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Mindmeister 9 : un design plus élégant et une meilleure ergonomie

Le logiciel de mindmapping Mindmeister 9 est sorti ce 9 janvier.  J’ai testé pour vous cette nouvelle version qui mise l’essentiel sur l’ergonomie et le flat design.

La nouvelle version de MindMeister était attendue pour la fin 2013.  L’éditeur de logiciel de mindmapping a pris un peu de retard et nous présente aujourd’hui la version 9 de son software.

Je l’ai testée pour vous.  Et voici ce que ça donne.  Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir au  maximum.  Ou cliquez pour visiter la carte publique « Essai de MindMeister 9 ».

Essai de MindMeister 9

Le flat design : un visuel épuré, très élégant

Au niveau du design, le nouveau MindMeister, tout comme la nouvelle version de XMind, sacrifie au « flat design« , un style visuel épuré dont vous trouverez une excellente description sur le blog de mon ami Philippe Boukobza.

Toute l’interface a été redessinée selon les principes du « flat design » : les nouvelles icones, les outils de navigation, etc.

Cela donne une visibilité, une clarté et surtout une lisibilité nouvelle à l’ensemble.  Mais l’aspect visuel n’est pas l’unique préoccupation des designers de MindMeister.  Ils ont manifestement bien écouté leurs utilisateurs qui leur réclamaient surtout une meilleure ergonomie.

Une ergonomie entièrement repensée

 L’ergonomie de MindMeister 9 a été entièrement repensée pour améliorer l’accessibilité des commandes et des menus.

Dès l’ouverture de l’application – MindMeister est une application de mindmapping en ligne – le changement saute aux yeux.  La liste des cartes, par exemple, a été entièrement redessinée.

La nouvelle liste des cartes

Alors qu’auparavant l’ensemble présentait une colonne unique, la page affiche à présent plusieurs colonnes : ici, par exemple, j’ai choisi d’afficher mes cartes et les dernières cartes publiques téléchargées sur le site de MindMeister.  Mais, pour la gestion de projet ou la gestion du temps avec la méthode GTD, par exemple, on peut également choisir d’afficher les tâches relatives à chaque projet.

Remarquez tout en haut de la page, le logo de l’entreprise à gauche et ma photo à droite : MindMeister est un logiciel collaboratif.  Cela explique pourquoi l’accent est mis sur les entreprises, les équipes et les membres de ces dernières.  La version Business de MindMeister vous autorise ainsi à inviter des collaborateurs, des clients ou des amis à participer à l’élaboration d’une carte avec toutes les fonctionnalités professionnelles sans devoir souscrire à un compte payant.  C’est ce que j’utilise par exemple lors de séances à distance de coaching étudiant ou chef d’entreprise.

Tout à fait à droite de cette première ligne, une icone en forme de roue dentée permet d’accéder d’un simple clic aux réglages de votre compte.

A la ligne suivante, des onglets vous donnent accès à vos cartes personnelles, à votre « channel », c’est-à-dire à vos cartes publiques sur les serveurs de MindMeister ou bien encore à l’ensemble des cartes publiques.

Enfin, la dernière ligne avant les cartes vous permet de créer une nouvelle mindmap ou un nouveau dossier, d’importer une carte ou un fichier depuis Google Drive ou un répertoire de votre disque dure par exemple.  Une autre commande – celle en forme de flux RSS – règle les paramètres de partage des cartes, le sens interdit supprime une carte tandis que le « i » affiche une liste d’informations à propos de votre carte.

Des menus plus lisibles et plus accessibles

Barre de menu

Le menu de droite a été complètement revu : ici aussi, le flat design a fait son apparition : de simples icones ont remplacé les étiquettes.

Il suffit d’un clic pour modifier la couleur ou la forme d’un sujet, l’apparence du texte et le style d’un texte.  C’est ici aussi que vous intégrerez des limites ou nuages de la couleur et de la forme que vous souhaitez.  Tout est paramétrable.

Il est toujours possible, bien entendu, d’intégrer des liens hypertextes vers des sites web ou bien des adresses e-mail (très pratique pour les garder sous la main lorsque vous travaillez sur des projets en partenariat).

C’est à travers ce menu que vous intégrerez aussi des documents (Word, PDF, Excel ou tout autre format) depuis votre disque dur, bien entendu, mais aussi depuis Dropbox, Evernote, Google Drive ou un périphérique.  MindMeister étant une application en ligne, vous pouvez tirer parti de tous les éléments du cloud.

Le même menu permet aussi l’intégration de notes et de tâches pour la gestion de projet.  Pour faire disparaître cette barre de menu, plus d’icone « réduire » dans le coin supérieur droit, mais une icone « réduire la barre » en bas à droite.

Les menus Zoom et Options de carte – qui permet de centrer la map, d’afficher ou non les ascenseurs (scrollbars) et les informations de tâches – ont été regroupés en haut à gauche de la feuille.

Exportez et intégrez vos présentations dans un blog ou un site web

Le mode présentation de MindMeister était déjà très souple et agréable.  L’affichage des branches a encore été amélioré et la transition entre les sujets est plus fluide que jamais.

Mais surtout, vous pouvez désormais exporter vos présentations : un nouveau bouton dans le menu « Exportations » vous permet de télécharger votre présentation sous forme d’une collection de slides au format ZIP (compressé).

Vous pouvez utiliser ces slides pour créer une présentation intégrée dans un blog ou un site web.  En tout cas, en théorie, car j’ai essayé à diverses reprises de télécharger deux présentations différentes avec deux extracteurs différents (Z.zip et The Extractor) et les fichiers étaient endommagés à chaque fois…   Sans doute un de ces bugs inévitables lors du lancement d’une nouvelle version…

Par contre, le mode présentation lance automatiquement le plein écran et dispose au bas de ce dernier une commande avant-arrière qui inclut le logo de votre entreprise.  Celui-ci est également repris au bas à droite de l’écran : vos auditeurs ne pourront pas ignorer d’où vous venez !

Détail du mode présentation

Il suffit de ne pas utiliser la souris ou de la placer hors du champ d’influence de cette commande pour qu’elle disparaisse.  Le mode plein écran de la présentation permet de ne pas distraire les participants de votre exposé, ce qui est appréciable…

Des améliorations de l’impression et de l’exportation

D’autres améliorations sont les bienvenues, comme celle de l’exportation en format PDF.  Les fichiers sont désormais exportés au format d’échange RDF de meilleure qualité, ce qui assure une meilleure fidélité de l’image de votre mindmap.

Les icones ont non seulement été redessinées, mais elles apparaissent à présent en haute résolution.  Leur nombre a été augmenté et elles comprennent maintenant un pack de 863 icones Emoji, très appréciées des jeunes.

L’impression des mindmaps a été revue : en cliquant sur l’icone en forme d’imprimante, vous générez en fait un fichier image de format PNG qui sera imprimé.  Je n’ai pas eu l’occasion non plus de tester cette propriété.

En conclusion

Dans la version 9 de MindMeister, comme dans la version 2013 de XMind, pas de révolution ni de grands chambardements.  Mais des améliorations appréciables de la navigabilité, de l’ergonomie et du design.

Et des améliorations de fonctions qui rendent la vie plus confortable.

Au niveau graphique des cartes à proprement parler, pas de révolution non plus.  Mais comme le disait Michael Hollauf lors de son exposé du Biggerplate Unplugged de Utrecht, MindMeister étant une application en ligne, elle est tributaire du développement des navigateurs.  Or, tous n’intègrent pas les derniers développement du html 5, par exemple, ou d’autres possibilités graphiques.

Bref, un logiciel de mindmapping rénové qui ne perturbera pas ses anciens utilisateurs mais qui risque bien, par son design, son ergonomie et son utilisation ultra-intuitive, d’attirer un nouveau public plus jeune.  Et par ses facilités d’emploi dans le travail collaboratif, il pourrait bien séduire plus d’une entreprise au passage.

Vous avez envie, vous aussi, de créer des cartes mentales en ligne, seul ou à plusieurs ?  Inscrivez-vous gratuitement sur MindMeister et testez la version 9 !

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Logiciels Mindmaple Projets Tutoriel

Mindmaple : gestion de projet, export Excel et diagramme de Gantt

Vous avez besoin de gérer des projets ?  Et vous recherchez une solution simple et bon marché ?

La nouvelle version – 1.6 – de MindMaple propose désormais un diagramme de Gantt dans son export vers Excel !

Je l’ai testé pour vous et voici les résultats.

MindMaple, ce logiciel de mindmapping originaire de Californie, continue d’évoluer à un rythme étonnant.  Après avoir proposé un logiciel complet et très bon marché, avoir développé une version très pratique pour iPhone et une plateforme collaborative en temps réel.  Après avoir développé la gestion des tâches et de projets via des cartes secondaires.   Voici à présent une toute nouvelle version qui offre des fonctionnalités vraiment intéressantes.

Des fonctionnalités pratiques

La version 1.6 propose, entre autres, d’afficher le contenu des notes sous le sujet qui les contient : il suffit de cliquer sur l’icone en forme de page, à droite du sujet, pour en développer le contenu.   Pratique pour consulter un manuel sous forme de carte cognitive, par exemple.

Les sujets frères – du même niveau – sont formatés automatiquement.  Si vous colorez votre premier sujet de ce niveau, après un même sujet principal, en bleu avec du texte Calibri 12 gras et italique, tous les sujets du même niveau se formatent automatiquement de la même manière.  Ca représente un gain de temps non-négligeable.  En outre, MindMaple vous offre à présent une pré-visualisation des formats avant de les appliquer.  De quoi éviter les mauvaises surprises.

Certains bugs ont été réparés et la qualité des PDF a été améliorée.  La collaboration en ligne est plus stable que dans la version précédente.

Mais surtout, MindMaple intègre désormais dans son export vers Excel, une traduction automatique des tâches en diagramme de Gantt : du miel pour les gestionnaires de projet qui utilisent Excel !

Une carte de gestion de projet

Pour tester cette nouvelle fonctionnalité, j’ai créé une carte de gestion de projet.  Il s’agit d’un projet fictif de création de brochure.  J’ai donc inventé une équipe fictive qui allait intervenir dans les différentes phases, avec des ressources appropriées.

Carte de gestion de projet : brochure

Le chemin de fer est la maquette de la brochure : il montre l’emplacement des textes et des photos sur la page.  On confie la rédaction à trois personnes et les illustrations à trois autres.  Ensuite, un éditeur intervient : il relit, corrige les fautes d’orthographes et les erreurs de syntaxe.  On imprime une première épreuve.  L’ensemble de l’équipe effectue les modifications – retouches photos éventuelles, reformulation de certains passages, changement de titre, etc.  Et enfin, la brochure est confiée à l’imprimeur pour impression. L’ensemble du projet s’étale sur deux mois, juin et juillet.

Je veux à présent exporter vers Excel et voir ce que ça donne au niveau du diagramme de Gantt.

L’export vers Excel

Pour exporter vers Excel, je clique sur le menu « File » de mon tableau de bord et et ensuite, sur la commande « Export« .   Dans la liste des exports possibles, je choisis « Export as Microsoft Excel« .  Je choisis le répertoire où je veux sauvegarder mon fichier Excel et je confirme.

Une nouvelle fenêtre de dialogue apparaît.  Je choisis dans cette fenêtre l’onglet « Advanced« , pour choisir les commandes avancées.

Commandes avancées pour l’export Excel

Dans cette fenêtre, « Export tasks as Gantt chart » est coché par défaut.  Cela signifie que les tâches de ma carte seront exportées directement sous forme de diagramme de Gantt dans mon tableau Excel.  Mais, par défaut, MindMaple me propose une vue annuelle.  Or, mon projet s’étale sur deux mois seulement et je veux voir le détail du projet.  Je coche donc l’option « Daily view« .  Ensuite, je confirme.

Mes données sont exportées et MindMaple me demande si je souhaite ouvrir le fichier Excel : je dis « oui ».  Et mes données s’affichent.  Il s’agit d’un tableau unique qui contient à la fois les données texte et le diagramme de Gantt.  Mais pour plus de clarté, j’ai scindé les deux.

Voici donc les données dans le tableau Excel :

Données de tâches dans mon tableau Excel

Tout est ordonné, bien entendu : an niveau 0, mon sujet central « Projet Brochure« .  Ensuite au niveau 1, les étapes du projet.  En niveau 2, l’ensemble des tâches à réaliser.  Ensuite, les priorités, dates de début et de fin des tâches, le niveau d’achèvement et enfin, les personnes et les ressources.

Tout est parfaitement clair !

La vue « Diagramme de Gantt »

Passons à présent à la vue de mes tâches sous forme de diagramme de Gantt.

Pour que les données soient facilement interprétables, j’ai repris à gauche la colonne « Resources » qui donne le nom de la personne responsable de la tâche et les ressources qu’elle va utiliser.

Diagramme de Gantt

Le diagramme affiche les tâches depuis le 5 juin – date de départ de mon projet – jusqu’au 13 juillet – date prévue pour la fin de la réalisation de notre brochure.

A gauche, je peux voir qui est responsable de la tâche et en regard, les carrés bleus me signalent la date de départ et la durée de chaque tâche.  Je peux voir ainsi que Martin va créer le chemin de fer les 5, 6 et 7 juin avec un studio de maquettiste.  Frédéric et Nicolas rédigeront une partie du texte avec Scrivener les 11 et 12 juin.  Etc.

Le diagramme de Gantt, n’est pas dynamique : si je modifie les dates de mes tâches dans la colonne de mon tableau, il ne se passe rien au niveau du diagramme de Gantt : je dois le modifier manuellement.  On est donc loin du diagramme dynamique de XMind, par exemple.  Mais il est indéniable que l’exportation vers Excel des données et du diagramme représente un intérêt considérable pour les gestionnaires de projet.

Si je veux modifier quelque chose dans l’ensemble des données, il vaut donc mieux le faire directement sur ma carte et réexporter le tout : il est vrai que cela ne prend que quelques secondes…

A vous d’essayer  : bon travail !

Lien vers le site de MindMaple.

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Applications Gestion du temps GTD Logiciels MindMeister Tutoriel

Mindmeister et GTD : gérez vos calendriers avec le flux de tâches

Cela fait quelques semaines maintenant que je teste MindMeister et que je l’utilise dans le cadre de la méthode GTD.

Mais que faire si vous utilisez un calendrier de type Google ou iCal, par exemple ?

Bonne nouvelle ! Vous pouvez les lier : et bénéficier d’un flux constant entre les deux !

Dans mes articles précédents, j’ai exploré comment MindMeister pouvait m’aider pour la gestion des tâches avec la méthode Getting Things Done et comment gérer mes projets avec le répertoire Planning.

Mais ce qui m’intéresse, ainsi que bon nombre d’utilisateurs de la méthode GTD, c’est d’avoir un rappel de mes tâches dans mon agenda Google ou iCal, par exemple.

MindMeister, dans ses nombreux outils, dispose d’une option très intéressante : l’exportation du flux de tâches vers un calendrier externe.  Un agenda de type Google, iCal ou 30 boxes, par exemple.

Rien de plus simple !

Sélectionner le flux de tâches

Pour exporter les tâches reprises dans vos cartes MindMeister vers votre calendrier, rendez-vous d’abord dans le menu général et cliquez sur la roue dentée, en haut à droite de votre écran.

Roue dentée

Lorsque c’est fait, une fenêtre de dialogue s’affiche sur l’écran, avec plusieurs onglets.

Cliquez sur l’onglet « Outils » et ensuite à gauche sur le lien « Flux de Tâches« .

Menu Paramètres – Outils – Flux de tâches

Vérifiez bien que l’onglet « Oui » en haut à droite de la fenêtre de dialogue est bien activé afin que l’export se réalise.

Si vous travaillez avec un agenda de type Google, sélectionnez l’onglet « Evénement Webcal« .

Copier ensuite le lien « webcal« .

Coller le lien dans l’agenda Google

Rendez-vous à présent dans votre agenda Google.  A gauche de votre page, vers le milieu, s’affiche le menu « Autres agendas ».

Cliquez sur l’onglet en face du menu et sélectionnez la commande « Ajouter par l’URL« .

Ajouter par l’URL

Un champ apparaît : collez-y le lien copié dans Mindmeister et collez-le.  Cliquez sur Enter.

Et le tour est joué !

A présent, les tâches de vos cartes Mindmeister apparaissent dans votre agenda Google !

Pour les distinguer du reste, j’ai choisi de leur attribuer une couleur verte qui ressort bien sur le fond blanc de mon calendrier :

Tâches Mindmeister affichées dans l’agenda Google

Lorsque vous effectuez la manoeuvre, ne vous attendez pas à voir apparaître vos nouvelles tâches tout de suite : Google Agenda ne met à jour qu’une seule fois toutes les 24 heures.

Mais dès demain, toutes les tâches encodées dans Mindmeister aujourd’hui seront visibles dans votre calendrier Google ou iCal.

Affichage du calendrier dans GMail

Vous pouvez aussi afficher une partie de votre agenda Google dans votre messagerie GMail.

Pour cela, cliquez sur la roue dentée en haut à droite et cliquez sur « Paramètres« .

Lorsque vous êtes dans le menu « Paramètres« , cliquez sur « Labos« .  Ce sont des fonctions expérimentales de Google.  Des commandes en version bêta.

Nous allons en activer deux.

Premièrement, cliquez sur le bouton « Activer » à côté de « Chat à droite« 

Google Agenda

Cela va placer le chat de Google à droite de votre écran et libérer de la place en-dessous de votre menu de gauche pour visualiser notre agenda.

Cliquez ensuite sur le bouton « Activer » de « Gadget Google Agenda« .

Revenez dans votre messagerie Google.

Et vous vous apercevez que votre chat et la liste de ses contacts ont été déménagés à droite de votre page Google.

Et qu’à gauche de la page, en-dessous du menu « Messagerie« , vous avez une fenêtre qui vous affiche un extrait de votre agenda Google.  Vous avez donc vos rendez-vous et tâches du jour sous les yeux lorsque vous gérez vos emails.

Bon travail 😉

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Gestion du temps GTD Logiciels Mind Mapping MindMeister Outils Projets Test

Test logiciel mindmapping : Getting Things Done avec MindMeister

Je suis en train de tester les fonctionnalités du logiciel de  mindmapping MindMeister.

Et j’ai voulu voir à quel point on peut adapter les cartes cognitives de ce logiciel à la méthode Getting Things Done de David Allen.

Voici les résultats de mes divers essais.  Je peux déjà dire que je suis ébloui par les performances de ce logiciel !

Je l’avais promis lors de mon dernier article sur le logiciel de mindmapping MindMeister, je l’ai donc fait : un test sur les performances de MindMeister en application avec la méthode de productivité de David Allen, Getting Things Done.

Et les résultats sont au-delà de mes attentes.  Pas grand-chose à redire sur les performances de MindMeister.   Le logiciel est flexible et sa gestion multi-cartes est un atout sérieux.  De même que la liaison avec le calendrier Google ou les notification par e-mail.

Mais procédons par ordre !

Une carte GTD personnelle

Petit rappel : la méthode Getting Things Done – GTD en abrégé – inventée par le consultant américain David Allen est basée sur le rassemblement en un seul lieu de toute l’information qui nous arrive.  Ensuite, ces informations sont distribuées dans divers répertoires ou documents selon la nature des actions que nous en tirons.  Car le but de la méthode, c’est bien d’augmenter la productivité sans stress.

J’ai donc reproduit ces différents répertoires sur une carte MindMeister que voici.  Cette carte GTD exemple est publique.  Vous pouvez la consulter librement.

Mon GTD sur MindMeister

L’agenda est l’endroit où je vais stocker toutes mes tâches pour lesquelles existe une deadline, une date-limite.  Et exclusivement ce type de tâches.

Prochaines actions est un répertoire contenant mes prochaines tâches pour lesquelles je n’ai pas de date-limite.  Je sais que je devrai les accomplir dans un délai plus ou moins court, mais je n’ai pas de date précise.

Le planning est l’endroit où je vais rassembler mes projets : en jargon GTD, un projet est toute action qui comporte plusieurs tâches.  Par exemple, remettre une offre de formation est un projet : car je vais devoir relire les notes prises lors du premier contact avec l’entreprise,  établir le plan de cette offre, en rédiger un premier jet, la corriger et en réécrire ce qui ne me paraît pas suffisamment bon, etc.

En attente, je place toutes les actions que j’ai déléguées ou pour lesquelles j’attends confirmation d’une autre personne.

Et « un jour peut-être » est le répertoire des souhaits, des choses que j’aimerais faire, mais pour lesquelles je n’ai pas de temps maintenant…  Par exemple, j’aimerais suivre une formation en HTML5, j’ai repéré un centre de formation qui propose un cours qui me convient, mais pour l’instant je suis déjà les cours de certification de HootSuite et je n’ai donc pas le temps matériel de suivre un autre cours.  Mais comme la formation proposée m’intéresse, je la sauvegarde dans ce répertoire pour la retrouver quand j’en ai besoin.

Pour être complet, je devrais ajouter un répertoire « Références » pour y conserver tous les documents qui n’entraînent aucune action, mais qui contiennent une information intéressante.  Cette carte-ci a été conçue pour l’action et je n’ai donc pas encombré ce document avec une branche supplémentaire.  Si je rencontre ce type de documents, je le sauvegarderai ailleurs.

Enfin, les actions de moins de deux minutes doivent être exécutées immédiatement, puisque le temps de les encoder dans mon système serait égal sinon supérieur à deux minutes !  C’est une façon de s’assurer que nous n’accumulons pas des petites actions non-accomplies qui nous pourrirons un jour la vie…

L’agenda : programmer les tâches

Menu Tâches MindMeister

MindMeister permet d’encoder facilement les tâches dans les sujets.  Pour cela, j’utilise le sous-menu « Tâches » dans le menu « Propriétés » affiché à droite de mon écran.

Ce menu permet de déterminer le niveau de priorité d’une tâche, de 1 à 7.  L’avancement affiche l’état d’accomplissement de la tâche, de « non-démarré » à « achevé » en passant par 25 %, 50 % et 75 %.

« Echéance » est bien entendu la date-limite ou deadline de la tâche.  Cette tâche peut être assignée à une personne.  Il suffit de cliquer sur le champ vide pour ajouter automatiquement le nom du propriétaire du compte ou les noms encodés précédemment.

Le niveau avancé du menu « Tâches » affiche aussi la durée en nombre d’heures,  de jours, de semaines ou de mois.

Pour supprimer les informations de tâches, il suffit de cliquer sur le panneau « sens interdit » en bas à gauche du menu « Tâches« .

Enfin, la petite roue dentée, tout à fait à gauche, en bas du menu, permet d’introduire des données automatisées : il suffit d’introduire une première fois les informations de tâches que vous utilisez le plus souvent – votre nom, le niveau de priorité, etc. – et lorsque vous cliquerez sur cette roue la prochaine fois, les données s’afficheront automatiquement.  Il vous suffit alors de changer uniquement la date d’échéance ou le niveau de priorité, le cas échéant.

Rappel des tâches par e-mail

L’option « Avancé » du menu « Tâches » comporte aussi un élément extrêmement intéressant pour la gestion de projets en général et pour la méthode Getting Things Done en particulier : un système de notification des tâches par e-mail.  Vous choisissez la date de rappel en cliquant sur l’onglet comme indiqué ci-dessous.

Sélection de la date de notification par email

Ce délai de rappel est également conditionné par les paramètres de votre compte.  Si vous avez demandé un rappel quotidien, vous recevrez chaque jour un e-mail comme celui-ci.  L’e-mail détaille les tâches qui sont en retard ou arrivent bientôt à échéance.

e-mail de rappel des tâches

Par contre, MindMeister ne permet pas d’indiquer d’heure de début ou de fin d’une tâche.  Vous devez donc les indiquer dans votre sujet ou en note.

Contrairement à MindMaple, MindMeister n’inclut pas nom plus de champ « Ressources » dans les tâches.  Mais vous pouvez aussi les répertorier en sous-sujets de vos tâches ou en note.

Vue de l’agenda GTD dans MindMeister

Voici une vue du sujet Agenda dans ma carte GTD.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Détail de mon répertoire « Agenda »

Vous pouvez voir tout le détail des tâches dans chacun des sujets.  Pour le premier sujet, je dois rappeler une personne : en fait lui envoyer un e-mail pour lui demander où en est la proposition de formation que je lui ai envoyée.  La tâche est programmée pour le lundi 15 avril, soit aujourd’hui.  La flèche à côté du texte « Proposition Lxb » est un hyper-lien qui me permet d’ouvrir directement un e-mail adressé à la bonne personne à partir de ma carte MindMeister.

« Travail forcé » est un article que je veux proposer à un éditeur en chef.  Tâche également programmée pour le 15 avril.  Il y a également un hyperlien vers l’e-mail de cette personne.  Prochain bouclage de ce magazine, le 29 avril : si l’article est accepté, l’article devra parvenir à la rédaction au plus tard à cette date, pour midi.

Dans le sujet « Lire articles » vous remarquez un surlignage en jaune : c’est une indication que cette tâche est venue à échéance.  Je devais lire les articles sur le sujet ce dimanche 14 pour être en mesure de proposer le mien le 15 matin.   De même, le sujet « Relire notes » est arrivé à échéance.  Il s’agit d’une action programmée qui fait partie d’un projet de formation.  Je dois relire les notes prises lors du premier contact avec une entreprise afin de structurer  et rédiger une proposition de formation pour cette entreprise.    Le sujet « Supports » au-dessus, est une autre action programmée dans ce projet : concevoir des supports de communication pour que la responsable RH puisse annoncer ce module aux cadres participants.

Toutes les tâches reprises dans mes différentes cartes MindMeister peuvent être consultées en un endroit, comme un planning dans votre calendrier Google : la liste des tâches dans le menu « Mes Cartes », en cliquant sur la commande « Tâches ».  Elles s’affichent alors comme ceci :

Visualisation dans Mes cartes – Tâches

Les tâches en retard sont signalées par une étiquette orange « overdue » et l’échéance reprise à droite.

Certaines de mes tâches apparaissent en double car elles figurent dans deux cartes différentes : ma carte GTD Marco et la copie que j’en ai réalisée : Exemple Blog.

En conclusion

MindMeister est un outil idéal pour travailler avec la méthode GTD.  Ses fonctions de gestion des tâches et de cartes secondaires en font un outil très adapté.  Les notifications par e-mail sont également très intéressantes pour qui gère des projets complexes.  Il existe aussi une fonction dont je n’ai pas encore parlé et qui fera l’objet d’un prochain article : l’intégration des tâches d’une carte MindMeister dans un calendrier Google ou iCal.  Cette fonction assure la mise à jour et la synchronisation de votre calendrier préféré avec votre carte GTD MindMeister.   Et dans un troisième article je vous parlerai plus en détail de la  fonction GeistesBlitzes en lien avec Getting Things Done.  Avec l’ensemble de ces outils, vous pouvez vraiment augmenter votre productivité de manière très significative.   Et tout cela en ligne, à plusieurs, de façon très fluide.

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Applications iPhone Logiciels Mind Mapping Mindmaple Outils Test

MindMaple sur iPhone : intégrez tout y compris vos photos digitales !

La version MindMaple pour iPhone est-elle complète ?  Pouvez-vous réellement intégrer tous les éléments comme dans la version Windows ?

C’est ce que j’ai voulu vérifier et les résultats sont plutôt positifs.

Cela fait deux semaines que je teste la version MindMaple pour Windows et je dois dire que je suis plus que séduit.  J’entame cette semaine ma première formation en entreprise avec ce nouveau-venu des logiciels de mindmapping.  Un nouveau-venu qui pourrait bien devenir un des nouveaux standards tant il propose de fonctionnalités intéressantes sans pour autant verser dans le côté usine à gaz que l’on reproche de plus en plus aux standards actuels.

J’ai également voulu tester la version iPhone.  Dans un article précédent sur Mindmaple multiplateforme, collaboratif et gratuit, je vous parlais d’une carte que j’avais commencée avec mon iPhone et que j’avais terminée sur mon PC.

Aujourd’hui, j’ai voulu sonder davantage cette version pour smartphone et voir quelles étaient ses limites.  Des échanges via Twitter avec certains utilisateurs laissaient entrendre qu’on « ne peut pas tout faire avec la version pour iPhone ou iPad ».

J’ai donc réalisé la carte que voici, intégralement avec l’iPhone.

Test de l’application MindMaple iPhone

J’ai donc pu vérifier qu’il est possible de créer une carte complète avec la version pour smartphone.   J’ai pu changer le thème de la carte.   J’ai pu modifier la couleur et l’épaisseur des branches, des sujets, du texte.  J’ai pu ajouter une limite ou une relation sans problème.  J’ai pu intégrer des fonctions de gestion des tâches, en y ajoutant des ressources, exactement comme dans la version Windows.

J’ai intégré deux notes de texte dans ma carte mentale MindMaple ainsi qu’un hyper-lien que j’ai testé et qui fonctionne.

Une fonctionnalité qui tire profit du potentiel  photo des smartphones !

J’ai également inséré dans ma mindmap des images en provenance de la collection de cliparts (plus riche d’ailleurs que dans la version windows) ou des icones.  J’ai pu intégrer des photos en provenance d’un fichier photos sauvegardé sur l’iPhone, mais surtout – très bonne surprise ! – des photos que j’ai prises immédiatement avec mon smartphone !

Vous cliquez sur l’icone « Image » dans le menu de droite et le menu suivant vous propose le choix entre les icones, les cliparts, les images de la bibliothèque et une icone qui représente un appareil photo.  En cliquant sur cette dernière, vous ouvrez votre appareil photo intégré, vous prenez un cliché.  Vous avez ensuite le choix de conserver cette photo dans la banque d’images de MindMaple ou de la rejeter.

Si vous choisissez de la conserver, vous pouvez l’inclure directement dans un sujet de votre carte mentale.  Cela signifie que lorsque vous mindmappez sur un événement, vous pouvez intégrer directement des photos issues de cet évènement lui-même.  Cela peut être le conférencier pendant une conférence, des clichés d’une voiture particulière au salon de l’auto, des modèles lors d’un défilé de mode, etc.  Vous devinez sans peine le parti qu’on peut tirer d’une telle fonction !

Certaines fonctions très spécifiques sont absentes

Par contre, certaines fonctions ne sont pas présentes dans la version iPhone : comme le retour à la taille d’origine de l’image ou les cadres autour des images que l’on peut redimensionner et colorer dans la version Windows.   Les retouches photo comme le changement de couleurs d’une image ne sont pas présentes non plus.

Mais il est possible d’utiliser les onglets et de créer plusieurs cartes au sein d’un même classeur.   Cela permet aussi de gérer des projets comportant des cartes secondaires à partir de votre iPhone.

La carte peut-être envoyée vers votre Dropbox, votre compte Google Drive, votre email ou en tant que photo dans le répertoire Photos de votre iPhone.  Pour ma part, j’ai choisi de l’envoyer vers un répertoire.  C’est de là que je l’ai récupérée et que je l’ai transformée en image pour cet article.  Je l’ai également transférée vers Google Drive et vers le répertoire Photos de mon iPhone.  Tout fonctionne !

En résumé, même si certaines fonctions très spécifiques – de traitement d’image, par exemple – ne figurent pas sur la version MindMaple pour iPhone, elle-ci constitue néanmoins une excellente application de mindmapping sur votre smartphone préféré.   A quand une version Android ?

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Logiciels Mind Mapping Mindmaple Outils Test Tutoriel

Tutoriel MindMaple : utilisez les cartes secondaires en gestion de projet

Gérer un projet suppose un grand nombre de données.

Comment ne pas encombrer sa carte avec les multiples tâches composant un projet ?  Un utilisant des cartes secondaires pour « décharger » la carte principale.

Voici comment procéder.

MindMaple, nous l’avons vu dans la première partie de ce tutoriel, vous permet d’inclure des informations sur les tâches dans vos cartes mentales.

Mais un projet peut rapidement prendre de l’extension et il devient difficile de lire l’information sur une carte pléthorique.

Tout comme la plupart des logiciels de mindmapping, MindMaple est capable de gérer des cartes principales et des cartes filles ou secondaires.

Reprenons la carte que j’ai utilisée hier pour vous montrer l’intégration des informations de tâches.

Première étape : choisir un sujet de la carte principale

Carte principale : Test Projet

Nous allons repartir de cette carte pour développer la partie « Envoi d’une proposition de formation à l’agence pour l’emploi« .

Deuxième étape : créer une carte secondaire

Cette branche constitue en réalité un projet au sens de Getting Things Done : une action qui comporte plusieurs tâches.

Tout comme XMind, MindMaple travaille par classeur.  Chaque mindmap est élaborée sur une feuille.  Pour ajouter une mindmap, il faut donc d’abord créer une nouvelle feuille.  Pour cela, il suffit de cliquer sur la petite icone à droite de l’onglet de la feuille.

Cliquez ensuite sur l’onglet pour activer la feuille dans laquelle vous allez créer votre seconde mindmap.   Voici comment j’ai décomposé les différentes tâches de mon projet :

Carte secondaire – Proposition de formation

Troisième étape : lier les deux cartes

Nous allons ensuite lier les deux cartes.

Contrairement à XMind, MindMaple ne permet pas de partir d’un sujet existant dans une carte principale pour créer une carte secondaire.  Vous devez donc créer une carte à partir d’une feuille vierge et ensuite les lier par un ou plusieurs hyperliens.

Pour ce faire, placez votre curseur sur le sujet central « Proposition de formation » et cliquez sur le bouton droit de votre souris et choisissez l’option tout au bas du menu : « add hyperlink ».  Ou utilisez le raccourci CTRL+K ou la commande « Insert Hyperlink » dans le menu Insert au haut de la fenêtre.

Une fenêtre de dialogue apparaît alors.

Fenêtre « ajouter un hyperlien »

Cette fenêtre vous permet de choisir un lien vers un site web, vers un sujet dans une carte ou d’ajouter une adresse email.  Choisissez la deuxième option « Topic in this map« .

Une autre fenêtre de dialogue s’affiche :

Fenêtre ajout d’un lien dans ce sujet

Sélectionnez la carte souhaitée : pour ce faire, cliquez sur l’onglet en face de « Select Map » et choisissez la carte secondaire que vous souhaitez lier.  Ici, Proposition de formation, ma carte secondaire.  Et je clique sur le sujet central du même nom.  J’aurais pu sélectionner un sujet principal ou secondaire.  Mais ce qui m’intéresse dans ce cas-ci, c’est surtout d’ouvrir la carte secondaire, pas de pointer vers un sujet particulier de cette carte.

Si j’examine la carte principale, une icone « hyperlien » s’affiche à présent sur le sujet « Envoi« .  Comme ci-dessous, indiqué par une flèche rouge :

Hyperlien renvoyant vers la carte principale

L’hyperlien apparaît à droite du sujet.  Il suffit de cliquer dessus pour arriver à la carte secondaire.

Quatrième étape : créer un hyperlien vers la carte principale

Si je veux revenir à la carte principale, je dois cliquer sur l’onglet correspondant au bas de la feuille.  Ou répéter la même opération dans l’autre sens : intégrer un hyperlien dans la carte secondaire qui renvoie vers la carte principale.

De cette façon, vous pouvez gérer de grandes quantités d’information.  Ce qui est modifié dans la carte secondaire n’a aucune incidence sur la carte principale et vice-versa, comme dans XMind.  Il faut en tenir compte si vous voulez présenter de l’information, par exemple.  Mais ces hyperliens permettent de naviguer aisément d’une carte à l’autre.

Et vous ?  Avez-vous déjà expérimenté ce type de fonctions dans un logiciel de mindmapping ?  Si oui quelles fonctions ?  Et avec quel logiciel ?  Avez-vous obtenu des résultats comparables ?

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Logiciels Mindmaple Projets Test

Tutoriel Mindmaple : gérez les tâches et projets

Mindmaple offre des fonctions de gestion des tâches, et par extension, de projets.

J’ai testé ces fonctionnalités.  Voici le resultat de mes expérimentations.

De plus en plus de logiciels de mindmapping offrent des fonctions de gestion des tâches.  Et par conséquent, de gérer des projets.  Que ce soit Mindjet, Freeplane, XMind, Novamind ou iMindmap, les grands standards déclinent tous la gestion de projet avec leurs spécificités.

J’ai voulu tester ces fonctionnalités dans MindMaple, le logiciel américain qui vient de faire le buzz avec sa plateforme collaborative en temps réel.

J’ai donc créé une mindmap que j’ai baptisée « Test Projet » et dans laquelle j’ai inséré des fonctions de gestion de tâches et une carte secondaire avec le détail des actions d’un projet.   (J’utilise le vocabulaire de GTDGetting Things Done – de David Allen : une action qui comporte plusieurs tâches est un projet).

Carte principale : Test Projet

Premier constat : pour ces fonctions comme pour les autres, MindMaple est très intuitif.  Les commandes sont claires.  Pour ajouter des informations de tâches à votre carte, il suffit de cliquer sur le menu du haut « Task information » dont l’icone représente une horloge accompagnée du pictogramme « Check« .

Le menu Définir les informations des tâches

Menu Définir les infos des tâches

Ce menu vous offre l’ensemble des commandes pour gérer les informations des tâches.

Tout d’abord, le niveau de priorité : il y en a cinq.  Il suffit de cliquer sur l’onglet du haut pour sélectionner le niveau désiré.

Ensuite, les dates : vous cochez la boîte « Start Date » pour la date de départ de votre action.  Ensuite, vous avez le choix entre cocher « Due date » pour entrer une date-limite ou choisir une durée avec l’onglet « Duration » plus bas.  Celui-ci vous permet d’afficher la durée des tâches en jours ou en heures.

La commande « Complete » vous offre la possibilité d’évaluer la quantité de travail déjà entamée sur ce projet : pas encore commencé, terminé à 25 % ou à 75 % ou encore « Task Done » lorsque la tâche est accomplie.  Si vous êtes pressé(e), vous n’êtes pas obligé(e) de revenir chaque fois dans le menu pour modifier cette donnée.  Il vous suffit de cliquer sur l’icône qui s’affiche dans le sujet de votre carte pour la modifier.  Pareil pour les niveaux de priorité.

La commande « Resource » est intéressante : elle vous permet d’allouer une ressource à cette tâche.  Par exemple, ici, j’ai ajouté « cahier des charges » et « modèle offre de formation » : deux ressources dont j’aurai besoin pour rédiger une offre de formation qui rencontre les exigences du cahier des charges de mon client.

La commande « Clear » au bas à gauche du cadre « Resources » efface l’ensemble des ressources allouées à cette tâche.

Si vous cochez la boîte « Show Task Information », les informations relatives à cette tâche s’afficheront en-dessous du sujet concerné, dans un encadré rectangulaire jaune.  Vous pouvez également préciser, en cochant la dernière boîte, si vous souhaitez afficher l’année en cours ou non.

Affichage des infos de tâches dans la carte

J’ai coché la case « Show Task information » et voici ce que ça donne dans ma carte :

Affichage des informations de tâche dans le sujet

Dans le sujet, s’affichent les icones de priorité et d’achèvement de la tâche : ici priorité 1 et 25 % de la tâche accomplie.

Dans le rectangle jaune, s’affichent la date de fin – je n’ai pas entré de date de début – la durée (3 jours) et les ressources utilisées : le cahier des charges et le modèle d’offre de formation pour institutions.

Très bien.  Mais si je suis hors-délai, que se passe-t-il ?  Aurai-je un message de rappel ?  Ou un signal qui me prévient que la date-limite a été dépassée ?

C’est ce que j’ai voulu vérifier dans mon test suivant.  J’ai donc entré une date antérieure à la date de rédaction de la carte.  Ensuite, j’ai sauvegardé la carte et je l’ai fermée.  Je l’ai rouverte pour voir si quelque chose avait été modifié.

Affichage d’une tâche hors-délai

Eh bien, il ne se passe rien !  L’affichage n’a pas été modifié.  Le logiciel ne me prévient donc pas que ma tâche est hors-délai.  Contrairement à ce qui se passe dans la version 2012 de XMind qui me prévient par une icone en forme de signal de danger qu’une tâche n’a pas été réalisée à temps et met mon projet en péril.  Il n’y a pas moyen non plus de lier deux tâches l’une à l’autre, dans le cas où une tâche ne peut commencer sans que la précédente soit terminée.  Et enfin, il n’y a pas non plus de diagramme de Gantt pour visualiser l’avancée de chaque élément du projet. (Mise à jour du 14 juillet 2013 : il existe à présent une possibilité d’exporter un diagramme de Gantt de Mindmaple vers Excel).

En résumé, je dirais que les fonctionnalités de gestion des tâches de MindMaple sont simples et intuitives, comme le reste du logiciel d’ailleurs.  L’affichage des tâches dans la carte est clair.

Dommage qu’il n’y ait ni rappel, ni liaison avec une application calendrier comme Outlook ou Google Calendar, ni avec un logiciel de gestion de projet.  Mais, Mindmaple reste un logiciel « light » comparé à certains logiciels « usines à gaz » et s’adresse donc plutôt à un public d’étudiants, de PME, etc. qui se concentrent surtout sur les fonctions essentielles du mindmapping.  Par contre, la possibilité d’allouer des ressources via le menu des tâches est une excellente idée.

Dans mon prochain billet, je vous parlerai de mon expérimentation des cartes secondaires et des tâches dans un projet.

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Logiciels Mind Mapping Novamind Outils Test

Essai de logiciel : Novamind, beau, riche et polyvalent !

J’ai testé le logiciel Novamind pendant le mois d’essai.

Et la conclusion est plus que positive : un logiciel graphiquement beau, riche de fonctions intéressantes et par conséquent, très polyvalent.

Un logiciel de mindmapping dont l’excellent rapport qualité-prix en fait de plus un outil intéressant tant pour le monde associatif que pour les entreprises.

Je teste depuis le début de ce blog différents logiciels et applications.  Que ce soit des programmes de mindmapping pour PC ou pour iPhone, des applications en ligne comme Framindmap.  Des applications pour les blogueurs – comme easel.ly ou encore infogram que j’ai analysés il y a peu.  Ou encore des applications pour faciliter le travail des étudiants, que ce soit pour les flashcards – comme Studyblue – ou des jeux pour améliorer le vocabulaire français ou la maîtrise de l’anglais.

Depuis environ un mois, je teste la version d’essai du logiciel de mindmapping Novamind.  Et je dois dire que j’ai rarement été aussi agréablement impressionné.  J’ai rassemblé dans une mindmap – réalisée avec Novamind, évidemment – les différents points que j’ai testés et qui m’ont donné entière satisfaction.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir)

Essai de Novamind

Tout d’abord, un mot de la convivialité de ce logiciel : les commandes sont accessibles, l’écran d’accueil et les menus très lisibles.  La prise en main est très intuitive et peut se faire très rapidement, surtout si vous avez déjà utilisé d’autres logiciels de mindmapping.

Les possibilités graphiques de ce logiciel sont impressionnantes : tout est paramétrable !  La forme des sujets, la forme des branches, l’écartement entre les branches, entre les sujets, l’orientation générale de la carte, etc.  Pour les mindmappeurs qui, comme moi, considèrent que la dimension esthétique de leurs cartes est importante, Novamind apporte un produit de rêve !

Les options d’impression sont également très complètes et permettent notamment d’imprimer sur plusieurs pages.  C’est particulièrement confortable pour la lecture de cartes de grandes dimensions.

J’ai voulu aussi tester la gestion des tâches de ce logiciel.  J’ai donc repris le modèle de mindmap « tableau de bord » que j’ai élaboré pour la formation Mindmapping pour Formateurs.  Je voulais savoir si je pouvais réaliser l’équivalent avec Novamind.

Gestion de projet

La réponse est clairement Oui.  Voici la carte « tableau de bord » réalisée avec Novamind. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Tableau de bord pour la gestion de projet

Mon objectif n’était pas de reconstituer tous les outils que j’avais créés sur XMind, mais bien de voir si je pouvais créer l’équivalent avec Novamind.

Et donc, j’ai ajouté au sujet « Référence » une note qui explique ce qu’est cette référence dans un projet de formation.  Et ensuite, j’ai ajouté, depuis le sujet « Calendrier » une nouvelle carte dans laquelle j’ai intégré des informations de tâches.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Carte mentale calendrier Novamind

 Remarquez au passage la qualité graphique de ces cartes : effets de relief, d’ombre, réflexion de l’image principale – elle aussi paramétrable !

Gestion des tâches et rapports

L’insertion des tâches est très facile.  Elle se fait via un menu qui s’ouvre à la droite de l’écran.  Non seulement c’est très simple de compléter ce menu, mais en outre, il calcule automatiquement les dates des tâches si vous entrez la durée.  Les tâches peuvent être entrées aux formats jours, heures, ou minutes !

Menu gestion des tâches

Pour une gestion optimale de vos projets, Novamind vous offre aussi des rapports : vous pouvez de cette façon effectuer le suivi du travail pour chacune des tâches ou sous-tâches de vos projets.  Ces données sont exportables vers MS Project.  Et le site de Novamind annonce un nouveau produit qui le rendra bientôt full compatible avec le logiciel de Microsoft.

Fenêtre rapport dans le calendrier

De vraies boîtes à cocher

Une autre caractéristique que j’ai beaucoup appréciée dans ce logiciel est celle des boîtes à cocher (tick box).  Ce sont de vraies boîtes que vous pouvez cocher pour effectuer des choix.  Une fonction très pratique pour des cartes d’évaluation, par exemple ou des sondages.

Ici, j’ai donné aux utilisateurs la possibilité de choisir la méthode pédagogique correspondant à un projet de formation.

Boîtes à cocher

Un des modules les plus impressionnants de Novamind est Presenter, son module de présentation.  Je l’ai utilisé lors de ma conférence sur le mindmapping pour l’entreprise il y a quelques semaines.  C’est un mode de présentation très fluide, très agréable à la fois pour l’orateur et le public.

La carte se déploie à l’écran d’un clic, elle se replie d’un autre clic.  D’un troisième clic vous ouvrez un programme associé ou un site web, etc.

Je reviendrai plus longuement sur cette fonctionnalité dans un autre article, car elle est si complète et si performante que je crois qu’elle mérite un article entier 😉

Dernier point que je voudrais aborder : les importations / exportations.  Novamind importe les cartes de logiciels comme iMindMap, Freemind, XMind, MindManager, MSProject et au format OPML.  Il les importe vraiment : j’ai fait un essai avec des cartes XMind et aussi bien les couleurs que les images sont conservées.  Malheureusement, les tâches ont disparu !

Il exporte aussi vers de nombreux formats comme Word, PDF, PNG, PowerPoint, MSProject, MindManager et en OPML.

En conclusion

Un logiciel très performant !  Graphiquement très beau, des fonctionnalités très riches et variées.

Un seul regret : n’avoir pas retrouvé les structures en arrête de poisson ou en tableau auxquelles je suis habitué avec XMind.  Et qui sont très appréciées, notamment en gestion de projet.

Mais : un rapport qualité / prix très intéressant pour un logiciel très polyvalent.  Jugez-en vous même en téléchargeant vous aussi la version d’essai de Novamind.  Promenez-vous sur le site, il y a des tutoriels, une galerie de mindmaps très intéressante, un blog qui bouge…

Bonne visite  et surtout bon travail 😉

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