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Logiciels Mindmaple Projets Test

Tutoriel Mindmaple : gérez les tâches et projets

Mindmaple offre des fonctions de gestion des tâches, et par extension, de projets.

J’ai testé ces fonctionnalités.  Voici le resultat de mes expérimentations.

De plus en plus de logiciels de mindmapping offrent des fonctions de gestion des tâches.  Et par conséquent, de gérer des projets.  Que ce soit Mindjet, Freeplane, XMind, Novamind ou iMindmap, les grands standards déclinent tous la gestion de projet avec leurs spécificités.

J’ai voulu tester ces fonctionnalités dans MindMaple, le logiciel américain qui vient de faire le buzz avec sa plateforme collaborative en temps réel.

J’ai donc créé une mindmap que j’ai baptisée « Test Projet » et dans laquelle j’ai inséré des fonctions de gestion de tâches et une carte secondaire avec le détail des actions d’un projet.   (J’utilise le vocabulaire de GTDGetting Things Done – de David Allen : une action qui comporte plusieurs tâches est un projet).

Carte principale : Test Projet

Premier constat : pour ces fonctions comme pour les autres, MindMaple est très intuitif.  Les commandes sont claires.  Pour ajouter des informations de tâches à votre carte, il suffit de cliquer sur le menu du haut « Task information » dont l’icone représente une horloge accompagnée du pictogramme « Check« .

Le menu Définir les informations des tâches

Menu Définir les infos des tâches

Ce menu vous offre l’ensemble des commandes pour gérer les informations des tâches.

Tout d’abord, le niveau de priorité : il y en a cinq.  Il suffit de cliquer sur l’onglet du haut pour sélectionner le niveau désiré.

Ensuite, les dates : vous cochez la boîte « Start Date » pour la date de départ de votre action.  Ensuite, vous avez le choix entre cocher « Due date » pour entrer une date-limite ou choisir une durée avec l’onglet « Duration » plus bas.  Celui-ci vous permet d’afficher la durée des tâches en jours ou en heures.

La commande « Complete » vous offre la possibilité d’évaluer la quantité de travail déjà entamée sur ce projet : pas encore commencé, terminé à 25 % ou à 75 % ou encore « Task Done » lorsque la tâche est accomplie.  Si vous êtes pressé(e), vous n’êtes pas obligé(e) de revenir chaque fois dans le menu pour modifier cette donnée.  Il vous suffit de cliquer sur l’icône qui s’affiche dans le sujet de votre carte pour la modifier.  Pareil pour les niveaux de priorité.

La commande « Resource » est intéressante : elle vous permet d’allouer une ressource à cette tâche.  Par exemple, ici, j’ai ajouté « cahier des charges » et « modèle offre de formation » : deux ressources dont j’aurai besoin pour rédiger une offre de formation qui rencontre les exigences du cahier des charges de mon client.

La commande « Clear » au bas à gauche du cadre « Resources » efface l’ensemble des ressources allouées à cette tâche.

Si vous cochez la boîte « Show Task Information », les informations relatives à cette tâche s’afficheront en-dessous du sujet concerné, dans un encadré rectangulaire jaune.  Vous pouvez également préciser, en cochant la dernière boîte, si vous souhaitez afficher l’année en cours ou non.

Affichage des infos de tâches dans la carte

J’ai coché la case « Show Task information » et voici ce que ça donne dans ma carte :

Affichage des informations de tâche dans le sujet

Dans le sujet, s’affichent les icones de priorité et d’achèvement de la tâche : ici priorité 1 et 25 % de la tâche accomplie.

Dans le rectangle jaune, s’affichent la date de fin – je n’ai pas entré de date de début – la durée (3 jours) et les ressources utilisées : le cahier des charges et le modèle d’offre de formation pour institutions.

Très bien.  Mais si je suis hors-délai, que se passe-t-il ?  Aurai-je un message de rappel ?  Ou un signal qui me prévient que la date-limite a été dépassée ?

C’est ce que j’ai voulu vérifier dans mon test suivant.  J’ai donc entré une date antérieure à la date de rédaction de la carte.  Ensuite, j’ai sauvegardé la carte et je l’ai fermée.  Je l’ai rouverte pour voir si quelque chose avait été modifié.

Affichage d’une tâche hors-délai

Eh bien, il ne se passe rien !  L’affichage n’a pas été modifié.  Le logiciel ne me prévient donc pas que ma tâche est hors-délai.  Contrairement à ce qui se passe dans la version 2012 de XMind qui me prévient par une icone en forme de signal de danger qu’une tâche n’a pas été réalisée à temps et met mon projet en péril.  Il n’y a pas moyen non plus de lier deux tâches l’une à l’autre, dans le cas où une tâche ne peut commencer sans que la précédente soit terminée.  Et enfin, il n’y a pas non plus de diagramme de Gantt pour visualiser l’avancée de chaque élément du projet. (Mise à jour du 14 juillet 2013 : il existe à présent une possibilité d’exporter un diagramme de Gantt de Mindmaple vers Excel).

En résumé, je dirais que les fonctionnalités de gestion des tâches de MindMaple sont simples et intuitives, comme le reste du logiciel d’ailleurs.  L’affichage des tâches dans la carte est clair.

Dommage qu’il n’y ait ni rappel, ni liaison avec une application calendrier comme Outlook ou Google Calendar, ni avec un logiciel de gestion de projet.  Mais, Mindmaple reste un logiciel « light » comparé à certains logiciels « usines à gaz » et s’adresse donc plutôt à un public d’étudiants, de PME, etc. qui se concentrent surtout sur les fonctions essentielles du mindmapping.  Par contre, la possibilité d’allouer des ressources via le menu des tâches est une excellente idée.

Dans mon prochain billet, je vous parlerai de mon expérimentation des cartes secondaires et des tâches dans un projet.

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Agrégateurs et veille en ligne : de Google Reader à Feedly

La disparition annoncée de Google Reader n’a pas fini de faire des vagues.  Quel outil de veille utiliser ?

J’ai testé Feedly et je dois dire que je suis plutôt séduit.

Comme tous les utilisateurs de Google Reader, j’ai eu des sueurs froides en lisant le message de l’entreprise de Mountain View : « Google Reader RSS feed agregator to be retired« .  Google Reader sera retiré des outils Google au 1er juillet prochain !

En tant que blogueur et journaliste, Google Reader était devenu un élément aussi important de mon petit-déjeuner que le café ou les corn flakes.  Un des premiers gestes du matin, avec la vérification des e-mails.  Google Reader constituait aussi une des portes d’entrée des articles de presse en ligne : comment les lecteurs vont-ils désormais lire les feeds de la presse ?

500.000 utilisateurs de Google Reader ont déjà choisi Feedly

S’agit-il d’un de ces effets de mode dont le Net est coutumier ?  Ou d’une réelle tendance lourde ?  Seul l’avenir nous le dira.

Mais un demi-million d’utilisateurs ont déjà migré de Google Reader à Feedly, si on en croit un article du site engadget.com à ce sujet ! Une augmentation qui a obligé Feedly à élargir sa bande passante, selon un article du Los Angeles Times.

Il faut dire que Feedly propose de nombreux avantages non-négligeables pour l’utilisateur Google Reader : tout d’abord, on peut s’inscrire sur Feedly à l’aide de son compte Google.  Et l’ensemble des flux RSS de Google Reader passe immédiatement dans Feedly !  Cela prend quelques dizaines de secondes pour migrer vers de l’ancien agrégateur vers le nouveau.  Il suffit de cliquer sur « Join » en haut à droite de l’écran et ensuite de sélectionner votre  compte Google pour effectuer l’opération.

Et pour ceux qui aiment les interfaces graphiques, Feedly offre quelques bonnes surprises.  L’écran d’accueil est plutôt agréable à regarder.

Ecran d’accueil Actualité

Mais Feedly offre bien d’autres options.  Un plug in vous permet de l’activer depuis votre navigateur Firefox.  Pour cela, rendez-vous dans la partie « Add on » de Firefox.

Feedly permet aussi de trier l’information et de la classer.

Tout d’abord, la rubrique Latest vous permet d’afficher les derniers newsfeeds.  Vous pouvez choisir le mode d’affichage.  Au lieu de ces listes interminables qui vous fatiguent les yeux, vous pouvez opter pour une vue en magazine ou en mosaïque.

Voici la vue en mosaïque de mon fil Latest :

Vue du fil Latest en mosaïque

Les principales commandes de Feedly sont rassemblées dans un menu à gauche de votre écran.  Vous pouvez choisir entre plusieurs thèmes qui modifieront les couleurs de votre agrégateur : c’est ce que j’ai fait.  J’ai opté pour le thème « Pianist », ce qui explique le fond bleu de mon menu.

Menu de Feedly

Les commandes sont clairement lisibles.

« Today » affiche un résumé des actualités du jour dans les différents médias que vous avez ajouté à votre agrégateur de nouvelles.

« Latest » est le fil des dernières actualités, en temps réel.  C’est ce qui est affiché en mosaïque dans mon image précédente.

« Saved » est une collection d’articles ou de billets que vous avez sauvegardé – bookmarqués – pour une lecture différée.

« Add Website » vous permet d’ajouter un nouveau flux – site d’information, blog, etc. – à votre agrégateur.

« Actualités, Nerderlands-Deutsch, Italiano – Espanol, English et Uncategorized » sont les catégories que j’ai créées dans mon agrégateur avec la commande « Organize » qui se trouve plus bas et dont je vais vous parler à présent.

Organize vous permet d’organiser tous vos fils d’actualités en catégories que vous déterminez vous-même.

Personnellement, comme je suis particulièrement attentif à  l’actualité européenne, j’ai choisi de classer mes fils par langues.   Ppar exemple, j’ai choisi une catégorie « Actualités » qui reprend l’ensemble des sites d’information en français.

Par contre, pour les autres langues, j’ai classé les fils en « néerlandais – allemand », « italien – espagnol », et enfin « anglais ».  Dans « Uncategorized », j’ai placé des fils un peu particuliers comme celui du Ministère Public néerlandais qui m’intéresse lorsque je dois traiter des sujets comme la drogue, la prostitution, le travail au noir, le trafic d’êtres humains,  etc. pour des sites d’information comme MyEurop ou Alter Echos.  Et le site néerlandais Taalkliniek – clinique de la langue – qui s’intéresse à l’évolution de la langue néerlandaise…

Le menu Organize et les catégories

La commande « Index » vous permet de visionner l’ensemble de vos sources et de vos articles en un coup d’oeil.

« Préférences » contient un nombre incroyable de paramètres pour régler votre agrégateur, que ce soit au niveau de la langue, des flux, de l’agencement des colonnes, de la vue en mosaïque ou magazine, etc.

Les geeks y trouveront des commandes avancées qui leur permettront de customiser Feedly au gré de leurs fantasmes les plus fous.

Enfin, pour les nostalgiques de Google Reader, un développeur vient de créer Readly : un petit programme qui force Feedly à « imiter » Google Reader !

Pas de doute que le vide laissé par la disparition de Google Reader ouvre le champ à de nombreux nouveaux venus dans le monde de l’agrégation de nouvelles et de flux.  Mais il semble que Feedly a déjà pris une bonne longueur d’avance sur ses concurrents…

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Logiciels Médias sociaux Test

Réseaux sociaux : nouveau look et statistiques pour Pinterest

Pinterest est la nouvelle coqueluche des médias sociaux.  C’est celui qui grimpe le plus vite derrière Twitter et Facebook.   Mais, s’il se vantait de statistiques spectaculaires, l’utilisateur devait passer par d’autres applications pour connaître le trafic vers sa page.  Aujourd’hui, Pinterest s’offre non seulement un nouveau look, mais surtout des statistiques d’analyse de trafic, exportables vers Excel.

Pinterest, le média social féminin par excellence, veut visiblement rester dans la course et renforcer sa crédibilité.   Il y a quelques semaine, le média avait ajouté la possibilité de créer des « tableaux secrets« , partagés uniquement avec des personnes de son choix.

Aujourd’hui, il pallie un manque important : il ajoute des statistiques de trafic vers votre page business.  Jusque-là, il fallait passer par d’autres applications externes.

Un nouveau look plus ergonomique

Pour bénéficier de ce nouveau look, vous devrez cependant transformer votre page personnelle en page business, liée à votre site web professionnel.  Nous verrons plus loin comment faire.

Pour ma part, je me réjouis de ce nouveau look.  Il est un peu plus carré que le précédent, plus clair et plus lisible.

Mais surtout, il est plus ergonomique !  Dans l’ancien look, lorsque vous affichiez les « tableaux« , les boards, la commande « Add » pour ajouter une image, se confondait avec le nom Pinterest en rouge, en haut de la page.  Comme ceci :

La commande Add presque invisible

 

En regroupant toutes les commandes à droite de la page, dans un menu unique, le nouveau look rend le tout plus ergonomique.  Tout est sous la main au même endroit.  Et le texte du menu est particulièrement lisible.

Nouveau menu avec statistiques

Pour l’instant, il est toujours possible de revenir à l’ancien look, en cliquant la commande « switch to the Old Look » dans le bas du menu.  Mais dans ce cas, vous n’aurez plus accès à vos statistiques !  Pinterest force donc les utilisateurs à choisir le nouveau look.

Ce n’est pas la seule chose qui change.  Avant, le menu « ajouter un nouveau tableau » se situait en fin de liste des « boards« .  A présent, il est le premier en haut à gauche de la liste des « boards« .

Et constitue donc, de ce fait, une invitation très nette à créer de nouveaux ensembles d’images.

La fonction « Add a pin » bénéficie d’une nouvelle commande : un cadre vide pour accueillir votre nouvelle image, en haut à gauche de votre page « Pins« .

Pour accéder à vos statistiques, un nouveau-venu a fait son apparition dans le nouveau menu de commandes : la commande « Analytics« .

Mais avant de pouvoir l’activer, vous devez encore réaliser une action : transformer votre page personnelle en page professionnelle (Business Page).  Pour pouvoir faire cela, il y a encore une étape préalable : faire vérifier votre site par Pinterest.

C’est une précaution supplémentaire pour vérifier que le domaine du site que vous voulez analyser vous appartient.  En d’autres termes, que vous n’êtes pas en train d’espionner les statistiques de la concurrence.  Bien qu’il existe une panoplie entière de sites dédiés au « bench marking« …

Si comme moi, vous avez transformé déjà votre page personnelle en page « business », vous avez déjà dû effectuer cette opération.  Sinon, voici la procédure à suivre.

Faire vérifier votre site par Pinterest

Pour valider votre compte, cliquez sur le petit crayon qui se trouve juste au-dessous à droite de votre nom, en haut de la page.

Lorsque vous avez cliqué sur ce crayon, une nouvelle petite fenêtre de dialogue apparaît.  Entrez l’adresse URL de votre site dans le champ Website.

Champ « véfiez votre site »

Ensuite, cliquez sur « Verify Website« .  Cette commande génère un petit fichier HTML que vous allez télécharger.  Et ensuite, ajouter au codage de votre site pour que Pinterest le reconnaisse et le valide.

Si comme moi, vous n’êtes pas très familier avec ce langage, choisissez l’option « Verify with a metatag« .  Vous obtenez alors une simple ligne de code que vous pouvez placer dans l’en-tête de votre site.  Si vous utilisez Weebly, cette option se trouve dans le menu Optimisation du moteur de recherche (SEO).  Vous collez ensuite la ligne de code – meta-tag – dans le champs « Code d’en-tête« .  Et le tour est joué !

Metatag

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Complete Verification » et quelques secondes plus tard, Pinterest affiche un message pour vous annoncer que votre site a été vérifié.

Vous pouvez aussi le vérifier autrement : sous votre nom, à gauche du petit crayon, doit se trouver maintenant le nom de votre site avec à sa droite une icone de type « check« .   Cela confirme aux visiteurs de votre page que le site en question est bien le vôtre et a bien été vérifié par Pinterest.

Statistiques : quatre graphes pour analyser votre trafic

Vous avez bien mérité vos statistiques, à présent, vous ne croyez pas ?

Pinterest vous offre une page complète avec quatre graphes pour analyser le trafic généré par vos images.

Graphes Pinterest

Un calendrier vous permet également de filtrer les données et d’afficher celles-ci pour les 7 derniers jours, les deux dernières semaines ou le mois écoulé.

Le premier graphe mesure les « pins » : c’est-à-dire le nombre de visites sur chaque image.  Pour chaque graphe, la ligne bleue vous donne le nombre d’événements mesurés et la ligne orange, le nombre de visiteurs.

Le deuxième graphe vous donne le nombre de « repins« , c’est-à-dire le nombre de fois que les visiteurs ont recopié votre image dans leur propre board.

Le troisième concerne le nombre d’impressions et le quatrième celui de clics, ce qui vous donne le trafic généré par Pinterest vers votre site web.  Vous pouvez en savoir plus sur ces graphes en visitant la page Pinterest Web Analytics.

Les marketeurs  américains sont très enthousiastes quant au trafic généré par Pinterest vers les sites commerciaux.  Mais jusqu’à présent, l’utilisateur moyen était frustré de ne pas disposer d’un outil interne pour mesurer ce trafic.

A présent, cette lacune est réparée et chacun peut mesurer le trafic draîné vers son site par ce nouveau réseau social particulièrement élégant au niveau graphique.

Et vous ?  Avez-vous essayé ?  Pinterest est-il un canal intéressant pour vos actions de marketing ?

Mise à jour : 15 mars 2013 à 8h09.  Précisions sur la page Business.  Merci à mon ami Bernard Lamailloux pour la précision sur la transformation préalable en page Business 😉

« Author: Marco Bertolini »

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Logiciels Mind Mapping Outils XMind

XMind 2012 : encore plus performant !

XMind 3.2.1. avait déjà amélioré de nombreuses fonctionnalités par rapport aux versions précédentes.

Aujourd’hui, une nouvelle version – XMind 2012 – sort et nous réserve quelques bonnes surprises !

Petit tour du (futur) propriétaire.

Nous vous avons déjà abondamment parlé d’XMind : un logiciel de mindmapping aussi simple qu’efficace.  Nous n’avons jamais caché que nous l’aimons : bon marché, simple mais puissant, présentant de nombreuses possibilités graphiques élégantes…

Aujourd’hui, il nous revient avec une nouvelle version 2012 qui ne constitue pas une grande révolution, mais qui apporte des fonctionnalités supplémentaires.  Des fonctionnalités qui raviront les gestionnaires de projets autant que les étudiants, les chefs d’entreprise autant que les travailleurs de la créativité.

Des thèmes et modèles qui apparaissent dès l’ouverture du programme

 Fini le programme qui s’ouvre sur une page austère centrée sur un rectangle bleuâtre !  J’en connais plus d’un qui ont été désarçonnés par cette vision tristounette…

Aujourd’hui, au démarrage du logiciel, XMind vous propose plusieurs modèles : la traditionnelle page blanche, mais aussi  des cartes pour la gestion de projet, préparation de réunion, programme hebdomadaire, aide de prise à la décision, etc.

Fenêtre thèmes et modèles

Les thèmes, qui auparavant étaient relégués au bas de l’espace de travail sous forme d’une icône miscroscopique, apparaissent dans la même fenêtre.  Ils vous offrent la possibilité de définir les caractéristiques graphiques de votre carte : couleur du fond et des sujets, epaisseur et style des branches, etc.  Et cela en un seul clic !

Un bouton en bas à gauche de cette fenêtre de dialogue vous permet d’ajouter vos propres thèmes et modèles ce qui vous fera gagner du temps pour la mise en page.

Depuis cette même fenêtre, vous pouvez également ouvrir un fichier existant.  Cette centralisation des commandes de départ dans un même espace rend le logiciel beaucoup plus ergonomique !

Un nouveau diagramme de Gantt

Voilà qui devrait ravir chefs d’entreprises et gestionnaires de projets : le diagramme de Gantt – qui était vraiment rudimentaire dans les versions précédentes – devient un véritable outil de gestion de projet.

Ici, j’ai simulé un projet très simple de campagne e-mail avec distribution des tâches à 4 membres d’une équipe.  J’ai combiné vue de la carte et du diagramme de Gantt pour que vous puissiez voir la correspondance entre les deux.  Pour plus de lisibilité, j’ai réduit la vision de la carte au seul sujet « Campagne email » via la commande « drill down« . (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Vue combinée carte + diagramme de Gantt

Par exemple, Juliette – trait en rouge du haut du diagramme – est chargée d’encoder la liste des abonnés.  Elle a commencé au 12 juillet et doit terminer pour le 31 août.  Elle a déjà accompli 76 % de sa tâche.  Par contre, Marc, qui devait rédiger le texte de la lettre d’infos pour le 27 juillet, n’a pas accompli sa tâche dans les délais impartis : elle s’affiche sous forme d’un losange sur le diagramme !

Une autre fonctionnalité intéressante de cette nouvelle version d’XMind est de lier deux tâches entre elles : une tâche doit être terminée pour que la suivante puisse commencer.  J’ai fait l’expérience avec Marc.  Il ne peut insérer les liens dans sa lettre d’infos que lorsque celle-ci sera rédigée.  J’ai donc lié la tâche « Liens » à la tâche « Rédaction« .

Marc n’a pas tenu les délai : que se passe-t-il ? (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Diagramme de Gantt : tâche incomplète empêchant le démarrage de la suivante

Une icône en forme de panneau de signalisation danger jaune et noir est apparue dans mon sujet « Liens« .  En cliquant sur cette icône, le menu « Tasks » m’informe que la tâche « Liens » doit être postposée car la tâche précédente, à laquelle elle est liée – Rédaction – n’est pas terminée.

Dans le bas du menu « Tasks » apparait aussi une relation qui m’indique que les tâches « Rédaction » et « Liens » sont liées.  Et que cette relation est du type « Finish to start« , c’est-à-dire que la tâche marquée comme « Predecessor » doit être terminée avant que la suivante ne puisse démarrer.   Et dans le diagramme de Gantt, une flèche relie les deux traits qui représentent ces tâches.

La fonction « Task » permet à présent d’affiner les délais en jours et en heures, ce qui n’existait pas dans les versions précédentes.  Tout ceci fait d’XMind un meilleur outil que jamais pour la gestion de projet !

Et l’équipe d’XMind ne compte pas en rester là : elle promet de travailler encore sur le diagramme de Gantt et d’y ajouter de nouvelles fonctionnalités.  XMind se positionne donc clairement sur le marché des logiciels de gestion de projet !

Les révisions : revoir la construction de sa carte étape par étape

La dernière fonctionnalité que je voudrais explorer avec vous aujourd’hui est celle des révisions : un outil extraordinaire dans le cadre du travail collaboratif.  En effet, chaque membre du groupe de travail peut revoir l’historique entier de la carte depuis sa création, étape par étape.

Voici ma carte terminée : c’est le projet Calix comprenant une équipe et une campagne email.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Carte terminée

Mais quelles étaient les différentes étapes que j’ai franchies pour en arriver là ?  Et n’y avait-il pas finalement une meilleure version de ma carte ?  Ou une étape dans laquelle figurait une bonne idée que j’ai supprimée, mais que je pourrais utiliser ailleurs ?

Le nouvel outil « Révisions » d’XMind me permet à présent de visualiser toutes les étapes du processus de création de ma carte !

Voici un exemple : alors que je dessinais la carte du projet « Calix« , j’avais ajouté à l’étape 5 un sujet « Objectifs » avec une image.  J’ai finalement décidé de la supprimer pour simplifier la carte et me concentrer sur mon objectif principal : la gestion des tâches.  Mais cette étape, la voici, de nouveau visible grâce aux révisions. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

La fenêtre Révisions

Dans le cadre d’un travail collaboratif, cela permet à chaque membre du groupe ou de l’équipe de voir ce que son ou sa collègue a pu modifier au cours de l’évolution de la carte.  Pour un étudiant, cela permet de revoir les étapes de son raisonnement.  Etc.

Pour les nouvelles formules de tarification d’XMind, je vous suggère de visiter Heuristiquement.com, l’excellent blog de mon ami Philippe  Boukobza qui vient d’écrire un article sur le sujet, agrémenté d’une carte très claire 😉

XMind a également revu son site internet, plus ergonomique et agréable à consulter.

N’hésitez pas à télécharger cette nouvelle version d’XMind : 2012 !

Envie de vous former au Mindmapping avec XMind ?  Consultez notre agenda pour connaître les formations et les conférences près de chez vous.  Si vous êtes une association ou une entreprise, nous pouvons également organiser une formation pour vos membres et/ou vos travailleurs.   N’hésitez pas à prendre contact avec nous pour en savoir plus.  Nous pratiquons des prix démocratiques pour le non-marchand…

Bon travail 😉

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La malédiction du chiffre 1 en entreprise (2)

Continuons notre inventaire des nuisances du chiffre 1 dans l’entreprise !

(Si vous avez raté le premier article de la série, cliquez ici).

Si vous avez lu le premier article et que vous êtes un tantinet observateur, vous constaterez que la mindmap a un peu gonflé.  Eh oui, j’ai ajouté deux dangers supplémentaires.  Je ne prétends pas à l’exhaustivité, mais j’essaie quand même d’attirer votre attention sur un maximum de points qui peuvent s’avérer dangereux.  J’ai commis certaines de ces erreurs dans le passé et je vous fais donc profiter de mon expérience. (Cliquez dessus pour visualiser ou obtenir une copie PDF gratuite) :

Quatrième danger : un seul fournisseur

Vos affaires se développent bien, vous avez une multitudes de clients, vous vendez énormément et vous avez un fournisseur en or qui vous livre en un temps record et vous accorde de généreux délais de paiement.

Magnifique.

Pour corser le tout, vous venez d’obtenir LA grosse commande qui va donner un nouvel élan à votre business.  Superbe, non ?

Seulement voilà, votre fournisseur unique, si généreux dans ses délais de paiement, qui vous accorde de si plantureuses ristournes, vient d’être déclaré en faillite, tout son stock est saisi…  Vous ne savez pas livrer votre nouveau client…

Ou bien encore, le camion de votre unique fournisseur italien est bloqué quelque part entre le Saint-Gothard et Paris, par une de ces grèves générales brutales dont les Français ont le secret.

Ou bien votre unique  fournisseur haïtien est enseveli sous les décombres du dernier tremblement de terre.

Ou bien, il est tout simplement occupé lui aussi avec de grosses commandes et pour la première fois depuis le début de vos relations, il ne peut vous livrer à temps.

Dans tous les cas, bye bye business !

Ayez plusieurs fournisseursMettez-les en concurrence pour obtenir de  meilleurs prix ou des délais plus confortables (que ce soit pour la livraison ou le paiement).  Ne soyez jamais à la merci du bon vouloir ou de la disponibilité d’une seule personne ou d’une seule entreprise.  Vos clients ne comprendront pas pourquoi, subitement, vous ne pouvez livrer à temps alors que jusque-là ils pouvaient compter sur vous.  C’est encore pire dans le business to business : votre client attend votre produit ou service pour livrer son propre client.  Si vous rompez la chaîne, vous le ferez une fois.  Pas deux.

De plus, si vous avez un seul fournisseur, votre gamme de produits sera forcément réduite.  En ayant plusieurs fournisseurs, vous assurez un plus grand choix à vos clients qui vous en seront reconnaissants.

Dernière précision qui vaut son pesant d’or : ne signez  jamais une clause d’exclusivité qui vous lie à un seul fournisseur.  Vous vous livrez poings et pieds liés aux caprices d’une entreprise qui va vous coûter plus cher qu’une maîtresse…

Cinquième danger : une seule tête pensante à bord

Vous êtes indépendant, vous aimez prendre les décisions seul et assumer pleinement la responsabilité de vos choix.  Et vous ne supportez pas que Pierre, Paul ou Jacques viennent mettre leur grand nez dans vos affaires et vous disent comment vous devez exercer votre métier.

Je ne peux vous donner tort : c’est exactement mon profil !

Mais cette position peut s’avérer dangereuse si elle est poussée dans ses derniers retranchements : car à un moment donné, nous sommes tellement plongés dans notre business que nous n’avons plus de recul.  Nous avançons au jour le jour, en tentant de répondre au mieux aux exigeances – parfois pas piquées des vers ! – de nos clients.

Et nous perdons de vue non seulement les objectifs que nous nous sommes donnés, mais si nous ne sommes plus attentifs au marché et à ses évolutions, nous allons rater des opportunités.

La solitude du manager, ce n’est pas qu’un magnifique roman de Manuel Vasquez Montalban (que je vous recommande chaudement), c’est aussi une réalité quotidienne parfois difficile à assumer pour qui se trouve à la tête d’une entreprise.  Entourez-vous d’amis sincères qui ne passeront pas leur temps à vous encenser, mais qui pointeront aussi du doigt vos incohérences ou vos erreurs.  Fréquentez d’autres chefs d’entreprises.  Participez à des réseaux où on échange des tuyaux, des idées, des points de vue.

De cette façon, vous enrichirez votre palette de talents et vous gagnerez en notoriété dans les cercles de professionnels.  Vous pourrez aussi glâner à l’occasion l’une ou l’autre bonne idée qui deviendra votre prochain produit phare ou le service qui boostera votre entreprise pour les deux ans à venir…

Vouloir tout assumer, c’est aussi le meilleur moyen d’en arriver au burn out, cet épuisement ultime de vos ressources morales et physique.  Déléguez, sous-traitez, prenez conseil.  Vous aurez d’autant plus de temps pour vous concentrer sur l’essentiel.

Sixième danger : une seule banque

Même situation que pour le client et le fournisseur :  ne vous mettez jamais à la merci d’une institution unique.  Ici aussi, faites jouer la concurrence.  Même si votre banquier est votre partenaire (il devrait l’être en tout cas…) vous n’êtes pas marié(e) avec lui (elle) et donc vous pouvez aller voir ailleurs si on ne vous propose pas un meilleur taux ou une solution bancaire mieux adaptée à votre situationAvoir plusieurs avis financiers peut aussi être un atout.

Ici aussi, mettez-les en concurrence : on vous offre du 5 % chez Truc, mais peut-être Machin est-il prêt à vous offrir le même produit  à du 4,25 %.  Ca ne parait pas grand chose, mais sur 10 ou 15 ans, cela peut se chiffrer en milliers d’euros…

Choisissez aussi des banques ou des agences qui connaissent le monde des affaires : certaines sont très bonnes pour gérer le compte-épargne de Tante Yvonne, mais pratiquent le crédit de caisse du bout des lèvres…  Ici comme ailleurs, faites votre petit marché, comparez les offres et restez maître de vos choix…

Septième danger : un seul concurrent

Ou pire encore : pas de concurrent du tout !

Quoi ?  Mais pas de concurrent, c’est la situation idéale !  On fait ce qu’on veut, on fixe les prix comme on veut, c’est le monopôle !

Détrompez-vous : vous n’êtes ni une multinationale, ni une entreprise nationale récemment privatisée ?  Alors, regardez autour de vous : si vous n’avez pas de concurrent ou un seul, c’est mauvais signe.  Cela veut peut-être dire qu’il n’y a pas de marché du tout et que les concurrents potentiels ont déjà abandonné la partie parce qu’il n’y a rien à gagner : pas de clients, autrement dit…

Ou bien, au contraire, vous arrivez trop tôt sur un marché où il n’y a encore personne.  Ca peut être une opportunité : vous êtes le premier sur la balle !  Mais ça peut-être une situation difficile aussi, surtout si vous êtes une nouvelle entreprise qui débarque sur un nouveau marché avec un nouveau produit…  Vos chances de réussite sont quasiment nulles.   L’histoire économique regorge de gens qui ont eu raison trop tôt : ils sont arrivés avec un produit ou un service à une époque où cela n’intéressait encore personne.  Ou bien personne ne comprenait encore quel était l’intérêt de ce produit.  Apple a connu ce phénomène en 1993 avec un PDA qui s’appelait Newton.  C’était un produit révolutionnaire qui proposait déjà presque tout ce qu’un iPhone peut offrir.  Et ce fut un flop magistral.  Pour Apple, ce n’était pas trop grave : c’était un produit parmi d’autres (vous vous souvenez : pas un seul produit !) et Apple avait les reins suffisamment solides du point de vue financier pour absorber le choc.  Mais vous ?  Si vous êtes une petite entreprise ou une start up, vous ne pourrez pas vous permettre ce genre d’erreur deux fois…

Huitième danger : être le numéro 1 de son secteur

– Quoi ?  Cette fois, vous exagérez : être le leader du marché, c’est un danger ?

Ne me faites pas dire ce que je n’ai pas dit.  C’est évidemment le rêve de tout entrepreneur sérieux que de devenir le numéro un dans son secteur, vous ne croyez pas ?

Mais cela comporte un certain risque : celui de s’endormir sur ses lauriers.  D’être autosatisfait.  De ne plus être attentif aux évolutions du marché.   De ne plus être aussi créatif ni agressif sur le marché.  Et donc de se faire dépasser par de jeunes loups qui « n’en veulent  » comme disaient les Deschiens…

Prenez Microsoft : ils ont été numéro 1 et Bill Gates est devenu l’homme le plus riche du monde.  Il y a seulement quelques années, la multinationale de Redmont regardait de haut les autorités européennes qui la mettaient en garde pour « abus de position dominante ».

A présent, elle est dépassée sur sa gauche par Google, sur sa droite par Apple et ses iPad, iPod tandis que FaceBook et Twitter se partagent le gâteau des médias sociaux que personne n’a vu venir chez Microsoft.  Aujourd’hui, Microsoft abandonne le blogging et vient de signer un accord avec WordPress (sur lequel le blog que vous lisez en ce moment est publié) : une situation tout simplement impensable il y a seulement 5 ans.

Et une situation qui ne risque pas de s’arranger dans la mesure où les jeunes se dirigent surtout vers les solutions Apple du type smartphone et les médias sociaux… (voir à ce sujet mon article sur les jeunes et Apple)…

Vous voilà prévenus : superstitieux ou non, pragmatiques ou idéalistes, méfiez-vous du chiffre 1 si vous êtes chef d’entreprise ou futur businessman.  Fuyez ce chiffre comme la peste… et portez-vous bien !