Catégories
Critique livre

Kanban personnel et post-it : comment mieux s’organiser

Kanban personnel et post-it c’est la méthode d’organisation simple et très efficace que Pierre Mongin présente dans ce livre.  Une méthode pratique et intuitive qui va ravir les déçus des systèmes compliqués.

Mieux s’organiser de Pierre Mongin

Pierre Mongin n’est pas un inconnu dans le petit monde des férus de l’organisation.  Pionnier du mindmapping (ou carte mentale) en France, il est aussi l’auteur ou le co-auteur d’une douzaine de livres – dont le classique Organisez vos idées avec le mindmapping dont la troisième édition sort ces jours-ci.

Dans son dernier livre, Mieux s’organiser. La stratégie du Post-it et du Kanban personnel, il propose une méthode d’organisation originale qui revient au bon vieux tableau manuel.  Mais, comme d’habitude chez Pierre Mongin, le livre offre plus que ce que le titre promet.

Cette méthode que Pierre Mongin nous propose quitte le monde des geeks et des applications numériques pour en revenir à des méthodes manuelles.

Ce n’est pas une question de technophobie : l’auteur n’est pas un de ces luddites qui au 19e siècle brisaient les machines industrielles au nom de la préservation du travail manuel.

Lutter contre l’infobésité et regagner la maîtrise de son agenda

Pierre Mongin part d’un constat : l’infobésité, cette omniprésence de l’information en quantités ingérables nous submerge comme une lame de fond et nous sommes noyés.  Nous n’arrivons plus à distinguer l’urgent de l’important.  Nous n’arrivons plus à maîtriser notre temps.  Nous n’avons plus de vue d’ensemble de nos tâches et projets…

Et les outils numériques, loin de nous libérer de ces excès, nous y plongent encore plus profondément : qui n’a pas plusieurs centaines de mails non-lus de nos jours ?  Qui n’a pas frémi devant une date butoir qui s’approche dangereusement ?  Qui n’a jamais eu envie de s’enfouir sous l’édredon pour échapper au stress induit par notre vie trépidante ?

Pierre Mongin, en praticien chevronné du mindmapping et de la pensée visuelle, sait à quel point notre mémoire et notre perception de notre environnement sont liés à nos sens.  Et l’utilisation du Post-it renvoie à nos sensations : plus exactement à la vue et au toucher.

Le papier du Post-it, contrairement à l’écran de nos PC, exige qu’on le manipule : qu’on le détache de son carnet, qu’on y griffonne ou dessine le message et qu’on se déplace pour le coller sur la surface adéquate.

Tout cela sollicite les mémoires visuelle et kynésique de façon bien plus profonde que d’enfoncer les touches d’un clavier, fut-il le clavier virtuel d’un iPad ou d’une tablette Android.

Le tableau du kanban personnel, avec ses Post-it classés en catégories, nous offre une visualisation d’ensemble de nos tâches en un coup d’oeil.

Le kanban personnel : un tableau pour visualiser l’ensemble de nos tâches

La méthode s’inspire du Kanban introduit par Toyota pour assurer la gestion autonome d’équipes de travail.  Ces équipes s’échangeaient constamment des fiches sur l’état d’avancement de leurs tâches afin de permettre un travail en flux tendu.

C’est le même principe qui s’applique ici pour les tâches personnelles.  Voici un exemple de kanban personnel que j’ai établi pour les étudiants qui suivent mes formations pour étudiants, depuis l’école primaire jusqu’à l’université :

Kanban d’étudiant

Le kanban personnel de l’étudiant comporte trois colonnes :

  1. À faire : toutes les tâches qui n’ont pas encore été commencées et qui doivent être réalisées
  2. En cours : les tâches qui ont été commencées
  3. Terminé : les tâches terminées

C’est simple et c’est pour ça que c’est efficace !

L’idéal est de réduire au maximum les tâches de la colonne du centre.   Parce que, rappelez-vous les conseils de David Allen et sa méthode GTD, ce qui nous stresse, ce sont toutes les tâches non-terminées qui s’accumulent et nous angoissent.

Je rencontre des gens paralysés par le nombre de choses en cours qui les dépassent.   Je connais des personnes qui pleurent quasiment tous les soirs parce qu’elles n’y arrivent plus.

Leur point commun ?

Un nombre élevé de tâches acceptées (ah, pouvoir dire non !), entamées et jamais terminées.  Avec la sensation humiliante, dégradante, que tout vous échappe, que vous n’avez plus le contrôle sur rien.

L’élégance de ce système réside dans sa simplicité et sa capacité à nous renvoyer un feedback permanent sur nous-même et où nous en sommes dans nos tâches.

On maîtrise réellement son agenda lorsque les tâches en cours se réduisent à une ou deux.  Une ou deux tâches sur lesquelles nous concentrons toute notre attention et notre énergie.  Une tâche ou deux qui vont bientôt se retrouver dans la colonne « Terminé » pour ajouter à notre satisfaction, à la fierté du travail accompli.

Les 4 C : Choix, Challenge, Contrôle et Collaboration

L’immense avantage du kanban et du Post-it, c’est qu’ils nous rendent les 4 C (mindmap réalisée avec mindmeister) :

Mindmap des 4C

Les 4 C sont des éléments essentiels de notre vie :

  1. le Choix : c’est un espace de manoeuvre défini par moi (pour mes tâches personnelles) par ma famille ou par ma hiérarchie
  2. le Challenge : pouvoir se donner des défis ni trop simples ni trop compliqués (dans l’esprit des objectifs SMAART)
  3. le Contrôle : il s’agit de reprendre le contrôle des tâches selon leur importance
  4. la Collaboration : savoir à tout moment où nous en sommes nous permet aussi de mieux travailler avec les autres

Un tableau Kanban personnel adaptable selon les cas : manager, GTD, etc.

Le kanban peut être personnalisé et adapté à chaque situation.  Mais l’essentiel est de lui conserver sa simplicité.

Il peut être adapté pour un manager et comporter une colonne délégation :

Kanban avec délégation

La colonne « À suivre (Tâches déléguées) permet de voir rapidement quelles sont les tâches qui ont été confiées à d’autres : une bonne façon de ne pas les perdre de vue (dans tous les sens du terme) et d’en assurer un suivi efficace.

 Pour les amateurs de la méthode Getting Things Done (ou GTD), on peut évidemment ajouter une colonne « un jour peut-être ».

On peut aussi ajouter une colonne ou une ligne sous les colonnes pour des notes dont on veut se souvenir, mais qui ne sont pas directement liées à une tâche.

Et comme je le disais, le livre tient beaucoup plus que ce que le titre contient : Pierre Mongin évoque aussi d’autres outils qui peuvent être combinés avec le kanban : cartes mentales d’organisation de projets, l’anlyse de projets selon la méthode Pestel,  l’application de gestion de tâches Trello,   etc.

Une lecture que je vous recommande sans réserve ! Pierre Mongin, Mieux s’organiser. La stratégie du Post-it et du Kanban personnel

 Vous avez aimé cet article ?  Inscrivez-vous à 

Catégories
Apprendre à apprendre Coaching Coaching scolaire Connaissance Jeunes Pédagogie Pensée positive

Etudier efficacement : se mettre en projet

Pourquoi j’étudie ?  Comment me motiver ?  Comment gérer mon temps ?  Comment venir à bout de cette charge de travail ?  Pourquoi me poser des questions ?  Et surtout : quelles questions ?

Cela fait beaucoup de questions ?  Tant mieux !

Dans vos études comme dans beaucoup de situations, pour avancer, vous devez vous poser les bonnes questions.

Première étape de notre étude efficace : se mettre en projet

Qu’est-ce que ça veut dire ?

(Cliquez sur la carte pour l’agrandir.  Cliquer ici pour la télécharger depuis Biggerplate)

Première étape de la méthode : se mettre en projet

Cela veut dire que vous allez poser quelques balises avant d’aller plus loin.

Avant de partir en voyage, vous choisissez une destination, une date, le moyen d’arriver à bon port, de quoi ramener quelques souvenirs – photos, caméra vidéo, objets typiques, etc.

Subitement, tout vous rappelle votre désir de partir : vous devenez attentif à tout ce qui se rapporte à votre voyage.  Reportages, affiches, musiques, visages.  Vous percevez autour de vous des choses dont vous n’étiez pas conscient auparavant.  Elles étaient là, mais vous ne les perceviez pas.  Maintenant, si.  Parce que vous êtes en projet de voyage !

Faites la même chose pour vos études.  C’est un long voyage.  Mettez-vous en projet d’études !

1. L’envie d’étudier… et de réussir

Jamais vous ne réussirez vos études si vous n’en avez pas envie…  Il faut donc vous motiver…  Qu’est-ce qui me motive ?  Qu’est-ce qui me donne envie d’étudier ?

Le psychologue Victor Vroom a défini la motivation comme ceci : « je suis motivé quand mon objectif est important pour moi, que j’ai confiance dans ma capacité à l’atteindre et que je m’en donne les moyens« .

Chacun des termes est importants : si l’un manque, l’équation n’est plus juste et je perds ma motivation.  Il faut un objectif.  Cet objectif doit être important pour moi : pas pour mon prof, mes parents ou ma copine (ou mon copain) !  Il faut que j’ai confiance en ma capacité à atteindre cet objectif.  Et il faut encore que je m’en donne les moyens.

On n’est pas motivé pour tout.  On est motivé par certaines choses.  A l’intérieur et à l’extérieur des études.  C’est cela qu’il faut trouver.  Ce qui ME motive MOI.

Car la motivation est source d’énergie.  Elle améliore l’attention – je deviens subitement attentif à tout ce qui peut m’aider dans mes études.  Elle favorise une meilleure compréhension, car quand je suis motivé, je suis plus actif.  Et elle augmente mes facultés de mémorisation, car quand je suis actif et attentif, mon cerveau fonctionne mieux.

2. Me connaître – Savoir ce que je veux

Qu’est-ce que la réussite pour moi ?  Si je n’ai pas de définition de la réussite, je risque de ne jamais réussir…

  Est-ce que je veux :

C’est la réponse à ces questions qui m’aidera à définir ma stratégie d’apprentissage et les méthodes les plus adaptées pour moi !

3. Me donner des défis

Si mes études ne constituent pas un challenge, quelque chose qui me résiste, ma motivation retombera très vite.  Mais « réussir mes études« , ce n’est pas un objectif.  C’est un voeu pieux…

Découpez vos études en tranches.  En objectifs.  Prenez comme but à long terme le métier, la profession, le statut que vous visez : je veux être comédien, ingénieur, plombier, pilote d’hélicoptère, comptable, femme d’affaires…

Voyez-vous dans ce rôle.  Caressez votre rêve, chouchoutez-le.

Et puis ensuite, donnez-vous des étapes réalistes.  Donnez-vous des objectifs par cours, par trimestres, etc.  Des objectifs Smaart, comme ici !

Vous avez réussi ?  Vous avez cartonné dans vos interros au-delà de toute espérance ?  Récompensez-vous !  Faites-vous plaisir.  Vous l’avez bien mérité, non ?

Pratiquez aussi la pensée positive : nous sommes ce que nous pensons.  La pensée positive entretient une vision positive et donc votre motivation à aller plus loin…

4. Etre responsable de mes études

a. Assumer mes réussites

J’ai réussi : j’en suis fier !  J’ai mis les choses en place pour réussir.  J’ai entretenu ma motivation, j’ai investi du temps, de l’énergie, j’ai employé des méthodes adéquates.  Et ça a payé !

Ne vous endormez pas trop vite sur vos lauriers.  Mais assumez fièrement votre réussite !

b. Analyser et assumer mes erreurs

: j’ai raté quelque chose.  Pourquoi ?  Je n’ai pas bien compris la question ?  Je n’ai pas suffisamment étudié ?  J’ai répondu à côté de la plaque ?

Reconnaître ses erreurs, les assumer, les analyser permet de ne pas les reproduire.  Une erreur n’est pas une « faute » !  C’est une étape cruciale et naturelle du processus d’apprentissage.  Donc pas de complexe !  Encore moins de culpabilité !

c. Gérer ma charge de travail

Etre reponsable de mes études, cela signifie aussi gérer intelligemment ma charge de travail : être réaliste par rapport à mes ressources.  Etre réaliste par rapport au temps disponible.

La méthode Getting Things Done peut aider, de même que la méthode Pomodoro et l’application Focus Booster, par exemple.

d. Prendre soin de moi et de ma santé

Cela veut dire aussi prendre soin de soi :  de sa santé.  De son alimentation aussi.

Alcool, drogue, junk food, manque de sommeil : ce sont les pires ennemis de votre cerveau !

Chouchoutez votre cerveau :  c’est un cadeau des dieux, l’organe le plus complexe de l’univers.  Prenez-en soin comme de votre meilleur ami : donnez-lui la meilleure nourriture, l’oxygène le plus pur, l’exercice le plus stimulant.

e. Comprendre et gérer mon stress

Je ne vais pas m’étendre ici sur le stress : je parle du stress et de sa gestion dans un autre billet.  Le stress n’est pas une mauvaise chose en soi.  Nous avons besoin d’une certaine dose d’adrénaline pour avancer.  Ce qui est mauvais, c’est un stress paralysant lors d’une épreuve.  Ou un stress prolongé, qui détériore notre santé physique et mentale.

Je vois trop d’étudiants complètement démolis par le stress.  Leur stress, mais aussi celui des parents qui, avec les meilleures intentions du monde, ajoutent un fardeau inutile sur les épaules de leurs rejetons…

Gérer son stress, ses émotions, cela s’apprend.  Vous pouvez aussi faire appel à un coach si vous sentez que vous perdez pied, que vous êtes trop loin pour vous en sortir seul.  Une oreille attentive et quelques séances peuvent débloquer une situation qui vous empoisonne la vie depuis un certain temps…

5. Me poser des questions

Encore ?  Oui.  Gaston Bachelard avait coutume de dire : toute connaissance est une réponse à une question.

Mais surtout, rester en questionnement vous permet d’entretenir la machine en mouvement : cela entretient votre motivation.  Les nouvelles questions que vous vous posez vous apporteront de nouvelles réponses, mais aussi de nouvelles questions.

Cela vous incitera aussi à ne pas trouver que LA bonne réponse.  Mais aussi à chercher des solutions alternatives.

Cela changera inévitablement votre regard sur vous-même, sur les autres et sur le monde.  C’est LA condition essentielle pour progresser.  Pour que vos études fassent de vous autre chose qu’un chasseur de diplôme : un étudiant heureux !

C’est tout le mal que je vous souhaite 😉

Vous avez aimé cet article ?  Inscrivez-vous à ma newsletter et ne ratez plus aucun article ou événément !