Catégories
Logiciels Mindmaple Projets Tutoriel

Mindmaple : gestion de projet, export Excel et diagramme de Gantt

Vous avez besoin de gérer des projets ?  Et vous recherchez une solution simple et bon marché ?

La nouvelle version – 1.6 – de MindMaple propose désormais un diagramme de Gantt dans son export vers Excel !

Je l’ai testé pour vous et voici les résultats.

MindMaple, ce logiciel de mindmapping originaire de Californie, continue d’évoluer à un rythme étonnant.  Après avoir proposé un logiciel complet et très bon marché, avoir développé une version très pratique pour iPhone et une plateforme collaborative en temps réel.  Après avoir développé la gestion des tâches et de projets via des cartes secondaires.   Voici à présent une toute nouvelle version qui offre des fonctionnalités vraiment intéressantes.

Des fonctionnalités pratiques

La version 1.6 propose, entre autres, d’afficher le contenu des notes sous le sujet qui les contient : il suffit de cliquer sur l’icone en forme de page, à droite du sujet, pour en développer le contenu.   Pratique pour consulter un manuel sous forme de carte cognitive, par exemple.

Les sujets frères – du même niveau – sont formatés automatiquement.  Si vous colorez votre premier sujet de ce niveau, après un même sujet principal, en bleu avec du texte Calibri 12 gras et italique, tous les sujets du même niveau se formatent automatiquement de la même manière.  Ca représente un gain de temps non-négligeable.  En outre, MindMaple vous offre à présent une pré-visualisation des formats avant de les appliquer.  De quoi éviter les mauvaises surprises.

Certains bugs ont été réparés et la qualité des PDF a été améliorée.  La collaboration en ligne est plus stable que dans la version précédente.

Mais surtout, MindMaple intègre désormais dans son export vers Excel, une traduction automatique des tâches en diagramme de Gantt : du miel pour les gestionnaires de projet qui utilisent Excel !

Une carte de gestion de projet

Pour tester cette nouvelle fonctionnalité, j’ai créé une carte de gestion de projet.  Il s’agit d’un projet fictif de création de brochure.  J’ai donc inventé une équipe fictive qui allait intervenir dans les différentes phases, avec des ressources appropriées.

Carte de gestion de projet : brochure

Le chemin de fer est la maquette de la brochure : il montre l’emplacement des textes et des photos sur la page.  On confie la rédaction à trois personnes et les illustrations à trois autres.  Ensuite, un éditeur intervient : il relit, corrige les fautes d’orthographes et les erreurs de syntaxe.  On imprime une première épreuve.  L’ensemble de l’équipe effectue les modifications – retouches photos éventuelles, reformulation de certains passages, changement de titre, etc.  Et enfin, la brochure est confiée à l’imprimeur pour impression. L’ensemble du projet s’étale sur deux mois, juin et juillet.

Je veux à présent exporter vers Excel et voir ce que ça donne au niveau du diagramme de Gantt.

L’export vers Excel

Pour exporter vers Excel, je clique sur le menu « File » de mon tableau de bord et et ensuite, sur la commande « Export« .   Dans la liste des exports possibles, je choisis « Export as Microsoft Excel« .  Je choisis le répertoire où je veux sauvegarder mon fichier Excel et je confirme.

Une nouvelle fenêtre de dialogue apparaît.  Je choisis dans cette fenêtre l’onglet « Advanced« , pour choisir les commandes avancées.

Commandes avancées pour l’export Excel

Dans cette fenêtre, « Export tasks as Gantt chart » est coché par défaut.  Cela signifie que les tâches de ma carte seront exportées directement sous forme de diagramme de Gantt dans mon tableau Excel.  Mais, par défaut, MindMaple me propose une vue annuelle.  Or, mon projet s’étale sur deux mois seulement et je veux voir le détail du projet.  Je coche donc l’option « Daily view« .  Ensuite, je confirme.

Mes données sont exportées et MindMaple me demande si je souhaite ouvrir le fichier Excel : je dis « oui ».  Et mes données s’affichent.  Il s’agit d’un tableau unique qui contient à la fois les données texte et le diagramme de Gantt.  Mais pour plus de clarté, j’ai scindé les deux.

Voici donc les données dans le tableau Excel :

Données de tâches dans mon tableau Excel

Tout est ordonné, bien entendu : an niveau 0, mon sujet central « Projet Brochure« .  Ensuite au niveau 1, les étapes du projet.  En niveau 2, l’ensemble des tâches à réaliser.  Ensuite, les priorités, dates de début et de fin des tâches, le niveau d’achèvement et enfin, les personnes et les ressources.

Tout est parfaitement clair !

La vue « Diagramme de Gantt »

Passons à présent à la vue de mes tâches sous forme de diagramme de Gantt.

Pour que les données soient facilement interprétables, j’ai repris à gauche la colonne « Resources » qui donne le nom de la personne responsable de la tâche et les ressources qu’elle va utiliser.

Diagramme de Gantt

Le diagramme affiche les tâches depuis le 5 juin – date de départ de mon projet – jusqu’au 13 juillet – date prévue pour la fin de la réalisation de notre brochure.

A gauche, je peux voir qui est responsable de la tâche et en regard, les carrés bleus me signalent la date de départ et la durée de chaque tâche.  Je peux voir ainsi que Martin va créer le chemin de fer les 5, 6 et 7 juin avec un studio de maquettiste.  Frédéric et Nicolas rédigeront une partie du texte avec Scrivener les 11 et 12 juin.  Etc.

Le diagramme de Gantt, n’est pas dynamique : si je modifie les dates de mes tâches dans la colonne de mon tableau, il ne se passe rien au niveau du diagramme de Gantt : je dois le modifier manuellement.  On est donc loin du diagramme dynamique de XMind, par exemple.  Mais il est indéniable que l’exportation vers Excel des données et du diagramme représente un intérêt considérable pour les gestionnaires de projet.

Si je veux modifier quelque chose dans l’ensemble des données, il vaut donc mieux le faire directement sur ma carte et réexporter le tout : il est vrai que cela ne prend que quelques secondes…

A vous d’essayer  : bon travail !

Lien vers le site de MindMaple.

Vous avez aimé cet article ?  Inscrivez-vous à ma newsletter et ne ratez plus aucun article ou événément !

50.9686775.824968
Catégories
Logiciels Mind Mapping Outils

Outils visuels : mindmap ou concept map ?

Vous avez sans doute déjà entendu les mots « outils visuels« , « visual thinking« , « mindmapping« , « concept map« …  Mais savez-vous exactement ce que recouvrent ces termes ?

Voici quelques précisions qui peuvent vous aider…

L’expression « Visual Thinking » part du postulat que nous comprenons et retenons mieux ce que nous voyons, en particulier, les associations d’images et de mots.

On utilise pour cela des outils visuels, tels le mindmapping ou les concept maps.  Il existe d’autres outils visuels comme les diagrammes de Gantt – qui servent à visualiser les séquences d’un projet, par exemple – ou les diagrammes d’Euler – vous vous souvenez, les ensembles, en math ? (Cliquez ici pour quelques exemples de ces diagrammes).

Je n’aborderai dans ce billet que deux outils visuels particuliers : la mindmap – ou encore, carte heuristique, mentale, cognitive – et la concept map.

Une vision superficielle pourrait laisser croire qu’elles sont similaires et interchangeables.

Il n’en est rien.

Elles sont différentes en origines, en structure et en possibilités d’utilisation.

Commençons par la mindmap : inventée à la fin des années 1960 par le psychologue anglais Tony Buzan, elle se distingue par sa structure rayonnante.  Elle part du centre de la page, placée en format paysage pour assurer une meilleure vision d’ensemble.  Des branches partent du centre – le sujet central – et rejoignent les bords.  Chaque branche est constituée d’un mot-clé souvent associé à une image.  (Cliquez sur la carte pour l’agrandir).

Exemple de mindmap : aide éducative aux Pays-Bas

La concept map est née dans les années 1970, du cerveau de Joseph Novak, qui a été professeur de biologie dans différentes universités américaines.  Sa structure est en fait basée sur les relations entre différents concepts – d’où son nom.  Elle ne part pas du centre, mais plutôt du haut de la page et se développe selon  les relations entre les concepts.  Les mots peuvent également être associés à des images.   Voici une traduction que j’ai réalisée d’une concept map dessinée par Vicwood40 pour WikiPedia.  Elle est en licence WikiPedia Commons, vous pouvez donc utiliser la mienne librement (si vous pouviez en citer la source, cela me ferait plaisir ;-)).  Cliquez sur la carte pour l’agrandir.

Concept map réalisée avec XMind

La carte que j’ai réalisée sur la méthode GTD dans mon billet précédent était aussi une concept map réalisée avec XMind 3.2.1.

Le concept mapping est une méthode basée sur la pensée constructiviste dont j’ai déjà eu l’occasion de vous parler à propos de la plateforme d’e-learning Moodle.

L’utilisation des mindmaps et concept maps

Je l’ai dit d’emblée : les deux systèmes conviennent pour deux types d’utilisation différentes.

Bien que Tony Buzan ait baptisé le mindmapping le « couteau suisse de la pensée« , il ne peut pas tout couvrir.  Il est excellent pour tout ce qui est organisation de vos idées, brainstorming, structuration de documents, préparation de réunion, etc.  Il sert donc à explorer un concept, une idée centrale et à en extraire tous les tenants et aboutissants.

La concept map, par contre, est excellente pour montrer les relations entre les concepts : elle est donc indiquées dans les cas où on veut expliquer un processus dans le temps – c’est le cas de ma carte sur la méthode GTD qui explique les différentes étapes du flux de travail –  ou dans l’espace, ou montrer l’articulation de parties entre elles, etc.

Voyez dans cet article, des modèles gratuits de mindmap et concept maps que j’ai créés pour des cours de langue.

Réaliser une concept map

Je ne vous dis plus comment réaliser une mindmap avec XMind.  Par contre, vous pouvez utiliser XMind pour réaliser une concept map.  Voici une vidéo qui vous montre comment faire, c’est extrêmement simple.  Pour obtenir quelque chose de plus vivant, il suffit d’y ajouter quelques images, et le tour est joué !

Comment ?  Vous n’avez pas encore votre XMind ? Téléchargez-le gratuitement ici !

Catégories
Logiciels Mind Mapping Outils Projets

XMind : Passez à la version Pro et découvrez d’autres dimensions du Mindmapping !

Cela ne vous a pas échappé : nous aimons XMind !

Pourquoi ?

Parce que… Les raisons ne manquent pas :

  • facile à apprendre
  • ergonomique : toutes les fonctionnalités sont à portée de main sur un tableau de bord accessible d’un coup d’oeil
  • des possibilités graphiques innombrables : couleurs, formes des branches, images, etc.
  • Utilisation de différents formats : cartes heuristiques, arètes de poisson, feuille de calcul…
  • intégration facile de liens, de notes, d’icônes, d’images…
  • focus sur un sujet en particulier
  • le vérificateur orthographique
  • le filtrage et les légendes
  • etc.

Tout cela, gratuitement (vous pouvez d’ailleurs télécharger XMind 3.2.1 ici).

Mais savez-vous que vous pouvez faire beaucoup plus ? Et passer à une dimension vraiment professionnelle du Mindmapping ?

Passez à la dimension professionnelle de XMind !

(Cliquez sur la carte pour la visionner sur XMind.net).

Licences Pro

En achetant la licence PRO de XMind.

Vous profiterez alors des fonctions étendues du logiciel :

  • modules de brainstorming et de présentation
  • fonctions de cryptage pour la protection de vos données
  • cartes « privées » accessibles à vous seul et aux collaborateurs que VOUS déterminez
  • diagrammes de Gantt pour une gestion optimale de vos projets
  • export illimité vers les formats PDF, Word, PowerPoint
  • cliché de carte : sélectionner l’ensemble ou une partie de votre carte pour en créer une autre
  • fusion de carte : fusionner plusieurs cartes (avec vos collaborateurs par exemple)
  • galerie d’images : intégrez facilement des images de qualité professionnelle
  • informations de tâches : visionnez en un coup d’oeil qui est responsable d’une action, quand elle commence
  • création de vos propres thèmes et utilisation de ceux-ci par défaut pour tous vos documents : couleurs, formes, styles de lignes, attributs graphiques divers…

Vous aussi, passez à la dimension PRO du Mindmapping !  Cliquez ici pour obtenir votre licence PRO

Vous former à l’utilisation d’XMind ?  Rien de plus facile : consultez notre page Agenda !

Vous avez aimé cet article ?  Inscrivez-vous à ma newsletter et ne ratez plus aucun article ou événément !


50.9686775.824968