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Mindmeister et GTD : gérez vos calendriers avec le flux de tâches

Cela fait quelques semaines maintenant que je teste MindMeister et que je l’utilise dans le cadre de la méthode GTD.

Mais que faire si vous utilisez un calendrier de type Google ou iCal, par exemple ?

Bonne nouvelle ! Vous pouvez les lier : et bénéficier d’un flux constant entre les deux !

Dans mes articles précédents, j’ai exploré comment MindMeister pouvait m’aider pour la gestion des tâches avec la méthode Getting Things Done et comment gérer mes projets avec le répertoire Planning.

Mais ce qui m’intéresse, ainsi que bon nombre d’utilisateurs de la méthode GTD, c’est d’avoir un rappel de mes tâches dans mon agenda Google ou iCal, par exemple.

MindMeister, dans ses nombreux outils, dispose d’une option très intéressante : l’exportation du flux de tâches vers un calendrier externe.  Un agenda de type Google, iCal ou 30 boxes, par exemple.

Rien de plus simple !

Sélectionner le flux de tâches

Pour exporter les tâches reprises dans vos cartes MindMeister vers votre calendrier, rendez-vous d’abord dans le menu général et cliquez sur la roue dentée, en haut à droite de votre écran.

Roue dentée

Lorsque c’est fait, une fenêtre de dialogue s’affiche sur l’écran, avec plusieurs onglets.

Cliquez sur l’onglet « Outils » et ensuite à gauche sur le lien « Flux de Tâches« .

Menu Paramètres – Outils – Flux de tâches

Vérifiez bien que l’onglet « Oui » en haut à droite de la fenêtre de dialogue est bien activé afin que l’export se réalise.

Si vous travaillez avec un agenda de type Google, sélectionnez l’onglet « Evénement Webcal« .

Copier ensuite le lien « webcal« .

Coller le lien dans l’agenda Google

Rendez-vous à présent dans votre agenda Google.  A gauche de votre page, vers le milieu, s’affiche le menu « Autres agendas ».

Cliquez sur l’onglet en face du menu et sélectionnez la commande « Ajouter par l’URL« .

Ajouter par l’URL

Un champ apparaît : collez-y le lien copié dans Mindmeister et collez-le.  Cliquez sur Enter.

Et le tour est joué !

A présent, les tâches de vos cartes Mindmeister apparaissent dans votre agenda Google !

Pour les distinguer du reste, j’ai choisi de leur attribuer une couleur verte qui ressort bien sur le fond blanc de mon calendrier :

Tâches Mindmeister affichées dans l’agenda Google

Lorsque vous effectuez la manoeuvre, ne vous attendez pas à voir apparaître vos nouvelles tâches tout de suite : Google Agenda ne met à jour qu’une seule fois toutes les 24 heures.

Mais dès demain, toutes les tâches encodées dans Mindmeister aujourd’hui seront visibles dans votre calendrier Google ou iCal.

Affichage du calendrier dans GMail

Vous pouvez aussi afficher une partie de votre agenda Google dans votre messagerie GMail.

Pour cela, cliquez sur la roue dentée en haut à droite et cliquez sur « Paramètres« .

Lorsque vous êtes dans le menu « Paramètres« , cliquez sur « Labos« .  Ce sont des fonctions expérimentales de Google.  Des commandes en version bêta.

Nous allons en activer deux.

Premièrement, cliquez sur le bouton « Activer » à côté de « Chat à droite« 

Google Agenda

Cela va placer le chat de Google à droite de votre écran et libérer de la place en-dessous de votre menu de gauche pour visualiser notre agenda.

Cliquez ensuite sur le bouton « Activer » de « Gadget Google Agenda« .

Revenez dans votre messagerie Google.

Et vous vous apercevez que votre chat et la liste de ses contacts ont été déménagés à droite de votre page Google.

Et qu’à gauche de la page, en-dessous du menu « Messagerie« , vous avez une fenêtre qui vous affiche un extrait de votre agenda Google.  Vous avez donc vos rendez-vous et tâches du jour sous les yeux lorsque vous gérez vos emails.

Bon travail 😉

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Gestion du temps GTD Logiciels Mind Mapping MindMeister Outils Projets Test

Test logiciel mindmapping : Getting Things Done avec MindMeister

Je suis en train de tester les fonctionnalités du logiciel de  mindmapping MindMeister.

Et j’ai voulu voir à quel point on peut adapter les cartes cognitives de ce logiciel à la méthode Getting Things Done de David Allen.

Voici les résultats de mes divers essais.  Je peux déjà dire que je suis ébloui par les performances de ce logiciel !

Je l’avais promis lors de mon dernier article sur le logiciel de mindmapping MindMeister, je l’ai donc fait : un test sur les performances de MindMeister en application avec la méthode de productivité de David Allen, Getting Things Done.

Et les résultats sont au-delà de mes attentes.  Pas grand-chose à redire sur les performances de MindMeister.   Le logiciel est flexible et sa gestion multi-cartes est un atout sérieux.  De même que la liaison avec le calendrier Google ou les notification par e-mail.

Mais procédons par ordre !

Une carte GTD personnelle

Petit rappel : la méthode Getting Things Done – GTD en abrégé – inventée par le consultant américain David Allen est basée sur le rassemblement en un seul lieu de toute l’information qui nous arrive.  Ensuite, ces informations sont distribuées dans divers répertoires ou documents selon la nature des actions que nous en tirons.  Car le but de la méthode, c’est bien d’augmenter la productivité sans stress.

J’ai donc reproduit ces différents répertoires sur une carte MindMeister que voici.  Cette carte GTD exemple est publique.  Vous pouvez la consulter librement.

Mon GTD sur MindMeister

L’agenda est l’endroit où je vais stocker toutes mes tâches pour lesquelles existe une deadline, une date-limite.  Et exclusivement ce type de tâches.

Prochaines actions est un répertoire contenant mes prochaines tâches pour lesquelles je n’ai pas de date-limite.  Je sais que je devrai les accomplir dans un délai plus ou moins court, mais je n’ai pas de date précise.

Le planning est l’endroit où je vais rassembler mes projets : en jargon GTD, un projet est toute action qui comporte plusieurs tâches.  Par exemple, remettre une offre de formation est un projet : car je vais devoir relire les notes prises lors du premier contact avec l’entreprise,  établir le plan de cette offre, en rédiger un premier jet, la corriger et en réécrire ce qui ne me paraît pas suffisamment bon, etc.

En attente, je place toutes les actions que j’ai déléguées ou pour lesquelles j’attends confirmation d’une autre personne.

Et « un jour peut-être » est le répertoire des souhaits, des choses que j’aimerais faire, mais pour lesquelles je n’ai pas de temps maintenant…  Par exemple, j’aimerais suivre une formation en HTML5, j’ai repéré un centre de formation qui propose un cours qui me convient, mais pour l’instant je suis déjà les cours de certification de HootSuite et je n’ai donc pas le temps matériel de suivre un autre cours.  Mais comme la formation proposée m’intéresse, je la sauvegarde dans ce répertoire pour la retrouver quand j’en ai besoin.

Pour être complet, je devrais ajouter un répertoire « Références » pour y conserver tous les documents qui n’entraînent aucune action, mais qui contiennent une information intéressante.  Cette carte-ci a été conçue pour l’action et je n’ai donc pas encombré ce document avec une branche supplémentaire.  Si je rencontre ce type de documents, je le sauvegarderai ailleurs.

Enfin, les actions de moins de deux minutes doivent être exécutées immédiatement, puisque le temps de les encoder dans mon système serait égal sinon supérieur à deux minutes !  C’est une façon de s’assurer que nous n’accumulons pas des petites actions non-accomplies qui nous pourrirons un jour la vie…

L’agenda : programmer les tâches

Menu Tâches MindMeister

MindMeister permet d’encoder facilement les tâches dans les sujets.  Pour cela, j’utilise le sous-menu « Tâches » dans le menu « Propriétés » affiché à droite de mon écran.

Ce menu permet de déterminer le niveau de priorité d’une tâche, de 1 à 7.  L’avancement affiche l’état d’accomplissement de la tâche, de « non-démarré » à « achevé » en passant par 25 %, 50 % et 75 %.

« Echéance » est bien entendu la date-limite ou deadline de la tâche.  Cette tâche peut être assignée à une personne.  Il suffit de cliquer sur le champ vide pour ajouter automatiquement le nom du propriétaire du compte ou les noms encodés précédemment.

Le niveau avancé du menu « Tâches » affiche aussi la durée en nombre d’heures,  de jours, de semaines ou de mois.

Pour supprimer les informations de tâches, il suffit de cliquer sur le panneau « sens interdit » en bas à gauche du menu « Tâches« .

Enfin, la petite roue dentée, tout à fait à gauche, en bas du menu, permet d’introduire des données automatisées : il suffit d’introduire une première fois les informations de tâches que vous utilisez le plus souvent – votre nom, le niveau de priorité, etc. – et lorsque vous cliquerez sur cette roue la prochaine fois, les données s’afficheront automatiquement.  Il vous suffit alors de changer uniquement la date d’échéance ou le niveau de priorité, le cas échéant.

Rappel des tâches par e-mail

L’option « Avancé » du menu « Tâches » comporte aussi un élément extrêmement intéressant pour la gestion de projets en général et pour la méthode Getting Things Done en particulier : un système de notification des tâches par e-mail.  Vous choisissez la date de rappel en cliquant sur l’onglet comme indiqué ci-dessous.

Sélection de la date de notification par email

Ce délai de rappel est également conditionné par les paramètres de votre compte.  Si vous avez demandé un rappel quotidien, vous recevrez chaque jour un e-mail comme celui-ci.  L’e-mail détaille les tâches qui sont en retard ou arrivent bientôt à échéance.

e-mail de rappel des tâches

Par contre, MindMeister ne permet pas d’indiquer d’heure de début ou de fin d’une tâche.  Vous devez donc les indiquer dans votre sujet ou en note.

Contrairement à MindMaple, MindMeister n’inclut pas nom plus de champ « Ressources » dans les tâches.  Mais vous pouvez aussi les répertorier en sous-sujets de vos tâches ou en note.

Vue de l’agenda GTD dans MindMeister

Voici une vue du sujet Agenda dans ma carte GTD.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Détail de mon répertoire « Agenda »

Vous pouvez voir tout le détail des tâches dans chacun des sujets.  Pour le premier sujet, je dois rappeler une personne : en fait lui envoyer un e-mail pour lui demander où en est la proposition de formation que je lui ai envoyée.  La tâche est programmée pour le lundi 15 avril, soit aujourd’hui.  La flèche à côté du texte « Proposition Lxb » est un hyper-lien qui me permet d’ouvrir directement un e-mail adressé à la bonne personne à partir de ma carte MindMeister.

« Travail forcé » est un article que je veux proposer à un éditeur en chef.  Tâche également programmée pour le 15 avril.  Il y a également un hyperlien vers l’e-mail de cette personne.  Prochain bouclage de ce magazine, le 29 avril : si l’article est accepté, l’article devra parvenir à la rédaction au plus tard à cette date, pour midi.

Dans le sujet « Lire articles » vous remarquez un surlignage en jaune : c’est une indication que cette tâche est venue à échéance.  Je devais lire les articles sur le sujet ce dimanche 14 pour être en mesure de proposer le mien le 15 matin.   De même, le sujet « Relire notes » est arrivé à échéance.  Il s’agit d’une action programmée qui fait partie d’un projet de formation.  Je dois relire les notes prises lors du premier contact avec une entreprise afin de structurer  et rédiger une proposition de formation pour cette entreprise.    Le sujet « Supports » au-dessus, est une autre action programmée dans ce projet : concevoir des supports de communication pour que la responsable RH puisse annoncer ce module aux cadres participants.

Toutes les tâches reprises dans mes différentes cartes MindMeister peuvent être consultées en un endroit, comme un planning dans votre calendrier Google : la liste des tâches dans le menu « Mes Cartes », en cliquant sur la commande « Tâches ».  Elles s’affichent alors comme ceci :

Visualisation dans Mes cartes – Tâches

Les tâches en retard sont signalées par une étiquette orange « overdue » et l’échéance reprise à droite.

Certaines de mes tâches apparaissent en double car elles figurent dans deux cartes différentes : ma carte GTD Marco et la copie que j’en ai réalisée : Exemple Blog.

En conclusion

MindMeister est un outil idéal pour travailler avec la méthode GTD.  Ses fonctions de gestion des tâches et de cartes secondaires en font un outil très adapté.  Les notifications par e-mail sont également très intéressantes pour qui gère des projets complexes.  Il existe aussi une fonction dont je n’ai pas encore parlé et qui fera l’objet d’un prochain article : l’intégration des tâches d’une carte MindMeister dans un calendrier Google ou iCal.  Cette fonction assure la mise à jour et la synchronisation de votre calendrier préféré avec votre carte GTD MindMeister.   Et dans un troisième article je vous parlerai plus en détail de la  fonction GeistesBlitzes en lien avec Getting Things Done.  Avec l’ensemble de ces outils, vous pouvez vraiment augmenter votre productivité de manière très significative.   Et tout cela en ligne, à plusieurs, de façon très fluide.

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Gestion du temps GTD Logiciels XMind

XMind : calendrier 2012-2013 pour gestion du temps avec GTD ou autre système

Comment réaliser un calendrier avec XMind ?  Peut-on l’utiliser pour la gestion du temps ?

Est-il applicable dans la méthode GTD ?

Quelques réponses avec un calendrier 2012-2013 téléchargeable gratuitement sur Biggerplate !

Il est possible de créer des calendriers avec XMind.

En voici un exemple, que vous pouvez télécharger gratuitement sur Biggerplate, la plus grande communauté de mindmappeurs au monde (cliquez sur l’image pour l’agrandir)

Calendrier XMind

La structure générale de ce calendrier est une arrête de poisson – ou ishikawa, du nom de son inventeur.   Chaque mois est représenté par une matrice ou tableau le long de cette structure en arrête de poisson.

Voici, par exemple, le mois de novembre de cette année.  Remarquez : j’ai attribué deux couleurs différentes : le bleu pour 2012 et le vert pour 2013.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Les drill down indiquent les dates occupées

Les flèches vertes orientées vers le bas sont des « drill down » : une commande qui permet de recentrer une mindmap sur un sujet.

Ici, cette commande particulière est utilisée pour ouvrir une page correspondant au jour choisi dans le calendrier : soit pour y ajouter de nouveaux événements, soit pour le consulter.

Ci-dessous, vous voyez la page de mon calendrier personnel, à la date d’aujourd’hui.  J’y ai masqué les noms et numéros de téléphone pour des raisons de confidentialité. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

A l’intérieur de l’agenda

Pour atteindre cette page, j’ai simplement cliqué sur la flèche verte du jour, 5 novembre 2012.  Pour revenir au calendrier général, je clique sur la flèche verte vers le haut, « drill up » du sujet central 5.

Pour inscrire les choses à faire ce jour-là – rendez-vous, appels téléphoniques, aide-mémoire, etc. – j’ajoute des sujets flottants.  Cela évite de les attacher au sujet central – le 5 de la date d’aujourd’hui – et d’encombrer mon calendrier général.  Dès que j’aperçois une flèche verte dans mon calendrier, je sais qu’il y a quelque chose d’entré à cette date.

Des hyperliens peuvent aussi être intégrés dans la page du jour : pour renvoyer vers des documents dont j’ai besoin, vers un site que je dois consulter, une adresse e-mail à qui envoyer un message, etc.

Lorsqu’une tâche est accomplie, vous pouvez ajouter une marque – comme ici, « check » ou « okay » – pour indiquer qu’elle est terminée.  De cette manière, vous avez un outil pour vérifier où vous en êtes dans vos tâches de la journée.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Les rendez-vous sont des sujets flottants

Dans de prochains articles, je reviendrai sur la méthode Getting Things Done ou GTD et je vous expliquerai comment créer votre propre système complet : un tableau de bord et des cartes secondaires – ou cartes filles – qui vous permettent de stocker et de retrouver vos listes.  C’est ce système que j’utilise dans mes ateliers Gestion du Temps avec XMind et GTD.

Avez-vous déjà essayé un tel système ?  Quelles sont vos impressions ?

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Logiciels Mind Mapping Novamind Outils Test

Essai de logiciel : Novamind, beau, riche et polyvalent !

J’ai testé le logiciel Novamind pendant le mois d’essai.

Et la conclusion est plus que positive : un logiciel graphiquement beau, riche de fonctions intéressantes et par conséquent, très polyvalent.

Un logiciel de mindmapping dont l’excellent rapport qualité-prix en fait de plus un outil intéressant tant pour le monde associatif que pour les entreprises.

Je teste depuis le début de ce blog différents logiciels et applications.  Que ce soit des programmes de mindmapping pour PC ou pour iPhone, des applications en ligne comme Framindmap.  Des applications pour les blogueurs – comme easel.ly ou encore infogram que j’ai analysés il y a peu.  Ou encore des applications pour faciliter le travail des étudiants, que ce soit pour les flashcards – comme Studyblue – ou des jeux pour améliorer le vocabulaire français ou la maîtrise de l’anglais.

Depuis environ un mois, je teste la version d’essai du logiciel de mindmapping Novamind.  Et je dois dire que j’ai rarement été aussi agréablement impressionné.  J’ai rassemblé dans une mindmap – réalisée avec Novamind, évidemment – les différents points que j’ai testés et qui m’ont donné entière satisfaction.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir)

Essai de Novamind

Tout d’abord, un mot de la convivialité de ce logiciel : les commandes sont accessibles, l’écran d’accueil et les menus très lisibles.  La prise en main est très intuitive et peut se faire très rapidement, surtout si vous avez déjà utilisé d’autres logiciels de mindmapping.

Les possibilités graphiques de ce logiciel sont impressionnantes : tout est paramétrable !  La forme des sujets, la forme des branches, l’écartement entre les branches, entre les sujets, l’orientation générale de la carte, etc.  Pour les mindmappeurs qui, comme moi, considèrent que la dimension esthétique de leurs cartes est importante, Novamind apporte un produit de rêve !

Les options d’impression sont également très complètes et permettent notamment d’imprimer sur plusieurs pages.  C’est particulièrement confortable pour la lecture de cartes de grandes dimensions.

J’ai voulu aussi tester la gestion des tâches de ce logiciel.  J’ai donc repris le modèle de mindmap « tableau de bord » que j’ai élaboré pour la formation Mindmapping pour Formateurs.  Je voulais savoir si je pouvais réaliser l’équivalent avec Novamind.

Gestion de projet

La réponse est clairement Oui.  Voici la carte « tableau de bord » réalisée avec Novamind. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Tableau de bord pour la gestion de projet

Mon objectif n’était pas de reconstituer tous les outils que j’avais créés sur XMind, mais bien de voir si je pouvais créer l’équivalent avec Novamind.

Et donc, j’ai ajouté au sujet « Référence » une note qui explique ce qu’est cette référence dans un projet de formation.  Et ensuite, j’ai ajouté, depuis le sujet « Calendrier » une nouvelle carte dans laquelle j’ai intégré des informations de tâches.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Carte mentale calendrier Novamind

 Remarquez au passage la qualité graphique de ces cartes : effets de relief, d’ombre, réflexion de l’image principale – elle aussi paramétrable !

Gestion des tâches et rapports

L’insertion des tâches est très facile.  Elle se fait via un menu qui s’ouvre à la droite de l’écran.  Non seulement c’est très simple de compléter ce menu, mais en outre, il calcule automatiquement les dates des tâches si vous entrez la durée.  Les tâches peuvent être entrées aux formats jours, heures, ou minutes !

Menu gestion des tâches

Pour une gestion optimale de vos projets, Novamind vous offre aussi des rapports : vous pouvez de cette façon effectuer le suivi du travail pour chacune des tâches ou sous-tâches de vos projets.  Ces données sont exportables vers MS Project.  Et le site de Novamind annonce un nouveau produit qui le rendra bientôt full compatible avec le logiciel de Microsoft.

Fenêtre rapport dans le calendrier

De vraies boîtes à cocher

Une autre caractéristique que j’ai beaucoup appréciée dans ce logiciel est celle des boîtes à cocher (tick box).  Ce sont de vraies boîtes que vous pouvez cocher pour effectuer des choix.  Une fonction très pratique pour des cartes d’évaluation, par exemple ou des sondages.

Ici, j’ai donné aux utilisateurs la possibilité de choisir la méthode pédagogique correspondant à un projet de formation.

Boîtes à cocher

Un des modules les plus impressionnants de Novamind est Presenter, son module de présentation.  Je l’ai utilisé lors de ma conférence sur le mindmapping pour l’entreprise il y a quelques semaines.  C’est un mode de présentation très fluide, très agréable à la fois pour l’orateur et le public.

La carte se déploie à l’écran d’un clic, elle se replie d’un autre clic.  D’un troisième clic vous ouvrez un programme associé ou un site web, etc.

Je reviendrai plus longuement sur cette fonctionnalité dans un autre article, car elle est si complète et si performante que je crois qu’elle mérite un article entier 😉

Dernier point que je voudrais aborder : les importations / exportations.  Novamind importe les cartes de logiciels comme iMindMap, Freemind, XMind, MindManager, MSProject et au format OPML.  Il les importe vraiment : j’ai fait un essai avec des cartes XMind et aussi bien les couleurs que les images sont conservées.  Malheureusement, les tâches ont disparu !

Il exporte aussi vers de nombreux formats comme Word, PDF, PNG, PowerPoint, MSProject, MindManager et en OPML.

En conclusion

Un logiciel très performant !  Graphiquement très beau, des fonctionnalités très riches et variées.

Un seul regret : n’avoir pas retrouvé les structures en arrête de poisson ou en tableau auxquelles je suis habitué avec XMind.  Et qui sont très appréciées, notamment en gestion de projet.

Mais : un rapport qualité / prix très intéressant pour un logiciel très polyvalent.  Jugez-en vous même en téléchargeant vous aussi la version d’essai de Novamind.  Promenez-vous sur le site, il y a des tutoriels, une galerie de mindmaps très intéressante, un blog qui bouge…

Bonne visite  et surtout bon travail 😉

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Apprendre à apprendre Apprentissage des langues Etudier efficacement Internet Jeunes Langues Logiciels Outils Pédagogie

Learningapps : créez vos propres applications pédagogiques !

Comment aider les élèves ou les étudiants à réviser une matière tout en s’amusant ?  Comment créer des applications ludiques de qualité ?  Surtout en ne connaissant rien à la programmation ?  Comment les intégrer dans un site ou un blog accessible aux étudiants ?

Toutes ces questions, le site Learningapps y a répondu pour vous et de manière très convaincante !

Le site vous offre en effet la possibilité de créer vos propres applications (para)-scolaires sans connaître une ligne de code.  Des applications que vous pouvez intégrer dans votre propre site en quelques clics !

Vous pouvez créer des applications en utilisant un canevas ou vous inspirer d’applications existantes et les adapter à vos besoins.  C’est ce que j’ai fait pour l’application de conjugaison anglaise ci-dessous : je suis parti d’une application de conjugaison française. (Cliquez sur la photo pour essayer l’application sur notre site web).

Dans cette application, vous devez trier les verbes anglais selon qu’ils sont conjugués au passé, au présent ou au futur.

Une application très simple.

Une grande variété d’applications différentes

Le principe est très simple : vous vous enregistrer sur le site – c’est gratuit – et vous pouvez commencer !

Vous avez le choix entre de nombreuses applications différentes : calendrier, mindmap, carnet de notes, ligne du temps avec des événements à reclasser dans un ordre chronologique, estimations sous forme de nombre, quiz avec saisie de réponse, mots croisés, test fermé (à trous par exemple), puzzles, classement sur une carte géographique, placement sur image, jeux de mémoire, classement par paires, questionnaires à choix multiples (avec ou sans contenu multimédia), mots à repérer dans un texte, grilles de lettres, etc.

Ces applications sont des structures que vous pouvez utiliser avec des contenus différents, de niveaux variés, depuis la maternelle jusqu’à l’université.  Le site est également multilingue ce qui se révèle utile si vous enseignez les langues ou si vous travaillez dans un environnement international.

Des tutoriels sous forme de vidéos vous montrent également le fonctionnement du site étape par étape.

Les applications peuvent ensuite être publiées sur le site ou bien intégrées dans votre blog ou votre site.

Vous pouvez aussi ouvrir des « classes virtuelles » dans lesquelles vos étudiants peuvent se rendre pour réviser leur matière.

Et pour les étudiants eux-mêmes, créer des applications constitue un excellent moyen de réutiliser la matière, comme nous l’avons vu dans l’article d’hier.

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Ateliers E-learning Entreprise formation Logiciels Mind Mapping Outils

Gérer son temps : une formation avec GTD et Personal Brain

Il y a quelque temps, je vous avais parlé de la méthode GTD (Getting Things Done), de David Allen.  Cette méthode, aux principes simples mais d’autant plus efficaces, a valu une notoriété mondiale à son auteur, surnommé le « gourou de la productivité« .

Parce que ceux qui l’utilisent gagnent du temps, travaillent mieux et surtout, oublient le stress lié aux choses à moitié faites…

Cela vous tente ?

Alors inscrivez-vous à la formation que j’organise chez Accortise le 28 avril de 9 à 16h30 !

Je gère mon temps avec GTD et Personal Brain

Nous y découvrirons ensemble :

  1. Les principes de la méthode GTD
  2. Le logiciel Personal Brain
  3. La mise en place de votre système personnalisé de gestion du temps

Une formation pratique axée sur :

  • vos besoins
  • votre situation personnelle
  • la maîtrise de vos informations personnelles ET professionnelles
  • la mise en place d’outils concrets de gestion de vos actions
  • le suivi du flux de travail
  • la maîtrise de vos différents projets
  • l’identification des tâches à accomplir
  • l’établissement des priorités
  • la gestion efficace de votre agenda
  • un système de rappel qui ne vous laisse plus rien oublier
  • des outils simples et accessibles partout où vous êtes

Retrouvez la maîtrise de vos actions et de votre temps !

Laissez le syndrome To-Do lists aux autres et confiez la gestion de vos actions à un système simple et fiable !

Le syndrome To-Do list

Nous connaissons tous des personnes atteintes du syndrome To Do lists :

  • Elles se précipitent sur leur ordinateur dès le matin
  • elles s’épuisent à vite effectuer les premières tâches
  • elles reportent les suivantes au lendemain ou au surlendemain
  • elles se découragent devant la quantité ingérable de tâches non-effectuées au bout de la semaine
  • elles gâchent leur week-end à culpabiliser à cause du travail à moitié fait
  • et elles recommencent la saga infernale dès le lundi suivant…

J’ai l’air de me moquer ?  Je sais de quoi je parle : je suis passé par là aussi !

Les tâches qui ne sont pas confiées à un système fiable encombrent votre mémoire et engendrent un stress rapidement insupportable !  A terme, ce type de pression engendre de l’épuisement, voire du burn out, ce stade où vos réserves physiques sont épuisées…

GTD et Personal Brain

Personal Brain est un logiciel de mindmapping dynamique.  Il est l’outil idéal pour centraliser des informations, les gérer, les échanger.  Il gère aussi les calendriers comme personne…

C’est pourquoi David Allen lui-même a choisi Personal Brain comme logiciel principal de gestion des tâches et des informations pour sa méthode GTD.

Personal Brain est unique :  sa simplicité, alliée à sa dimension dynamique et à sa puissance de stockage en font un outil rêvé pour ceux qui veulent gérer leur temps et leurs projets sans entrer dans des programmes habituellement réservés aux ingénieurs.

Si comme moi vous êtes plutôt du genre intuitif, que vous aimez le concret et les applications qui vous facilitent la vie, vous allez adorer Personal Brain !

Les entreprises qui utilisent les logiciels de mindmapping estiment gagner entre 4 et 6 heures par semaine par personnes.  Je vous garantis qu’avec la combinaison GTD + Personal Brain, vous allez gagner beaucoup plus : vous allez gagner en productivité et en confort de vie !



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Entreprise Mind Mapping Outils Projets

Gérer son temps ou ses actions ? La méthode GTD de David Allen

Vous êtes débordé ?  Les informations vous submergent ?  Vous n’avez plus le temps de lire vos mails ?  Encore moins d’assurer un suivi correct de tous vos projets ?  Vous accumulez le courrier en retard ?  Votre vie privée rétrécit chaque jour un peu plus ? Votre TO DO list s’agrandit de jour en jour ?

Si vous vous reconnaissez dans au moins une de ces questions, la méthode Getting Things Done (GTD) de David Allen va vous aider à en sortir !

Les TO DO lists et autres logiciels de gestion de projet sont d’excellents outils qui vous aident à gérer vos actions, vos tâches et vos projets… à condition d’avoir une méthode !

Sinon, vous allez – comme beaucoup d’entre nous et comme moi auparavant – accumuler des tonnes de listes de tâches sur des outils divers…  Et les voir désespérément grandir alors que vous vous épuisez à courir derrière un agenda impitoyable !

Comment sortir du cercle infernal des tâches inachevées ?

Alors, jetez un coup d’oeil sur la concept map qui suit et vous allez rapidement comprendre le principe  (cliquez sur la carte pour agrandir l’image).

Contrôle du flux de travail avec la méthode GTD

Une méthode aux principes simples mais efficaces

La méthode GTD – dorénavant je n’emploierai plus que l’appellation abrégée – doit son immense succès à quelques principes simples mais efficaces :

  1. Nous ne gérons pas notre temps, mais nos actions
  2. La clé de la gestion des actions est : savoir quoi faire et à quel moment le faire
  3. Toutes les actions inachevées encombrent notre esprit, dévorent notre énergie et nous font perdre la vision claire des tâches que nous devons accomplir
  4. Si elles sont confiées à un système de gestion fiable et performant, ces actions n’encombrent plus notre esprit, nous sommes plus libres pour nous concentrer sur nos tâches quotidiennes
  5. Un tel système de gestion évite les oublis – volontaires ou non – inhérents à un trop grand nombre d’actions non terminées

Le système, comme vous pouvez le voir ci-dessus, consiste donc à recenser toutes les informations qui nous parviennent – les « trucs » – et à les rassembler dans un lieu unique – ou le moins de lieux possibles.

La phase suivante consiste à s’interroger sur :

  • Qu’est-ce que c’est ?
  • Cela demande-t-il une action ?

Un système qui repose sur les actions

Car – encore une fois – tout le système repose sur les actions.

Si cela ne requiert pas une action immédiate ou dans un temps proche, il y trois possibilités :

  1. c’est sans intérêt pour nous et cela « part à la poubelle« 
  2. cela pourrait peut-être devenir une action un jour : on le place dans un échéancier à plus long terme ou dans un fichier avec un rappel à quelques mois
  3. cela contient une information qui pourrait s’avérer utile dans le futur et donc on le répertorie dans un système de classement

Un projet comporte plusieurs actions

Si cette information appelle une action, on vérifie plusieurs choses :

  1. Cette action fait-elle partie d’un projet qui en comporte plusieurs (projets multiétapes) ? Ici, une précision : pour David Allen, tout résultat impliquant plusieurs actions est un projet.  Préparer un anniversaire est un projet : il faut peut-être réserver une salle, dresser une liste d’invités, les inviter, prévoir le repas, les boissons, de la musique, etc.  Même principe pour la préparation d’une réunion. Si oui : on la place dans un fichier particulier – celui du projet concerné, qui fait lui-même partie d’un ensemble appelé « plans de projets« .
  2. Si l’action peut-être accomplie en moins de 2 minutes : faites-le ! Un coup de fil, une réponse à un email, une relecture de courrier, etc.
  3. Si l’action ne peut pas être accomplie en moins de deux minutes, la première question à se poser – une des plus difficiles pour les managers : suis-je la meilleure personne pour accomplir cette action ? Si la réponse est non : déléguez à la personne la plus compétente !
  4. Si je suis la personne la mieux placée pour accomplir cette action : y a-t-il une « deadline« , une date précise pour laquelle cette action doit être accomplie (renvoyer le formulaire des impôts avant le 15 avril), programmer cette action à une date précise suffisante pour accomplir l’action avant le délai prescrit : on la place dans un calendrier.
  5. S’il n’y a pas de date, placer cette action dans un fichier appelé « Prochaines actions« .

Pas de TO DO lists ?  Pas de TO DO lists !

Le système est basé sur 5 étapes-clés que je verrai avec vous dans un prochain billet…

Tout cela parait compliqué ?

En fait, ces principes sont d’une logique et d’une simplicité confondantes…  Et il existe à présent des logiciels qui peuvent vous rendre la tâche non seulement facile, mais surtout agréable.  Je vous en parlerai dans de prochains articles sur la Méthode GTD de David Allen.

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