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Le nouveau Dropbox Pro : plus d’espace et de moyens de contrôle

Dropbox vient de simplifier son plan Pro : un térabyte d’espace pour chaque utilisateur et des fonctionnalités intéressantes de contrôles pour les partages.

Dropbox a simplifié son plan Pro : désormais, il propose un plan unique et un espace de stockage nettement élargi.

Un espace de stockage de 1,05 térabytes

L’utilisateur de la formule Pro dispose désormais d’un térabyte (un milliard de bytes) au lieu des 150 mégas alloués jusqu’ici.  De quoi réjouir ceux qui travaillent surtout le graphisme ou la vidéo, deux disciplines très gourmandes en mémoire de masse.

Logo Dropbox Pro

Mais le plus intéressant dans cette nouvelle mouture de l’outil de stockage de données dans le cloud, ce sont les nouvelles fonctionnalités de contrôle lors des partages.

De nouvelles fonctionnalités de contrôle du partage

En effet, ce qui fait la force de Dropbox – et d’autres systèmes utilisant le cloud – c’est la simplicité des partages avec d’autres utilisateurs.   Mais c’est aussi ce qui fait sa faiblesse : comment contrôler ce que font les autres des données que vous partagez ?  Et en cas de vol, les données confidentielles d’une entreprise peuvent tomber dans les mains d’un concurrent malveillant.

C’est ce qu’a bien compris Dropbox qui propose désormais des possibilités de contrôler davantage ce que deviennent vos partages.

1) Protéger un lien partagé par un mot de passe

Dropbox vous permet désormais de partager un lien avec un mot de passe.   Seules les personnes disposant de ce mot de passe pourront ouvrir le lien en question.  L’ideal est donc de transmettre le lien via un e-mail et le mot de passe par un autre e-mail ou un autre moyen.

Pour protéger votre lien par un mot de passe, vous devez d’abord le désigner pour le partage.  Rendez-vous sur votre page www.dropbox.com et cliquez sur l’icone en forme d’hyperlien tout à droite du fichier ou du dossier que vous souhaitez partager.

Sélectionner l’objet à partager

Lorsque vous avez cliqué sur ce lien, une fenêtre de dialogue s’ouvre :

Fenêtre de dialogue – partage de lien

Désormais, une nouvelle ligne de commande apparaît dans cette fenêtre (dans l’encadré rouge) :

– Set visibility/Expiration.

Cliquez sur cette ligne et une nouvelle fenêtre de dialogue s’ouvre :

 

Protection par mot de passe

 

Insérez votre mot de passe dans le champ prévu à cet effet, et le tour est joué !

2) Fixez une date d’expiration pour les liens partagés

Dans la même fenêtre de dialogue, vous pouvez fixer une date d’expiration ou de péremption pour les liens partagés : les personnes à qui vous envoyez le lien disposeront donc d’un temps limité pour ouvrir ce lien partagé.  Passé cette date, vos collaborateurs ne pourront plus ouvrir votre lien Dropbox Pro.

Lien avec date d’expiration

Dropbox Pro vous autorise à présent des liens à expiration de :

  • 7 jours
  • 30 jours
  • ou personnalisés

Dans ce dernier cas, vous cliquez sur la troisième ligne, Custom Date (date personnalisée) et un petit calendrier apparaît dans la fenêtre de dialogue qui vous permet de sélectionner la date d’expiration de votre lien partagé.

Lien avec date d’expiration personnalisée

3) Permission de « voir seulement » pour les liens partagés

Une autre option intéressante de Dropbox Pro est la possibilité d’autoriser vos collaborateurs ou vos clients de consulter un dossier sans pouvoir l’éditer – autrement dit, d’en modifier le contenu.  C’est très pratique pour montrer  le contenu d’un projet à un client ou à un prospect sans qu’il puisse y changer quoi que ce soit.

Pour ce faire, rendez-vous dans le menu « Sharing » en cliquant sur le lien « Sharing » (Partage) tout à fait à gauche de la page d’accueil de dropbox.com (1).

Autoriser la consultation seulement

Ensuite cliquez sur « Option » tout à fait à droite de la page qui contient vos dossiers partagés (2).

Enfin, lorsque la fenêtre de dialogue s’est ouverte, cliquez sur l’onglet à droite de  « Can edit » (ou peut éditer) et cliquez sur la commande « Can view only » (lecture seule) (3).

Le destinataire de votre lien pourra consulter ce dossier à loisir, mais ne pourra rien y modifier.

4. Effacez vos données à distance en cas de vol ou de perte

Avec l’ancienne formule de Dropbox Pro, si vous perdiez votre ordinateur ou si on vous le volait, les données sauvegardées sur votre laptop ou votre iPad étaient accessibles aux malfaiteurs.  Elles pouvaient aussi tomber entre les mains d’un concurrent déloyal…

C’est fini !

La nouvelle version de Dropbox Pro vous permet d’effacer à distance les données sauvegardées dans le répertoire Dropbox de votre périphérique.

Pour cela, rendez-vous une fois de plus sur votre page dropbox.com.  Cliquez sur la commande « Account » en haut à droite de la page, et ensuite, sur la commande « Settings » (Paramètres).

Paramètres ou réglages

Ensuite, cliquez sur l’onglet « Security » (ou sécurité) pour afficher la page correspondante.

Faites défiler la page jusqu’à la rubrique « Devices » (ou appareils) et repérez celui que vous souhaitez effacer.

Détacher le contenu d’un périphérique

Cliquez ensuite sur la petite croix tout à fait à droite de l’écran sur la même ligne que le périphérique que vous voulez « détacher » (unlink) de votre Dropbox personnelle.

Dans mon cas, je veux détacher – effacer le contenu du répertoire Dropbox – de l’iPhone inconnu tout au bas de la page.  Je clique sur la petite croix et une page pop up apparaît.  Elle me demande confirmation.  En cliquant sur « Unlink » (ou Dissocier) vous coupez la connexion avec ce périphérique.  Lors de la prochaine mise en ligne de l’appareil, le contenu du répertoire Dropbox sera automatiquement effacé.

Conclusion

Dropbox Pro a bien compris certains besoins de sécurité de ses clients et vient d’y répondre de façon positive.

L’extension d’espace sera la bienvenue pour ceux qui ont besoin d’un stockage important.  Les fonctions de protection et de contrôle des liens partagés répondent aux inquiétudes légitimes des utilisateurs.

Des améliorations bienvenues pour le leader du stockage de données dans le cloud.

Lien vers Dropbox.

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Logiciels Mind Mapping Outils Test XMind

XMind 2013: les 10 nouvelles fonctions du logiciel de mindmapping !

Elle était annoncée depuis plusieurs semaines : la version beta 2013 de XMind, le logiciel de mind mapping le plus populaire, est disponible.  Elle rassemble dix nouvelles fonctions et 11 améliorations très attendues des afficionados.

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Disons-le d’emblée, ce n’est pas la révolution…

Lorsque vous ouvrez votre écran d’accueil, c’est à peine si quelques détails trahissent quelques changements à l’oeil averti.  Mais, comme pour certaines voitures, c’est sous le capot qu’il faut regarder pour apprécier, en amateur – au sens authentique du mot – les améliorations techniques.  Et leur potentiel.

Et ces améliorations techniques sont nombreuses : pas moins de 10 nouvelles fonctions et 11 améliorations.

Les 10 nouvelles fonctions de XMind

Ces nouvelles fonctions ne sont pas toutes du même niveau : si certaines touchent au coeur du logiciel, certaines, comme les nouveaux marqueurs, paraissent plutôt périphériques.

Mais passons-les donc en revue.  Rien de tel qu’une mindmap pour les visualiser toutes d’un seul coup d’oeil !  Double-cliquez sur la carte pour l’agrandir au maximum ou cliquez ici pour la télécharger sur Biggerplate (gratuitement !)

10 nouvelles fonctions et 11 améliorations

Toujours pas de travail collaboratif en ligne et en temps réel : c’est pourtant une fonction de plus en plus demandée par les utilisateurs, surtout les professionnels.

Par contre, XMind 2013 autorise le partage automatique des cartes via un réseau local : c’est une grande percée !  Et c’est la dernière version de la carte qui est partagée et mise à jour automatiquement.  Plus besoin d’échanger d’emails avec vos collaborateurs ou même de télécharger vos cartes sur la plateforme XMind.

Il est possible d’importer directement du texte depuis Word dans une note : auparavant, il fallait jouer avec le copier-coller : une fonction qui permet un gain de temps sensible lors de l’assemblage de documents, par exemple !

Pour moi, une des plus belles réussite de cette nouvelle version XMind 2013, c’est l’export vers Excel !  C’est quelque chose qui manquait cruellement à XMind, et ça fonctionne très bien.

L’exportation vers Excel, une vraie réussite !

J’ai procédé à un essai avec une carte souvent publiée sur mon blog ou ailleurs : la mindmap sur la méthode du CQQCOQP.  Pour rappel, je vous la repropose ici (vous pouvez aussi l’acquérir gratuitement en la téléchargeant sur ma page Biggerplate).

Questions CQQCOQP avec le mindmapping

Et voici ce que donne la même information une fois exportée vers une feuille Excel : tout est ordonné selon la position des sujets.  Le sujet central est devenu le titre de ma feuille Excel, les niveaux sont les titres de mes colonnes, et les questions sont devenues les cellules A, tandis que les autres sujets viennent se placer derrière en ordre logique.

Feuille Excel après exportation

J’ai effectué d’autres tests sur les modes d’exportation de XMind 2013 vers Excel et il me donne entière satisfaction.

Je ne dispose pas d’un ordinateur Mac OS et je n’ai donc pas pu tester les nouveautés par rapport à ce système, notamment l’export direct vers PowerPoint, Word et Excel.

Xmind 2013 exporte aussi vers SVG, le dessin vectoriel redimensionnable.

Au niveau des classeurs, il est désormais possible de les fusionner et de les imprimer dans leur intégralité et non plus carte par carte.  Ici aussi, un gain de temps sensible.

Maintenant, il est possible de réduire la taille des fichiers XMind 2013 : fini les fichiers lourds impossibles à envoyer par email.

J’ai également testé le nouvel éditeur de styles : très intuitif, très complet.  Il vous permet de modifier la forme, la couleur, la taille, la police, etc.  Il fonctionne non seulement avec les sujets, mais aussi avec les accolades, les limites, etc.  Un bel outil pour ceux qui aiment les cartes mentales esthétiques.

Je termine cette liste des nouvelles fonctions par les marqueurs : une nouvelle série de marqueurs plus lisibles, plus jolis complète les nouveautés de cette version beta.

11 améliorations sensibles du logiciel de mindmapping

L’équipe de XMind 2013 a bien travaillé au niveau des exportations : meilleure exportation PDF avec du dessin vectoriel SVG, Word, PowerPoint.

La gallery est renommée Clip Arts : personnellement, j’aurais préféré qu’on remplace certaines images vieillotes ou rudimentaires par de nouvelles illustrations à la hauteur des nouveaux marqueurs, particulièrement bien réussis…

L’attachement de fichiers et  l’hyperlien relatifs ont également été améliorés – quoi que ce ne soit pas directement perceptible.  Il faudra tester ici aussi.

Des raccourcis claviers ont été ajoutés pour les utilisateurs de Mac OS, notamment pour l’ajout de nouvelles feuilles.

On peut aussi se concentrer simultanément sur un sujet et voir ses tâches dans le diagramme de Gant : un avantage certain pour les gestionnaires de projets.

Une amélioration que XMind ne signale pourtant pas sur son blog : le nouveau zoom au bas de l’écran, pour régler l’affichage de la carte.  Ca n’a l’air de rien, mais ce petit changement qui permet d’afficher la carte à 50, 100, 150 %, etc. ajoute au confort d’utilisation.  A l’usage, vous verrez que c’est bien pratique !

Enfin, les marqueurs connaissent eux aussi plusieurs améliorations : leur taille est désormais proportionnelle à la police de caractère du sujet dans lequel ils sont inclus.  Ce qui les rend nettement plus visibles dans certains cas.

Les groupes de marqueurs dans le menu deviennent des plages extensibles, ce qui évite de faire défiler une interminables suite de marqueurs sur son écran lorsqu’on cherche un groupe particulier…

Et enfin, l’ordre des marqueurs est le même dans un sujet que dans le menu « vue » : en cas de sujets multiples, il pouvait y avoir confusion avec les versions précédentes.

Conclusions

Si ce n’est pas la révolution, et si le changement de version n’a pas entraîné de modification spectaculaire de l’apparence du logiciel, les améliorations sont réelles.

Certaines des nouvelles fonctions, comme l’export vers Excel, la fusion et l’impression de classeurs entiers vont évidemment faciliter la vie des utilisateurs, leur faire gagner du temps et rendre le logiciel encore plus compatibles avec de nouveaux logiciels standards.

Une version à ne pas bouder, mais à utiliser au mieux… en attendant le XMind collaboratif en ligne en temps réel (je sais, je me répète, mais c’est une demande croissante du marché…   Aux producteurs de logiciels de nous entendre et de s’adapter…).

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