Catégories
Gestion de projet Ingénierie de la formation Logiciels Mind Mapping Outils Projets XMind

Gestion de projet : visualisez votre ligne du temps avec XMind

Comment visualiser les différentes étapes d’un projet ?  Comment établir une ligne du temps claire et pratique ?  Réponse : avec XMind !  En utilisant une structure particulière : l’arète de poisson ou Ishikawa, du nom de son inventeur.

Read this article in English !

Dans son livre « Visualisez votre vie en quelques coups de crayon« , Xavier Delengaigne aborde la gestion de projet en trois étapes :

  1. Un brainstorming pour définir le contenu du projet
  2. L’utilisation du CQQCOQP pour poser des questions pertinentes sur le projet
  3. Et une ligne du temps pour visualiser les étapes du projet dans la durée

J’avais déjà utilisé la ligne du temps pour aider de futurs créateurs d’entreprise à mieux visualiser leur projet.  Et j’en avais aussi illustré le principe par une carte iMindMap que voici (double-cliquez sur l’image pour l’agrandir au maximum).

Le principe de la ligne du temps

J’ai eu l’opportunité, ces derniers jours, d’animer un atelier « Gestion de projet avec les outils visuels » et j’ai proposé au groupe de participants de visualiser un projet de formation de cette manière.

Une ligne du temps avec XMind

XMind propose une ligne du temps par défaut dans son menu d’ouverture.  Mais, outre le fait qu’elle soit en anglais, elle présente un calendrier trimestriel qui ne convient pas à notre projet.

Nous avons donc créé une carte en partant de la structure arète de poisson.  Pour ce faire, ouvrez une carte en blanc, sélectionnez le menu « Propriétés » et cliquez sur « Arète de poisson » dans le sous-menu « Structure« .

Choisissez la structure « Arète de poisson »

Le logiciel de mindmapping nous donne donc une tête de poisson orientée vers la gauche.  La carte progressera donc logiquement vers la droite au fur et à mesure que nous allons avancer.

La première question qui se pose est : devons-nous commencer par des dates ?  Ou devons-nous au contraire commencer par les grandes étapes du projet  et ajouter les dates ensuite ?

Planifier le projet étape par étape

Finalement, nous avons opté pour cette seconde solution.  Pourquoi ?  Parce que si nous devons illustrer un projet passé, alors nous pouvons nous permettre de tout classer par date, puisque celles-ci sont connues d’avance.  Mais pour un  projet en cours ou qui n’a pas encore démarré : tant de choses peuvent encore se passer, tant d’imprévu peut encore modifier ce que nous avons planifié !

Voici ce que donne notre carte Ligne du temps – arète de poisson XMind !  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir, téléchargez la carte gratuitement sur notre page Biggerplate).

La ligne du temps de notre projet !

En effet, notre carte est structurée selon les grandes étapes du  projet.  Ensuite, celles-ci sont détaillées et les dates précisées quand c’est possible.

Marquez la durée avec une relation

Notez l’utilisation de la relation pour exprimer la durée d’une action.  En effet, toutes les étapes ne se suivent pas nécessairement de façon strictement chronologique.

Par exemple, l’étape publicité commençait tout au début du projet, mais continue au moins jusqu’à l’étape de sélection des candidats.  Nous avons donc exprimé cela par une relation en pointillé rouge qui part du sujet « Publicité » et qui le relie au sujet « Sélection ».  C’est une façon commode de visualiser cette durée.

Pour ne pas empiéter sur les branches et les autres sujets, nous avons choisi l’option « Zigzag » pour la forme de la relation.  De cette manière, elle suit la progression de la branche centrale vers le sujet « Sélection » sans nuire à la lisibilité de l’ensemble.

Explicitez les étapes du projet avec les marqueurs

Remarquez aussi l’utilisation des marqueurs – ces petites images livrées avec le logiciel – et de la légende.  Nous avons utilisé les petits personnages bleu et vert afin de symboliser les candidats à la formation.  Nous avons utilisé la bombe pour illustrer un risque : celui de n’avoir pas assez de candidats pour commencer la formation !

Nous avons enfin utilisé le point d’exclamation pour montrer que cette étape était conditionnelle : nous effectuerons un nouveau mailing avec le Forem – l’équivalent belge francophone de Pôle Emploi – si nous n’avons pas assez de candidats.  Si nous en avons en suffisance, cette étape n’aura pas lieu.

Afin de rendre ces symboles suffisamment explicites, nous les avons expliqués dans la légende.  Pour afficher les marqueurs dans cette légende, suivez la  procédure suivante : cliquez d’abord sur l’arrière-plan de la carte pour être certain(e) de ne sélectionner aucun sujet.  Cliquez sur le menu « Propriétés », cochez la petite case « Montrer la légende ».  Une légende s’affiche alors au bout du pointeur de votre souris.  Vous pouvez la déposer où vous le souhaitez sur votre carte.  Cette légende se met à jour automatiquement au fur et à  mesure que vous ajoutez ou enlevez des marqueurs.

Pour modifier le texte en regard du marqueur dans la légende, double-cliquez sur le texte, un champ apparaît : complétez le par votre propre texte.  C’est fait !

Essayez par vous-même de planifier votre projet de cette manière et n’hésitez pas : faites-nous parvenir vos cartes ou vous commentaires.

Vous avez aimé cet article ?  Inscrivez-vous à ma newsletter et ne ratez plus aucun article ou événément !

50.9686775.824968
Catégories
Logiciels Mindmaple Projets Test

Tutoriel Mindmaple : gérez les tâches et projets

Mindmaple offre des fonctions de gestion des tâches, et par extension, de projets.

J’ai testé ces fonctionnalités.  Voici le resultat de mes expérimentations.

De plus en plus de logiciels de mindmapping offrent des fonctions de gestion des tâches.  Et par conséquent, de gérer des projets.  Que ce soit Mindjet, Freeplane, XMind, Novamind ou iMindmap, les grands standards déclinent tous la gestion de projet avec leurs spécificités.

J’ai voulu tester ces fonctionnalités dans MindMaple, le logiciel américain qui vient de faire le buzz avec sa plateforme collaborative en temps réel.

J’ai donc créé une mindmap que j’ai baptisée « Test Projet » et dans laquelle j’ai inséré des fonctions de gestion de tâches et une carte secondaire avec le détail des actions d’un projet.   (J’utilise le vocabulaire de GTDGetting Things Done – de David Allen : une action qui comporte plusieurs tâches est un projet).

Carte principale : Test Projet

Premier constat : pour ces fonctions comme pour les autres, MindMaple est très intuitif.  Les commandes sont claires.  Pour ajouter des informations de tâches à votre carte, il suffit de cliquer sur le menu du haut « Task information » dont l’icone représente une horloge accompagnée du pictogramme « Check« .

Le menu Définir les informations des tâches

Menu Définir les infos des tâches

Ce menu vous offre l’ensemble des commandes pour gérer les informations des tâches.

Tout d’abord, le niveau de priorité : il y en a cinq.  Il suffit de cliquer sur l’onglet du haut pour sélectionner le niveau désiré.

Ensuite, les dates : vous cochez la boîte « Start Date » pour la date de départ de votre action.  Ensuite, vous avez le choix entre cocher « Due date » pour entrer une date-limite ou choisir une durée avec l’onglet « Duration » plus bas.  Celui-ci vous permet d’afficher la durée des tâches en jours ou en heures.

La commande « Complete » vous offre la possibilité d’évaluer la quantité de travail déjà entamée sur ce projet : pas encore commencé, terminé à 25 % ou à 75 % ou encore « Task Done » lorsque la tâche est accomplie.  Si vous êtes pressé(e), vous n’êtes pas obligé(e) de revenir chaque fois dans le menu pour modifier cette donnée.  Il vous suffit de cliquer sur l’icône qui s’affiche dans le sujet de votre carte pour la modifier.  Pareil pour les niveaux de priorité.

La commande « Resource » est intéressante : elle vous permet d’allouer une ressource à cette tâche.  Par exemple, ici, j’ai ajouté « cahier des charges » et « modèle offre de formation » : deux ressources dont j’aurai besoin pour rédiger une offre de formation qui rencontre les exigences du cahier des charges de mon client.

La commande « Clear » au bas à gauche du cadre « Resources » efface l’ensemble des ressources allouées à cette tâche.

Si vous cochez la boîte « Show Task Information », les informations relatives à cette tâche s’afficheront en-dessous du sujet concerné, dans un encadré rectangulaire jaune.  Vous pouvez également préciser, en cochant la dernière boîte, si vous souhaitez afficher l’année en cours ou non.

Affichage des infos de tâches dans la carte

J’ai coché la case « Show Task information » et voici ce que ça donne dans ma carte :

Affichage des informations de tâche dans le sujet

Dans le sujet, s’affichent les icones de priorité et d’achèvement de la tâche : ici priorité 1 et 25 % de la tâche accomplie.

Dans le rectangle jaune, s’affichent la date de fin – je n’ai pas entré de date de début – la durée (3 jours) et les ressources utilisées : le cahier des charges et le modèle d’offre de formation pour institutions.

Très bien.  Mais si je suis hors-délai, que se passe-t-il ?  Aurai-je un message de rappel ?  Ou un signal qui me prévient que la date-limite a été dépassée ?

C’est ce que j’ai voulu vérifier dans mon test suivant.  J’ai donc entré une date antérieure à la date de rédaction de la carte.  Ensuite, j’ai sauvegardé la carte et je l’ai fermée.  Je l’ai rouverte pour voir si quelque chose avait été modifié.

Affichage d’une tâche hors-délai

Eh bien, il ne se passe rien !  L’affichage n’a pas été modifié.  Le logiciel ne me prévient donc pas que ma tâche est hors-délai.  Contrairement à ce qui se passe dans la version 2012 de XMind qui me prévient par une icone en forme de signal de danger qu’une tâche n’a pas été réalisée à temps et met mon projet en péril.  Il n’y a pas moyen non plus de lier deux tâches l’une à l’autre, dans le cas où une tâche ne peut commencer sans que la précédente soit terminée.  Et enfin, il n’y a pas non plus de diagramme de Gantt pour visualiser l’avancée de chaque élément du projet. (Mise à jour du 14 juillet 2013 : il existe à présent une possibilité d’exporter un diagramme de Gantt de Mindmaple vers Excel).

En résumé, je dirais que les fonctionnalités de gestion des tâches de MindMaple sont simples et intuitives, comme le reste du logiciel d’ailleurs.  L’affichage des tâches dans la carte est clair.

Dommage qu’il n’y ait ni rappel, ni liaison avec une application calendrier comme Outlook ou Google Calendar, ni avec un logiciel de gestion de projet.  Mais, Mindmaple reste un logiciel « light » comparé à certains logiciels « usines à gaz » et s’adresse donc plutôt à un public d’étudiants, de PME, etc. qui se concentrent surtout sur les fonctions essentielles du mindmapping.  Par contre, la possibilité d’allouer des ressources via le menu des tâches est une excellente idée.

Dans mon prochain billet, je vous parlerai de mon expérimentation des cartes secondaires et des tâches dans un projet.

Vous avez aimé cet article ?  Inscrivez-vous à ma newsletter et ne ratez plus aucun article ou événément !

50.9686775.824968