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MindMeister et GTD : gérez les projets avec le planning

Comment gérer un projet dans le répertoire planning de GTD avec MindMeister ?

En utilisant une carte secondaire : une opération extrêmement facile avec MindMeister !

Dans mon article précédent, je testais les capacités du logiciel de mindmapping MindMeister à servir de support à la méthode GTD ou Getting Things Done. Et je vous disais à quel point j’étais satisfait de la flexibilité du logiciel et de sa parfaite adaptabilité à cette méthode de gestion des tâches.

Aujourd’hui, je voudrais entrer davantage dans le détail d’un des fichiers importants de la méthode GTD : le planning.

Dans l’article précédent, je vous expliquais que, dans le jargon de Getting Things Done, une action comportant plus d’une tâche était un projet.  Et que tout projet trouvait sa place non dans l’agenda – espace strictement réservé aux tâches avec une deadline – mais dans le planning.

Une carte secondaire

Sur la branche Planning de ma carte mentale GTD, j’ai deux projets : Entreprise X et Entreprise Y.  J’ai limité volontairement le nombre pour la clarté de l’illustration.

Le sujet Planning de ma carte GTD

Pour le sujet « Entreprise X« , j’avais déjà une action planifiée dans ma carte GTD MindMeister : relire les notes prises lors du premier contact avec l’entreprise.  Avec ces notes, je vais pouvoir réaliser les actions suivantes.  J’ai donc ajouté cette première action « Relire notes » dans l’agenda, avec une deadline : le 4 avril 2013.  Et j’ai sauvegardé les prochaines actions dans mon répertoire planning.

Afin de ne pas encombrer ma branche « Planning« , j’ai créé une « carte secondaire » ou « carte fille« .  Vous pouvez voir sur le sous-sujet « Entreprise X », à droite du texte, une flèche dirigée vers la droite : c’est un hyperlien qui renvoie vers cette carte secondaire.

Créer une carte secondaire est extrêmement simple dans MindMeister.

Menu d’insertion d’une carte secondaire

Cliquez sur le sujet à partir duquel vous voulez créer votre mindmap secondaire.  Il est entouré d’un périmètre rouge : il est activé.

Faites un clic droit sur le sujet : un premier menu apparaît.  Dans ce premier menu, cliquez sur « Outils« .  Un sous-menu s’affiche : cliquez sur « Créer comme map…« .

Une nouvelle fenêtre de dialogue apparaît alors : « Créer comme map ».

Cette fenêtre vous propose trois options, que vous choisissez en cliquant sur la boîte à gauche :

Fenêtre Créer comme Map

Passons ces options en revue :

  • Ajouter le lien à une nouvelle map : indispensable !  C’est l’hyperlien qui va vous permettre de vous rendre immédiatement à votre carte secondaire en cliquant simplement sur la flèche affichée dans votre sujet « Planning » !
  • Add link back to this map : ajouter un lien de retour vers cette carte principale : je vous conseille de cocher cette option, elle vous permettra de revenir vers votre carte principale en cliquant simplement sur l’hyperlien sous forme de flèche;
  • Conserver les permissions de partage : soyez prudent(e) !  Il se peut que vous vouliez partager les informations de la carte principales mais que vous vouliez conserver les informations de la carte secondaires à votre usage exclusif : dans ce cas, ne cochez pas cette case.  Lorsque vous travaillez avec des cartes principales et secondaires, si vous modifiez vos conditions de partage, n’oubliez pas de vérifier le niveau de confidentialité de chaque carte.  Ou vous pourriez avoir des surprises !

A présent, vous avez créé une nouvelle carte mentale avec comme centre le sujet de départ et ses sous-sujets comme premières branches !

Une carte mentale « projet » dans le planning

Voici celle que j’ai créée à partir du sous-sujet « Entreprise X » du planning de ma carte principale :

Carte secondaire Entreprise X GTD

Examinons cette carte plus en détail selon l’optique GTD.

Le premier sujet principal de cette carte-projet « Entreprise X » est « Proposition« .  En effet, je dois rédiger et envoyer une proposition à cette entreprise.  La date-limite de cette proposition est le 18 avril.  Mais j’ai décidé de l’envoyer un jour plus tôt, le 17.  J’ai donc repris ces données de tâches dans mon sujet « Proposition« .  Mais il ne figure pas dans le sujet « Agenda » de ma carte principale.  Parce que selon les principes de Getting Things Done, je dois mettre dans mon agenda, uniquement les « tâches » qui ont une date limite.  « Proposition » est un ensemble de tâches, donc un « projet » au sens de GTD.  Ce sont donc les différentes tâches qui le composent qui figureront dans cet agenda au fur et à mesure que les tâches précédentes seront accomplies.

Les dates que j’ai insérées ici sont indicatives : elles me servent à définir les étapes de mon projet.  Mais pas à remplir mon agenda.

Dans le sujet suivant « Supports-communication« , j’ai aussi inséré une note qui explique en quoi consistent ces supports : ils doivent aider Madame XZ à communiquer sur ce module aux cadres qui y participeront.

Le suivi ne sera possible qu’après que la proposition sera envoyée : il s’agira de renvoyer un rappel si l’entreprise tarde à répondre à la proposition.  Ensuite, de définir le calendrier de la formation pour chaque groupe et d’établir la liste des participants.

Pour la mise en oeuvre, je dois acheter un certain nombre de clés USB et des carnets individuels, car il ne m’en reste pas assez ; réserver le logement et le transport, car il s’agit d’une formation à l’étranger ; et enfin de vérifier quel système d’e-coaching est compatible avec les installations existantes de vidéo-conférence de l’entreprise.

Grâce à mon système de cartes mentales MindMeister et la méthode Getting Things Done, je sais toujours où j’en suis dans mes tâches et mes projets.  Et je ne confonds pas les deux !

Dans un prochain billet, j’examinerai comment lier mes cartes avec mon calendrier Google et comment utiliser certaines fonctions de MindMeister pour me faciliter la vie !

Et vous ?  Quelle méthode utilisez-vous pour gérer vos actions et vos projets  ?  En êtes-vous satisfaits ?

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Logiciels Mind Mapping Mindmaple Outils Test Tutoriel

Tutoriel MindMaple : utilisez les cartes secondaires en gestion de projet

Gérer un projet suppose un grand nombre de données.

Comment ne pas encombrer sa carte avec les multiples tâches composant un projet ?  Un utilisant des cartes secondaires pour « décharger » la carte principale.

Voici comment procéder.

MindMaple, nous l’avons vu dans la première partie de ce tutoriel, vous permet d’inclure des informations sur les tâches dans vos cartes mentales.

Mais un projet peut rapidement prendre de l’extension et il devient difficile de lire l’information sur une carte pléthorique.

Tout comme la plupart des logiciels de mindmapping, MindMaple est capable de gérer des cartes principales et des cartes filles ou secondaires.

Reprenons la carte que j’ai utilisée hier pour vous montrer l’intégration des informations de tâches.

Première étape : choisir un sujet de la carte principale

Carte principale : Test Projet

Nous allons repartir de cette carte pour développer la partie « Envoi d’une proposition de formation à l’agence pour l’emploi« .

Deuxième étape : créer une carte secondaire

Cette branche constitue en réalité un projet au sens de Getting Things Done : une action qui comporte plusieurs tâches.

Tout comme XMind, MindMaple travaille par classeur.  Chaque mindmap est élaborée sur une feuille.  Pour ajouter une mindmap, il faut donc d’abord créer une nouvelle feuille.  Pour cela, il suffit de cliquer sur la petite icone à droite de l’onglet de la feuille.

Cliquez ensuite sur l’onglet pour activer la feuille dans laquelle vous allez créer votre seconde mindmap.   Voici comment j’ai décomposé les différentes tâches de mon projet :

Carte secondaire – Proposition de formation

Troisième étape : lier les deux cartes

Nous allons ensuite lier les deux cartes.

Contrairement à XMind, MindMaple ne permet pas de partir d’un sujet existant dans une carte principale pour créer une carte secondaire.  Vous devez donc créer une carte à partir d’une feuille vierge et ensuite les lier par un ou plusieurs hyperliens.

Pour ce faire, placez votre curseur sur le sujet central « Proposition de formation » et cliquez sur le bouton droit de votre souris et choisissez l’option tout au bas du menu : « add hyperlink ».  Ou utilisez le raccourci CTRL+K ou la commande « Insert Hyperlink » dans le menu Insert au haut de la fenêtre.

Une fenêtre de dialogue apparaît alors.

Fenêtre « ajouter un hyperlien »

Cette fenêtre vous permet de choisir un lien vers un site web, vers un sujet dans une carte ou d’ajouter une adresse email.  Choisissez la deuxième option « Topic in this map« .

Une autre fenêtre de dialogue s’affiche :

Fenêtre ajout d’un lien dans ce sujet

Sélectionnez la carte souhaitée : pour ce faire, cliquez sur l’onglet en face de « Select Map » et choisissez la carte secondaire que vous souhaitez lier.  Ici, Proposition de formation, ma carte secondaire.  Et je clique sur le sujet central du même nom.  J’aurais pu sélectionner un sujet principal ou secondaire.  Mais ce qui m’intéresse dans ce cas-ci, c’est surtout d’ouvrir la carte secondaire, pas de pointer vers un sujet particulier de cette carte.

Si j’examine la carte principale, une icone « hyperlien » s’affiche à présent sur le sujet « Envoi« .  Comme ci-dessous, indiqué par une flèche rouge :

Hyperlien renvoyant vers la carte principale

L’hyperlien apparaît à droite du sujet.  Il suffit de cliquer dessus pour arriver à la carte secondaire.

Quatrième étape : créer un hyperlien vers la carte principale

Si je veux revenir à la carte principale, je dois cliquer sur l’onglet correspondant au bas de la feuille.  Ou répéter la même opération dans l’autre sens : intégrer un hyperlien dans la carte secondaire qui renvoie vers la carte principale.

De cette façon, vous pouvez gérer de grandes quantités d’information.  Ce qui est modifié dans la carte secondaire n’a aucune incidence sur la carte principale et vice-versa, comme dans XMind.  Il faut en tenir compte si vous voulez présenter de l’information, par exemple.  Mais ces hyperliens permettent de naviguer aisément d’une carte à l’autre.

Et vous ?  Avez-vous déjà expérimenté ce type de fonctions dans un logiciel de mindmapping ?  Si oui quelles fonctions ?  Et avec quel logiciel ?  Avez-vous obtenu des résultats comparables ?

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Logiciels Mind Mapping Outils XMind

Gérer l’information : les cartes secondaires et les hyperliens

Comment gérer l’information dans les grandes cartes heuristiques ou mindmaps ?

Lorsque les cartes contiennent des milliers d’informations, de dizaines de branches distinctes, elles deviennent rapidement illisibles.

Aujourd’hui, j’explore avec vous deux moyens de gérer ce flux d’informations : les cartes secondaires et les hyperliens.

Quand on dessine une mindmap sur papier, la limite physique du support s’impose à nous.  Difficile, voire impossible, de sortir du format imposé.

Avec les cartes numériques produites avec des logiciels, la limite est celle de la mémoire de l’ordinateur.  Et avec la puissance de calcul des ordinateurs actuels, the sky is the limit !  Vous pouvez vous retrouver avec une carte pléthorique, proprement illisible ou impossible à imprimer du fait de sa taille !

Dans l’article d’hier sur Comment gérer la quantité d’information dans une mindmap, je vous ai présenté différentes façons de modifier l’affichage d’une carte pour trier ou filtrer l’information.

Aujourd’hui, je vous propose de découvrir deux moyens permanents de gérer l’information sur une carte : les cartes secondaires et les hyperliens

Les cartes secondaires ou filles

XMind – comme la plupart des logiciels de mindmapping – vous donne la possibilité de créer des cartes filles ou secondaires à partir d’un sujet d’une carte principale.

Reprenons notre carte Description de fonction, que nous avons utilisée pour notre démonstration d’hier.  De cette manière, vous pourrez comparer les différentes façons de gérer l’information dans une même carte.   (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Description de fonction : coordinatrices d’activités parascolaires

C’est une carte qui présente un nombre important d’informations.  Nous pourrions réduire cette information en modifiant l’affichage, de manière temporaire.

Nous pouvons aussi décider de gérer l’information en la répartissant sur une carte principale et une ou plusieurs cartes « fille » ou « secondaire ».

Les sujets « Conférence » et Concours« , par exemple, sont particulièrement denses.  Je vais donc les répartir différemment.

Créer une carte secondaire

Pour les besoins de la démonstration, je vais d’abord transformer le sujet « Conférence » en carte secondaire.  Pour ce faire, j’active le sujet « Conférence » en cliquant une seule fois dessus.  Ensuite, j’utilise mon clic droit, et je choisis la commande « Insérer » et puis « Une feuille à partir du sujet« .

Un petit mot d’explication : lorsque vous ouvrez XMind, votre espace de travail est un « classeur » comme dans Excel.

Au bas de ce classeur, vous avez des onglets.  Chaque onglet correpond à une feuille de votre classeur.  C’est exactement pareil pour XMind.

En utilisant la commande « Insérer une nouvelle feuille à partir du sujet« , je crée une nouvelle feuille dans mon classeur.  C’est cette feuille qui contient la nouvelle carte fille ou secondaire, créée à partir du sujet « Conférence« .  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Description de fonction – Coordo – carte secondaire créée à partir du sujet « Conférence » de la carte principale.

 Une lettre « T » apparaît dans le sujet central de la nouvelle carte : c’est un hyperlien que le logiciel XMind a inséré automatiquement dans ma carte secondaire.  En cliquant dessus, je reviens directement dans ma carte principale.

A présent, je peux effacer de ma carte principale, les données dont je n’ai pas besoin, afin que ma mindmap soit plus lisible.  Pour aller vers ma carte secondaire, il suffit de cliquer sur l’hyperlien représenté dans le sujet « Conférence » par un petit « c ».  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Sujet Conference avec un hyperlien renvoyant vers la carte secondaire

Pour le sujet « Concours« , faisons un petit effort d’imagination et supposons qu’il n’a jamais été développé dans cette carte.  J’ai simplement écris le mot « Concours » dans cette carte principale et j’ai créé une autre carte « Concours » dans une autre feuille.  Il n’y a donc aucun lien entre mes deux cartes.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Sujet Concours – carte independante sans lien avec la carte principale

Je vais inclure un hyperlien dans mon sujet central : pour cela, je clique une fois dessus pour l’activer.  Je clique droit et j’active la commande « H Hyperlien » – ou je clique sur l’icone en forme de terre dans le menu du dessus ou encore sur Ctrl H.  Une fenêtre de dialogue s’ouvre.  Je choisis la rubrique « Sujet » ou « Topic » en anglais, comme ici.   Et je clique sur « Concours » dans la carte principale « Description« .  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Fenetre hyperlien – choix du sujet Concours

A présent, il y a un hyperlien sous forme de lettre « T » dans le sujet central de ma carte secondaire « Concours » qui renvoie vers le sujet principal « Concours » dans ma carte principale.   Vous suivez toujours ?

Voici un aperçu de cet hyperlien.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Sujet Concours – carte independante avec hyperlien vers la carte principale

Lorsque je clique sur cet hyperlien, le programme me renvoie vers le sujet « Concours » de la carte principale.  Mais contrairement à ce qui se passe lorsqu’on insère une nouvelle feuille à partir d’un sujet, il n’y a pas d’intégration automatique d’un hyperlien dans la carte principale qui renvoie vers la carte secondaire.  Si je veux un hyperlien de ce type, je dois le créer.  Je me place donc dans la carte principale sur le sujet « Concours » et je répète toute la manoeuvre…

Attention : contrairement à ce qui se passe dans iMindMap, par exemple, toute modification de la carte secondaire ou de la carte liée par un hyperlien n’aura aucune incidence sur la carte principale !  Si je veux ajouter quelque chose sur ma carte secondaire et que je veux que ce nouvel objet apparaisse dans la carte principale, je dois le copier depuis la carte secondaire et le coller dans la carte principale.

Il faut donc bien réfléchir à ce qu’on veut faire de la carte principale :

  • est-ce une carte complète dont on filtre ou trie l’information à certains moments – pour les besoins d’une présentation ou d’une séance de brainstorming, par exemple ?
  • ou bien ai-je besoin d’une carte principale et d’information permanente mais organisée différemment ?

Cela nécessite quelque réflexion préalable pour ne pas regretter par la suite d’avoir choisi la mauvaise option.

Bon travail.

Et vous ?

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Logiciels Mind Mapping Outils XMind

Comment gérer la quantité d’informations d’une mindmap ?

Comment gérer la quantité colossale d’informations de certaines mindmap ?

Difficile, parfois, de conserver un tant soit peu de lisibilité.  Et je ne parle même pas des problèmes d’impression.

Je vous propose, dans une série d’articles dont voici le premier, d’explorer plusieurs façons de gérer ce problème.

L’infobésité nous guette.  Nous sommes assaillis – voire submergés – d’informations.

Les utilisateurs de mindmapping – et moi le premier – vous diront qu’une mindmap permet de transformer l’information en connaissances.  Qu’une mindmap est un excellent moyen de gérer vos informations et vos ressources.

Seulement voilà : certaines mindmaps contiennent tant d’informations, qu’elles prennent des proportions phénoménales et deviennent proprement illisibles.  Qu’elles deviennent également impossibles à imprimer.  Sauf avec quelques logiciels comme Novamind ou iMindMap qui permettent d’imprimer une carte sur plusieurs feuilles.

Je vous propose donc dans une nouvelle série d’articles, d’explorer avec vous « comment gérer une grande quantité d’informations dans une mindmap« .

Premier principe : le mot-clé

Le premier principe est simple en théorie, mais beaucoup de gens ont semble-t-il du mal à l’appliquer : utilisez des mots-clés !  Si vous utilisez des mots-clés, non seulement vous augmenterez votre taux de connectivité dans vos cartes, mais en outre, vous réduirez les chances d’aboutir rapidement à un monstre ingérable.  J’en ai encore vu quelques exemples ce matin sur le Net et je me demande vraiment quel avantage leurs auteurs tirent de ces documents illisibles…

Même si vous respectez ce principe, certaines mindmaps complexes vous donneront du fil à retordre en matière de quantité d’informations.

Pour moi, il y a deux grandes catégories de moyens pour gérer la quantité d’informations dans une mindmap : les moyens temporaires et les moyens permanents.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Mindmap – comment gérer une grande quantité informations

Aujourd’hui, je vous propose de nous concentrer sur les premiers : les moyens temporaires.

Les moyens temporaires : jouer sur l’affichage

Quand je parle de moyens temporaires, je veux surtout parler des commandes qui permettent de modifier l’affichage d’une carte et donc de se concentrer sur un ou quelques points particulier de cette mindmap.

Comme exemple de ce type de commandes, je vais utiliser la carte de l’article d’hier, Créer une description de fonction.  Elle n’est pas monstrueuse, mais suffisamment complexe pour que l’utilisation de ces moyens se justifie.

Voici donc la carte complète.   (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Description de fonction : coordinatrices d’activités parascolaires

 Si je veux d’abord présenter les grands axes de cette description de fonction, je vais d’abord « réduire » la carte.  C’est à dire éliminer de l’affichage tous les éléments dont je n’ai pas besoin pour l’instant.  Pour ce faire, j’utilise la commande « Réduire tout » dans le menu Modifier.  Ou j’appuie sur le « / » de mon clavier numérique.  XMind affiche alors uniquement les sujets principaux, de premier niveau.   (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Carte réduite au premier niveau

Je peux maintenant expliquer à mon interlocuteur les six axes principaux de cette description de fonction sans m’embarrasser de détails inutiles.

Vous voyez à l’extrémité de chacun de ces sujet un petit signe « + » : c’est la marque d’une carte réduite.  Si vous cliquez sur le signe « + », vous pouvez étendre le niveau suivant.  Vous obtenez la même chose en tapant « + » dans votre clavier numérique.  Pour réduire d’un niveau, tapez le signe « – » ou utilisez la commande « Réduire » dans le menu Modifier.

Pour étendre toute la carte, il suffit de taper le signe « * » au clavier ou d’activer la commande « Etendre tout » dans le menu Modifier.

Cela peut être intéressant d’afficher l’ensemble des niveaux d’un sujet.  Je l’ai fait ici, par exemple, pour le sujet « Prospection » qui n’est pas trop fourni.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Carte réduite – 1 sujet étendu

Mais si le sujet est trop étendu, il vaut mieux utiliser une autre commande très utile de XMind : le « Drill down » dont nous avons déjà vu une application dans la carte Calendrier 2012-2013.

Ici, il ne s’agit pas de remplir une case d’un tableau, mais de transformer – temporairement – un sujet en idée centrale d’une nouvelle carte heuristique.  Le sujet « Organisation d’événements est le plus fourni.  Je vais donc créer une mindmap temporaire à partir de celui-ci.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Carte heuristique secondaire temporaire – sujet réduit avec drill down

Cette commande « Drill down » se trouve dans le menu Voir ou Visionner de votre logiciel XMind.  Vous pouvez aussi utiliser la flèche vert clair qui figure en haut à droite de votre menu.

Vous imaginez sans peine le parti qu’on peut tirer de cette commande lors de séances de brainstorming, par exemple.  Ou lors d’ateliers de créativité.  Si vous utilisez la méthode des 6 chapeaux de De Bono, vous pouvez vous concentrer temporairement sur chacun des chapeaux sans être perturbé par la présence des autres.  Tout en conservant l’ensemble des données sur votre carte.

Pour revenir à la carte initiale, cliquez sur la flèche verte « Drill up » au centre de votre carte heuristique temporaire.  Ou cliquez sur la commande « Drill up » dans le menu Modifier.

Filtrer l’information

XMind – et la plupart des logiciels de mindmapping – permettent de filtrer l’information.  C’est-à-dire placer des « marqueurs » ou des « étiquettes » qui informeront le logiciel que cette information appartient à une classe ou catégorie particulière.

Je ne vais pas revenir sur les marqueurs : j’en ai déjà parlé abondamment dans les articles sur le coaching de collaborateur et sur la description de fonction.  Vous pouvez vous y référer pour plus d’information sur ce sujet.

Par contre, je voudrais revenir sur les étiquettes.  Nous en avons vu une application dans le cas des matrices ou tableaux à propos de l’analyse Swot : les étiquettes, dans ce cas, servent à indiquer au logiciel XMind que cette information doit figurer dans une colonne du tableau.

Mais les étiquettes servent également à filtrer l’affichage de l’information.  J’ai placé dans la carte Description de fonction des étiquettes « Public-cible » à chaque fois qu’apparaissaient les mots « étudiants », « jeunes » ou « groupes » qui constituent le public-cible de mes actions.   (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Filtrage de l’information de la carte avec étiquette

Les étiquettes figurent sur fond jaune, accolées au-dessous du sujet qu’elles concernent.

Voyons maintenant leur effet lorsque j’utilise la commande « filtrage avancé » du menu Voir ou Visionner du logiciel XMind.   (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Carte heuristique : affichage de l’information filtrée par les étiquettes

Seuls les sujets « marqués » par l’étiquette « public-cible » apparaissent en surbrillance sur ma carte heuristique.   L’information a été filtrée.  Cela me permet d’identifier instantanément les fonctions ou tâches liées directement à mon public-cible.

Dans un article sur les cartes secondaires, nous verrons ensemble comment gérer de manière permanente de grandes quantités d’information sur une mindmap avec XMind.

Bon travail 😉

Et vous ?  Quel logiciel utilisez-vous ?  Disposez-vous aussi de commandes ou menus similaires ?  Dans quelle circonstances les utilisez-vous ?

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Ateliers E-learning Entreprise formation Logiciels Mind Mapping Outils

Gérer son temps : une formation avec GTD et Personal Brain

Il y a quelque temps, je vous avais parlé de la méthode GTD (Getting Things Done), de David Allen.  Cette méthode, aux principes simples mais d’autant plus efficaces, a valu une notoriété mondiale à son auteur, surnommé le « gourou de la productivité« .

Parce que ceux qui l’utilisent gagnent du temps, travaillent mieux et surtout, oublient le stress lié aux choses à moitié faites…

Cela vous tente ?

Alors inscrivez-vous à la formation que j’organise chez Accortise le 28 avril de 9 à 16h30 !

Je gère mon temps avec GTD et Personal Brain

Nous y découvrirons ensemble :

  1. Les principes de la méthode GTD
  2. Le logiciel Personal Brain
  3. La mise en place de votre système personnalisé de gestion du temps

Une formation pratique axée sur :

  • vos besoins
  • votre situation personnelle
  • la maîtrise de vos informations personnelles ET professionnelles
  • la mise en place d’outils concrets de gestion de vos actions
  • le suivi du flux de travail
  • la maîtrise de vos différents projets
  • l’identification des tâches à accomplir
  • l’établissement des priorités
  • la gestion efficace de votre agenda
  • un système de rappel qui ne vous laisse plus rien oublier
  • des outils simples et accessibles partout où vous êtes

Retrouvez la maîtrise de vos actions et de votre temps !

Laissez le syndrome To-Do lists aux autres et confiez la gestion de vos actions à un système simple et fiable !

Le syndrome To-Do list

Nous connaissons tous des personnes atteintes du syndrome To Do lists :

  • Elles se précipitent sur leur ordinateur dès le matin
  • elles s’épuisent à vite effectuer les premières tâches
  • elles reportent les suivantes au lendemain ou au surlendemain
  • elles se découragent devant la quantité ingérable de tâches non-effectuées au bout de la semaine
  • elles gâchent leur week-end à culpabiliser à cause du travail à moitié fait
  • et elles recommencent la saga infernale dès le lundi suivant…

J’ai l’air de me moquer ?  Je sais de quoi je parle : je suis passé par là aussi !

Les tâches qui ne sont pas confiées à un système fiable encombrent votre mémoire et engendrent un stress rapidement insupportable !  A terme, ce type de pression engendre de l’épuisement, voire du burn out, ce stade où vos réserves physiques sont épuisées…

GTD et Personal Brain

Personal Brain est un logiciel de mindmapping dynamique.  Il est l’outil idéal pour centraliser des informations, les gérer, les échanger.  Il gère aussi les calendriers comme personne…

C’est pourquoi David Allen lui-même a choisi Personal Brain comme logiciel principal de gestion des tâches et des informations pour sa méthode GTD.

Personal Brain est unique :  sa simplicité, alliée à sa dimension dynamique et à sa puissance de stockage en font un outil rêvé pour ceux qui veulent gérer leur temps et leurs projets sans entrer dans des programmes habituellement réservés aux ingénieurs.

Si comme moi vous êtes plutôt du genre intuitif, que vous aimez le concret et les applications qui vous facilitent la vie, vous allez adorer Personal Brain !

Les entreprises qui utilisent les logiciels de mindmapping estiment gagner entre 4 et 6 heures par semaine par personnes.  Je vous garantis qu’avec la combinaison GTD + Personal Brain, vous allez gagner beaucoup plus : vous allez gagner en productivité et en confort de vie !



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Entreprise Mind Mapping Outils Projets

Gérer son temps ou ses actions ? La méthode GTD de David Allen

Vous êtes débordé ?  Les informations vous submergent ?  Vous n’avez plus le temps de lire vos mails ?  Encore moins d’assurer un suivi correct de tous vos projets ?  Vous accumulez le courrier en retard ?  Votre vie privée rétrécit chaque jour un peu plus ? Votre TO DO list s’agrandit de jour en jour ?

Si vous vous reconnaissez dans au moins une de ces questions, la méthode Getting Things Done (GTD) de David Allen va vous aider à en sortir !

Les TO DO lists et autres logiciels de gestion de projet sont d’excellents outils qui vous aident à gérer vos actions, vos tâches et vos projets… à condition d’avoir une méthode !

Sinon, vous allez – comme beaucoup d’entre nous et comme moi auparavant – accumuler des tonnes de listes de tâches sur des outils divers…  Et les voir désespérément grandir alors que vous vous épuisez à courir derrière un agenda impitoyable !

Comment sortir du cercle infernal des tâches inachevées ?

Alors, jetez un coup d’oeil sur la concept map qui suit et vous allez rapidement comprendre le principe  (cliquez sur la carte pour agrandir l’image).

Contrôle du flux de travail avec la méthode GTD

Une méthode aux principes simples mais efficaces

La méthode GTD – dorénavant je n’emploierai plus que l’appellation abrégée – doit son immense succès à quelques principes simples mais efficaces :

  1. Nous ne gérons pas notre temps, mais nos actions
  2. La clé de la gestion des actions est : savoir quoi faire et à quel moment le faire
  3. Toutes les actions inachevées encombrent notre esprit, dévorent notre énergie et nous font perdre la vision claire des tâches que nous devons accomplir
  4. Si elles sont confiées à un système de gestion fiable et performant, ces actions n’encombrent plus notre esprit, nous sommes plus libres pour nous concentrer sur nos tâches quotidiennes
  5. Un tel système de gestion évite les oublis – volontaires ou non – inhérents à un trop grand nombre d’actions non terminées

Le système, comme vous pouvez le voir ci-dessus, consiste donc à recenser toutes les informations qui nous parviennent – les « trucs » – et à les rassembler dans un lieu unique – ou le moins de lieux possibles.

La phase suivante consiste à s’interroger sur :

  • Qu’est-ce que c’est ?
  • Cela demande-t-il une action ?

Un système qui repose sur les actions

Car – encore une fois – tout le système repose sur les actions.

Si cela ne requiert pas une action immédiate ou dans un temps proche, il y trois possibilités :

  1. c’est sans intérêt pour nous et cela « part à la poubelle« 
  2. cela pourrait peut-être devenir une action un jour : on le place dans un échéancier à plus long terme ou dans un fichier avec un rappel à quelques mois
  3. cela contient une information qui pourrait s’avérer utile dans le futur et donc on le répertorie dans un système de classement

Un projet comporte plusieurs actions

Si cette information appelle une action, on vérifie plusieurs choses :

  1. Cette action fait-elle partie d’un projet qui en comporte plusieurs (projets multiétapes) ? Ici, une précision : pour David Allen, tout résultat impliquant plusieurs actions est un projet.  Préparer un anniversaire est un projet : il faut peut-être réserver une salle, dresser une liste d’invités, les inviter, prévoir le repas, les boissons, de la musique, etc.  Même principe pour la préparation d’une réunion. Si oui : on la place dans un fichier particulier – celui du projet concerné, qui fait lui-même partie d’un ensemble appelé « plans de projets« .
  2. Si l’action peut-être accomplie en moins de 2 minutes : faites-le ! Un coup de fil, une réponse à un email, une relecture de courrier, etc.
  3. Si l’action ne peut pas être accomplie en moins de deux minutes, la première question à se poser – une des plus difficiles pour les managers : suis-je la meilleure personne pour accomplir cette action ? Si la réponse est non : déléguez à la personne la plus compétente !
  4. Si je suis la personne la mieux placée pour accomplir cette action : y a-t-il une « deadline« , une date précise pour laquelle cette action doit être accomplie (renvoyer le formulaire des impôts avant le 15 avril), programmer cette action à une date précise suffisante pour accomplir l’action avant le délai prescrit : on la place dans un calendrier.
  5. S’il n’y a pas de date, placer cette action dans un fichier appelé « Prochaines actions« .

Pas de TO DO lists ?  Pas de TO DO lists !

Le système est basé sur 5 étapes-clés que je verrai avec vous dans un prochain billet…

Tout cela parait compliqué ?

En fait, ces principes sont d’une logique et d’une simplicité confondantes…  Et il existe à présent des logiciels qui peuvent vous rendre la tâche non seulement facile, mais surtout agréable.  Je vous en parlerai dans de prochains articles sur la Méthode GTD de David Allen.

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La malédiction du chiffre 1 en entreprise (2)

Continuons notre inventaire des nuisances du chiffre 1 dans l’entreprise !

(Si vous avez raté le premier article de la série, cliquez ici).

Si vous avez lu le premier article et que vous êtes un tantinet observateur, vous constaterez que la mindmap a un peu gonflé.  Eh oui, j’ai ajouté deux dangers supplémentaires.  Je ne prétends pas à l’exhaustivité, mais j’essaie quand même d’attirer votre attention sur un maximum de points qui peuvent s’avérer dangereux.  J’ai commis certaines de ces erreurs dans le passé et je vous fais donc profiter de mon expérience. (Cliquez dessus pour visualiser ou obtenir une copie PDF gratuite) :

Quatrième danger : un seul fournisseur

Vos affaires se développent bien, vous avez une multitudes de clients, vous vendez énormément et vous avez un fournisseur en or qui vous livre en un temps record et vous accorde de généreux délais de paiement.

Magnifique.

Pour corser le tout, vous venez d’obtenir LA grosse commande qui va donner un nouvel élan à votre business.  Superbe, non ?

Seulement voilà, votre fournisseur unique, si généreux dans ses délais de paiement, qui vous accorde de si plantureuses ristournes, vient d’être déclaré en faillite, tout son stock est saisi…  Vous ne savez pas livrer votre nouveau client…

Ou bien encore, le camion de votre unique fournisseur italien est bloqué quelque part entre le Saint-Gothard et Paris, par une de ces grèves générales brutales dont les Français ont le secret.

Ou bien votre unique  fournisseur haïtien est enseveli sous les décombres du dernier tremblement de terre.

Ou bien, il est tout simplement occupé lui aussi avec de grosses commandes et pour la première fois depuis le début de vos relations, il ne peut vous livrer à temps.

Dans tous les cas, bye bye business !

Ayez plusieurs fournisseursMettez-les en concurrence pour obtenir de  meilleurs prix ou des délais plus confortables (que ce soit pour la livraison ou le paiement).  Ne soyez jamais à la merci du bon vouloir ou de la disponibilité d’une seule personne ou d’une seule entreprise.  Vos clients ne comprendront pas pourquoi, subitement, vous ne pouvez livrer à temps alors que jusque-là ils pouvaient compter sur vous.  C’est encore pire dans le business to business : votre client attend votre produit ou service pour livrer son propre client.  Si vous rompez la chaîne, vous le ferez une fois.  Pas deux.

De plus, si vous avez un seul fournisseur, votre gamme de produits sera forcément réduite.  En ayant plusieurs fournisseurs, vous assurez un plus grand choix à vos clients qui vous en seront reconnaissants.

Dernière précision qui vaut son pesant d’or : ne signez  jamais une clause d’exclusivité qui vous lie à un seul fournisseur.  Vous vous livrez poings et pieds liés aux caprices d’une entreprise qui va vous coûter plus cher qu’une maîtresse…

Cinquième danger : une seule tête pensante à bord

Vous êtes indépendant, vous aimez prendre les décisions seul et assumer pleinement la responsabilité de vos choix.  Et vous ne supportez pas que Pierre, Paul ou Jacques viennent mettre leur grand nez dans vos affaires et vous disent comment vous devez exercer votre métier.

Je ne peux vous donner tort : c’est exactement mon profil !

Mais cette position peut s’avérer dangereuse si elle est poussée dans ses derniers retranchements : car à un moment donné, nous sommes tellement plongés dans notre business que nous n’avons plus de recul.  Nous avançons au jour le jour, en tentant de répondre au mieux aux exigeances – parfois pas piquées des vers ! – de nos clients.

Et nous perdons de vue non seulement les objectifs que nous nous sommes donnés, mais si nous ne sommes plus attentifs au marché et à ses évolutions, nous allons rater des opportunités.

La solitude du manager, ce n’est pas qu’un magnifique roman de Manuel Vasquez Montalban (que je vous recommande chaudement), c’est aussi une réalité quotidienne parfois difficile à assumer pour qui se trouve à la tête d’une entreprise.  Entourez-vous d’amis sincères qui ne passeront pas leur temps à vous encenser, mais qui pointeront aussi du doigt vos incohérences ou vos erreurs.  Fréquentez d’autres chefs d’entreprises.  Participez à des réseaux où on échange des tuyaux, des idées, des points de vue.

De cette façon, vous enrichirez votre palette de talents et vous gagnerez en notoriété dans les cercles de professionnels.  Vous pourrez aussi glâner à l’occasion l’une ou l’autre bonne idée qui deviendra votre prochain produit phare ou le service qui boostera votre entreprise pour les deux ans à venir…

Vouloir tout assumer, c’est aussi le meilleur moyen d’en arriver au burn out, cet épuisement ultime de vos ressources morales et physique.  Déléguez, sous-traitez, prenez conseil.  Vous aurez d’autant plus de temps pour vous concentrer sur l’essentiel.

Sixième danger : une seule banque

Même situation que pour le client et le fournisseur :  ne vous mettez jamais à la merci d’une institution unique.  Ici aussi, faites jouer la concurrence.  Même si votre banquier est votre partenaire (il devrait l’être en tout cas…) vous n’êtes pas marié(e) avec lui (elle) et donc vous pouvez aller voir ailleurs si on ne vous propose pas un meilleur taux ou une solution bancaire mieux adaptée à votre situationAvoir plusieurs avis financiers peut aussi être un atout.

Ici aussi, mettez-les en concurrence : on vous offre du 5 % chez Truc, mais peut-être Machin est-il prêt à vous offrir le même produit  à du 4,25 %.  Ca ne parait pas grand chose, mais sur 10 ou 15 ans, cela peut se chiffrer en milliers d’euros…

Choisissez aussi des banques ou des agences qui connaissent le monde des affaires : certaines sont très bonnes pour gérer le compte-épargne de Tante Yvonne, mais pratiquent le crédit de caisse du bout des lèvres…  Ici comme ailleurs, faites votre petit marché, comparez les offres et restez maître de vos choix…

Septième danger : un seul concurrent

Ou pire encore : pas de concurrent du tout !

Quoi ?  Mais pas de concurrent, c’est la situation idéale !  On fait ce qu’on veut, on fixe les prix comme on veut, c’est le monopôle !

Détrompez-vous : vous n’êtes ni une multinationale, ni une entreprise nationale récemment privatisée ?  Alors, regardez autour de vous : si vous n’avez pas de concurrent ou un seul, c’est mauvais signe.  Cela veut peut-être dire qu’il n’y a pas de marché du tout et que les concurrents potentiels ont déjà abandonné la partie parce qu’il n’y a rien à gagner : pas de clients, autrement dit…

Ou bien, au contraire, vous arrivez trop tôt sur un marché où il n’y a encore personne.  Ca peut être une opportunité : vous êtes le premier sur la balle !  Mais ça peut-être une situation difficile aussi, surtout si vous êtes une nouvelle entreprise qui débarque sur un nouveau marché avec un nouveau produit…  Vos chances de réussite sont quasiment nulles.   L’histoire économique regorge de gens qui ont eu raison trop tôt : ils sont arrivés avec un produit ou un service à une époque où cela n’intéressait encore personne.  Ou bien personne ne comprenait encore quel était l’intérêt de ce produit.  Apple a connu ce phénomène en 1993 avec un PDA qui s’appelait Newton.  C’était un produit révolutionnaire qui proposait déjà presque tout ce qu’un iPhone peut offrir.  Et ce fut un flop magistral.  Pour Apple, ce n’était pas trop grave : c’était un produit parmi d’autres (vous vous souvenez : pas un seul produit !) et Apple avait les reins suffisamment solides du point de vue financier pour absorber le choc.  Mais vous ?  Si vous êtes une petite entreprise ou une start up, vous ne pourrez pas vous permettre ce genre d’erreur deux fois…

Huitième danger : être le numéro 1 de son secteur

– Quoi ?  Cette fois, vous exagérez : être le leader du marché, c’est un danger ?

Ne me faites pas dire ce que je n’ai pas dit.  C’est évidemment le rêve de tout entrepreneur sérieux que de devenir le numéro un dans son secteur, vous ne croyez pas ?

Mais cela comporte un certain risque : celui de s’endormir sur ses lauriers.  D’être autosatisfait.  De ne plus être attentif aux évolutions du marché.   De ne plus être aussi créatif ni agressif sur le marché.  Et donc de se faire dépasser par de jeunes loups qui « n’en veulent  » comme disaient les Deschiens…

Prenez Microsoft : ils ont été numéro 1 et Bill Gates est devenu l’homme le plus riche du monde.  Il y a seulement quelques années, la multinationale de Redmont regardait de haut les autorités européennes qui la mettaient en garde pour « abus de position dominante ».

A présent, elle est dépassée sur sa gauche par Google, sur sa droite par Apple et ses iPad, iPod tandis que FaceBook et Twitter se partagent le gâteau des médias sociaux que personne n’a vu venir chez Microsoft.  Aujourd’hui, Microsoft abandonne le blogging et vient de signer un accord avec WordPress (sur lequel le blog que vous lisez en ce moment est publié) : une situation tout simplement impensable il y a seulement 5 ans.

Et une situation qui ne risque pas de s’arranger dans la mesure où les jeunes se dirigent surtout vers les solutions Apple du type smartphone et les médias sociaux… (voir à ce sujet mon article sur les jeunes et Apple)…

Vous voilà prévenus : superstitieux ou non, pragmatiques ou idéalistes, méfiez-vous du chiffre 1 si vous êtes chef d’entreprise ou futur businessman.  Fuyez ce chiffre comme la peste… et portez-vous bien !