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Mindjet : notre cerveau a besoin d’aide !

La structure de notre cerveau n’a guère changé depuis 150.000 ans.  Par contre, notre environnement nous innonde de données de plus en plus nombreuses et complexes.  Pour la première fois dans l’histoire nos cerveaux seraient dépassés.

Mindjet a commandé à un institut indépendant une étude qui confirme les apports du mindmapping et des outils visuels.  Les réponses confirment de manière scientifique ce que nous savions de manière empirique : les outils visuels aident le cerveau à mieux appréhender la complexité contemporaine !

Mindjet s’est imposé depuis quelques années comme le leader du marché des programmes de mindmapping et d’outils visuels.  Aujourd’hui, la firme a demandé à un institut indépendant d’étudier l’apport des outils visuels à nos cerveaux.  En travail individuel aussi bien qu’en équipe.  Et les résultats sont sans appel : mindmapping et outils visuels augmentent réellement nos performances !  Les travailleurs utilisent 20 % de ressources mentales en moins.  Les individus connaissent une augmentation moyenne de productivité de 17 %.  Les équipes utilisent 10 % de ressources mentales en moins.

Le cerveau noyé dans les données

L’augmentation du nombre de données disponible n’est pas anecdotique : les chercheurs du Global Information Industry Centre parlent de 1,8 zettabytes (10 exposé en 21) produits en 2011, soit de quoi saturer 115 milliards d’iPad de 16GB !

Données qui s’ajoutent au 9,57 zettabytes existant déjà sur les serveurs l’an dernier !  Mais au nombre de bytes, pour avoir une image complète de cette avalanche de données, il faut également ajouter leur complexification.  Le moindre appareil électro-ménager d’aujourd’hui est infiniment plus complexe que l’instrument scientifique du 16e siècle.  Les réseaux sur Internet, les disciplines transversales – comme l’optronique, utilisant à la fois les connaissances de l’optique et de l’électronique – ont  croisé et multiplié les données comme jamais auparavant…

Une connaissance universelle comme celle d’un Léonard de Vinci est tout simplement impossible.  Les sciences et les technologies se subdivisent en spécialités qui ressemblent de plus en plus à des niches de marketing.  Un psychiatre renommé me disait il y a quelques années, qu’il était le spécialiste d’une demi-page du DSM, le manuel de psy américain,  qui en contient 384 dans l’édition française qu’il me montrait…

De plus, les sources d’informations se sont démultipliées : en plus de l’écrit et du téléphone, nous recevons maintenant des fax, des sms, des emails, des infos en provenance des réseaux sociaux, des coups de fil, des visites imprévues dans notre bureau pour nous poser une question ou nous commander une tâche urgente, etc.

L’ennemi : le multitâche !

Alors que notre cerveau fait preuve d’une adaptabilité surprenante, il est très mauvais lorsqu’il s’agit de traiter plusieurs tâches à la fois.  Peut-être les nouvelles générations, habituées à gérer plusieurs situations à la fois sur des jeux vidéo à une vitesse ébouriffante s’en sortiront-elles mieux que nous…

En attendant, nos cerveaux peinent à séparer l’essentiel de l’accessoire, à filtrer l’information pertinente au sein du flot incessant de données brutes.  Cette inadaptation engendre du stress, un surcroît de cortisol, hormone qui ralentit nos neurotransmetteurs.  Et réduit d’autant nos performances intellectuelles…

Les outils de type linéaire et séquentiel sont dépassés.  Ils ne correspondent plus à l’information éclatée, morcelée d’aujourd’hui.  Nous avons besoin d’outils capables de filtre l’information, de la découper en parties gérables, tout en créant entre ces parties des liens qui les réintègrent dans un tout, dans un système d’interactions.

Les outils visuels à la rescousse ?

Ces tâches de filtrage, de séquençage et de liens, les outils visuels sont les mieux à même de les réaliser.  Le mindmapping, les cartes conceptuelles, etc. font nettement mieux que la panoplie classique dans ces domaines.

Mindjet a mené une enquête auprès de 2000 employés du Royaume Uni.  Celle-ci démontre que :

  • en moyenne, chaque jour, un employé participe à au moins une réunion, passe 5 coups de fil ou assiste à autant de conférences téléphoniques, reçoit 36 emails dont un tiers ne sera jamais lu
  • le flux interne de données submerge les employés car ils ne sont pas équipés pour y faire face
  • deux-tiers des emplois sont affectés d’une manière ou d’une autre par la surcharge d’information, ce qui contribue à 14 % de collaborateurs insatisfaits
  • le temps passé à rechercher la bonne info coûte aux entreprises britanniques la bagatelle de 1.248,51 livres par an…

C’est suite à cette enquête que Mindjet a confié une étude à Mindlab International, un laboratoire du Sussex.  Ce dernier a soumis 12 volontaires à des tests lors de tâches accomplies avec des logiciels classiques et des programmes de type visuel.  Le travail reproduisait celui d’une journée ordinaire dans une entreprise classique.

Les volontaires étaient reliés à des équipements de type EEG (électro-encéphalogramme) et EDA (conductibilité de la peau) afin de mesurer leur activité cérébrale et leur niveau de stress.  Les mesures ont été prises aussi bien en travail individuel qu’en travail d’équipe.

Des performances sensiblement meilleures avec les logiciels visuels

Les résultats globaux – tâches individuelles et travail d’équipe – montrent une utilisation moins importante des ressources mentales de 15 %.  Cela signifie que les employés ont dû consacrer moins d’efforts pour comprendre et traiter l’information.

Leurs performances ont été augmentées de 13 % : non seulement ils ont perdu moins de temps pour réaliser ce qui leur était demandé, mais surtout leurs réponses étaient plus pertinentes.

Les participants mémorisaient 5,5 % de l’information en plus en utilisant les outils visuels que les autres méthodes.

Résultats de l’enquête

 Lors des tâches individuelles, l’utilisation de ressources mentales baisse davantage : de 20 %.  Tandis que les performances générales augmentent de 17 % et la mémorisation s’améliore de 4,5 %.

Le travail d’équipe a démontré une diminution de l’utilisation des ressources mentales de 10 %, une augmentation de productivité de 8 % et un gain de mémorisation de 6,5 %.

Ces résultats montrent clairement que l’investissement dans les logiciels de type visuel est rentable.  Encore faut-il que les personnes soient correctement formées à l’utilisation de ces techniques.  Je vois malheureusement trop d’utilisateurs qui emploient ces logiciels de façon basique, quand ce n’est pas carrément erronée : structures peu claires, utilisation massive de texte, absence ou utilisation cahotique des couleurs et des images, liens incohérents, etc.

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Gérer son temps : une formation avec GTD et Personal Brain

Il y a quelque temps, je vous avais parlé de la méthode GTD (Getting Things Done), de David Allen.  Cette méthode, aux principes simples mais d’autant plus efficaces, a valu une notoriété mondiale à son auteur, surnommé le « gourou de la productivité« .

Parce que ceux qui l’utilisent gagnent du temps, travaillent mieux et surtout, oublient le stress lié aux choses à moitié faites…

Cela vous tente ?

Alors inscrivez-vous à la formation que j’organise chez Accortise le 28 avril de 9 à 16h30 !

Je gère mon temps avec GTD et Personal Brain

Nous y découvrirons ensemble :

  1. Les principes de la méthode GTD
  2. Le logiciel Personal Brain
  3. La mise en place de votre système personnalisé de gestion du temps

Une formation pratique axée sur :

  • vos besoins
  • votre situation personnelle
  • la maîtrise de vos informations personnelles ET professionnelles
  • la mise en place d’outils concrets de gestion de vos actions
  • le suivi du flux de travail
  • la maîtrise de vos différents projets
  • l’identification des tâches à accomplir
  • l’établissement des priorités
  • la gestion efficace de votre agenda
  • un système de rappel qui ne vous laisse plus rien oublier
  • des outils simples et accessibles partout où vous êtes

Retrouvez la maîtrise de vos actions et de votre temps !

Laissez le syndrome To-Do lists aux autres et confiez la gestion de vos actions à un système simple et fiable !

Le syndrome To-Do list

Nous connaissons tous des personnes atteintes du syndrome To Do lists :

  • Elles se précipitent sur leur ordinateur dès le matin
  • elles s’épuisent à vite effectuer les premières tâches
  • elles reportent les suivantes au lendemain ou au surlendemain
  • elles se découragent devant la quantité ingérable de tâches non-effectuées au bout de la semaine
  • elles gâchent leur week-end à culpabiliser à cause du travail à moitié fait
  • et elles recommencent la saga infernale dès le lundi suivant…

J’ai l’air de me moquer ?  Je sais de quoi je parle : je suis passé par là aussi !

Les tâches qui ne sont pas confiées à un système fiable encombrent votre mémoire et engendrent un stress rapidement insupportable !  A terme, ce type de pression engendre de l’épuisement, voire du burn out, ce stade où vos réserves physiques sont épuisées…

GTD et Personal Brain

Personal Brain est un logiciel de mindmapping dynamique.  Il est l’outil idéal pour centraliser des informations, les gérer, les échanger.  Il gère aussi les calendriers comme personne…

C’est pourquoi David Allen lui-même a choisi Personal Brain comme logiciel principal de gestion des tâches et des informations pour sa méthode GTD.

Personal Brain est unique :  sa simplicité, alliée à sa dimension dynamique et à sa puissance de stockage en font un outil rêvé pour ceux qui veulent gérer leur temps et leurs projets sans entrer dans des programmes habituellement réservés aux ingénieurs.

Si comme moi vous êtes plutôt du genre intuitif, que vous aimez le concret et les applications qui vous facilitent la vie, vous allez adorer Personal Brain !

Les entreprises qui utilisent les logiciels de mindmapping estiment gagner entre 4 et 6 heures par semaine par personnes.  Je vous garantis qu’avec la combinaison GTD + Personal Brain, vous allez gagner beaucoup plus : vous allez gagner en productivité et en confort de vie !



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Conférence : Comment faire face aux Chronophages, ces monstres qui dévorent le temps de l’entreprise ?

Comment faire face aux Chronophages, ces monstres qui dévorent le temps de l’entreprise ?

Cette conférence est terminée !  Mais vous pouvez toujours vous inscrire à notre formation Gestion du Temps avec GTD et XMind !

Aujourd’hui, les entreprises sont assiégées par plusieurs monstres qui dévorent leur temps

  1. Un flux énorme d’informations provenant d’un nombre croissant de sources différentes
  2. Des tâches transversales ou étrangères à votre corps de métier de plus en plus nombreuses
  3. Une compétition sauvage qui oblige à être toujours plus rapide
  4. Une nécessité absolue d’innover en permanence pour rester dans la course
  5. Des besoins en communication qui explosent, tant en interne qu’en externe
  6. Une limite de plus en plus floue entre vies privée et professionnelle
  7. Etc.

L’accumulation de ces facteurs impose une pression énorme sur l’entreprise et exige de chacun des efforts accrus en termes de productivité.

Si ces phénomènes ne sont pas maîtrisés, ils se traduisent rapidement par une augmentation du stress, de la fatigue et peuvent aller jusqu’au burn out, l’épuisement professionnel.

Lors de cette conférence, je vous propose de découvrir comment les logiciels de mindmapping vous aideront à résoudre ces problèmes.

Les experts estiment que les entreprises qui utilisent les logiciels de mindmapping gagnent de 4 à 6 heures de productivité par semaine et par personne !

Faites le calcul

  • Combien de devis pouvez-vous rédiger en plus ?
  • Combien de client pouvez-vous visiter ?
  • Quelle concentration supplémentaire pouvez-vous accorder à vos tâches essentielles pendant ces 4 à 6 heures gagnées ?
  • Combien de temps en plus pouvez-vous passer avec votre famille ?
  • Etc.

Les logiciels de mindmapping vous font gagner du temps dans tous les domaines :

  • en communication, interne et externe
  • en préparation, animation et compte rendu de réunion
  • en gestion de projet
  • en gestion du temps
  • en structuration de documents
  • en gestion de l’information
  • en créativité
  • en entretiens avec vos collaborateurs
  • en analyse de situation, seul ou à plusieurs
  • en préparation de campagne de vente
  • etc.

Le mindmapping est une façon efficace et performante d’organiser vos idées, vos actions et vos informations.  A l’aide de logiciels intuitifs et vite maîtrisés, vous profiterez non seulement des avantages du mindmapping, mais aussi de la souplesse et de la richesse de ces programmes. (Découvrez ici pourquoi et comment les entreprises utilisent les logiciels de mindmapping).

Deux logiciels accessibles aux PME

Lors de cette conférence, je vous propose de découvrir deux logiciels : XMind et Personal Brain.

Je les ai choisi pour plusieurs raisons :

  • leur accessibilité : quelques heures de formation et de prise en main suffisent pour en tirer des résultats étonnants
  • leur excellent rapport-qualité prix qui en fait des candidats idéaux pour les besoins des PME
  • leur portabilité : ils fonctionnent tant sur PC que sur Mac ou Linux
  • leurs fonctions collaboratives qui permettent le travail en équipe, y compris à distance
  • leur compatibilité avec les applications courantes, telles que Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPEG, PNG, etc.
  • et bien d’autres encore que je me ferai un plaisir de vous faire découvrir…

XMind, avec ses 500.000 utilisateurs est devenu une référence incontournable !

Avec sa facilité de prise en main déconcertante, sa rapidité et sa palette graphique d’une richesse illimitée, il vous deviendra vite indispensable !

Découvrez  ce logiciel et téléchargez-le gratuitement ici.

Personal Brain est une révolution en termes de gestion d’information !  Basé sur les principes qui ont fait le succès du mindmapping, il les a traduit en une nouvelle formule, le mindmapping dynamique ! Celui-ci permet de visualiser l’information d’une manière vivante et de connecter de multiples données (dates, documents, adresses mails et web, etc.) de manière quasi-illimitée (la seule limite étant la capacité de votre ordinateur).

Ses possibilités de connexion avec vos agendas en fait l’assistant idéal en matière de gestion du temps.   C’est d’ailleurs la solution que David Allen a choisie pour l’application logicielle de sa célèbre méthode GTD (Getting Things Done).

Nous programmons d’ailleurs une formation à la gestion du temps avec Personal Brain pour le 15 mars.

Je vous en reparlerai ici-même dans quelques jours : soyez vigilant !

En pratique

Conférence : Comment faire face aux Chronophages, ces monstres qui dévorent le temps de l’entreprise ?

Date : le 7 mars 2011 dès 14 heures

Entrée : Gratuite !

Lieu : Accortise, Business & CoWorking Center

Chaussée de Louvain 42

5310 Eghezée (carte ici)

Incription : inscrivez-vous gratuitement  sur Fikket, en cliquant simplement ici !

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XMind : Passez à la version Pro et découvrez d’autres dimensions du Mindmapping !

Cela ne vous a pas échappé : nous aimons XMind !

Pourquoi ?

Parce que… Les raisons ne manquent pas :

  • facile à apprendre
  • ergonomique : toutes les fonctionnalités sont à portée de main sur un tableau de bord accessible d’un coup d’oeil
  • des possibilités graphiques innombrables : couleurs, formes des branches, images, etc.
  • Utilisation de différents formats : cartes heuristiques, arètes de poisson, feuille de calcul…
  • intégration facile de liens, de notes, d’icônes, d’images…
  • focus sur un sujet en particulier
  • le vérificateur orthographique
  • le filtrage et les légendes
  • etc.

Tout cela, gratuitement (vous pouvez d’ailleurs télécharger XMind 3.2.1 ici).

Mais savez-vous que vous pouvez faire beaucoup plus ? Et passer à une dimension vraiment professionnelle du Mindmapping ?

Passez à la dimension professionnelle de XMind !

(Cliquez sur la carte pour la visionner sur XMind.net).

Licences Pro

En achetant la licence PRO de XMind.

Vous profiterez alors des fonctions étendues du logiciel :

  • modules de brainstorming et de présentation
  • fonctions de cryptage pour la protection de vos données
  • cartes « privées » accessibles à vous seul et aux collaborateurs que VOUS déterminez
  • diagrammes de Gantt pour une gestion optimale de vos projets
  • export illimité vers les formats PDF, Word, PowerPoint
  • cliché de carte : sélectionner l’ensemble ou une partie de votre carte pour en créer une autre
  • fusion de carte : fusionner plusieurs cartes (avec vos collaborateurs par exemple)
  • galerie d’images : intégrez facilement des images de qualité professionnelle
  • informations de tâches : visionnez en un coup d’oeil qui est responsable d’une action, quand elle commence
  • création de vos propres thèmes et utilisation de ceux-ci par défaut pour tous vos documents : couleurs, formes, styles de lignes, attributs graphiques divers…

Vous aussi, passez à la dimension PRO du Mindmapping !  Cliquez ici pour obtenir votre licence PRO

Vous former à l’utilisation d’XMind ?  Rien de plus facile : consultez notre page Agenda !

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DropMind 2.3 : la richesse, la flexibilité et la connectivité

Dans la galaxie sans cesse croissante des logiciels de Mindmapping, il y en a un dont on parle trop rarement et c’est dommage car il offre toutes les caractéristiques d’un grand logiciel professionnel pour un prix réduit.

Je veux parler de DropMind.

Si vous êtes un habitué de ce blog, vous le connaissez déjà, car c’est un de ceux que j’ai le plus utilisés pour illustrer mes articles.  Et pour cause : il offre une palette graphique intéressante.

Mais la dernière version offre beaucoup plus :

Depuis ses débuts, Seavus – la société suédoise productrice de DropMind – a misé sur la connectivité : DropMind importe et exporte directement un nombre impressionnant de formats :

  • full compatible avec la suite Microsoft : Word, Excel, Outlook
  • coordination facile avec Microsoft Project
  • importation directe d’XMind, de FreeMind, de MindManager
  • importation directe de votre calendrier Outlook
  • Exportation directe vers tous ces formats plus PDF
  • Les développeurs Internet apprécieront l’exportation directe en XML et HTML
  • Ceux qui travaillent l’image peuventconvertir leurs cartes en JPG, PNG, BMP ou format dessin vectoriel
  • Les amateurs de texte peuvent aussi exporter directement en Word ou RTF

Pour les présentations, DropMind offre un outil unique de découpage de la carte en séquences exportables directement dans PowerPoint.  Ces séquences forment la base de chacune des diapositives.  J’ai utilisé ce système pour un séminaire en Malaisie et vous pouvez en voir le résultat ci-dessous :

Mais si vous le souhaitez, vous pouvez aussi exporter toute la carte en une seule fois pour illustrer une seule diapositive d’une présentation PowerPoint.

DropMind n’est pas seulement bon pour les présentations : il se montre performant dans toutes les utilisations du Mindmapping :

– sa connectivité avec les logiciels tels que Word, Outlook et Excel en font le candidat idéal pour l’accompagnement de création d’entreprise.   La structure du business plan que vous voyez ci-dessous n’est pas seulement une visualisation claire et simple d’un document que beaucoup trouvent rébarbatifs : c’est – grâce aux outils d’exportation – l’ensemble des chapitres du business plan dans Word et les titres des feuilles de calcul dans Excel… (Cliquez sur l’image pour l’agrandir…).

Autrement dit, dès que vous avez réfléchi – seul ou en brainstorming à plusieurs – et conçu la structure de votre plan d’affaire, vous pouvez l’exporter directement dans Word et Excel et commencer à travailler sur le rédactionnel et les chiffres.

Imaginez le temps gagné !

Pour les professionnels de l’accompagnement de l’entreprise, c’est un outil extrêmement précieux !

C’est aussi un outil de gestion de projet très performant grâce à son intégration de tâches et de dates, elles-aussi directement exportables dans votre agenda Outlook.

Au fur et à mesure que vous concevez votre projet dans DropMind, vous ajoutez les tâches à votre carte, vous les priorisez, vous ajoutez une date de début et de fin ou un nombre de jours nécessaires, vous y ajoutez des notes ou des feuilles de calcul, directement dans votre carte

Vous avez dit connectivité ?  DropMind permet l’intégration de plusieurs hyperliens dans un même sujet, liens qui renvoient vers des sites internet, vers des fichiers locaux, vers d’autres cartes, vers d’autres branches de la même carte…

Il permet encore bien d’autres choses, il faudrait un livre ou un cours (tiens, un bonne idée, ça…) pour vous démontrer toute son efficacité…

Mais DropMind c’est aussi une application Web qui vous permet de travailler en ligne à plusieurs, de stocker vos cartes de manière publique ou privée, avec toutes les fonctionnalités du logiciel de bureau.  C’est aussi une application iPhone qui vous relie à votre travail ou à vos collaborateurs à tout moment.

Ce sera aussi – dans quelques jours – une application iPad...

Je vous ai donné envie de l’essayer ? Cliquez sur le logo ci-dessous et profitez de 15 jours d’essai gratuit ! Attention : on est très vite accro !

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