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Mindmapping pour l’entreprise : créez une description de fonction

Comment créer une description de fonction visuelle ? Un document qui ne soit pas une suite linéaire de tâches décousues les unes des autres ? Le mindmapping, une fois de plus offre une solution élégante qui permet de visualiser l’ensemble des tâches et responsabilités d’un coup d’oeil.

Ou de se focaliser sur certaines d’entre elles.  Les outils dynamiques de XMind permettent en outre de filtrer l’information selon les besoins.

La description de fonction, quoi qu’indispensable à la bonne réalisation de la relation contractuelle, est souvent un document fastidieux.

Une liste de tâches et responsabilités qui se suivent parfois d’une façon très décousue.  Et, disons-le franchement, rébarbative.

Le mind mapping offre à l’entreprise une solution visuelle élégante.  La vision synthétique permet de se rendre compte en un coup d’œil de l’ampleur et de la diversité des tâches.

J’ai pris un exemple de fonction sur laquelle je travaille actuellement : celle d’une coordinatrice pour une association qui organise des activités parascolaires.  Il s’agit d’enseignement supérieur non-universitaires, appelé Hautes Ecoles en Belgique. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Description de fonction : coordinatrices d’activités parascolaires

La possibilité de voir toute l’information d’un coup d’œil est précieuse dans ce genre de documents.  Elle permet de vérifier, par exemple, l’équilibre entre les tâches et responsabilités.    Et quels sont les secteurs qui mobilisent le plus de temps et d’énergie.

On voit mieux aussi les tâches qui pourraient être déléguées à un niveau inférieur.  Ici, on se situe clairement au niveau de la coordination ou des systèmes pour reprendre la terminologie de l’ingénierie de formation.

Filtrez l’information avec les marqueurs

Cette carte heuristique peut être dessinée à la main, en collaboration ou avec un logiciel.  Ici, j’ai utilisé XMind qui permet notamment de filtrer les informations.

J’ai utilisé des marqueurs : par exemple, le petit calendrier signifie « prise de rendez-vous« .  Je l’ai également inclus dans une légende qui explique à mon lecteur de quoi il s’agit.

Je peux demander à XMind de filtrer l’info et de ne me montrer que les tâches ainsi « marquées » par le petit calendrier : celles qui nécessitent une prise de rendez-vous.

Marqueurs mis en valeur par XMind

Les données peuvent être affichées ou non selon les besoins du moment.  Je reviendrai sur ces propriété du logiciel de mindmapping XMind dans de prochains articles.

Les petites icones en forme de post-it présentes dans certains sujets sont des notes écrites : elles développent dans un texte suivi des points abordés dans la carte.  Cela peut-être des précisions, des extraits de documents, etc.  Dans la carte que je prépare pour une entreprise figurent aussi des documents Word et PDF intégrés.

Cette description de fonction peut également servir de base à un autre document dont j’ai déjà parlé dans ces pages : le coaching de collaborateur.

Et vous ?  Quelle méthode utilisez-vous ?  Avez-vous déjà eu recours aux outils visuels pour élaborer ce type de documents ?

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Starter : une émission pour démarrer votre entreprise !

La RTBF lance une émission pour vous aider à démarrer votre entreprise.  Le défi : créer votre business en 30 jours !

L’idée en soi n’est pas d’une folle originalité : il s’agit de créer votre entreprise avec l’aide d’experts.  Un coup de pouce pour le business plan, pour trouver les financements, etc.

L’originalité, elle consiste en deux choses :

1. le temps.  30 jours, c’est court !  Cela ressemble plus à un sprint de fin de projet qu’à un marathon sur le long terme.  Mais on sait qu’en matière d’entreprise, le temps est l’ennemi.  Certains porteurs de projets sont comme englués dans leur « projet » depuis près de 10 ans et n’ont toujours pas franchi le cap…

2. L’autre originalité, c’est que – RTBF oblige – vous participerez à une émission de télé.  Vous aurez la chance d’être « dans le poste » avec la toute mignonne Elodie de Sélys.  Bande de petits veinards !

30 jours dans le Hangar ?

Retrouvez les candidats dans le « hangar » : c’est là que se retrouvent tous les entrepreneurs pour toute la durée de l’aventure pour préparer leur projet et partager leur journée de travail. Au centre du hangar se trouve un grand paysager. Chaque candidat reçoit un ordinateur portable et un GSM. Une salle de réunion et une machine à café sont également à leur disposition. dès que leur projet tient la route, ils quittent le hangar.

Pendant trente jours, ils seront aussi soumis à des épreuves, qui donneront aux coachs l’occasion d’évaluer leurs qualités et leurs défauts.

Intéressés ?

Dépêchez-vous, il vous reste peu de temps : date limite, le 28 novembre 2011 !

Cliquez ici pour vous inscrire et on vous verra peut-être bientôt sur la RTBF, les clés de votre business en main.  C’est tout le mal que je vous souhaite !

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Formation en ligne : Je crée mon entreprise avec le Mindmapping et les outils visuels

Vous voulez créer votre entreprise ?  Mais vous ne savez pas par où commencer ?  Vous avez besoin d’aide pour monter votre projet ?

Nous avons LA solution !

Notre formation en ligne « Je crée mon entreprise avec le Mindmapping et les outils visuels » !

(Cliquez sur la carte pour la voir en taille réelle  dans notre espace XMind)

Boostez la création de votre entreprise avec notre méthode unique, basée sur le Mindmapping et les outils visuels !

Avec notre formation, vous allez :

  • Gagner du temps : nos modèles et nos outils sont conçus pour aller directement à l’essentiel !
  • Créer un projet d’entreprise solide et durable
  • Limiter les risques liés à la création d’entreprise
  • Profiter des conseils de vrais professionnels
  • Echanger avec d’autres créateurs d’entreprises

Au terme de la formation :

  • Vous connaîtrez toutes les dimensions de votre projet
  • Vous prendrez votre décision de vous lancer ou pas en toute connaissance de cause : pas de peur inutile, ni de regret !
  • Vous disposerez de la structure de votre business plan
  • Vous serez prêt à créer votre entreprise !

Votre formateur :

Je suis formateur d’adultes depuis 1989 et business-coach depuis 1998.  J’ai accompagné des dizaines de candidats entrepreneurs pour diverses institutions ou en tant qu’indépendant.  Comme je suis également formateur en mindmapping, j’ai adapté ces outils pour rendre mon accompagnement plus plus rapide, plus performant et plus efficace.   A présent, je mets ce savoir-faire à votre disposition à distance et à votre rythme.

A distance, à votre rythme :

Vous vous connectez quand vous le souhaitez et vous développez VOTRE projet à votre rythme.  Vous m’envoyez les projets intermédiaires (résultats des exercices que je vous propose) en les déposant à l’endroit indiqué dans la plate-forme d’apprentissage à distance.  Je vous les renvoie avec mes commentaires Une fois par semaine, j’organise un chat avec l’ensemble des participants.  Il y a un forum où vous pouvez échanger avec les autres participants et avec moi, quand vous le souhaitez.  En cas de besoin, vous pouvez aussi demander des périodes d’e-coaching, à un tarif avantageux.

Pourquoi utiliser le Mindmapping et les outils visuels ?

Au lieu de remplir d’interminables grilles de chiffres ou de données, tracez intuitivement le schéma de votre entreprise.   Vous voyez littéralement votre projet grandir.   Vous développez un projet en adéquation avec vos objectifs, vos compétence et votre personnalité.  Avec les couleurs et les mots-clés, c’est une méthode complète, rapide et terriblement efficace !

Contenu de la formation :

Introduction : l’art de se poser les bonnes questions !

Mon idée : je n’en ai pas encore – j’en ai une, mais je me demande si… –  comment protéger mon idée ?  Est-ce possible ?  Etc.

De l’idée au projet : comment passer de l’un à l’autre ?  – Explorer les différentes dimensions de mon projet – qui fait quoi ?  – combien je veux gagner  – qui sont mes clients ? mes concurrents ? mes fournisseurs ? mes partenaires éventuels ?  – de combien ai-je besoin pour monter mon projet ? – où aller chercher l’argent ? – Personne physique ou société ? –  Etc.

Mon business plan : définitions : business plan et plan financier – objectifs de mon business plan – quelles rubriques sont pertinentes pour mon projet ? – où chercher l’information ? – mon étude de marché – présenter mes solutions à mon  banquier, à mes clients, à mes futurs fournisseurs – Etc.

Fiche technique de la formation:

Type de formation : à distance (e-learning) avec autoformation, exercices commentés, forum et chat.

Durée de la formation : de huit semaines à trois mois maximum.

Extensions possibles : e-coaching sur demande.

Prix : voir ci-dessous.

Encore des questions ?

Posez-les moi ici : marco.bertolini@linguafrancaacademy.org ! J’y répondrai avec plaisir 😉

Pour 2011, Offrez-vous votre entreprise !

Prix de lancement :

Jusqu’au 30 janvier, bénéficiez de 20 euros de réduction sur nos deux formules d’inscription !

Je m’inscris à la formation « Je crée mon entreprise avec le Mindmapping et les outils visuels » seule et je paie 99 € au lieu de 119 € (prix normal) !


Dès réception de votre paiement, je vous ferai parvenir votre login personnel et votre code pour accéder à votre plateforme individuelle.  A bientôt !

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La malédiction du chiffre 1 en entreprise

Etes-vous superstitieux ?  Consultez-vous les astres ou votre boule de cristal avant de prendre une décision importante ?

Pour ma part,  ma seule concession au genre est de toucher du bois quand j’évoque un projet ou une hypothèse…  Je ne crains ni les chats noirs, ni les échelles et je ne partage pas l’obsession de certains de mes contemporains pour la numérologie…

Pourtant, en réfléchissant bien, il y a un chiffre fatidique, un chiffre particulièrement dangereux pour les entrepreneurs.  Et ce n’est pas le nombre 13 – les paraskevidékatriaphobes peuvent dormir tranquilles – non, il s’agit tout simplement du chiffre 1.

Quoi ?  Tout ça pour ça ?  Vous vous inquiétez pour un chiffre aussi banal, aussi anodin, aussi inoffensif ?

Vous croyez que j’exagère ?  Ou que j’ai perdu la boule ?  Jetez un petit coup d’oeil sur cette mind map (cliquez dessus pour agrandir) :

Premier danger : une seule idée

On vous l’a dit et répété : il vous faut une idée de départ ! Il faut concentrer votre énergie sur un objectif.  Il faut garder le cap coûte que coûte !

Je ne suis d’ailleurs pas le dernier à recommander de focaliser son énergie sur un projet à la fois.

Mais attention, danger !  Une seule idée, cela peut rapidement devenir… une obsession !  Et le piège se referme !

Vous avez une idée d’affaire, une idée géniale, qui va révolutionner votre secteur!  Et, bien entendu, vous la poursuivez contre vents et marées.  Et surtout, contre tous les indicateurs qui, au rouge, vous indiquent l’échec tout proche…

Encore une fois, une idée doit être confrontée au marché : elle vous passionne.  OK.  Mais passionne-t-elle vos clients potentiels ?  Sont-ils prêts à payer pour votre idée ?  Sont-ils prêts à abandonner leur produit actuel pour adopter le vôtre ?

Souvent, le produit ou le service innovant ne résulte pas d’une seule idée géniale, mais de l’observation de ce qui manque ou de ce qui pourrait mieux marcher si…  Autrement dit, du mariage de plusieurs idées : certaines qui existent déjà et d’autres qui apportent une possibilité d’innovation…

Pour savoir si votre idée peut marcher, une seule méthode éprouvée : demandez à vos futurs clients ce qu’ils en pensent.  Si cela les intéresse, combien sont-ils prêts à payer pour cela ?  Quel est le meilleur conditionnement pour votre produit ? etc.  Autrement dit, faites une étude de marché !

Vous avez peur qu’en parlant de votre idée, quelqu’un vous la pique ?  Ne vous inquiêtez pas : une idée en soi n’a pas de valeur.  Vous ne pouvez d’ailleurs pas protéger une idée, contrairement à une… idée répandue.  Vous ne pouvez en protéger que l’exécution.  C’est-à-dire, la façon de la concrétiser.  Et personne ne peut concrétiser votre idée comme vous.  Et si elle marche, elle sera copiée !  Je ne compte plus les articles ou projets ou titres de formations qu’on m’a « empruntés ».  A chaque fois, j’ai envie de piquer une colère et puis, bon, je le prends comme un hommage à ma créativité…  Si vous êtes réellement créatif, vous aurez toujours une longueur d’avance sur les pirates et les copieurs.  Mais ils vous suivront toujours.  Il faut se faire une raison…

L’autre gros inconvénient de devenir l’esclave de votre idée, est que cela vous met des oeillères et vous risquez de ne plus voir certaines véritables opportunités.  Parfois, c’est dans les « déchets » d’une fausse bonne idée que se trouve la vraie perle rare…

Deuxième danger : un seul produit

Votre idée était finalement la bonne : votre produit a rencontré le désir des clients autant que leur compte en banque et vous vendez à tour de bras !  Bref, vous êtes un entrepreneur heureux !

Attention : un produit ne se vend vraiment que pendant une période limitée.  C’est ce qu’on appelle le cycle de vie d’un produit.  Voyez le graphique ci-dessous (cliquez dessus pour agrandir) :

Vous consacrez d’abord du temps à le développer, ensuite vous l’introduisez sur le marché.  Les ventes augmentent, atteignent un pic (la maturité) et puis le déclin s’amorce, votre produit se vend de moins en moins, jusqu’à ce que plus personne ne l’achète.

Or, tous les spécialistes vous le diront, le cycle de vie des produits  raccourcit singulièrement ces dernières années.  Il y a de plus en plus de produits sur le marché et les clients se lassent de plus en plus vite des produits existants.  Ils veulent de la nouveauté. Les clients ne sont plus fidèles à une marque, comme ils ont pu l’être il y a 20 ans : ils sont plus versatiles. (Pour en savoir plus sur le cycle de vie, consultez cette page Wikipedia dont est tirée le graphe de cet article).

Autre phénomène : le produit de substitution.  Un petit exemple : le GSM.  Tous nos GSM sont rechargeables par un cable et un transformateur. Ces cables s’abîment, se perdent, ne sont pas compatibles entre eux, etc.  pour le plus grand bonheur des fabricants qui en produisent en quantités astronomiques.  Pour le moment.  Car, dans des laboratoires disséminés aux quatre coins du monde (y compris en Belgique) on met au point des GSM solaires, des GSM qui se rechargent grâce à votre chaleur corporelle ou grâce aux vibrations émises par votre voix lorsque vous les utilisez.  Autrement dit, dans 5 ans au grand maximum, ces cables et transformateurs auront quasiment tous disparus.

Vous voyez l’idée ?  Un concurrent fabrique un produit qui rend le vôtre inutile, obsolète ou plus cher : et vos ventes plongent !

Pour diminuer le risque et augmenter vos chances de vous développer, dès que vous mettez un produit sur le marché, pensez au suivant, ou bien aux améliorations que vous pouvez apporter à celui-ci, à des variantes (couleur, forme, taille, fonctions complémentaires, conditionnement, etc.) ou à des produits ou des services complémentaires : vous vendez des pizzas ?  Vendez aussi l’huile piquante, le couteau spécial à pizza, les assiettes à pizzas, la carte de fidélité, etc.   De cette façon, vous ne serez pas pris au dépourvu lorsque les ventes du premier produit ou de sa première version commenceront à baisser.

Troisième danger : un seul client

Vous avez un gros client, qui vous achète tout ce que vous produisez, produit ou service.  C’est confortable, ça roule tout seul, pas besoin de pub, de marketing ou de force de vente… Super !

La loi Renault, ça vous dit quelque chose ?  Le 27 janvier 1997, Renault annonçait la fermeture de son usine à Vilvoorde, jetant  au passage 3.100 emplois à la poubelle.  Ce qui a donné lieu à une réglementation européenne en matière de licenciement collectif.  Mais les sous-traitants ?  On estime à 1.000 le nombre d’emplois perdus chez les sous-traitants.   Pour eux, on n’a instauré aucune loi de protection…

Un exemple ?  La société X fabriquait des sièges de voitures pour Renault.  Renault qui était son seul client.  Lorsque ce dernier a cessé son activité, la société X a tout simplement fermé ses portes. (Si la question vous intéresse, vous pouvez trouver une importante bibliographie ici).

Sans aller aussi loin, si vous n’avez qu’un seul client, il y a gros à parier que c’est une entreprise importante, probablement plus importante que vous.  Autrement dit, dans les négociations vous ne pèserez pas lourd et vous serez  soumis au bon vouloir d’un seul client qui vous imposera tôt ou tard ses prix, ses délais, ses méthodes, etc.   Qui vous paiera quand l’envie lui en prendra et que vous n’oserez pas affronter de peur de perdre… votre unique client.  C’est pour cela que vous vouliez être indépendant ?

Autre piège lié à celui-ci : lier votre commerce à une entreprise existante.  Vous ouvrez une sandwicherie à proximité d’une entreprise ou d’une école et avec le passage, vous vendez des centaines de sandwiches par jour…  jusqu’à ce que l’école soit fermée ou l’entreprise délocalisée en Tchéquie ou en Chine.   Ne jamais se lier à une seule source de revenu lorsqu’on est indépendant.  JAMAIS.

A suivre…    En cliquant ici.