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Test logiciel mindmapping : Getting Things Done avec MindMeister

Je suis en train de tester les fonctionnalités du logiciel de  mindmapping MindMeister.

Et j’ai voulu voir à quel point on peut adapter les cartes cognitives de ce logiciel à la méthode Getting Things Done de David Allen.

Voici les résultats de mes divers essais.  Je peux déjà dire que je suis ébloui par les performances de ce logiciel !

Je l’avais promis lors de mon dernier article sur le logiciel de mindmapping MindMeister, je l’ai donc fait : un test sur les performances de MindMeister en application avec la méthode de productivité de David Allen, Getting Things Done.

Et les résultats sont au-delà de mes attentes.  Pas grand-chose à redire sur les performances de MindMeister.   Le logiciel est flexible et sa gestion multi-cartes est un atout sérieux.  De même que la liaison avec le calendrier Google ou les notification par e-mail.

Mais procédons par ordre !

Une carte GTD personnelle

Petit rappel : la méthode Getting Things Done – GTD en abrégé – inventée par le consultant américain David Allen est basée sur le rassemblement en un seul lieu de toute l’information qui nous arrive.  Ensuite, ces informations sont distribuées dans divers répertoires ou documents selon la nature des actions que nous en tirons.  Car le but de la méthode, c’est bien d’augmenter la productivité sans stress.

J’ai donc reproduit ces différents répertoires sur une carte MindMeister que voici.  Cette carte GTD exemple est publique.  Vous pouvez la consulter librement.

Mon GTD sur MindMeister

L’agenda est l’endroit où je vais stocker toutes mes tâches pour lesquelles existe une deadline, une date-limite.  Et exclusivement ce type de tâches.

Prochaines actions est un répertoire contenant mes prochaines tâches pour lesquelles je n’ai pas de date-limite.  Je sais que je devrai les accomplir dans un délai plus ou moins court, mais je n’ai pas de date précise.

Le planning est l’endroit où je vais rassembler mes projets : en jargon GTD, un projet est toute action qui comporte plusieurs tâches.  Par exemple, remettre une offre de formation est un projet : car je vais devoir relire les notes prises lors du premier contact avec l’entreprise,  établir le plan de cette offre, en rédiger un premier jet, la corriger et en réécrire ce qui ne me paraît pas suffisamment bon, etc.

En attente, je place toutes les actions que j’ai déléguées ou pour lesquelles j’attends confirmation d’une autre personne.

Et « un jour peut-être » est le répertoire des souhaits, des choses que j’aimerais faire, mais pour lesquelles je n’ai pas de temps maintenant…  Par exemple, j’aimerais suivre une formation en HTML5, j’ai repéré un centre de formation qui propose un cours qui me convient, mais pour l’instant je suis déjà les cours de certification de HootSuite et je n’ai donc pas le temps matériel de suivre un autre cours.  Mais comme la formation proposée m’intéresse, je la sauvegarde dans ce répertoire pour la retrouver quand j’en ai besoin.

Pour être complet, je devrais ajouter un répertoire « Références » pour y conserver tous les documents qui n’entraînent aucune action, mais qui contiennent une information intéressante.  Cette carte-ci a été conçue pour l’action et je n’ai donc pas encombré ce document avec une branche supplémentaire.  Si je rencontre ce type de documents, je le sauvegarderai ailleurs.

Enfin, les actions de moins de deux minutes doivent être exécutées immédiatement, puisque le temps de les encoder dans mon système serait égal sinon supérieur à deux minutes !  C’est une façon de s’assurer que nous n’accumulons pas des petites actions non-accomplies qui nous pourrirons un jour la vie…

L’agenda : programmer les tâches

Menu Tâches MindMeister

MindMeister permet d’encoder facilement les tâches dans les sujets.  Pour cela, j’utilise le sous-menu « Tâches » dans le menu « Propriétés » affiché à droite de mon écran.

Ce menu permet de déterminer le niveau de priorité d’une tâche, de 1 à 7.  L’avancement affiche l’état d’accomplissement de la tâche, de « non-démarré » à « achevé » en passant par 25 %, 50 % et 75 %.

« Echéance » est bien entendu la date-limite ou deadline de la tâche.  Cette tâche peut être assignée à une personne.  Il suffit de cliquer sur le champ vide pour ajouter automatiquement le nom du propriétaire du compte ou les noms encodés précédemment.

Le niveau avancé du menu « Tâches » affiche aussi la durée en nombre d’heures,  de jours, de semaines ou de mois.

Pour supprimer les informations de tâches, il suffit de cliquer sur le panneau « sens interdit » en bas à gauche du menu « Tâches« .

Enfin, la petite roue dentée, tout à fait à gauche, en bas du menu, permet d’introduire des données automatisées : il suffit d’introduire une première fois les informations de tâches que vous utilisez le plus souvent – votre nom, le niveau de priorité, etc. – et lorsque vous cliquerez sur cette roue la prochaine fois, les données s’afficheront automatiquement.  Il vous suffit alors de changer uniquement la date d’échéance ou le niveau de priorité, le cas échéant.

Rappel des tâches par e-mail

L’option « Avancé » du menu « Tâches » comporte aussi un élément extrêmement intéressant pour la gestion de projets en général et pour la méthode Getting Things Done en particulier : un système de notification des tâches par e-mail.  Vous choisissez la date de rappel en cliquant sur l’onglet comme indiqué ci-dessous.

Sélection de la date de notification par email

Ce délai de rappel est également conditionné par les paramètres de votre compte.  Si vous avez demandé un rappel quotidien, vous recevrez chaque jour un e-mail comme celui-ci.  L’e-mail détaille les tâches qui sont en retard ou arrivent bientôt à échéance.

e-mail de rappel des tâches

Par contre, MindMeister ne permet pas d’indiquer d’heure de début ou de fin d’une tâche.  Vous devez donc les indiquer dans votre sujet ou en note.

Contrairement à MindMaple, MindMeister n’inclut pas nom plus de champ « Ressources » dans les tâches.  Mais vous pouvez aussi les répertorier en sous-sujets de vos tâches ou en note.

Vue de l’agenda GTD dans MindMeister

Voici une vue du sujet Agenda dans ma carte GTD.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Détail de mon répertoire « Agenda »

Vous pouvez voir tout le détail des tâches dans chacun des sujets.  Pour le premier sujet, je dois rappeler une personne : en fait lui envoyer un e-mail pour lui demander où en est la proposition de formation que je lui ai envoyée.  La tâche est programmée pour le lundi 15 avril, soit aujourd’hui.  La flèche à côté du texte « Proposition Lxb » est un hyper-lien qui me permet d’ouvrir directement un e-mail adressé à la bonne personne à partir de ma carte MindMeister.

« Travail forcé » est un article que je veux proposer à un éditeur en chef.  Tâche également programmée pour le 15 avril.  Il y a également un hyperlien vers l’e-mail de cette personne.  Prochain bouclage de ce magazine, le 29 avril : si l’article est accepté, l’article devra parvenir à la rédaction au plus tard à cette date, pour midi.

Dans le sujet « Lire articles » vous remarquez un surlignage en jaune : c’est une indication que cette tâche est venue à échéance.  Je devais lire les articles sur le sujet ce dimanche 14 pour être en mesure de proposer le mien le 15 matin.   De même, le sujet « Relire notes » est arrivé à échéance.  Il s’agit d’une action programmée qui fait partie d’un projet de formation.  Je dois relire les notes prises lors du premier contact avec une entreprise afin de structurer  et rédiger une proposition de formation pour cette entreprise.    Le sujet « Supports » au-dessus, est une autre action programmée dans ce projet : concevoir des supports de communication pour que la responsable RH puisse annoncer ce module aux cadres participants.

Toutes les tâches reprises dans mes différentes cartes MindMeister peuvent être consultées en un endroit, comme un planning dans votre calendrier Google : la liste des tâches dans le menu « Mes Cartes », en cliquant sur la commande « Tâches ».  Elles s’affichent alors comme ceci :

Visualisation dans Mes cartes – Tâches

Les tâches en retard sont signalées par une étiquette orange « overdue » et l’échéance reprise à droite.

Certaines de mes tâches apparaissent en double car elles figurent dans deux cartes différentes : ma carte GTD Marco et la copie que j’en ai réalisée : Exemple Blog.

En conclusion

MindMeister est un outil idéal pour travailler avec la méthode GTD.  Ses fonctions de gestion des tâches et de cartes secondaires en font un outil très adapté.  Les notifications par e-mail sont également très intéressantes pour qui gère des projets complexes.  Il existe aussi une fonction dont je n’ai pas encore parlé et qui fera l’objet d’un prochain article : l’intégration des tâches d’une carte MindMeister dans un calendrier Google ou iCal.  Cette fonction assure la mise à jour et la synchronisation de votre calendrier préféré avec votre carte GTD MindMeister.   Et dans un troisième article je vous parlerai plus en détail de la  fonction GeistesBlitzes en lien avec Getting Things Done.  Avec l’ensemble de ces outils, vous pouvez vraiment augmenter votre productivité de manière très significative.   Et tout cela en ligne, à plusieurs, de façon très fluide.

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Gérer son temps : une formation avec GTD et Personal Brain

Il y a quelque temps, je vous avais parlé de la méthode GTD (Getting Things Done), de David Allen.  Cette méthode, aux principes simples mais d’autant plus efficaces, a valu une notoriété mondiale à son auteur, surnommé le « gourou de la productivité« .

Parce que ceux qui l’utilisent gagnent du temps, travaillent mieux et surtout, oublient le stress lié aux choses à moitié faites…

Cela vous tente ?

Alors inscrivez-vous à la formation que j’organise chez Accortise le 28 avril de 9 à 16h30 !

Je gère mon temps avec GTD et Personal Brain

Nous y découvrirons ensemble :

  1. Les principes de la méthode GTD
  2. Le logiciel Personal Brain
  3. La mise en place de votre système personnalisé de gestion du temps

Une formation pratique axée sur :

  • vos besoins
  • votre situation personnelle
  • la maîtrise de vos informations personnelles ET professionnelles
  • la mise en place d’outils concrets de gestion de vos actions
  • le suivi du flux de travail
  • la maîtrise de vos différents projets
  • l’identification des tâches à accomplir
  • l’établissement des priorités
  • la gestion efficace de votre agenda
  • un système de rappel qui ne vous laisse plus rien oublier
  • des outils simples et accessibles partout où vous êtes

Retrouvez la maîtrise de vos actions et de votre temps !

Laissez le syndrome To-Do lists aux autres et confiez la gestion de vos actions à un système simple et fiable !

Le syndrome To-Do list

Nous connaissons tous des personnes atteintes du syndrome To Do lists :

  • Elles se précipitent sur leur ordinateur dès le matin
  • elles s’épuisent à vite effectuer les premières tâches
  • elles reportent les suivantes au lendemain ou au surlendemain
  • elles se découragent devant la quantité ingérable de tâches non-effectuées au bout de la semaine
  • elles gâchent leur week-end à culpabiliser à cause du travail à moitié fait
  • et elles recommencent la saga infernale dès le lundi suivant…

J’ai l’air de me moquer ?  Je sais de quoi je parle : je suis passé par là aussi !

Les tâches qui ne sont pas confiées à un système fiable encombrent votre mémoire et engendrent un stress rapidement insupportable !  A terme, ce type de pression engendre de l’épuisement, voire du burn out, ce stade où vos réserves physiques sont épuisées…

GTD et Personal Brain

Personal Brain est un logiciel de mindmapping dynamique.  Il est l’outil idéal pour centraliser des informations, les gérer, les échanger.  Il gère aussi les calendriers comme personne…

C’est pourquoi David Allen lui-même a choisi Personal Brain comme logiciel principal de gestion des tâches et des informations pour sa méthode GTD.

Personal Brain est unique :  sa simplicité, alliée à sa dimension dynamique et à sa puissance de stockage en font un outil rêvé pour ceux qui veulent gérer leur temps et leurs projets sans entrer dans des programmes habituellement réservés aux ingénieurs.

Si comme moi vous êtes plutôt du genre intuitif, que vous aimez le concret et les applications qui vous facilitent la vie, vous allez adorer Personal Brain !

Les entreprises qui utilisent les logiciels de mindmapping estiment gagner entre 4 et 6 heures par semaine par personnes.  Je vous garantis qu’avec la combinaison GTD + Personal Brain, vous allez gagner beaucoup plus : vous allez gagner en productivité et en confort de vie !



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DropMind 2.3 : la richesse, la flexibilité et la connectivité

Dans la galaxie sans cesse croissante des logiciels de Mindmapping, il y en a un dont on parle trop rarement et c’est dommage car il offre toutes les caractéristiques d’un grand logiciel professionnel pour un prix réduit.

Je veux parler de DropMind.

Si vous êtes un habitué de ce blog, vous le connaissez déjà, car c’est un de ceux que j’ai le plus utilisés pour illustrer mes articles.  Et pour cause : il offre une palette graphique intéressante.

Mais la dernière version offre beaucoup plus :

Depuis ses débuts, Seavus – la société suédoise productrice de DropMind – a misé sur la connectivité : DropMind importe et exporte directement un nombre impressionnant de formats :

  • full compatible avec la suite Microsoft : Word, Excel, Outlook
  • coordination facile avec Microsoft Project
  • importation directe d’XMind, de FreeMind, de MindManager
  • importation directe de votre calendrier Outlook
  • Exportation directe vers tous ces formats plus PDF
  • Les développeurs Internet apprécieront l’exportation directe en XML et HTML
  • Ceux qui travaillent l’image peuventconvertir leurs cartes en JPG, PNG, BMP ou format dessin vectoriel
  • Les amateurs de texte peuvent aussi exporter directement en Word ou RTF

Pour les présentations, DropMind offre un outil unique de découpage de la carte en séquences exportables directement dans PowerPoint.  Ces séquences forment la base de chacune des diapositives.  J’ai utilisé ce système pour un séminaire en Malaisie et vous pouvez en voir le résultat ci-dessous :

Mais si vous le souhaitez, vous pouvez aussi exporter toute la carte en une seule fois pour illustrer une seule diapositive d’une présentation PowerPoint.

DropMind n’est pas seulement bon pour les présentations : il se montre performant dans toutes les utilisations du Mindmapping :

– sa connectivité avec les logiciels tels que Word, Outlook et Excel en font le candidat idéal pour l’accompagnement de création d’entreprise.   La structure du business plan que vous voyez ci-dessous n’est pas seulement une visualisation claire et simple d’un document que beaucoup trouvent rébarbatifs : c’est – grâce aux outils d’exportation – l’ensemble des chapitres du business plan dans Word et les titres des feuilles de calcul dans Excel… (Cliquez sur l’image pour l’agrandir…).

Autrement dit, dès que vous avez réfléchi – seul ou en brainstorming à plusieurs – et conçu la structure de votre plan d’affaire, vous pouvez l’exporter directement dans Word et Excel et commencer à travailler sur le rédactionnel et les chiffres.

Imaginez le temps gagné !

Pour les professionnels de l’accompagnement de l’entreprise, c’est un outil extrêmement précieux !

C’est aussi un outil de gestion de projet très performant grâce à son intégration de tâches et de dates, elles-aussi directement exportables dans votre agenda Outlook.

Au fur et à mesure que vous concevez votre projet dans DropMind, vous ajoutez les tâches à votre carte, vous les priorisez, vous ajoutez une date de début et de fin ou un nombre de jours nécessaires, vous y ajoutez des notes ou des feuilles de calcul, directement dans votre carte

Vous avez dit connectivité ?  DropMind permet l’intégration de plusieurs hyperliens dans un même sujet, liens qui renvoient vers des sites internet, vers des fichiers locaux, vers d’autres cartes, vers d’autres branches de la même carte…

Il permet encore bien d’autres choses, il faudrait un livre ou un cours (tiens, un bonne idée, ça…) pour vous démontrer toute son efficacité…

Mais DropMind c’est aussi une application Web qui vous permet de travailler en ligne à plusieurs, de stocker vos cartes de manière publique ou privée, avec toutes les fonctionnalités du logiciel de bureau.  C’est aussi une application iPhone qui vous relie à votre travail ou à vos collaborateurs à tout moment.

Ce sera aussi – dans quelques jours – une application iPad...

Je vous ai donné envie de l’essayer ? Cliquez sur le logo ci-dessous et profitez de 15 jours d’essai gratuit ! Attention : on est très vite accro !

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creativité Mind Mapping Outils Projets

Comment et pourquoi les entreprises utilisent-elles les logiciels de Mind Mapping ?

Quels sont les logiciels de mindmapping utilisés par les entreprises ?  Et à quoi les utilisent-elles ?  Le point sur la question avec une enquête de Chuck Frey !

Chuck Frey est non seulement un mindmappeur convaincu, mais il est aussi l’auteur de The Mindmapping Softwareblog, un des meilleurs blogs anglophones dans le domaine des logiciels de Mind Mapping et de pensée visuelle.

Une enquête annuelle sur l’utilisation des logiciels de mindmapping

En 2006, il publiait le rapport d’une première enquête sur l’utilisation par les entreprises des logiciels de Mind Mapping.  Quatre ans plus tard, Chuck Frey renouvelle l’expérience.  Les résultats en anglais sont téléchargeables à cette adresse.

Vous pouvez également visionner et télécharger cet article sous forme de document :

 Les enseignements de cette deuxième enquête – et les différences avec les résultats de la première – sont extrêmement intéressants et parfois même, surprenants.

Carte mentale numérique

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Projets Société

Clay Shirky parle des institutions et de la collaboration

Comment parvient-on à accomplir les choses en groupe  ?

Clay Shirky, dans ce brillant exposé –  publié par TED en 2005 et que je viens de traduire en français sous la supervision d’Anna Cristiana Minoli – Clay Shirky développe les deux réponses possibles :

  • la réponse classique : l’institution, mais qui présente deux inconvénients majeurs : des coûts de production élevés et une impossibililé structurelle de se procurer 100% de la productivité d’un groupe
  • la réponse alternative, rendue possible par l’émergence d’Internet et du Web 2.0 : la coopération : celle-ci permet d’acquérir 100% de la production d’un groupe avec des coûts de coordination réduit.

La coopération n’en est qu’à ces débuts et Shirky prévoit 50 ans de « chaos » avant que de nouvelles formes stables apparaissent, de même que la presse d’imprimerie, lors de son apparition, a contribué à 200 ans de trouble, « en passant d’un monde où l’Eglise catholique était une force politique organisatrice au Traité de Westphalie, où nous savions finalement ce qu’était la nouvelle unité : l’Etat-nation. »

Un exposé visionnaire qui n’a pas pris une ride en cinq ans, mais, au contraire, nous ouvre des perspectives inédites en matière d’organisation des groupes et des projets.

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Mind Mapping Outils Projets

Mind Mapping aux REWICS : changements de dernière minute !

Je vous annonçais il y a quelques jours un atelier de gestion de projet avec iMindMap que j’animerai aux Rencontres Wallonnes de l’Internet Citoyen le 17  mars prochain.

C’est toujours d’actualité, mais il y a quelques changements au programme :

  • je serai présent tout au long de la journée dans le stand de la Lingua Franca Foundation, de 9 à 17h30.
  • Quant à l’atelier Mind Mapping et gestion de projet, il est désormais programmé à 16h20.

Ici aussi quelques changements, puisque je présenterai d’abord les concepts et le fonctionnement du Mind Mapping et ensuite, un petit exposé sur la gestion de projet avec iMind Map.

Un co-animateur me rejoindra ensuite, Monsieur Frédéric Taes, de la société Strategy and go, qui présentera d’autres logiciels de Mind Mapping ainsi que la nouvelle extension de ConceptDraw pour Google Wave, la nouvelle application Internet de Google.

Au plaisir de vous y retrouver nombreux !