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Facilitation : utilisez le drill down de XMind pour le focus

Comment focaliser l’attention sur une seule dimension d’un projet lors d’une séance de facilitation ?  Un exemple d’utilisation de la fonction drill down de XMind avec les 6 chapeaux de De Bono.

Tous les animateurs de réunions de facilitation vous le diront : il est extrêmement difficile de conserver le focus des participants sur une seule dimension d’un projet.  Tout naturellement, l’imagination  vagabonde et notre esprit critique n’est jamais vraiment en repos.

Cela perturbe les brainstormings autant que les séances de créativité : une idée à peine émise est critiquée ou sortie de son contexte.  On demande aux participants de se concentrer sur l’information relative à un projet et quelqu’un suggère une action qui concerne les bénéfices matériels de l’opération.

Les 6 chapeaux d’Edward De Bono sont une excellente technique pour se focaliser sur une seule dimension d’un projet à la fois.  Pour travailler phase par phase.  En mettant volontairement de côté tout ce qui pourrait nuire au bon déroulement de chacune de ces phases.

Six chapeaux pour penser en phases

Un petit rappel de la technique : on prend un chapeau de couleur différente pour illustrer chaque phase du processus de réflexion, comme illustré dans cette mindmap (cliquez sur l’image pour l’agrandir et cliquez ici pour la télécharger gratuitement sur Biggerplate)

Les 6 chapeaux d’Edward De Bono

Le chapeau bleu est celui du contrôle, de la supervision, de la vue d’ensemble : la sky view, les choses vues d’en-haut.  C’est généralement le chapeau par lequel commence la session : on prend la mesure de la tâche, on envisage le projet dans sa globalité, on en fixe le cadre.

Ensuite, on passe aux faits : le chapeau blanc.  Que sait-on de ce projet ?  De quelles informations objectives disposons-nous ?  Quelles sont les données qui nous manquent ?  Où la trouver ? Qui sont les personnes – gatekeepers – qui pourraient nous aider à la trouver ? etc.

Le chapeau rouge concerne les émotions : quels sentiments suscite notre action ?  Parmi nos collaborateurs, mais aussi au sein du public-cible de notre projet.  Quelles réponses peut-on en attendre ?

Le chapeau noir représente les menaces : les risques financiers, juridiques, la perte des repères, les impacts négatifs sur notre projet ou sur d’autres, etc.

Le chapeau jaune est celui des choses positives, des bénéfices, des récompenses qu’on peut espérer de ce projet ou de cette action.

Le chapeau vert est celui de la créativité, de la croissance, de tout ce qui peut nourrir le projet, tisser du lien avec d’autres.

Et on termine généralement par un retour vers le chapeau bleu : on peut de nouveau considérer le projet dans son ensemble, et le repenser à la lumière de ce que chacun des autres chapeaux a apporté.

Le drill down : un focus bienvenu sur chacune des phases

Utiliser une mindmap pour animer une réunion de ce type contribue à la visualisation de la progression du travail : chaque nouvel argument est placé sur la carte en relation avec les autres.  Cette visualisation immédiate de la hiérarchie et des liens entre les concepts est une des forces du mindmapping.

La fonction Drill down ou « zoom sur le sujet » de XMind va nous permettre d’aller nettement plus loin.

Je sélectionne la branche qui représente le chapeau sur lequel je veux me concentrer.  Prenons la rouge, celle des émotions.   Et j’actionne le Drill down : en cliquant sur Zoom sur le sujet dans le menu Vue ou en appuyant sur F6.

Zoom sur le sujet dans le menu Voir

A présent, mon chapeau rouge est devenu le centre de ma mindmap et le reste est invisible.  Les participants vont pouvoir se concentrer uniquement sur les sentiments suscités par le projet.  Je complète alors la branche avec les réponses des participants.

Le chapeau rouge est devenu le centre de la carte

Lorsque le temps est écoulé et que cette partie de la session est terminée, j’actionne le drill up en cliquant sur la flèche verte qui apparaît sur mon sujet central pour revenir à la carte complète.

Se concentrer sur l’essentiel à chaque phase du projet

Et je peux passer au drill down ou zoom sur le sujet sur la phase suivante :  le chapeau noir des menaces, après une courte pause.

Lorsque toutes les phases ont été examinées de la sorte, ma carte est complète : il me reste à revenir au chapeau bleu pour effectuer la synthèse des nouvelles idées.  Car, avec la fonction drill down, tout ce que je transforme sur la carte « temporaire » est conservé dans la carte complète.  Contrairement à ce qui se passe avec des cartes secondaires ou filles.

Et j’ai la certitude que les participants ne se sont pas laissés distraire par une autre information ou une autre phase du projet que celle qui était au programme.

Et vous : animez-vous des sessions de créativité de ce type ?  Et utilisez-vous des techniques visuelles comme le mindmapping ?  Ou pratiquez-vous des sessions de créativité avec les 6 chapeaux de De Bono ?

Marco Bertolini

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Logiciels Mind Mapping Outils XMind

Comment gérer la quantité d’informations d’une mindmap ?

Comment gérer la quantité colossale d’informations de certaines mindmap ?

Difficile, parfois, de conserver un tant soit peu de lisibilité.  Et je ne parle même pas des problèmes d’impression.

Je vous propose, dans une série d’articles dont voici le premier, d’explorer plusieurs façons de gérer ce problème.

L’infobésité nous guette.  Nous sommes assaillis – voire submergés – d’informations.

Les utilisateurs de mindmapping – et moi le premier – vous diront qu’une mindmap permet de transformer l’information en connaissances.  Qu’une mindmap est un excellent moyen de gérer vos informations et vos ressources.

Seulement voilà : certaines mindmaps contiennent tant d’informations, qu’elles prennent des proportions phénoménales et deviennent proprement illisibles.  Qu’elles deviennent également impossibles à imprimer.  Sauf avec quelques logiciels comme Novamind ou iMindMap qui permettent d’imprimer une carte sur plusieurs feuilles.

Je vous propose donc dans une nouvelle série d’articles, d’explorer avec vous « comment gérer une grande quantité d’informations dans une mindmap« .

Premier principe : le mot-clé

Le premier principe est simple en théorie, mais beaucoup de gens ont semble-t-il du mal à l’appliquer : utilisez des mots-clés !  Si vous utilisez des mots-clés, non seulement vous augmenterez votre taux de connectivité dans vos cartes, mais en outre, vous réduirez les chances d’aboutir rapidement à un monstre ingérable.  J’en ai encore vu quelques exemples ce matin sur le Net et je me demande vraiment quel avantage leurs auteurs tirent de ces documents illisibles…

Même si vous respectez ce principe, certaines mindmaps complexes vous donneront du fil à retordre en matière de quantité d’informations.

Pour moi, il y a deux grandes catégories de moyens pour gérer la quantité d’informations dans une mindmap : les moyens temporaires et les moyens permanents.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Mindmap – comment gérer une grande quantité informations

Aujourd’hui, je vous propose de nous concentrer sur les premiers : les moyens temporaires.

Les moyens temporaires : jouer sur l’affichage

Quand je parle de moyens temporaires, je veux surtout parler des commandes qui permettent de modifier l’affichage d’une carte et donc de se concentrer sur un ou quelques points particulier de cette mindmap.

Comme exemple de ce type de commandes, je vais utiliser la carte de l’article d’hier, Créer une description de fonction.  Elle n’est pas monstrueuse, mais suffisamment complexe pour que l’utilisation de ces moyens se justifie.

Voici donc la carte complète.   (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Description de fonction : coordinatrices d’activités parascolaires

 Si je veux d’abord présenter les grands axes de cette description de fonction, je vais d’abord « réduire » la carte.  C’est à dire éliminer de l’affichage tous les éléments dont je n’ai pas besoin pour l’instant.  Pour ce faire, j’utilise la commande « Réduire tout » dans le menu Modifier.  Ou j’appuie sur le « / » de mon clavier numérique.  XMind affiche alors uniquement les sujets principaux, de premier niveau.   (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Carte réduite au premier niveau

Je peux maintenant expliquer à mon interlocuteur les six axes principaux de cette description de fonction sans m’embarrasser de détails inutiles.

Vous voyez à l’extrémité de chacun de ces sujet un petit signe « + » : c’est la marque d’une carte réduite.  Si vous cliquez sur le signe « + », vous pouvez étendre le niveau suivant.  Vous obtenez la même chose en tapant « + » dans votre clavier numérique.  Pour réduire d’un niveau, tapez le signe « – » ou utilisez la commande « Réduire » dans le menu Modifier.

Pour étendre toute la carte, il suffit de taper le signe « * » au clavier ou d’activer la commande « Etendre tout » dans le menu Modifier.

Cela peut être intéressant d’afficher l’ensemble des niveaux d’un sujet.  Je l’ai fait ici, par exemple, pour le sujet « Prospection » qui n’est pas trop fourni.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Carte réduite – 1 sujet étendu

Mais si le sujet est trop étendu, il vaut mieux utiliser une autre commande très utile de XMind : le « Drill down » dont nous avons déjà vu une application dans la carte Calendrier 2012-2013.

Ici, il ne s’agit pas de remplir une case d’un tableau, mais de transformer – temporairement – un sujet en idée centrale d’une nouvelle carte heuristique.  Le sujet « Organisation d’événements est le plus fourni.  Je vais donc créer une mindmap temporaire à partir de celui-ci.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Carte heuristique secondaire temporaire – sujet réduit avec drill down

Cette commande « Drill down » se trouve dans le menu Voir ou Visionner de votre logiciel XMind.  Vous pouvez aussi utiliser la flèche vert clair qui figure en haut à droite de votre menu.

Vous imaginez sans peine le parti qu’on peut tirer de cette commande lors de séances de brainstorming, par exemple.  Ou lors d’ateliers de créativité.  Si vous utilisez la méthode des 6 chapeaux de De Bono, vous pouvez vous concentrer temporairement sur chacun des chapeaux sans être perturbé par la présence des autres.  Tout en conservant l’ensemble des données sur votre carte.

Pour revenir à la carte initiale, cliquez sur la flèche verte « Drill up » au centre de votre carte heuristique temporaire.  Ou cliquez sur la commande « Drill up » dans le menu Modifier.

Filtrer l’information

XMind – et la plupart des logiciels de mindmapping – permettent de filtrer l’information.  C’est-à-dire placer des « marqueurs » ou des « étiquettes » qui informeront le logiciel que cette information appartient à une classe ou catégorie particulière.

Je ne vais pas revenir sur les marqueurs : j’en ai déjà parlé abondamment dans les articles sur le coaching de collaborateur et sur la description de fonction.  Vous pouvez vous y référer pour plus d’information sur ce sujet.

Par contre, je voudrais revenir sur les étiquettes.  Nous en avons vu une application dans le cas des matrices ou tableaux à propos de l’analyse Swot : les étiquettes, dans ce cas, servent à indiquer au logiciel XMind que cette information doit figurer dans une colonne du tableau.

Mais les étiquettes servent également à filtrer l’affichage de l’information.  J’ai placé dans la carte Description de fonction des étiquettes « Public-cible » à chaque fois qu’apparaissaient les mots « étudiants », « jeunes » ou « groupes » qui constituent le public-cible de mes actions.   (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Filtrage de l’information de la carte avec étiquette

Les étiquettes figurent sur fond jaune, accolées au-dessous du sujet qu’elles concernent.

Voyons maintenant leur effet lorsque j’utilise la commande « filtrage avancé » du menu Voir ou Visionner du logiciel XMind.   (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Carte heuristique : affichage de l’information filtrée par les étiquettes

Seuls les sujets « marqués » par l’étiquette « public-cible » apparaissent en surbrillance sur ma carte heuristique.   L’information a été filtrée.  Cela me permet d’identifier instantanément les fonctions ou tâches liées directement à mon public-cible.

Dans un article sur les cartes secondaires, nous verrons ensemble comment gérer de manière permanente de grandes quantités d’information sur une mindmap avec XMind.

Bon travail 😉

Et vous ?  Quel logiciel utilisez-vous ?  Disposez-vous aussi de commandes ou menus similaires ?  Dans quelle circonstances les utilisez-vous ?

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Gestion du temps GTD Logiciels XMind

XMind : calendrier 2012-2013 pour gestion du temps avec GTD ou autre système

Comment réaliser un calendrier avec XMind ?  Peut-on l’utiliser pour la gestion du temps ?

Est-il applicable dans la méthode GTD ?

Quelques réponses avec un calendrier 2012-2013 téléchargeable gratuitement sur Biggerplate !

Il est possible de créer des calendriers avec XMind.

En voici un exemple, que vous pouvez télécharger gratuitement sur Biggerplate, la plus grande communauté de mindmappeurs au monde (cliquez sur l’image pour l’agrandir)

Calendrier XMind

La structure générale de ce calendrier est une arrête de poisson – ou ishikawa, du nom de son inventeur.   Chaque mois est représenté par une matrice ou tableau le long de cette structure en arrête de poisson.

Voici, par exemple, le mois de novembre de cette année.  Remarquez : j’ai attribué deux couleurs différentes : le bleu pour 2012 et le vert pour 2013.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Les drill down indiquent les dates occupées

Les flèches vertes orientées vers le bas sont des « drill down » : une commande qui permet de recentrer une mindmap sur un sujet.

Ici, cette commande particulière est utilisée pour ouvrir une page correspondant au jour choisi dans le calendrier : soit pour y ajouter de nouveaux événements, soit pour le consulter.

Ci-dessous, vous voyez la page de mon calendrier personnel, à la date d’aujourd’hui.  J’y ai masqué les noms et numéros de téléphone pour des raisons de confidentialité. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

A l’intérieur de l’agenda

Pour atteindre cette page, j’ai simplement cliqué sur la flèche verte du jour, 5 novembre 2012.  Pour revenir au calendrier général, je clique sur la flèche verte vers le haut, « drill up » du sujet central 5.

Pour inscrire les choses à faire ce jour-là – rendez-vous, appels téléphoniques, aide-mémoire, etc. – j’ajoute des sujets flottants.  Cela évite de les attacher au sujet central – le 5 de la date d’aujourd’hui – et d’encombrer mon calendrier général.  Dès que j’aperçois une flèche verte dans mon calendrier, je sais qu’il y a quelque chose d’entré à cette date.

Des hyperliens peuvent aussi être intégrés dans la page du jour : pour renvoyer vers des documents dont j’ai besoin, vers un site que je dois consulter, une adresse e-mail à qui envoyer un message, etc.

Lorsqu’une tâche est accomplie, vous pouvez ajouter une marque – comme ici, « check » ou « okay » – pour indiquer qu’elle est terminée.  De cette manière, vous avez un outil pour vérifier où vous en êtes dans vos tâches de la journée.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Les rendez-vous sont des sujets flottants

Dans de prochains articles, je reviendrai sur la méthode Getting Things Done ou GTD et je vous expliquerai comment créer votre propre système complet : un tableau de bord et des cartes secondaires – ou cartes filles – qui vous permettent de stocker et de retrouver vos listes.  C’est ce système que j’utilise dans mes ateliers Gestion du Temps avec XMind et GTD.

Avez-vous déjà essayé un tel système ?  Quelles sont vos impressions ?

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