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Storytelling digital

Comment et pourquoi utiliser des infographies dans vos présentations

Souvent, des personnes me demandent pourquoi elles devraient ajouter des infographies ou des graphiques dans leurs présentations.  Et si oui, comment le faire de façon adéquate.  Voici quelques conseils sur « comment et pourquoi utiliser des infographies dans vos présentations ».

Avertissement : Ce texte est l’adaptation française d’un article en anglais publié sur le site d’Infogram.  Infogram est une application en ligne de création de graphiques et d’infographies interactives.   Depuis quelques semaines, je suis ambassadeur pour Infogram.

J’ai animé un wébinaire le mercredi 2 août 2015 sur le thème des infographies dans les présentations et cet article a été publié en parallèle.  Je voulais que mes lecteurs francophones puissent eux-aussi lire ce texte et voir la présentation qui a été réalisée avec Canva avant d’être partagée sur Slideshare.  Bonne lecture 🙂

Des présentations d’entreprise d’un ennui mortel

Vous êtes assis dans la salle de réunion de votre entreprise.  Et l’un de vos collègues montre sa présentation.  Une énorme collection de slides remplis à ras-bord de données butes ; une interminable série de captures d’écran de feuilles Excel.  Après une demi-heure de ce traitement inhumain, votre cerveau a explosé et vous pouvez à peine vous souvenir de votre nom de famille.

Ce scénario vous semble familier ?  Oui, un nombre effrayant de présentations d’entreprises ressemblent toujours à ça…

Et donc, comment pouvez-vous améliorer vos présentations et épargner à votre public une expérience aussi pénible ?

Deux canaux distincts pour vos présentations

Avant – il me semble qu’il y a un siècle – il n’y avait pas Internet et la seule façon de montrer vos présentations était la voie orale.  Vous vous teniez debout sur la scène et vous commenciez à parler à votre public.  Et vous leur montriez une présentation visuelle (presque toujours un PowerPoint).

Aujourd’hui, les présentations les plus populaires sont publiées sur Internet, sur des sites sociaux comme Slideshare ou sur les réseaux sociaux.

Et cela fait une grande différence.

Lorsque vous êtes sur scène, VOUS êtes l’attraction principale : vous êtes l’orateur.  Et la présentation est un simple support visuel, sensé renforcer votre message.

Il y a une règle de fer à ce propos :

  • « Si votre support visuel dit la même chose que vous, l’un de vous deux est de trop et doit être évacué… J’espère que ce n’est pas vous… »

Si votre présentation est distribuée sur le Net, c’est un médium indépendant, il doit être autosuffisant : votre texte et vos images doivent être compris par eux-mêmes.

Ce qui signifie que vous pouvez ajouter un peu d’information à votre présentation.

Ou vous pouvez ajouter une bande sonore à votre PowerPoint (Slideshare vous permet d’ajouter des fichiers MP3 à vos présentations).

Supposons que votre présentation est le support visuel d’une communication orale

J’appartiens à la même école que Dan Roam quand il s’agit de présentations.  Et je crois réellement que la meilleure façon de créer une présentation efficace c’est de raconter une histoire.  Et de la dire avec des images.

La plupart des présentations ne racontent pas d’histoire.  Et parfois, on vous donne l’ordre de créer un simple rapport.  C’est le facteur-clé pour créer des présentations ennuyeuses…

Supposons que votre présentation est le support visuel d’une communication orale

Ok, mais comment créer des présentations pas trop ennuyeuses ?

Vous pouvez, dans une certaine mesure, éviter les principaux pièges du rapport ennuyeux (et préserver les neurones de vos auditeurs).

Créez une série de questions. Et si on en croit Dan Roam, six questions suffisent et devraient vous indiquer quel type d’images utiliser.

Voici une mindmap qui résume les questions et les types d’images que vous pouvez utiliser pour illustrer vos présentations. (Vous pouvez la télécharger gratuitement au format XMind sur ma page Biggerplate).

Les questions à vous poser pour choisir la bonne illustration

Les graphiques et infographies sont pertinents pour trois types de questions

  • Quand : créez une ligne du temps ou utilisez un graphique avec des lignes qui montrent l’évolution de votre entreprise, des ventes, etc.
  • Combien : ici, les histogrammes (barres horizontales ou colonnes) sont rois. En particulier, si vous devez effectuer des comparaisons. Nos yeux sont remarquables lorsqu’il s’agit de comparer des longueurs mais très insuffisants pour comparer des surfaces (en particulier des cercles ou des bulles)
  • : utilisez des cartes de géographie, accompagnées de légendes, d’étiquettes et d’autres éléments visuels
  • Qui et quoi : ce sont les photos et les portraits qui illustrent le mieux ce type de question
  • Comment : est parfaitement traduit par les diagrammes de flux et les cartes conceptuelles
  • Pourquoi : créer une « équation », montrez la conjonction des facteurs qui ont déclenché la question

Un exemple : vous racontez l’ évolution de votre département. Commencez par la question pourquoi. Ensuite, continuez avec quand, combien, qui, etc. et illustrez chaque point par de belles photos et des graphiques colorés au lieu de colonnes de chiffres imbuvables…

Essayez d’humaniser vos données

Personne ne tombe amoureux d’un affichage de feuille Excel ou d’une parade de chiffres bruts.

Si vous devez présenter des données brutes, au moins, essayez de les humaniser.

Montrer des graphique peut déjà soulager votre public : le cerveau calcule les signaux visuels 60.000 fois plus vite que les mots (non, ce n’est pas une erreur typographique : vous avez bien lu 60.000 fois !).

Et donc, profitez de cette impressionnante caractéristique du cerveau et utilisez des graphiques et des infographies.

Réduisez l’échelle de vos nombres pour pouvoir se représenter leur importance

Le cerveau humain est vraiment pauvre quand il s’agit de se représenter de grands nombres. Si vous devez parler de données qui comportent des nombres à 7 chiffres, essayez d’ en réduire l’échelle.

Un exemple : chaque année, 8.000.000 de personnes meurent du cancer. C’est un nombre énorme. Mais un nombre abstrait :comment pouvez-vous visualiser mentalement 8.000.000 de personnes ?

La réponse est simple : on ne peut pas !

Réduisez donc ce nombre à l’échelle de la durée de votre présentation :

  • « Je vais vous parler pendant 20 minutes. Et au cours de ces 20 minutes, 305 personnes mourront du cancer« 

Ce « 305 » est un nombre à échelle humaine : vous pouvez vous faire une représentation mentale de ce type de nombre.  Et vous pouvez vous sentir concerné par cette réalité, simplement parce que vous pouvez vous la représenter mentalement.

Dans le même temps, montrez à votre public un graphique avec les nombres réels.  Cela va les aider à mesurer l’échelle réelle de vos faits tout en ressentant de l’empthie pour les 305 personnes dont vous parlez.

Reliez vos données au  public de votre présentation

Une autre façon d’humaniser vos données est de relier ces chiffres à votre public.  Disons que ce nombre est de 250.  Et vous vous adressez à un auditoire d’environ 1.000 personnes.   Pendant votre discours, vous pouvez leur dire qu’un quart d’entre eux sont concernés par le type de fait dont vous parle.

Comment ne pas se sentir impliqué par cette façon de procéder ?

Storytelling and data storytelling : une autre façon de présenter

Le Storytelling traite des personnes et de la façon dont elles luttes les unes contre les autres ou contre les choses, les événements.

Ca ne conçerne pas les données…

Lorsque vous créez une présentation, vous devez garder cela à l’esprit.  Si vous choisissez d’utiliser les techniques du storytelling, votre présentation doit d’abord parler d’êtres humains et de leurs relations : entre eux ou avec le monde.

Vos données sont là uniquement pour soutenir l’histoire, la succession des événements, la façon dont le héros de votre histoire se débrouille avec ses ennemis.

Si vous utilisez des graphiques ou des infographies, elles doivent se mettre au service de votre histoire et non pas l’inverse.

Il est aussi très important de contextualiser vos données.  En tant qu’orateur ou présentateur, vous avez le devoir de préserver l’intégrité de vos données : vous devez les rendre accessibles à votre public, mais ne jamais les simplifier à l’excès.  Une sursimplification entraîne souvent une distorsion de vos données.

En parlant de distorsions, méfiez-vous de certains programmes qui vous proposent de fabuleux effets 3D.  Un graphique en camembert en 3D peut entraîner une visualisation déformée – et donc faussée – de la réalité derrière les chiffres.

Quel programme utliser pour créer une présentation avec des graphiques ou des infographies ?

Personnellement, j’adore travailler avec Prezi.

Sa fonction de zoom vous permet de souligner ce qui est important dans vos graphiques.  Et les effets de translation ou de rotation des images rend le tout très dynamique.

Malheureusement, lorsque vous utilisez Prezi, vous perdez toute l’interactivité des infographies d’Infogram.

Mais il y a une nouvelle génération d’application qui rendent possible la présentation d’infographies tout en conservant leur caractère interactif.

L’une d’entre elle est Bunkr : elle vous permet de présenter en ligne et d’intégrer différents objets,  dont les infographies d’Infogram.  Comme l’infographie est réellement  intégrée dans le slide, elle conserve toutes ses caractéristiques, y compris la faculté d’interaction. (J’en reparlerai bientôt sur ce blog).

SlideDog est une autre option, puisqu’il vous permet de mixer des vues de différentes sources (PowerPoint, fichiers PDF, présentations Prezi, pages Web, etc.  Je parlerai aussi bientôt de cette application).

J’espère que cet article aura titillé votre envie d’intégrer quelques graphiques ou infographies dans vos présentation à l’avenir.

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Logiciels Mind Mapping Outils Tutoriel XMind

XMind – Excel : exportez votre mindmap dans une feuille de calcul

Avec XMind 2013, il est désormais possible d’exporter le contenu de votre mindmap dans une feuille de calcul Excel.  Voici un tutoriel en vidéo et en photos.

Une des fonctions qui manquaient le plus à XMind, était l’exportation de données d’une carte mentale vers une feuille de calcul Excel.  Cette lacune est aujourd’hui comblée, puisque la version beta de XMind 2013 permet désormais d’exporter des données d’une mindmap vers le célèbre tableur de Microsoft pour y effectuer des calculs sur le contenu.  C’est une des nouvelles fonctionnalités du logiciel.

Voici une carte que j’ai réalisée pour tester cette nouvelle fonction : il s’agit d’une liste de fournitures de bureau.  (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir ou téléchargez la carte sur l’export Excel sur ma page Biggerplate)

Une liste de fournitures

Le but de cette carte est de rassembler une liste de fournitures de bureau avec le nombre d’articles nécessaires dans chaque catégorie, et le prix.  Lorsque la carte sera exportée dans la feuille de calcul Excel, le tableur de Microsoft nous permettra de calculer les montants de chaque catégorie et le montant total des achats.

Plusieurs modes d’exportation vers Excel

La version beta de XMind 2013 permet trois modes d’exportation différents vers Excel.  J’ai illustré la première dans la photo suivante et dans la vidéo de mon tutoriel.  Je présenterai le résultat des autres plus bas sur les illustrations suivantes.

Voici le résultat de cette exportation :

Feuille de calcul Excel

Pour exporter cette carte mentale XMind 2013, j’ai cliqué sur le menu « Fichier« , j’ai cliqué ensuite sur « Exportation » et j’ai choisi dans le nouveau menu « Feuille de Calcul« .

Ensuite, une fenêtre de dialogue s’affiche, qui me demande des précisions au sujet du mode d’exportation que je souhaite.

Sélectionnez le mode d’exportation

Dans ce cas, j’ai demandé une fusion des cellules.  J’ai également coché l’onglet du sujet flottant, ce qui ajoutera au bas de mon tableau le lieu et la date : Geleen, le 20 juillet 2013.

L’onglet « infos de tâches » est également sélectionné, mais il ne nous intéresse pas ici : il ne concerne que les cartes de gestion de projet dont je reparlerai dans un prochain billet.

Voici une vidéo Youtube qui vous montre comment procéder :

Dans le cas de l’exportation avec « fusion des cellules », les catégories – en fait les sujets principaux de ma mindmap – sont devenus les cellules de la colonne de gauche de mon tableau : elles sont suivies de la colonne « articles » qui sont répartis selon la catégorie à laquelle ils appartiennent.  Ensuite, vient le nombre d’unités à acheter et le prix unitaire de chaque article.

Une fois tout cela exporté dans ma feuille Excel, j’ai pu recalculer les prix et le montant total de mes achats.  Mais après avoir converti mes chiffres en « nombres », car Excel importe tout le contenu de la mindmap comme du texte.  Il y a donc une petite opération intermédiaire à effectuer si vous désirez effectuer du calcul sur les données importées.

Exportation avec le mode « Pivot »

Dans ce mode d’exportation, contrairement à ce qui se passe dans le mode « Fusion des cellules », les catégories ne sont pas rassemblées en une seule ligne, mais bien en autant de lignes qu’il y a d’articles, comme ci-dessous.  Cela peut-être utile si on doit refaire des manipulations sur certains items ou si on doit pouvoir compter les lignes qui comprennent le même libellé, par exemple.

Répartition des cellules par « pivot »

Chaque ligne est répétée et mon sujet flottant figure bien au bas du tableau.

Exportation selon le mode Structure ou Outline

Le troisième mode d’exportation de XMind 2013 vers une feuille de calcul du tableur Excel, est de les rassembler selon la structure ou outline (si vous travaillez avec la version anglaise du logiciel comme moi…).

Voici le résultat de cette opération :

Cellules exportées selon la structure

Chacune des cellule est décalée d’une ligne par rapport à la précédente.  Cela donne des tableaux très aérés par rapport aux précédents, mais cela prend beaucoup d’espace et je ne vois pas très bien  l’application possible de ce type présentation.

Si certains d’entre vous utilisent ce type de structures, ils peuvent éclairer ma lanterne ?

(J’ai écrit « agraphes » au lieu d’agrafes, mais je n’ai pas envie de tout changer : donc, je vous demanderai d’être indulgent(e)s pour cette fois…)

Une spécificité intéressante pour les gestionnaires de projet : désormais, XMind 2013 permet aussi d’exporter vos infos de tâches vers Excel.

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Internet Logiciels Outils Sécurité informatique

Vie privée : 10 mythes à propos de la sécurité informatique

Pour beaucoup d’entre nous, avoir un antivirus est suffisant pour protéger nos ordinateurs, nos données, notre vie privée.  C’est l’un des dix mythes sur la sécurité informatique dont il est question aujourd’hui.

Mis à jour le 20-06-2013 à 12h53 : remplacement de « destruction pure et simple de vos données » par « l’impossibilité de décriffer les données… et donc leur perte tant pour vous que pour les pirates potentiels. »  Cette formulation est plus correcte.

Les autorités néerlandaises ont été l’objet de cyber-attaques nombreuses ces dernières années.  Alors que l’informatisation des administrations est quasi-totale, la sécurité n’est vraiment pas à la hauteur, comme je l’ai déjà écrit dans plusieurs articles dont un sur la cyber-guerre aux Pays-Bas et en Belgique.

L’excellent site Gemeente.nu – un site d’information destiné aux administrations locales – publiait aujourd’hui un article sur le thème « 10 mythes à propos de la sécurité informatique ».  Je l’ai trouvé bien fait, intéressant et je l’ai donc synthétisé sous forme d’une carte mentale que voici.  Vous pouvez la télécharger gratuitement depuis le site de Biggerplate.  Cliquez sur l’image pour l’agrandir.

Dix mythes sécuritaires

1. Ca n’arrive qu’aux autres !

J’aimerais bien.  Mais j’ai moi-même été la cible de plusieurs attaques.  J’en ai raconté une ici : celle d’un magicien viennois qui a tenté de m’extorquer mes données via un faux mail Linked In.

La cause de ce mythe est une trop grande confiance : trop grande confiance dans les mots-clés, dans les appareils ou dans les outils de protection, comme les antivirus.   Nous verrons plus loin ce qu’il en est.

La solution tient en trois mots :

  1. Informez
  2. Formez
  3. Responsabilisez

Qui ?  Tous les membres de votre personnel !  La sécurité, c’est l’affaire de tous, y compris en informatique !  Ne laissez pas vos collaborateurs s’endormir et revenir aux mauvaises habitudes…

Définissez un cadre clair et répétez régulièrement les consignes.

2. Nous consacrons 10 % de notre budget informatique à la sécurité

Les études montrent qu’en réalité rares sont les entreprises ou les services qui y consacrent plus de 5 % !

Et encore, sans une réelle politique de sécurité…

La cause de cette illusion ?  Les voeux pieux, les bonnes intentions : on aimerait bien qu’il en soit ainsi et on finit par le croire…

La solution : adaptez vos budgets à la réalité ?  De quoi avez-vous réellement besoin ?  Combien cela coûte-t-il ?  Allouez les ressources nécessaires.

3. Nous pouvons quantifier le risque

Quel risque ?  Certains risques peuvent être quantifiés, d’autres non.  Cette impression relève de ce que les Anglo-Saxons qualifient d’Excel Management.  Parce que vous disposez de chiffres, vous croyez tout maîtriser.

Faites la part des choses.  Quelles sont les données que vous ne maîtrisez pas ?  Le danger, c’est l’imprévu.  C’est un pirate qui entre par une « porte de derrière » : une faiblesse de votre système.  C’est une personne mal intentionnée qui subtilise un mot de passe dans les tiroirs de vos collaborateurs.

4. Nous avons une protection physique

Ah oui ?  Grand bien vous fasse !

« Nous avons un pare-feu ».  « Nous avons un antivirus ».  « Nous avons un Mac, c’est moins sensible aux virus ».

La cause de ce mythe, c’est clairement une mauvaise compréhension du risque.   Le risque pour une entreprise ou un journaliste, c’est moins une attaque par un virus – les antivirus s’en occupent très bien – que par une personne ou un groupe malintentionné.

Et ces personnes et ces groupes disposent d’outils et de méthodes très sophistiqués.   Je vous donne un exemple tout simple.

Vous avez un PC avec une carte Phoenix ?  Votre BIOS – l’épine dorsale de votre système – est protégé par un mot de passe.  Vous vous sentez donc en sécurité.

Voici ce que j’ai trouvé en 0,013 secondes avec Google :

PHOENIX BIOS backdoor passwords:

phoenix, PHOENIX, CMOS, BIOS

S’il m’a fallu une fraction de seconde pour les trouver, combien de temps croyez-vous qu’il faudra à un vrai pirate pour faire la même chose ?  Et vous avez vu la complexité des mots de passe de cette marque ?  Vous vous sentez toujours protégé ?

Encore une fois, diversifiez vos mesures de protection : sondez votre système à fond pour évaluer ses forces et surtout ses faiblesses pour y remédier d’urgence !

5. Nos mots de passe sont complexes et modifiés régulièrement

C’est déjà une première démarche intéressante.  Mais elle ne suffit pas.

Le problème des mots de passe, c’est moins le « crackage » que l’ingénierie sociale.  Derrière ces mots barbares se cachent des réalités toutes simples.  Le crackage, c’est le fait de trouver votre mot de passe à l’aide d’un logiciel spécialisé qui va forcer, casser votre mot de passe.  Il en existe des centaines, téléchargeables gratuitement sur Internet.  Tapez « password crackers » dans Google et vous me direz combien vous en avez trouvés !  Bien entendu, ils servent à retrouver votre propre mot de passe en cas d’oubli.  Mais d’autres peuvent s’en servir à des fins moins positives…

Pourtant, il existe une technique bien plus perverse et souvent bien plus efficace pour obtenir un mot de passe : l’ingénierie sociale.  Dans son livre The Art of Deception, le célèbre hacker Kevin Mitnick rappelle l’histoire de Stanley Mark Rifkin.  Rifkin a volé 100 millions de dollars.  Ce hacker n’a même pas touché un clavier pour réaliser son exploit.  Il a simplement mémorisé un code qu’un collaborateur imprudent avait laissé sur un post it collé sur son bureau.  Il a passé deux coups de fil.  Et s’est envolé pour la Suisse pour retirer l’argent…

Combien de collaborateurs scribouillent les mots de passe trop compliqués sur un post it dans votre entreprise ?  Posez la question, vous serez étonné…  Combien ont pour mot de passe le prénom du petit dernier ?  Et combien publient 50 photos dudit bébé avec son prénom sur leur page Facebook ?   Les pirates vous disent « merci ! »

6. Nous confions la responsabilité de la sécurité à quelqu’un de l’extérieur

La cause de ce mythe est la croyance que « quand on réorganise, souvent, les problèmes se règlent d’eux-mêmes ».

En réalité, on essaie de ne pas voir la réalité ou on la passe à quelqu’un d’autre.  Le risque, c’est que la sécurité vous échappe vraiment et que vous ne maîtrisiez plus rien.

La solution : analysez votre système en profondeur, ses forces, ses points faibles et agissez en conséquence !

7. C’est le rôle du CIO

Ce  mythe est apparenté au précédent : on refile la patate chaude.  Mais en même temps, si le CIO impose sa méthode, on rechigne en se plaignant qu’on n’a plus de marge de manoeuvre, qu’on ne peut plus travailler à sa façon.

En réalité, la sécurité est l’affaire de tous !

La solution ?  Faites de la sécurité informatique une partie de la culture d’entreprise.  Favorisez les comportements sûrs et bannissez les comportements à risques : pas de transmission de mots de passe par mail ou par téléphone.  Pas non plus de post it collé sur le bureau ou dans un tiroir.  Pas de mot de passe transformé en faux numéro de téléphone : avec Internet il suffira de quelques secondes à un hacker pour vérifier l’existence de ce numéro…

Définissez une politique de sécurité et partagez-la avec vos collaborateurs.  Associez-les à vos démarches.  Formez les nouveaux dès leur premier jour…

8. Confier la sécurité à un outil déterminé

Nous avons le meilleur antivirus.  Nous disposons du système de défense professionnelle Machin qui est le meilleur du marché.

La cause de ce mythe est la recherche d’outils « magiques » pour régler des problèmes complexes.  Le danger, c’est de s’endormir sur ses lauriers une fois le produit acquis et de ne plus prendre de mesures efficaces.

Encore une fois, il n’existe pas de produit-miracle en matière de sécurité informatique.   Et le maillon le plus faible d’une chaîne de sécurité, c‘est toujours l’humain !

La solution : analysez de fond en comble votre système, établissez les priorités, prévoyez un plan pluriannuel de sécurité.

9. Nous avons implémenté une politique de sécurité.  Nous sommes prêts !

Bravo !  Vous êtes en train de vous endormir…

La cause de ce mythe, c’est le manque de réalisme.   Une politique de sécurité, ce n’est pas une chose acquise : c’est une culture, une série d’attitudes.   C’est une vigilance de tous les instants.  A ne pas confondre avec la paranoïa.   Mais une culture qui vous fait comprendre que le risque est permanent et que vous pouvez le réduire de façon drastique grâce à quelques bonnes pratiques…

10. La cryptographie est la meilleure protection

Le scandale PRISM est en train de renforcer ce mythe.  Encore une fois, la méconnaissance du risque et la perception du hacker en tant que surdoué de l’informatique vous fait perdre contact avec la réalité.

La cryptographie est nécessaire dans certains cas.  Je  pense notamment aux journalistes qui doivent protéger certaines données vitales.  Ou aux ingénieurs à qui sont confiés des secrets industriels.

Mais la cryptographie est assez compliquée à manipuler.  Et elle peut être très dangereuse : dans  des mains inexpertes, elle peut aboutir à l’impossibilité de décriffer les données… et donc leur perte tant pour vous que pour les pirates potentiels. (Merci à Jean-Marc Manach pour la suggestion de correction 😉 )

Si vous devez recourir à ce type de méthode, soyez certain d’avoir dans vos collaborateurs au moins une personne experte dans ce domaine.  Faites former vos collaborateurs motivés.

En conclusion

Le risque informatique existe.  Il est multiple.  Il concerne chacun d’entre nous.  Mais chacun d’entre nous peut s’en prémunir en prenant les précautions qui s’imposent.  En gardant à l’esprit les bonnes pratiques en la matière.

J’y reviendrai dans d’autres articles, sur des problèmes ciblés et des solutions spécifiques.

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formation Journalisme Logiciels

Formation : Journalistes, protégez vos sources et vos données !

Si c’est un devoir pour le journaliste de protéger ses sources, le Web et les nouvelles technologies ne lui facilitent pas la tâche.  J’envisage de créer un atelier pour initier les collègues désireux de sécuriser leurs sources, mais aussi leurs données.  Etes-vous intéressé(e) ?  Cela vous paraît-il une bonne idée ?

Des données sensibles

L’affaire du PRISM met en lumière une thématique qui me préoccupe depuis des années en tant que geek, mais encore plus en tant que journaliste : la sécurité de mes sources d’information et de mes données.   Comme je passe beaucoup de temps sur Internet, j’ai été victime de plusieurs tentatives de phishing ou hameçonnage, en français.  J’ai pu les identifier assez rapidement et réagir.  Comme dans l’affaire de ce magicien viennois que j’ai relayée il y a quelques mois.  Plus récemment, un pirate a tenté de hacker la boîte mail de ma belle-fille et avec Whois et quelques recoupements, nous avons pu identifier le coupable.

Mais, la sécurité informatique au quotidien, ce n’est pas que cela.  C’est d’abord une série de bons réflexes à avoir quant au choix des mots-clés.  C’est aussi chatter sur des sites sécurisés – et non pas sur Facebook qui est une véritable passoire pour les hackers.  C’est pouvoir surfer de manière anonyme pour vérifier certaines informations en toute discrétion.  C’est pouvoir crypter vos données pour qu’elles ne soient lisibles que par vous ou votre destinataire.  C’est d’éviter que des personnes ou des institutions malintentionnées ne gavent votre PC de programmes malveillants.

Je travaille donc à la mise au point d’un atelier intitulé « Journalistes, protégez vos sources et vos données!« 

Comme son nom l’indique, il est destiné d’abord aux journalistes, mais je pense l’ouvrir à toute personne intéressée.

Un sondage d’opportunité sur la formation

Mais avant de lancer cette formation, je voudrais vérifier qu’il y a un certain intérêt.

C’est pourquoi je vous propose de répondre à un sondage que j’ai réalisé au sujet de cette formation.

Le programme – que je décris ci-dessous – vous paraît-il complet ?  Pensez-vous qu’il y manque quelque chose ?  Etes-vous intéressé par ce type de formation ?

Merci de me répondre rapidement : je pourrai ainsi élaborer une formation qui répond réellement à vos besoins.  Ou y renoncer si la demande est insuffisante…

Répondre à notre sondage

Si vous êtes intéressé(e), vous pouvez aussi me laisser vos coordonnées à cette adresse : Marco Bertolini.  Vous pouvez également m’y faire part de vos remarques, critiques et suggestions.  Merci d’avance !

Programme provisoire de la formation

Protégez vos données

  • Des réflexes simples
    • Mots de passe efficaces
      • Création
      • Mémorisation
      • Pas de mémorisation automatique !
  • Barres d’outils – barres douteuses

Le cryptage

  • Cryptez vos données !
  • Cryptez vos e-mails

Protégez vos sources

  • Le surf anonyme
    • Tor : Le navigateur de l’ombre
    • Filtres et blocages
    • Les cookies, c’est pas du gâteau !
    • Désactiver les scripts
    • Un clavier virtuel que personne ne peut espionner
  • Les chats sécurisés
  • La destruction des données sensibles
  • Ecraser les données
  • Détruire un disque dur

Votre kit « sécurité »

  • Une clé USB pour tout faire :
  • Anonymat
  • Cryptage
  • Clavier virtuel
  • Destruction de données

Chassez les malveillants

  • Phishing
    • Qui ?
    • Comment ?
    • Malwares et Spywares
      • Spybot
      • Ad Block

    Est-ce que 200 € pour la journée vous semble un prix adapté au contenu ?

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Logiciels Mindmaple Projets Tutoriel

Mindmaple : gestion de projet, export Excel et diagramme de Gantt

Vous avez besoin de gérer des projets ?  Et vous recherchez une solution simple et bon marché ?

La nouvelle version – 1.6 – de MindMaple propose désormais un diagramme de Gantt dans son export vers Excel !

Je l’ai testé pour vous et voici les résultats.

MindMaple, ce logiciel de mindmapping originaire de Californie, continue d’évoluer à un rythme étonnant.  Après avoir proposé un logiciel complet et très bon marché, avoir développé une version très pratique pour iPhone et une plateforme collaborative en temps réel.  Après avoir développé la gestion des tâches et de projets via des cartes secondaires.   Voici à présent une toute nouvelle version qui offre des fonctionnalités vraiment intéressantes.

Des fonctionnalités pratiques

La version 1.6 propose, entre autres, d’afficher le contenu des notes sous le sujet qui les contient : il suffit de cliquer sur l’icone en forme de page, à droite du sujet, pour en développer le contenu.   Pratique pour consulter un manuel sous forme de carte cognitive, par exemple.

Les sujets frères – du même niveau – sont formatés automatiquement.  Si vous colorez votre premier sujet de ce niveau, après un même sujet principal, en bleu avec du texte Calibri 12 gras et italique, tous les sujets du même niveau se formatent automatiquement de la même manière.  Ca représente un gain de temps non-négligeable.  En outre, MindMaple vous offre à présent une pré-visualisation des formats avant de les appliquer.  De quoi éviter les mauvaises surprises.

Certains bugs ont été réparés et la qualité des PDF a été améliorée.  La collaboration en ligne est plus stable que dans la version précédente.

Mais surtout, MindMaple intègre désormais dans son export vers Excel, une traduction automatique des tâches en diagramme de Gantt : du miel pour les gestionnaires de projet qui utilisent Excel !

Une carte de gestion de projet

Pour tester cette nouvelle fonctionnalité, j’ai créé une carte de gestion de projet.  Il s’agit d’un projet fictif de création de brochure.  J’ai donc inventé une équipe fictive qui allait intervenir dans les différentes phases, avec des ressources appropriées.

Carte de gestion de projet : brochure

Le chemin de fer est la maquette de la brochure : il montre l’emplacement des textes et des photos sur la page.  On confie la rédaction à trois personnes et les illustrations à trois autres.  Ensuite, un éditeur intervient : il relit, corrige les fautes d’orthographes et les erreurs de syntaxe.  On imprime une première épreuve.  L’ensemble de l’équipe effectue les modifications – retouches photos éventuelles, reformulation de certains passages, changement de titre, etc.  Et enfin, la brochure est confiée à l’imprimeur pour impression. L’ensemble du projet s’étale sur deux mois, juin et juillet.

Je veux à présent exporter vers Excel et voir ce que ça donne au niveau du diagramme de Gantt.

L’export vers Excel

Pour exporter vers Excel, je clique sur le menu « File » de mon tableau de bord et et ensuite, sur la commande « Export« .   Dans la liste des exports possibles, je choisis « Export as Microsoft Excel« .  Je choisis le répertoire où je veux sauvegarder mon fichier Excel et je confirme.

Une nouvelle fenêtre de dialogue apparaît.  Je choisis dans cette fenêtre l’onglet « Advanced« , pour choisir les commandes avancées.

Commandes avancées pour l’export Excel

Dans cette fenêtre, « Export tasks as Gantt chart » est coché par défaut.  Cela signifie que les tâches de ma carte seront exportées directement sous forme de diagramme de Gantt dans mon tableau Excel.  Mais, par défaut, MindMaple me propose une vue annuelle.  Or, mon projet s’étale sur deux mois seulement et je veux voir le détail du projet.  Je coche donc l’option « Daily view« .  Ensuite, je confirme.

Mes données sont exportées et MindMaple me demande si je souhaite ouvrir le fichier Excel : je dis « oui ».  Et mes données s’affichent.  Il s’agit d’un tableau unique qui contient à la fois les données texte et le diagramme de Gantt.  Mais pour plus de clarté, j’ai scindé les deux.

Voici donc les données dans le tableau Excel :

Données de tâches dans mon tableau Excel

Tout est ordonné, bien entendu : an niveau 0, mon sujet central « Projet Brochure« .  Ensuite au niveau 1, les étapes du projet.  En niveau 2, l’ensemble des tâches à réaliser.  Ensuite, les priorités, dates de début et de fin des tâches, le niveau d’achèvement et enfin, les personnes et les ressources.

Tout est parfaitement clair !

La vue « Diagramme de Gantt »

Passons à présent à la vue de mes tâches sous forme de diagramme de Gantt.

Pour que les données soient facilement interprétables, j’ai repris à gauche la colonne « Resources » qui donne le nom de la personne responsable de la tâche et les ressources qu’elle va utiliser.

Diagramme de Gantt

Le diagramme affiche les tâches depuis le 5 juin – date de départ de mon projet – jusqu’au 13 juillet – date prévue pour la fin de la réalisation de notre brochure.

A gauche, je peux voir qui est responsable de la tâche et en regard, les carrés bleus me signalent la date de départ et la durée de chaque tâche.  Je peux voir ainsi que Martin va créer le chemin de fer les 5, 6 et 7 juin avec un studio de maquettiste.  Frédéric et Nicolas rédigeront une partie du texte avec Scrivener les 11 et 12 juin.  Etc.

Le diagramme de Gantt, n’est pas dynamique : si je modifie les dates de mes tâches dans la colonne de mon tableau, il ne se passe rien au niveau du diagramme de Gantt : je dois le modifier manuellement.  On est donc loin du diagramme dynamique de XMind, par exemple.  Mais il est indéniable que l’exportation vers Excel des données et du diagramme représente un intérêt considérable pour les gestionnaires de projet.

Si je veux modifier quelque chose dans l’ensemble des données, il vaut donc mieux le faire directement sur ma carte et réexporter le tout : il est vrai que cela ne prend que quelques secondes…

A vous d’essayer  : bon travail !

Lien vers le site de MindMaple.

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Mémoire

Mémoriser des données complexes par l’image : l’exemple Microsoft

Comment mémoriser des données complexes ?  Comment se souvenir de mots de passe compliqués ?

Adam Stubblefield, un étudiant interne chez Microsoft, a eu une idée originale : combiner les tâches de Rorschach avec des acronymes.  La méthode est non seulement élégante : elle est terriblement efficace !

Les mots de passe représentent un véritable casse-tête : non seulement lorsqu’il s’agit de les créer, mais aussi au moment de s’en souvenir.

Tous les administrateurs de systèmes vous le diront : le maillon faible d’une chaîne de sécurité, c’est l’utilisateur, l’humain.

Ce dernier a tendance à créer des mots de passe trop simples pour pouvoir les retenir.  Et à les écrire sur des post-it parfois collés sur l’écran de l’ordinateur pour être certain de ne pas les oublier…   En outre, avec les logiciels et le matériel de « cracking » résoudre un mot de passe devient un jeu d’enfant.

Comment faire pour que les utilisateurs créent des mots de passe suffisamment complexes pour ne pas être facilement trouvés par un intrus ?  Et comment s’assurer qu’ils les mémorisent  ?

Il existe des générateurs de mots de passe.  Y compris des générateurs de mots de passe « mnémoniques ».  Mais le problème est que s’en souvenir n’est pas aussi simple que le prétendent leurs créateurs.  Comment mémorisez-vous AKovI3471YoP ?  C’est le mot de passe « mnémonique » que vient de me suggérer ce générateur.  J’ai bien ma petite idée pour Yop qui me rappelle une série de publicités.  Mais pour le reste ?

Dans mon article sur les principes de la mémorisation, je vous ai parlé des combinaisons d’associations.   Adam Stubblefield,  un étudiant de la John Hopkins University en internat chez Microsoft a inventé une méthode originale pour résoudre les deux problèmes des mots de passe : la création de mots suffisamment complexes et leur mémorisation à long terme.

Des taches d’encre à la rescousse de la technique

Taches d’encre à associer aux mots de passe

L’idée d’Adam Stubblefield était de suggérer aux utilisateurs une image suffisamment floue pour que chacun y associe quelque chose de différent : un peu comme les nuages dans lesquels chacun peut reconnaître une forme différente.  Il a donc pensé aux taches de Rorschach, qu’on utilise en psychologie.

La première étape a consisté en la création d’un programme générateur de taches d’encre aléatoires.  Ensuite, ces taches d’encre étaient montrées aux utilisateurs.   Ceux-ci devaient identifier mentalement la tache à un objet, une personne ou un animal.  Et écrire une très courte abréviation liée à cette tache.  La première et la dernière lettre du mot par exemple.  Si la tache évoquait une mouche, l’utilisateur tapait « M » et « E » sur son clavier.   De même pour chaque tache de la séquence.  D’autres ont vu un homme volant ce qui donne « H », « E », « V » et « T » pour une seule image.

Un des points forts de la méthode est que même si les personnes voient la même chose dans une tache, elles ont souvent des façons différentes de la décrire et elles génèrent donc des mots de passe différents.

Chaque personne a dû mémoriser les associations avec dix images. Cette mémorisation s’est faite simplement en visionnant plusieurs fois de suite la séquence des images.  De nouveau le principe de la répétition qui suit celui de l’ordre et de l’association.

A la fin, les 25 personnes qui étaient soumises à cette expérience avaient des mots de passe comptant entre 50 et 80 lettres dont l’ensemble ne signifie rien.  Impossible à retenir…

Sauf que… Après une semaine, 18 des 25 personnes se souvenaient encore de l’intégralité de leur mot de passe !  Quant aux autres, elles se souvenaient des associations avec 9 images sur 10 !

Adam Stubblefield en déduisit donc qu’avec un mot de 20 lettres, par exemple, on pourrait obtenir 100 % de rétention.  Après avoir tapé ce mot un certain nombre de fois, il est pratiquement impossible de l’oublier.

Une des dimensions importantes qui ont assuré la réussite de cette expérience, c’est son caractère ludique : de nombreux participants ont déclaré avoir éprouvé du plaisir à définir leurs mots et à les mémoriser.  Une fois de plus, une émotion positive associée à une activité ou à une notion renforce sa mémorisation.

Vous pouvez lire l’article en anglais sur cette recherche sur les Microsoft inkblots ou télécharger le rapport complet d’Adam Stubblefield et Dan Simon.

Et vous ?  Que voyez-vous dans ces taches ?  Et quels mots de passe avez-vous créés ?

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Logiciels Outils Test

infogram : un nouvel outil en ligne pour vos graphes et vos infographies

Infographie : infogr.am est le champion de la simplicité.

Le registre de cette version beta est encore un peu limité, quoique prometteur.

Dans la série des outils gratuits et en ligne, infogr.am veut se tailler une place au rayon infographie.

Nous avions déjà testé easel.ly, un logiciel semblable, il y a quelques semaines.

infogr.am se place dans la même catégorie.  Pour l’instant, les modèles qu’il propose sont plutôt limités : une série de graphes et de modèles d’infographie.

Mais infogr.am a des atouts incontestables : très simple d’utilisation, il propose des produits au graphisme élégant.  Et il peut se connecter à votre feuille Excel pour en tirer un graphique « qui en jette ».

J’ai tenté un premier essai avec des données que j’ai entrées manuellement.  La source est un article du magazine flamand Knack sur la crainte des Belges face à l’augmentation du chômage.  Il s’agit des chiffres de la confiance – ou plutô de l’absence de confiance – des consommateurs belges dans l’évolution économique de leur pays.

Je l’ai intitulé « la confiance des ménages belges s’effrite« , titre dont je ne suis pas très fier, mais ça me fait rire…

Diagramme simple

Ici, le programme montre ses limites, car il n’est pas (encore ?) possible de sauvegarder votre chef d’oeuvre sous forme d’image sur votre disque dur.   L’application ne sauve que sur son serveur  – ou les médias sociaux comme Facebook ou Twitter – mais vous disposez du code qui vous permet d’intégrer votre production à votre site.  Ou votre blog s’il autorise l’intégration de code HTML dans un billet, ce qui n’est pas le cas du mien.

J’ai donc dû passer par une astuce : intégrer le code à une page d’un de mes sites tests – que j’utilise uniquement pour des essais et qui n’est pas accessible publiquement – et j’en ai fait une capture d’écran que j’ai convertie en image PNG à l’aide de Paint.   Du bricolage, mais, comme tous les blogueurs, j’ai l’habitude d’utiliser des outils alternatifs…

L’importation de données via Excel

Tant que j’y étais, j’avais envie de tester l’intégration de données via une page Excel.  J’ai donc choisi d’illustrer une partie du rapport START sur le terrorisme dans le monde.  J’ai illustré mon infographie d’une carte qui reprend les cinq pays les plus touchés ainsi qu’un graphe sous forme de doughnut.

J’ai dû tâtonner un peu avant de trouver la solution pour passer de la carte au graphe : il faut appuyer sur la touche TAB de votre clavier pour passer de l’un à l’autre.   Le problème, c’est que le mode « preview » ne vous permet pas de voyager sur la page : vous ne voyez jamais que le haut de votre infographie.  Vous ne pouvez la découvrir entièrement que lorsqu’elle est publiée.  Et c’est là que vous avez des surprises : vous deviez supprimer les graphes précédents – ceux qui sont présents pour illustrer le type de graphe disponible – avant d’entrer vos données.  Sinon, votre infographie affiche non seulement vos graphes et vos cartes, mais aussi ceux d’origine.  Vous vous retrouvez donc avec une trèèèès longue infographie qui ne veut plus rien dire !

J’ai fini par insérer mes deux items : une carte du monde et un graphique sous forme de doughnut.  L’intégration des données via Excel, elle, est très intuitive, d’une rapidité et d’une simplicité remarquables.  En quelques clics, votre feuille est chargée et cela prend une fraction de seconde pour la transformer en un joli graphe.

Voici donc la première partie de mon infographie : cliquez sur l’image pour voir l’intégralité sur notre site http://www.linguafrancaacademy.org !

Exemple de diagramme

En conclusion

infogr.am est une application élégante, simple, très intuitive.  Elle permet déjà, avec sa panoplie de graphes et de modèles d’infographie de faciliter le travail de data journalism.

Les deux seuls regrets : l’impossibilité de sauvegarder sous forme d’image au format PNG ou JPG, qui limite l’usage des productions aux médias sociaux ou aux sites permettant l’intégration de code HTMl.  C’est-à-dire que les utilisateurs de wordpress.com devront s’en passer ou recourir à des subterfuges peu pratiques…  L’autre problème est la langue : infogr.am ne comprend que l’anglais.  Et si l’on veut travailler avec des cartes de géographie, les nom de pays devront impérativement être écrits en anglais.  C’est pour cela que mon graphe arbore fièrement India et Iraq au lieu d’Inde et Irak : ce n’est pas par pédantisme…

Sinon, l’intégration de données, de photos et de vidéos au sein des infographies est d’une facilité agréable et l’application me paraît très prometteuse.

Bon travail 😉

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Apprendre à apprendre Ateliers Coaching Coaching scolaire enseignement secondaire Etudier efficacement Mind Mapping Outils Pédagogie

Etudier avec le mindmapping : exemple de résumé de texte

Comment résumer un texte ?  Comment profiter des fonctionnalités du logiciel XMind pour ne rien oublier et pour gagner du temps ?  Voici un exemple de résumé réalisé avec des jeunes du secondaire.  Première partie de notre travail.

Dans le cadre de notre méthode « Etudier efficacement en 5 étapes« , j’avais abordé il y a quelques semaines la façon de résumer un texte avec le mindmapping.  Et en particulier, avec le logiciel XMind.  J’avais promis lors de ce dernier billet, de vous offrir un exemple

C’est ce que je vais faire.  Le travail que je vous présente aujourd’hui a été réalisé lors d’une atelier Apprendre A Apprendre que j’ai organisé à Liège le mois dernier.  Je remercie Victor, Léopold et Manon pour leur contribution 😉

Le résumé de cours : première étape de la compréhension et de la mémorisation

Le résumé ne constitue que la première partie du travail que nous avons effectué sur ce texte.  Il correspond à la deuxième étape de notre méthode : prendre contact avec le cours.  En cohérence avec ce que je raconte dans cette méthode, j’ai demandé aux trois participants de repérer dans le texte (en l’ocurrence, un article de MyEurop : Don Verzé un saint-homme… d’affaires) les mots-clés, les mots réellement signifiants.  Ce sont ceux-là qui deviendront les mots-clés de notre mindmap ou carte heuristique ou encore, carte mentale.

Ensuite, nous avons résumé ensemble ce texte en utilisant le logiciel XMind. (cliquez sur la carte pour l’agrandir).

Résumé sour forme de carte mentale

Entrer dans la logique de l’auteur

Il s’agit d’un article de presse.  Nous partons donc du titre pour élaborer notre idée centrale.  Don Verzé est le personnage central de l’article.

Le chapô de l’article – ce résumé de quelques lignes situé entre le titre et le reste de l’article – nous donne déjà quelques indications : Don Verzé est un prêtre qui n’a pas fait voeu de pauvreté et dont la vie mouvementée place le Vatican dans l’embarras.

La première partie du texte en constitue l’introduction.  Nous nommons donc notre première branche « Introduction » et nous notons tout ce qui nous paraît important dans cette première partie.

Ensuite, pour définir les autres branches, nous partons de la « titraille », les « intertitres », c’est-à-dire les petits titres placés en tête des paragraphes suivants.  En général, ces intertitres donnent une idée de ce que contient la partie suivante du texte.

Il en est de même pour vos cours : en général, le professeur donne un titre général pour le cours et des sous-titres, sous-sous-titres, etc.  Utilisez-les pour structurer votre résumé.

Vous entrez ainsi dans la logique de l’auteur.  Dans l’ordre qu’il ou elle a donné à son texte.  Dans de futurs billets, nous verrons comment entrer dans le même texte par d’autres portes.

Nous avons donc une branche Charité (bien ordonnée commence par soi-même), une autre Amis (Ses amis : Berlusconi, Craxi, et… Castro) et enfin, Grâce divine, le titre qui conclut le texte.

Créer du lien

Une des difficultés que les jeunes me rapportent le plus souvent est : je ne sais pas créer du lien entre les différentes parties de mon cours…

Le mindmapping est un outil fabuleux pour ça !

La structure rayonnante de la carte heuristique est déjà un noeud de liens en soi.  Car tout se rattache à l’idée centrale selon une hiérarchie rigoureuse.

Mais la construction de votre mindmap vous donnera l’occasion d’en repérer et d’en créer d’autres.

Par exemple, l’hôpital San Raffaele est un lieu central dans la vie de Don Verzé.  Il apparait dans l’introduction, mais aussi dans la partie sur la Charité – Berlusconi y a été soigné après une agression – et aussi dans la dernière partie : le Vatican voulait empêcher Don Verzé d’y exercer ses fonctions suite à un scandale.

Nous avons donc ajouté deux flèches qui relient les parties 2 et 4 à l’introduction.

Deux flèches pour illustrer une relation dans un texte

Les amis de Don Verzé – Berlusconi en tête – ont été essentiels à l’ascension du prêtre.  Nous les avons donc placés dans un nuage rouge et jaune qui souligne leur importance dans cette histoire.

Mise en évidence par un nuage ou limite

Ces cliché ont été obtenus avec la fonction « cliché de carte » du logiciel XMind : une fonctionnalité qui vous permet de créer des clichés de parties de cartes en quelques clics.

Repérer les éléments essentiels

Un autre avantage des outils visuels en général et de la mindmap en particulier, c’est de mettre en évidence les éléments essentiels d’un texte.

Par exemple, dans cette carte, la date de 1970 apparait 3 fois : 2 fois sur la branche 1 et une fois sur la branche 3.  C’est l’année où Don Verzé construit son hôpital, c’est l’année où il rencontre Berlusconi, qui l’introduit auprès de la classe politique italienne et, plus particulièrement, à Craxi et Castro.  C’est aussi l’année où le prêtre connaît ses premiers ennuis avec le Vatican : il est condamné a divinis, c’est-à-dire qu’il ne peut plus dire la messe en public.

Pour souligner cette donnée importante, nous avons imprimé la date en rouge sur les branche et puis nous avons créé un sujet flottant 1970, que nous avons placé en haut de la carte, accompagné d’une note :

Sujet flottant « 1970 » avec une note explicative

Il suffit de passer le curseur sur l’icone en forme de post-it pour en voir le contenu.

L’accolade est un autre moyen d’attirer l’attention sur des éléments communs : ici, il s’agissait de montrer que toutes les possessions exorbitantes du prêtres avaient été acquises grâce à des dons de fidèles et des subsides de l’état, à travers un ensemble de sociétés-écrans.

Regroupez les éléments du texte avec l’accolade

Les éléments rassemblés sur cette carte permettent d’étudier le texte bien plus facilement, à l’aide des mots-clés, des images, des couleurs, des branches, etc. qu’à partir d’un texte linéaire.

En outre, on peut réduire ou étendre les branches selon le niveau de détail souhaité ou focaliser sur une ou l’autre branche en fonction de la partie du texte que l’on veut étudier.

Dans deux prochains billets, nous verrons comment entrer dans le même texte par des portes différentes, toujours en utilisant XMind, mais avec d’autres techniques.

Bon travail à tous les étudiants en examens ou presque 😉

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concept map Entreprise Logiciels Mind Mapping Outils

Mindjet : notre cerveau a besoin d’aide !

La structure de notre cerveau n’a guère changé depuis 150.000 ans.  Par contre, notre environnement nous innonde de données de plus en plus nombreuses et complexes.  Pour la première fois dans l’histoire nos cerveaux seraient dépassés.

Mindjet a commandé à un institut indépendant une étude qui confirme les apports du mindmapping et des outils visuels.  Les réponses confirment de manière scientifique ce que nous savions de manière empirique : les outils visuels aident le cerveau à mieux appréhender la complexité contemporaine !

Mindjet s’est imposé depuis quelques années comme le leader du marché des programmes de mindmapping et d’outils visuels.  Aujourd’hui, la firme a demandé à un institut indépendant d’étudier l’apport des outils visuels à nos cerveaux.  En travail individuel aussi bien qu’en équipe.  Et les résultats sont sans appel : mindmapping et outils visuels augmentent réellement nos performances !  Les travailleurs utilisent 20 % de ressources mentales en moins.  Les individus connaissent une augmentation moyenne de productivité de 17 %.  Les équipes utilisent 10 % de ressources mentales en moins.

Le cerveau noyé dans les données

L’augmentation du nombre de données disponible n’est pas anecdotique : les chercheurs du Global Information Industry Centre parlent de 1,8 zettabytes (10 exposé en 21) produits en 2011, soit de quoi saturer 115 milliards d’iPad de 16GB !

Données qui s’ajoutent au 9,57 zettabytes existant déjà sur les serveurs l’an dernier !  Mais au nombre de bytes, pour avoir une image complète de cette avalanche de données, il faut également ajouter leur complexification.  Le moindre appareil électro-ménager d’aujourd’hui est infiniment plus complexe que l’instrument scientifique du 16e siècle.  Les réseaux sur Internet, les disciplines transversales – comme l’optronique, utilisant à la fois les connaissances de l’optique et de l’électronique – ont  croisé et multiplié les données comme jamais auparavant…

Une connaissance universelle comme celle d’un Léonard de Vinci est tout simplement impossible.  Les sciences et les technologies se subdivisent en spécialités qui ressemblent de plus en plus à des niches de marketing.  Un psychiatre renommé me disait il y a quelques années, qu’il était le spécialiste d’une demi-page du DSM, le manuel de psy américain,  qui en contient 384 dans l’édition française qu’il me montrait…

De plus, les sources d’informations se sont démultipliées : en plus de l’écrit et du téléphone, nous recevons maintenant des fax, des sms, des emails, des infos en provenance des réseaux sociaux, des coups de fil, des visites imprévues dans notre bureau pour nous poser une question ou nous commander une tâche urgente, etc.

L’ennemi : le multitâche !

Alors que notre cerveau fait preuve d’une adaptabilité surprenante, il est très mauvais lorsqu’il s’agit de traiter plusieurs tâches à la fois.  Peut-être les nouvelles générations, habituées à gérer plusieurs situations à la fois sur des jeux vidéo à une vitesse ébouriffante s’en sortiront-elles mieux que nous…

En attendant, nos cerveaux peinent à séparer l’essentiel de l’accessoire, à filtrer l’information pertinente au sein du flot incessant de données brutes.  Cette inadaptation engendre du stress, un surcroît de cortisol, hormone qui ralentit nos neurotransmetteurs.  Et réduit d’autant nos performances intellectuelles…

Les outils de type linéaire et séquentiel sont dépassés.  Ils ne correspondent plus à l’information éclatée, morcelée d’aujourd’hui.  Nous avons besoin d’outils capables de filtre l’information, de la découper en parties gérables, tout en créant entre ces parties des liens qui les réintègrent dans un tout, dans un système d’interactions.

Les outils visuels à la rescousse ?

Ces tâches de filtrage, de séquençage et de liens, les outils visuels sont les mieux à même de les réaliser.  Le mindmapping, les cartes conceptuelles, etc. font nettement mieux que la panoplie classique dans ces domaines.

Mindjet a mené une enquête auprès de 2000 employés du Royaume Uni.  Celle-ci démontre que :

  • en moyenne, chaque jour, un employé participe à au moins une réunion, passe 5 coups de fil ou assiste à autant de conférences téléphoniques, reçoit 36 emails dont un tiers ne sera jamais lu
  • le flux interne de données submerge les employés car ils ne sont pas équipés pour y faire face
  • deux-tiers des emplois sont affectés d’une manière ou d’une autre par la surcharge d’information, ce qui contribue à 14 % de collaborateurs insatisfaits
  • le temps passé à rechercher la bonne info coûte aux entreprises britanniques la bagatelle de 1.248,51 livres par an…

C’est suite à cette enquête que Mindjet a confié une étude à Mindlab International, un laboratoire du Sussex.  Ce dernier a soumis 12 volontaires à des tests lors de tâches accomplies avec des logiciels classiques et des programmes de type visuel.  Le travail reproduisait celui d’une journée ordinaire dans une entreprise classique.

Les volontaires étaient reliés à des équipements de type EEG (électro-encéphalogramme) et EDA (conductibilité de la peau) afin de mesurer leur activité cérébrale et leur niveau de stress.  Les mesures ont été prises aussi bien en travail individuel qu’en travail d’équipe.

Des performances sensiblement meilleures avec les logiciels visuels

Les résultats globaux – tâches individuelles et travail d’équipe – montrent une utilisation moins importante des ressources mentales de 15 %.  Cela signifie que les employés ont dû consacrer moins d’efforts pour comprendre et traiter l’information.

Leurs performances ont été augmentées de 13 % : non seulement ils ont perdu moins de temps pour réaliser ce qui leur était demandé, mais surtout leurs réponses étaient plus pertinentes.

Les participants mémorisaient 5,5 % de l’information en plus en utilisant les outils visuels que les autres méthodes.

Résultats de l’enquête

 Lors des tâches individuelles, l’utilisation de ressources mentales baisse davantage : de 20 %.  Tandis que les performances générales augmentent de 17 % et la mémorisation s’améliore de 4,5 %.

Le travail d’équipe a démontré une diminution de l’utilisation des ressources mentales de 10 %, une augmentation de productivité de 8 % et un gain de mémorisation de 6,5 %.

Ces résultats montrent clairement que l’investissement dans les logiciels de type visuel est rentable.  Encore faut-il que les personnes soient correctement formées à l’utilisation de ces techniques.  Je vois malheureusement trop d’utilisateurs qui emploient ces logiciels de façon basique, quand ce n’est pas carrément erronée : structures peu claires, utilisation massive de texte, absence ou utilisation cahotique des couleurs et des images, liens incohérents, etc.

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Droit Internet Logiciels Outils

Phishing : attention de nouvelles fraudes au compte Gmail circulent !

Des fraudeurs essaient de nouveau de voler vos données Gmail.

Le moyen ?  Tout simple : le phishing.  Un faux message émanant de votre fournisseur de messagerie et le tour est joué.

J’ai été victime hier d’une telle tentative.  Elle n’était pas très sophistiquée : pas de logo ni de faux nom d’expéditeur.   Et des fautes d’orthographe en prime : Google Managemets.

Et on veut me faire croire que c’est Google Mail qui me demande confirmation de mes données parce que l’entreprise est en train d’annuler les comptes peu utilisés.  Et le mien pourrait donc être effacé de manière permanente avec tout ce qu’il contient.

Pas de chance pour les fraudeurs, ce compte est celui que j’utilise le plus, il n’y a donc pas la moindre chance pour que Google me contacte à ce sujet.

Mais certaines tentatives sont vraiment difficiles à détecter.  Il y a deux ans, j’ai reçu un soi-disant message de Paypal plus vrai que nature, avec logo et tout et tout.

Les seules choses qui manquaient sur ce message, probablement envoyé à des centaines de milliers de personnes, c’était mon nom et mon numéro de compte – que Paypal mentionne systématiquement dans ses courriers électroniques.
J’ai donc déposé plainte immédiatement.  Le site vers lequel renvoyait le lien  – un formulaire en ligne où remplir vos données – a été immédiatement signalé et désactivé.

Si vous êtes victime de ce type de piratage n’hésitez pas : déposez plainte vous aussi.  C’est l’unique moyen d’enrayer la machine infernale…