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Droptask : un gestionnaire de tâches visuel, en ligne et gratuit

Vous n’aimez pas les gestionnaires de tâches sous forme de grilles ou de tableaux ?  Vous êtes visuels ?  Vous aimez les beaux graphes ?

Alors, vous allez adorer Droptask !

Si comme moi, vous aimez les graphiques et les animations visuelles, vous allez adorer Droptask : un gestionnaire de tâches entièrement visuel, en ligne et entièrement gratuit.

Le principe est simple : chaque Projet est divisé en tâches.  Chaque tâche est une bulle de couleur.  Chaque projet est un groupe de bulles.  Vous pouvez aussi regrouper les tâches dans des groupes et les groupes dans des groupes plus grands.

Pour zoomer sur une bulle et en lire le contenu, il suffit de cliquer dessus.  Des mots-clés vous permettent de filtrer l’information à tout moment et de n’apercevoir que ce qui vous intéresse.

Des groupes et des bulles

Je me suis demandé s’il était possible d’utiliser Droptask selon la méthode Getting Things Done ou GTD de David Allen.  Et ça marche !  Voici le résultat de mes regroupements de tâches : (cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Vue par projets adaptée à la méthode GTD

Les répertoires GTD

Le fait de pouvoir regrouper les tâches sous des bulles différentes permet de retrouver l’ensemble des outils de la méthode GTD.  J’ai donc repris dans l’agenda tout ce qui a un délai ou une date de fin précis.  Dans mon planning, mes projets, c’est-à-dire des actions qui nécessitent plus d’une tâche.  Dans mes prochaines actions, j’ai une tâche pour laquelle il n’y a pas de date précise.  J’ai aussi un fichier « en attente » pour les tâches que je délègue.  Je n’en ai pas pour l’instant dans mon emploi du temps.  Enfin, je dispose d’un fichier « un jour peut-être » dans lequel j’ai inclus deux formations que je suivrai peut-être un jour…

Droptask vous permet aussi d’afficher une vue hebdomadaire de votre emploi du temps et d’y appliquer quelques filtres.  Ici, j’ai demandé de me montrer uniquement une tâche dont la date butoir était dépassée.

Vue hebdomadaire avec filtre

Sélectionnez les infos pertinentes

Le programme a masqué toutes les bulles – réduites à des points colorés – et ne m’affiche que la bulle qui contient une tâche non-accomplie.  Les tags ou mots-clés « mindmapping », journalisme », Myeurop » ou « Alter Echos » ont été ajoutés par moi.

Pour ajouter une nouvelle tâche ou un nouveau groupe, rien de plus facile : il suffit de glisser déposer une bulle depuis le menu du haut.

On peut aussi lire le contenu précis d’une bulle en cliquant dessus.  On obtient alors un menu de type pop-up comme celui-ci :

Vue en détail d’une tâche

Gérez visuellement les tâches !

Le tag « mark Complete » vous permet de déclarer qu’une tâche est accomplie.  Watch Task effectue le suivi de cette tâche.  Vous attribuez vous-même le nom d’une tâche, en-dessous de laquelle s’affiche le nom du classeur – Projets – et le groupe – Agenda auxquels appartient cette tâche.

Vient ensuite une description de la tâche, le calendrier, la personne à laquelle cette tâche est assignée et les tags urgent, important, journalisme, etc.

Vous pouvez attacher un fichier – en théorie, car je n’y suis jamais parvenu !

Et vous pouvez enfin ajouter un commentaire.

Ajoutons que Droptask est collaboratif et vous permet d’accueillir autant de contacts que vous le souhaitez.  Vous pouvez leur assigner des tâches et eux-aussi.  Et il fonctionne sur tous les navigateurs mobiles : vous pouvez donc l’utiliser via votre smartphone.

Seul petit bémol : Droptask pour l’instant n’est compatible ni avec Google Agenda ni avec Outlook.  Mais William Lannen, directeur exécutif de Droptask m’assure qu’on pourra bientôt le synchroniser avec Google Agenda.  Pour Outlook, cela dépend de la demande.

Pourquoi ne pas tester Droptask vous aussi !

Google

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Gérer son temps ou ses actions ? La méthode GTD de David Allen

Vous êtes débordé ?  Les informations vous submergent ?  Vous n’avez plus le temps de lire vos mails ?  Encore moins d’assurer un suivi correct de tous vos projets ?  Vous accumulez le courrier en retard ?  Votre vie privée rétrécit chaque jour un peu plus ? Votre TO DO list s’agrandit de jour en jour ?

Si vous vous reconnaissez dans au moins une de ces questions, la méthode Getting Things Done (GTD) de David Allen va vous aider à en sortir !

Les TO DO lists et autres logiciels de gestion de projet sont d’excellents outils qui vous aident à gérer vos actions, vos tâches et vos projets… à condition d’avoir une méthode !

Sinon, vous allez – comme beaucoup d’entre nous et comme moi auparavant – accumuler des tonnes de listes de tâches sur des outils divers…  Et les voir désespérément grandir alors que vous vous épuisez à courir derrière un agenda impitoyable !

Comment sortir du cercle infernal des tâches inachevées ?

Alors, jetez un coup d’oeil sur la concept map qui suit et vous allez rapidement comprendre le principe  (cliquez sur la carte pour agrandir l’image).

Contrôle du flux de travail avec la méthode GTD

Une méthode aux principes simples mais efficaces

La méthode GTD – dorénavant je n’emploierai plus que l’appellation abrégée – doit son immense succès à quelques principes simples mais efficaces :

  1. Nous ne gérons pas notre temps, mais nos actions
  2. La clé de la gestion des actions est : savoir quoi faire et à quel moment le faire
  3. Toutes les actions inachevées encombrent notre esprit, dévorent notre énergie et nous font perdre la vision claire des tâches que nous devons accomplir
  4. Si elles sont confiées à un système de gestion fiable et performant, ces actions n’encombrent plus notre esprit, nous sommes plus libres pour nous concentrer sur nos tâches quotidiennes
  5. Un tel système de gestion évite les oublis – volontaires ou non – inhérents à un trop grand nombre d’actions non terminées

Le système, comme vous pouvez le voir ci-dessus, consiste donc à recenser toutes les informations qui nous parviennent – les « trucs » – et à les rassembler dans un lieu unique – ou le moins de lieux possibles.

La phase suivante consiste à s’interroger sur :

  • Qu’est-ce que c’est ?
  • Cela demande-t-il une action ?

Un système qui repose sur les actions

Car – encore une fois – tout le système repose sur les actions.

Si cela ne requiert pas une action immédiate ou dans un temps proche, il y trois possibilités :

  1. c’est sans intérêt pour nous et cela « part à la poubelle« 
  2. cela pourrait peut-être devenir une action un jour : on le place dans un échéancier à plus long terme ou dans un fichier avec un rappel à quelques mois
  3. cela contient une information qui pourrait s’avérer utile dans le futur et donc on le répertorie dans un système de classement

Un projet comporte plusieurs actions

Si cette information appelle une action, on vérifie plusieurs choses :

  1. Cette action fait-elle partie d’un projet qui en comporte plusieurs (projets multiétapes) ? Ici, une précision : pour David Allen, tout résultat impliquant plusieurs actions est un projet.  Préparer un anniversaire est un projet : il faut peut-être réserver une salle, dresser une liste d’invités, les inviter, prévoir le repas, les boissons, de la musique, etc.  Même principe pour la préparation d’une réunion. Si oui : on la place dans un fichier particulier – celui du projet concerné, qui fait lui-même partie d’un ensemble appelé « plans de projets« .
  2. Si l’action peut-être accomplie en moins de 2 minutes : faites-le ! Un coup de fil, une réponse à un email, une relecture de courrier, etc.
  3. Si l’action ne peut pas être accomplie en moins de deux minutes, la première question à se poser – une des plus difficiles pour les managers : suis-je la meilleure personne pour accomplir cette action ? Si la réponse est non : déléguez à la personne la plus compétente !
  4. Si je suis la personne la mieux placée pour accomplir cette action : y a-t-il une « deadline« , une date précise pour laquelle cette action doit être accomplie (renvoyer le formulaire des impôts avant le 15 avril), programmer cette action à une date précise suffisante pour accomplir l’action avant le délai prescrit : on la place dans un calendrier.
  5. S’il n’y a pas de date, placer cette action dans un fichier appelé « Prochaines actions« .

Pas de TO DO lists ?  Pas de TO DO lists !

Le système est basé sur 5 étapes-clés que je verrai avec vous dans un prochain billet…

Tout cela parait compliqué ?

En fait, ces principes sont d’une logique et d’une simplicité confondantes…  Et il existe à présent des logiciels qui peuvent vous rendre la tâche non seulement facile, mais surtout agréable.  Je vous en parlerai dans de prochains articles sur la Méthode GTD de David Allen.

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