail de rappel des tâches

Par contre, MindMeister ne permet pas d’indiquer d’heure de début ou de fin d’une tâche.  Vous devez donc les indiquer dans votre sujet ou en note.

Contrairement à MindMaple, MindMeister n’inclut pas nom plus de champ « Ressources » dans les tâches.  Mais vous pouvez aussi les répertorier en sous-sujets de vos tâches ou en note.

Vue de l’agenda GTD dans MindMeister

Voici une vue du sujet Agenda dans ma carte GTD.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Détail de mon répertoire « Agenda »

Vous pouvez voir tout le détail des tâches dans chacun des sujets.  Pour le premier sujet, je dois rappeler une personne : en fait lui envoyer un e-mail pour lui demander où en est la proposition de formation que je lui ai envoyée.  La tâche est programmée pour le lundi 15 avril, soit aujourd’hui.  La flèche à côté du texte « Proposition Lxb » est un hyper-lien qui me permet d’ouvrir directement un e-mail adressé à la bonne personne à partir de ma carte MindMeister.

« Travail forcé » est un article que je veux proposer à un éditeur en chef.  Tâche également programmée pour le 15 avril.  Il y a également un hyperlien vers l’e-mail de cette personne.  Prochain bouclage de ce magazine, le 29 avril : si l’article est accepté, l’article devra parvenir à la rédaction au plus tard à cette date, pour midi.

Dans le sujet « Lire articles » vous remarquez un surlignage en jaune : c’est une indication que cette tâche est venue à échéance.  Je devais lire les articles sur le sujet ce dimanche 14 pour être en mesure de proposer le mien le 15 matin.   De même, le sujet « Relire notes » est arrivé à échéance.  Il s’agit d’une action programmée qui fait partie d’un projet de formation.  Je dois relire les notes prises lors du premier contact avec une entreprise afin de structurer  et rédiger une proposition de formation pour cette entreprise.    Le sujet « Supports » au-dessus, est une autre action programmée dans ce projet : concevoir des supports de communication pour que la responsable RH puisse annoncer ce module aux cadres participants.

Toutes les tâches reprises dans mes différentes cartes MindMeister peuvent être consultées en un endroit, comme un planning dans votre calendrier Google : la liste des tâches dans le menu « Mes Cartes », en cliquant sur la commande « Tâches ».  Elles s’affichent alors comme ceci :

Visualisation dans Mes cartes – Tâches

Les tâches en retard sont signalées par une étiquette orange « overdue » et l’échéance reprise à droite.

Certaines de mes tâches apparaissent en double car elles figurent dans deux cartes différentes : ma carte GTD Marco et la copie que j’en ai réalisée : Exemple Blog.

En conclusion

MindMeister est un outil idéal pour travailler avec la méthode GTD.  Ses fonctions de gestion des tâches et de cartes secondaires en font un outil très adapté.  Les notifications par e-mail sont également très intéressantes pour qui gère des projets complexes.  Il existe aussi une fonction dont je n’ai pas encore parlé et qui fera l’objet d’un prochain article : l’intégration des tâches d’une carte MindMeister dans un calendrier Google ou iCal.  Cette fonction assure la mise à jour et la synchronisation de votre calendrier préféré avec votre carte GTD MindMeister.   Et dans un troisième article je vous parlerai plus en détail de la  fonction GeistesBlitzes en lien avec Getting Things Done.  Avec l’ensemble de ces outils, vous pouvez vraiment augmenter votre productivité de manière très significative.   Et tout cela en ligne, à plusieurs, de façon très fluide.

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Gestion du temps GTD Logiciels XMind

XMind : calendrier 2012-2013 pour gestion du temps avec GTD ou autre système

Comment réaliser un calendrier avec XMind ?  Peut-on l’utiliser pour la gestion du temps ?

Est-il applicable dans la méthode GTD ?

Quelques réponses avec un calendrier 2012-2013 téléchargeable gratuitement sur Biggerplate !

Il est possible de créer des calendriers avec XMind.

En voici un exemple, que vous pouvez télécharger gratuitement sur Biggerplate, la plus grande communauté de mindmappeurs au monde (cliquez sur l’image pour l’agrandir)

Calendrier XMind

La structure générale de ce calendrier est une arrête de poisson – ou ishikawa, du nom de son inventeur.   Chaque mois est représenté par une matrice ou tableau le long de cette structure en arrête de poisson.

Voici, par exemple, le mois de novembre de cette année.  Remarquez : j’ai attribué deux couleurs différentes : le bleu pour 2012 et le vert pour 2013.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Les drill down indiquent les dates occupées

Les flèches vertes orientées vers le bas sont des « drill down » : une commande qui permet de recentrer une mindmap sur un sujet.

Ici, cette commande particulière est utilisée pour ouvrir une page correspondant au jour choisi dans le calendrier : soit pour y ajouter de nouveaux événements, soit pour le consulter.

Ci-dessous, vous voyez la page de mon calendrier personnel, à la date d’aujourd’hui.  J’y ai masqué les noms et numéros de téléphone pour des raisons de confidentialité. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

A l’intérieur de l’agenda

Pour atteindre cette page, j’ai simplement cliqué sur la flèche verte du jour, 5 novembre 2012.  Pour revenir au calendrier général, je clique sur la flèche verte vers le haut, « drill up » du sujet central 5.

Pour inscrire les choses à faire ce jour-là – rendez-vous, appels téléphoniques, aide-mémoire, etc. – j’ajoute des sujets flottants.  Cela évite de les attacher au sujet central – le 5 de la date d’aujourd’hui – et d’encombrer mon calendrier général.  Dès que j’aperçois une flèche verte dans mon calendrier, je sais qu’il y a quelque chose d’entré à cette date.

Des hyperliens peuvent aussi être intégrés dans la page du jour : pour renvoyer vers des documents dont j’ai besoin, vers un site que je dois consulter, une adresse e-mail à qui envoyer un message, etc.

Lorsqu’une tâche est accomplie, vous pouvez ajouter une marque – comme ici, « check » ou « okay » – pour indiquer qu’elle est terminée.  De cette manière, vous avez un outil pour vérifier où vous en êtes dans vos tâches de la journée.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Les rendez-vous sont des sujets flottants

Dans de prochains articles, je reviendrai sur la méthode Getting Things Done ou GTD et je vous expliquerai comment créer votre propre système complet : un tableau de bord et des cartes secondaires – ou cartes filles – qui vous permettent de stocker et de retrouver vos listes.  C’est ce système que j’utilise dans mes ateliers Gestion du Temps avec XMind et GTD.

Avez-vous déjà essayé un tel système ?  Quelles sont vos impressions ?

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Ateliers Gestion du temps GTD

Formation : Gestion du temps et de projets avec la méthode GTD

Comment ne plus rater un rendez-vous ?  Comment ne plus oublier l’anniversaire de Julie ?  Est-ce bien aujourd’hui que je dois rappeler Marc pour le projet « Durand » ?

Autant de questions qui – lorsqu’on ne peut y répondre concrètement – engendre un stress aussi pesant qu’inutile.

Mais dans nos vies surchargées de projets et d’informations, comment s’en sortir ?  Comment se donner l’assurance de ne rien oublier ?  Tout en se libérant du stress négatif ?

C’est ce à quoi la méthode Getting Things Done répond de manière très concrète.

A partir de quelques principes très simples et d’outils très pratiques.

C’est ce que nous allons découvrir ensemble lors de la formation « Gestion du temps et de projets avec la méthode GTD » que j’anime à Liège le 6 novembre prochain.

Des outils puissants et quelques principes simples

  • on ne gère pas son temps, mais ses actions et ses informations
  • on peut se créer un système efficace qui centralise les informations et nous aide à prendre les bonnes décisions
  • une révision régulière des tâches hebdomadaires permet de rester maître de son agenda
  • les actions non-achevées sont génératrices de stress inutile. Un système qui évite ce type d’actions réduit considérablement le stress de celui ou celle qui l’utilise.

Premier temps : le diagnostic

Après une brève présentation, et avec l’aide du formateur, vous allez évaluer votre propre situation :

  • Quelle est ma méthode ?
  • Où en suis-je dans ma gestion du temps ?
  • Quelles sont mes sources d’informations ?
  • Comment centraliser l’information pour la maîtriser ?

La suite sur www.linguafrancaacademy.org

 

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Ateliers E-learning Entreprise formation Logiciels Mind Mapping Outils

Gérer son temps : une formation avec GTD et Personal Brain

Il y a quelque temps, je vous avais parlé de la méthode GTD (Getting Things Done), de David Allen.  Cette méthode, aux principes simples mais d’autant plus efficaces, a valu une notoriété mondiale à son auteur, surnommé le « gourou de la productivité« .

Parce que ceux qui l’utilisent gagnent du temps, travaillent mieux et surtout, oublient le stress lié aux choses à moitié faites…

Cela vous tente ?

Alors inscrivez-vous à la formation que j’organise chez Accortise le 28 avril de 9 à 16h30 !

Je gère mon temps avec GTD et Personal Brain

Nous y découvrirons ensemble :

  1. Les principes de la méthode GTD
  2. Le logiciel Personal Brain
  3. La mise en place de votre système personnalisé de gestion du temps

Une formation pratique axée sur :

  • vos besoins
  • votre situation personnelle
  • la maîtrise de vos informations personnelles ET professionnelles
  • la mise en place d’outils concrets de gestion de vos actions
  • le suivi du flux de travail
  • la maîtrise de vos différents projets
  • l’identification des tâches à accomplir
  • l’établissement des priorités
  • la gestion efficace de votre agenda
  • un système de rappel qui ne vous laisse plus rien oublier
  • des outils simples et accessibles partout où vous êtes

Retrouvez la maîtrise de vos actions et de votre temps !

Laissez le syndrome To-Do lists aux autres et confiez la gestion de vos actions à un système simple et fiable !

Le syndrome To-Do list

Nous connaissons tous des personnes atteintes du syndrome To Do lists :

  • Elles se précipitent sur leur ordinateur dès le matin
  • elles s’épuisent à vite effectuer les premières tâches
  • elles reportent les suivantes au lendemain ou au surlendemain
  • elles se découragent devant la quantité ingérable de tâches non-effectuées au bout de la semaine
  • elles gâchent leur week-end à culpabiliser à cause du travail à moitié fait
  • et elles recommencent la saga infernale dès le lundi suivant…

J’ai l’air de me moquer ?  Je sais de quoi je parle : je suis passé par là aussi !

Les tâches qui ne sont pas confiées à un système fiable encombrent votre mémoire et engendrent un stress rapidement insupportable !  A terme, ce type de pression engendre de l’épuisement, voire du burn out, ce stade où vos réserves physiques sont épuisées…

GTD et Personal Brain

Personal Brain est un logiciel de mindmapping dynamique.  Il est l’outil idéal pour centraliser des informations, les gérer, les échanger.  Il gère aussi les calendriers comme personne…

C’est pourquoi David Allen lui-même a choisi Personal Brain comme logiciel principal de gestion des tâches et des informations pour sa méthode GTD.

Personal Brain est unique :  sa simplicité, alliée à sa dimension dynamique et à sa puissance de stockage en font un outil rêvé pour ceux qui veulent gérer leur temps et leurs projets sans entrer dans des programmes habituellement réservés aux ingénieurs.

Si comme moi vous êtes plutôt du genre intuitif, que vous aimez le concret et les applications qui vous facilitent la vie, vous allez adorer Personal Brain !

Les entreprises qui utilisent les logiciels de mindmapping estiment gagner entre 4 et 6 heures par semaine par personnes.  Je vous garantis qu’avec la combinaison GTD + Personal Brain, vous allez gagner beaucoup plus : vous allez gagner en productivité et en confort de vie !



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Gérer son temps ou ses actions ? La méthode GTD de David Allen

Vous êtes débordé ?  Les informations vous submergent ?  Vous n’avez plus le temps de lire vos mails ?  Encore moins d’assurer un suivi correct de tous vos projets ?  Vous accumulez le courrier en retard ?  Votre vie privée rétrécit chaque jour un peu plus ? Votre TO DO list s’agrandit de jour en jour ?

Si vous vous reconnaissez dans au moins une de ces questions, la méthode Getting Things Done (GTD) de David Allen va vous aider à en sortir !

Les TO DO lists et autres logiciels de gestion de projet sont d’excellents outils qui vous aident à gérer vos actions, vos tâches et vos projets… à condition d’avoir une méthode !

Sinon, vous allez – comme beaucoup d’entre nous et comme moi auparavant – accumuler des tonnes de listes de tâches sur des outils divers…  Et les voir désespérément grandir alors que vous vous épuisez à courir derrière un agenda impitoyable !

Comment sortir du cercle infernal des tâches inachevées ?

Alors, jetez un coup d’oeil sur la concept map qui suit et vous allez rapidement comprendre le principe  (cliquez sur la carte pour agrandir l’image).

Contrôle du flux de travail avec la méthode GTD

Une méthode aux principes simples mais efficaces

La méthode GTD – dorénavant je n’emploierai plus que l’appellation abrégée – doit son immense succès à quelques principes simples mais efficaces :

  1. Nous ne gérons pas notre temps, mais nos actions
  2. La clé de la gestion des actions est : savoir quoi faire et à quel moment le faire
  3. Toutes les actions inachevées encombrent notre esprit, dévorent notre énergie et nous font perdre la vision claire des tâches que nous devons accomplir
  4. Si elles sont confiées à un système de gestion fiable et performant, ces actions n’encombrent plus notre esprit, nous sommes plus libres pour nous concentrer sur nos tâches quotidiennes
  5. Un tel système de gestion évite les oublis – volontaires ou non – inhérents à un trop grand nombre d’actions non terminées

Le système, comme vous pouvez le voir ci-dessus, consiste donc à recenser toutes les informations qui nous parviennent – les « trucs » – et à les rassembler dans un lieu unique – ou le moins de lieux possibles.

La phase suivante consiste à s’interroger sur :

  • Qu’est-ce que c’est ?
  • Cela demande-t-il une action ?

Un système qui repose sur les actions

Car – encore une fois – tout le système repose sur les actions.

Si cela ne requiert pas une action immédiate ou dans un temps proche, il y trois possibilités :

  1. c’est sans intérêt pour nous et cela « part à la poubelle« 
  2. cela pourrait peut-être devenir une action un jour : on le place dans un échéancier à plus long terme ou dans un fichier avec un rappel à quelques mois
  3. cela contient une information qui pourrait s’avérer utile dans le futur et donc on le répertorie dans un système de classement

Un projet comporte plusieurs actions

Si cette information appelle une action, on vérifie plusieurs choses :

  1. Cette action fait-elle partie d’un projet qui en comporte plusieurs (projets multiétapes) ? Ici, une précision : pour David Allen, tout résultat impliquant plusieurs actions est un projet.  Préparer un anniversaire est un projet : il faut peut-être réserver une salle, dresser une liste d’invités, les inviter, prévoir le repas, les boissons, de la musique, etc.  Même principe pour la préparation d’une réunion. Si oui : on la place dans un fichier particulier – celui du projet concerné, qui fait lui-même partie d’un ensemble appelé « plans de projets« .
  2. Si l’action peut-être accomplie en moins de 2 minutes : faites-le ! Un coup de fil, une réponse à un email, une relecture de courrier, etc.
  3. Si l’action ne peut pas être accomplie en moins de deux minutes, la première question à se poser – une des plus difficiles pour les managers : suis-je la meilleure personne pour accomplir cette action ? Si la réponse est non : déléguez à la personne la plus compétente !
  4. Si je suis la personne la mieux placée pour accomplir cette action : y a-t-il une « deadline« , une date précise pour laquelle cette action doit être accomplie (renvoyer le formulaire des impôts avant le 15 avril), programmer cette action à une date précise suffisante pour accomplir l’action avant le délai prescrit : on la place dans un calendrier.
  5. S’il n’y a pas de date, placer cette action dans un fichier appelé « Prochaines actions« .

Pas de TO DO lists ?  Pas de TO DO lists !

Le système est basé sur 5 étapes-clés que je verrai avec vous dans un prochain billet…

Tout cela parait compliqué ?

En fait, ces principes sont d’une logique et d’une simplicité confondantes…  Et il existe à présent des logiciels qui peuvent vous rendre la tâche non seulement facile, mais surtout agréable.  Je vous en parlerai dans de prochains articles sur la Méthode GTD de David Allen.

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