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MindMeister et GTD : gérez les projets avec le planning

Comment gérer un projet dans le répertoire planning de GTD avec MindMeister ?

En utilisant une carte secondaire : une opération extrêmement facile avec MindMeister !

Dans mon article précédent, je testais les capacités du logiciel de mindmapping MindMeister à servir de support à la méthode GTD ou Getting Things Done. Et je vous disais à quel point j’étais satisfait de la flexibilité du logiciel et de sa parfaite adaptabilité à cette méthode de gestion des tâches.

Aujourd’hui, je voudrais entrer davantage dans le détail d’un des fichiers importants de la méthode GTD : le planning.

Dans l’article précédent, je vous expliquais que, dans le jargon de Getting Things Done, une action comportant plus d’une tâche était un projet.  Et que tout projet trouvait sa place non dans l’agenda – espace strictement réservé aux tâches avec une deadline – mais dans le planning.

Une carte secondaire

Sur la branche Planning de ma carte mentale GTD, j’ai deux projets : Entreprise X et Entreprise Y.  J’ai limité volontairement le nombre pour la clarté de l’illustration.

Le sujet Planning de ma carte GTD

Pour le sujet « Entreprise X« , j’avais déjà une action planifiée dans ma carte GTD MindMeister : relire les notes prises lors du premier contact avec l’entreprise.  Avec ces notes, je vais pouvoir réaliser les actions suivantes.  J’ai donc ajouté cette première action « Relire notes » dans l’agenda, avec une deadline : le 4 avril 2013.  Et j’ai sauvegardé les prochaines actions dans mon répertoire planning.

Afin de ne pas encombrer ma branche « Planning« , j’ai créé une « carte secondaire » ou « carte fille« .  Vous pouvez voir sur le sous-sujet « Entreprise X », à droite du texte, une flèche dirigée vers la droite : c’est un hyperlien qui renvoie vers cette carte secondaire.

Créer une carte secondaire est extrêmement simple dans MindMeister.

Menu d’insertion d’une carte secondaire

Cliquez sur le sujet à partir duquel vous voulez créer votre mindmap secondaire.  Il est entouré d’un périmètre rouge : il est activé.

Faites un clic droit sur le sujet : un premier menu apparaît.  Dans ce premier menu, cliquez sur « Outils« .  Un sous-menu s’affiche : cliquez sur « Créer comme map…« .

Une nouvelle fenêtre de dialogue apparaît alors : « Créer comme map ».

Cette fenêtre vous propose trois options, que vous choisissez en cliquant sur la boîte à gauche :

Fenêtre Créer comme Map

Passons ces options en revue :

  • Ajouter le lien à une nouvelle map : indispensable !  C’est l’hyperlien qui va vous permettre de vous rendre immédiatement à votre carte secondaire en cliquant simplement sur la flèche affichée dans votre sujet « Planning » !
  • Add link back to this map : ajouter un lien de retour vers cette carte principale : je vous conseille de cocher cette option, elle vous permettra de revenir vers votre carte principale en cliquant simplement sur l’hyperlien sous forme de flèche;
  • Conserver les permissions de partage : soyez prudent(e) !  Il se peut que vous vouliez partager les informations de la carte principales mais que vous vouliez conserver les informations de la carte secondaires à votre usage exclusif : dans ce cas, ne cochez pas cette case.  Lorsque vous travaillez avec des cartes principales et secondaires, si vous modifiez vos conditions de partage, n’oubliez pas de vérifier le niveau de confidentialité de chaque carte.  Ou vous pourriez avoir des surprises !

A présent, vous avez créé une nouvelle carte mentale avec comme centre le sujet de départ et ses sous-sujets comme premières branches !

Une carte mentale « projet » dans le planning

Voici celle que j’ai créée à partir du sous-sujet « Entreprise X » du planning de ma carte principale :

Carte secondaire Entreprise X GTD

Examinons cette carte plus en détail selon l’optique GTD.

Le premier sujet principal de cette carte-projet « Entreprise X » est « Proposition« .  En effet, je dois rédiger et envoyer une proposition à cette entreprise.  La date-limite de cette proposition est le 18 avril.  Mais j’ai décidé de l’envoyer un jour plus tôt, le 17.  J’ai donc repris ces données de tâches dans mon sujet « Proposition« .  Mais il ne figure pas dans le sujet « Agenda » de ma carte principale.  Parce que selon les principes de Getting Things Done, je dois mettre dans mon agenda, uniquement les « tâches » qui ont une date limite.  « Proposition » est un ensemble de tâches, donc un « projet » au sens de GTD.  Ce sont donc les différentes tâches qui le composent qui figureront dans cet agenda au fur et à mesure que les tâches précédentes seront accomplies.

Les dates que j’ai insérées ici sont indicatives : elles me servent à définir les étapes de mon projet.  Mais pas à remplir mon agenda.

Dans le sujet suivant « Supports-communication« , j’ai aussi inséré une note qui explique en quoi consistent ces supports : ils doivent aider Madame XZ à communiquer sur ce module aux cadres qui y participeront.

Le suivi ne sera possible qu’après que la proposition sera envoyée : il s’agira de renvoyer un rappel si l’entreprise tarde à répondre à la proposition.  Ensuite, de définir le calendrier de la formation pour chaque groupe et d’établir la liste des participants.

Pour la mise en oeuvre, je dois acheter un certain nombre de clés USB et des carnets individuels, car il ne m’en reste pas assez ; réserver le logement et le transport, car il s’agit d’une formation à l’étranger ; et enfin de vérifier quel système d’e-coaching est compatible avec les installations existantes de vidéo-conférence de l’entreprise.

Grâce à mon système de cartes mentales MindMeister et la méthode Getting Things Done, je sais toujours où j’en suis dans mes tâches et mes projets.  Et je ne confonds pas les deux !

Dans un prochain billet, j’examinerai comment lier mes cartes avec mon calendrier Google et comment utiliser certaines fonctions de MindMeister pour me faciliter la vie !

Et vous ?  Quelle méthode utilisez-vous pour gérer vos actions et vos projets  ?  En êtes-vous satisfaits ?

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Tutoriel MindMaple : utilisez les cartes secondaires en gestion de projet

Gérer un projet suppose un grand nombre de données.

Comment ne pas encombrer sa carte avec les multiples tâches composant un projet ?  Un utilisant des cartes secondaires pour « décharger » la carte principale.

Voici comment procéder.

MindMaple, nous l’avons vu dans la première partie de ce tutoriel, vous permet d’inclure des informations sur les tâches dans vos cartes mentales.

Mais un projet peut rapidement prendre de l’extension et il devient difficile de lire l’information sur une carte pléthorique.

Tout comme la plupart des logiciels de mindmapping, MindMaple est capable de gérer des cartes principales et des cartes filles ou secondaires.

Reprenons la carte que j’ai utilisée hier pour vous montrer l’intégration des informations de tâches.

Première étape : choisir un sujet de la carte principale

Carte principale : Test Projet

Nous allons repartir de cette carte pour développer la partie « Envoi d’une proposition de formation à l’agence pour l’emploi« .

Deuxième étape : créer une carte secondaire

Cette branche constitue en réalité un projet au sens de Getting Things Done : une action qui comporte plusieurs tâches.

Tout comme XMind, MindMaple travaille par classeur.  Chaque mindmap est élaborée sur une feuille.  Pour ajouter une mindmap, il faut donc d’abord créer une nouvelle feuille.  Pour cela, il suffit de cliquer sur la petite icone à droite de l’onglet de la feuille.

Cliquez ensuite sur l’onglet pour activer la feuille dans laquelle vous allez créer votre seconde mindmap.   Voici comment j’ai décomposé les différentes tâches de mon projet :

Carte secondaire – Proposition de formation

Troisième étape : lier les deux cartes

Nous allons ensuite lier les deux cartes.

Contrairement à XMind, MindMaple ne permet pas de partir d’un sujet existant dans une carte principale pour créer une carte secondaire.  Vous devez donc créer une carte à partir d’une feuille vierge et ensuite les lier par un ou plusieurs hyperliens.

Pour ce faire, placez votre curseur sur le sujet central « Proposition de formation » et cliquez sur le bouton droit de votre souris et choisissez l’option tout au bas du menu : « add hyperlink ».  Ou utilisez le raccourci CTRL+K ou la commande « Insert Hyperlink » dans le menu Insert au haut de la fenêtre.

Une fenêtre de dialogue apparaît alors.

Fenêtre « ajouter un hyperlien »

Cette fenêtre vous permet de choisir un lien vers un site web, vers un sujet dans une carte ou d’ajouter une adresse email.  Choisissez la deuxième option « Topic in this map« .

Une autre fenêtre de dialogue s’affiche :

Fenêtre ajout d’un lien dans ce sujet

Sélectionnez la carte souhaitée : pour ce faire, cliquez sur l’onglet en face de « Select Map » et choisissez la carte secondaire que vous souhaitez lier.  Ici, Proposition de formation, ma carte secondaire.  Et je clique sur le sujet central du même nom.  J’aurais pu sélectionner un sujet principal ou secondaire.  Mais ce qui m’intéresse dans ce cas-ci, c’est surtout d’ouvrir la carte secondaire, pas de pointer vers un sujet particulier de cette carte.

Si j’examine la carte principale, une icone « hyperlien » s’affiche à présent sur le sujet « Envoi« .  Comme ci-dessous, indiqué par une flèche rouge :

Hyperlien renvoyant vers la carte principale

L’hyperlien apparaît à droite du sujet.  Il suffit de cliquer dessus pour arriver à la carte secondaire.

Quatrième étape : créer un hyperlien vers la carte principale

Si je veux revenir à la carte principale, je dois cliquer sur l’onglet correspondant au bas de la feuille.  Ou répéter la même opération dans l’autre sens : intégrer un hyperlien dans la carte secondaire qui renvoie vers la carte principale.

De cette façon, vous pouvez gérer de grandes quantités d’information.  Ce qui est modifié dans la carte secondaire n’a aucune incidence sur la carte principale et vice-versa, comme dans XMind.  Il faut en tenir compte si vous voulez présenter de l’information, par exemple.  Mais ces hyperliens permettent de naviguer aisément d’une carte à l’autre.

Et vous ?  Avez-vous déjà expérimenté ce type de fonctions dans un logiciel de mindmapping ?  Si oui quelles fonctions ?  Et avec quel logiciel ?  Avez-vous obtenu des résultats comparables ?

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