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Mindomo

Mindomo School : intégrez l’interface dans Google Classroom ou itslearning

L’interface d’apprentissage à distance School de Mindomo a subi d’intenses révisions cet été.  Vous pouvez désormais intégrer votre logiciel dans Google Classroom ou dans le LMS Itslearning.  D’autres fonctionnalités ont aussi été revues ou ajoutées, comme Playback qui vous permet de voir qui a fait quoi dans une mindmap collaborative.

Il y a quelques mois, je vous présentais l’interface Mindomo School : l’interface d’apprentissage à distance liée au logiciel de mindmapping collaboratif.

Je l’a utilisée intensément, tant en entreprise qu’en formation dans les écoles.  Et j’en parlerai d’ailleurs très bientôt lors du colloque Apprendre tout au long de la vie avec le Mind Mapping.

Intégration des étudiant de votre Google Classeroom dans  Mindomo School 

Mindomo School pouvait déjà être intégrée dans divers LMS (Learning Management System ou plateforme de e-learning) en ajoutant  Mindomo School à la plateforme d’apprentissage à distance en tant qu’outil externe (external tool) :

  • Moodle
  • Canvas
  • Desire2learn
  • Blackboard

Désormais, vous pouvez aussi importer vos étudiants depuis Google Classroom, l’outil de devoir de la suite Google Apps for Education.

Dès que les étudiants sont importés, vous pouvez leur assigner des devoirs sous forme :

  • de mindmaps individuelles (à créer)
  • de mindmaps à compléter individuellement
  • de mindmaps à compléter en grand groupe (toute la classe)
  • ou de mindmaps à compléter en petits groupes (dont vous déterminez l’importance)

Intégration de Mindomo School dans le LMS Itslearning

Pour l’intégration dans le LSM Itslearning : vous devez d’abord vous connecter à votre plateforme.

1. Sélectionnez le cours dans lequel vous souhaitez ajouter Mindomo School.

Connexion et sélection du cours

2. Cliquez ensuite sur « Ajouter » et ensuite sur « LTI Tool »

Ajoutez l’outil

3. Terminez l’intégration

  • Nommez votre outil (par exemple School 01)
  • Ajoutez l’URL : https://www.mindomo.com/lti/index.htm
  • Configurez School comme « Public » (pour que tous les étudiants du cours puissent y accéder)
  • Ajoutez la « clé » de l’application
  • Complétez le champ (Shared Secret)
  • Configurez les derniers paramètres (outil actif ou non, s’il doit s’ouvrir dans la fenêtre existante ou une nouvelle fenêtre, etc.)
  • N’oubliez pas de sauvegarder !
Terminez la configuration de School

Intégration dans Office 365

De nombreuses écoles ont profité de l’offre proposée par Microsoft Office et ont installé Microsoft Office 365.  Les enseignants, mais aussi les étudiants peuvent donc travailler avec la suite en classe mais aussi chez eux.

L’intégration de Mindomo School permet de compléter les logiciels de la suite Office 365 d’une application de cartes mentales intégrées.  Avec l’interface School, les enseignants peuvent aussi échanger des travaux sous forme de mindmaps.

Vous pouvez vous connectez directement à votre compte Microsoft Office 365 depuis Mindomo :

Connexion depuis Mindomo

Ou, vous pouvez vous connecter à votre compte Microsoft Office 365 et ensuite télécharger Mindomo de votre Office 365 Store.

Office 365 Store

Playback : visualisez l’historique des mindmaps de vos étudiants

Mindomo School propose aussi une nouvelle fonctionnalité très intéressante pour l’apprentissage à distance : le playback.

Il est comparable à l’historique dans la version Premium de Mindomo (la version pour entreprises qui comprend une interface de gestion de projet).

Vous pouvez visualiser la création d’une carte mentale pas à pas, depuis le début jusqu’au dernier stade.  Chaque utilisateur qui est intervenu dans cette création collective est donc identifié.   Un très bon moyen d’identifier ceux qui travaillent vraiment dans les tâches de groupes…

La fonction Playback

Modification du menu des classes 

Enfin, le menu des « cours » ou « classes » a été très simplifié, il ne comprend plus que deux commandes :

  • Tâches
  • Partager
Menu simplifié de Mindomo School

Tâche remplace les notes, les ressources et les tâches du menu précédent.

On peut à présent rassembler toutes ces fonctions en une seule commande, ce qui est beaucoup plus simple.

Partager permet d’inscrire ou de désinscrire les étudiants au cours créé.

Pour créer un nouveau cours, cliquez sur le bouton dans le menu général.  Cette fenêtre de dialogue apparaît alors :

Créer un nouveau cours
  1. Nommez votre mindmap dans le champ adéquat
  2. Cliquez sur le bouton « Devoir sous forme de mindmap »
  3. Cliquez sur Créer

Vous entrez ensuite dans l’interface avec les deux commandes évoquées plus haut.

Conclusion : des améliorations sensibles qui permettent un emploi plus étendu du logiciel de mindmapping en classe et à distance

Avec ces nouvelles possibilités d’intégration dans des LMS populaires, dans la suite Office  365 et avec Google Classroom, Mindomo fait de son interface School l’outil incontournable du mindmapping en classe.

Alors que les enseignants recherchent des outils collaboratifs pour travailler à la fois en classe et à la maison, Mindomo School développe une solution qui s’intègre de façon transparente à des solutions de formation à distance qui ont fait leur preuve.

La fonction Playback est aussi très intéressante pour monitorer le travail en groupe.  Et la simplification du menu « Créer un devoir sous forme de mindmap »  rend l’interface School encore plus intuitive.

Une solution qui constitue sans doute un premier choix pour l’intégration du mindmapping et des outils collaboratifs à l’école et au collège.

Lien vers Mindomo et son interface School.

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formation

Organisez une Formation Mindmapping pour Formateurs et Enseignants

Vous êtes responsable du personnel dans une école, une université, un centre de formation ?  Et vous voulez organiser une formation en mindmapping pour vos formateurs ou vos enseignants ?  Ne cherchez plus ! J’organise une formation de Mindmapping pour Formateurs et Enseignants adaptable à vos besoins !

De plus en plus d’écoles, d’universités ou de centres de formation souhaitent former leur personnel au mindmapping.  Pourquoi ?  Parce que cette méthode de pensée, formalisée au début des années 1970 par le psychologue anglais Tony Buzan, a montré son efficacité.

Le mindmapping, une méthode de pensée qui a fait ses preuves

Le mindmapping est de plus en plus reconnu comme une méthode d’organisation de pensée particulièrement efficace.  Sa pertinence comme outil d’étude n’est plus à démontrer.  Tout formateur, enseignant ou coach scolaire qui a utilisé le mindmapping comme support pédagogique peut témoigner de l’efficacité de cette méthode.

Le mindmapping est aussi un outil d’organisation de projet très prisé dans le monde de l’entreprise : qu’il s’agisse de prévoir les différentes étapes d’un événement.  Ou de concevoir et d’animer un projet à long terme avec différents partenaires.

Et les logiciels de mindmapping de nouvelle génération assurent à présent un flux continu avec les outils de bureautique ainsi qu’une intégration quasi-totale dans les outils du cloud comme  Google Drive ou Dropbox.  Et en outre, certains d’entre eux permettent le travail collaboratif en temps réel (synchrone).

Une formation de mindmapping spécifique pour formateurs et enseignants

La formation en mindmapping pour les formateurs et les enseignants n’est pas une formation comme les autres.

Pourquoi ?

Parce qu’on attend des formateurs et enseignants non seulement qu’ils assimilent et appliquent les principes du mindmapping.  Mais on attend surtout d’eux qu’ils soient capables de transmettre ces principes à leurs apprenants.  Ou qu’ils puissent assurer le transfert de connaissances ou de compétences (savoir, savoir-faire, savoir-être et savoir-devenir) en utilisant le mindmapping et autres outils issus de la pensée visuelle.

C’est pourquoi cette formation de deux jours en présentiel – avec un suivi post-formation en ligne –  est divisée en 5 phases différentes (double-cliquez sur la carte mentale ci-dessous pour l’agrandir ou sur le lien ci-après pour accéder à la présentation en ligne Mindomo) :

Formation mindmapping pour formateurs et enseignants

1) Initiation aux principes du Mindmapping

Le matin, nous commençons par le programme des deux journées : une présentation avec le logiciel de mindmapping Mindomo dont nous allons nous servir pendant les deux jours de formation.

Ensuite, nous faisons connaissance avec un brise-glace, un jeu qui met en avant la communication non-verbale et certains principes du mindmapping.

Nous prolongeons cette découverte des bases du mindmapping avec une présentation Prezi.  Les participants participent ensuite à un exercice de prise de notes sous forme de mindmap ou carte mentale.

Enfin, ils sont invités à créer, individuellement ou en petits groupes, une mindmap sur un thème donné : le scénario pédagogique, le business plan, etc.   Ce thème dépend de la nature de l’enseignement ou des formations dispensés par les participants et des besoins de l’institution.

2) Préparer ses cours et formations

L’après-midi de la première journée est consacré à la préparation des cours et formations.

Cela commence avec un brainstorming : une mise en commun des cartes mentales réalisées de manière individuelle ou en petits groupes en session plénière.   Cette carte collective peut être  le scénario pédagogique d’une séquence de cours ou de formation.  Ou l’organisation d’un business plan.

Cette mindmap collective est ensuite traduite en une carte numérique : elle servira de base pour la suite de la formation.  Les participants apprennent progressivement à y intégrer des documents de type Word, Excel, PDF, etc.  Ils créent des cartes secondaires ou ouvrent des programmes (Word, Excel, PowerPoint, vidéo, etc.) à partir de cette carte centrale.

Les participants approfondissent leurs démarches avec la technique CQQCOQP (une carte qui pose 7 questions fondamentales) : ils peuvent alors créer des lignes du temps, des organigrammes ou des cartes conceptuelles.  Tous ces outils permettent aux formateurs et enseignants d’exprimer des concepts très différents à leurs apprenants.

3) Gérer l’information avec le mindmapping

La seconde journée en présentiel démarre avec un quiz : un tour de table des participants afin de contrôler ce qui a été compris, mais aussi afin de rafraîchir la mémoire et préciser les notions mal maîtrisées.

Les participants testeront alors la veille sur Internet avec les liens de Mindomo : une façon d’organiser ses trouvailles sur Internet dans une mindmap.  Cette mindmap rassemble l’information, les liens, les textes et/ou les images des sites trouvés sur le Net.  Ces cartes peuvent aussi être intégrées dans Google Drive : elles peuvent être créées à partir de cette suite en ligne ou bien y être sauvegardées.

Pour un formateur ou un enseignant, la présentation de données et importante : elle constitue une partie non-négligeable du travail quotidien.  Les participants à cette formation apprendront donc à organiser leur carte mentale sous forme de présentation dynamique Mindomo.

4) Mindmapping collaboratif et classe virtuelle avec Mindomo

Une des dimensions les plus intéressantes des logiciels tels Mindomo, est leur capacité à travailler à distance, en temps réel, en mode collaboratif.

Une personne qui se trouve à Paris peut donc collaborer en ligne, en temps réel avec un collaborateur à la Réunion, par exemple.  Chacun des deux formateurs ou enseignants verra donc en direct les actions de l’autre sur la mindmap partagée.  Un système de chat leur permet de dialoguer en temps réel sans recourir à un autre outil en ligne.

Mais la grande spécificité de Mindomo, c’est l’interface School qui permet de créer des « classes virtuelles » et de les rassembler en une même école en ligne.  De cette façons, on peut inviter les apprenants et les regrouper dans un cours précis.  Mais on peut également distribuer les cours aux enseignants et formateurs.  Ces derniers pourront alors partager des ressources avec leurs apprenants, leur assigner des travaux, leur montrer des mindmaps, etc.

Enfin, cette partie de la formation se termine sur une démonstration des « smartmaps, ces « mindmaps intelligentes » qui indiquent à l’étudiant les étapes à suivre pour la compléter.  Un bon outil pour familiariser les étudiants avec des méthodes spécifiques à chaque cours.

5) Le suivi post-formation : des échanges et des ressources en ligne

Mais la formation ne s’arrête pas aux deux jours de présentiel : après la formation, les formateurs et enseignants participants bénéficieront d’un accès à des ressources en ligne.  Et ils pourront continuer leurs échanges avec le formateur via l’interface School de Mindomo pendant plusieurs semaines.

Une formule de coaching individuel en ligne est également possible sur demande.

Conclusion

La conclusion est simple : c’est une formation de mindmapping pour formateurs et enseignants conçues par un formateur-enseignant conscient des besoins spécifiques à sa profession : l’assimilation d’outils simples, pratiques, efficaces.  Et leur mise au service du transfert des compétences souhaitées vers les apprenants.  Cette formation, je l’ai testée, je l’ai donnée à plusieurs reprises en Belgique : elle fonctionne !

Elle est adaptable selon les besoins de VOTRE institution !  Nous pouvons l’animer en français et en anglais à travers toute l’Europe, l’Asie et l’Afrique, en fonction de nos disponibilités.

Convaincu(e) ?

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iMindMap Logiciels

iMindMap 7.1.2 : un nouveau style et une mise à jour gratuite

iMindMap, le logiciel signé Buzan et Griffith, sort sa nouvelle version 7.1.2 : pas de révolution mais des améliorations graphiques bienvenues et une mise à jour gratuite pour les heureux propriétaires d’une licence iMindMap 7.

J’avais dit tout le bien que je pensais de la version 7 d’iMindMap, surnommée « Caméléon » par ses concepteurs : du graphisme encore plus proche du dessin manuel, une rapidité accrue et une synchronisation avec Droptask, le plus visuel des gestionnaires de tâches en ligne.

Buzan et Griffith sortent à présent la version 7.1.2 de leur logiciel iMindmap.

iMindMap 7.1.2 : pas la révolution, mais des améliorations graphiques bienvenues

Ce n’est pas une révolution.  Il ne s’agit pas d’une vraie « nouvelle version » du logiciel, mais plutôt d’une mise à jour de la version 7.

La bonne surprise, c’est que le duo a bien tenu sa promesse : les mises à jour du plus graphique des logiciels de mindmapping sont désormais gratuites.   Si vous êtes l’heureux propriétaire d’une licence iMindMap 7, vous pouvez télécharger les mises à jours gratuitement : rendez-vous dans le menu d’ouverture du logiciel de mindmapping et cliquez sur « Vérifiez les mises à jour » (comme dans l’encadré rouge).

Fenêtre d’accueil d’iMindMap

iMindMap devrait télécharger les dernières mises à jour disponibles.  Celles-ci ne seront vraiment accessibles qu’après le redémarrage du programme.

Un nouveau style de mindmap : le « professionnel »

iMindMap propose un nouveau style de mindmap : le style professionnel.  Celui-ci est très carré, très « filaire » comparé au style habituel de Tony Buzan.  Est-ce une façon de concurrencer des logiciels plus « corporate », plus adaptés au monde de la grande entreprise, tels Mindjet ?

Désormais, lorsque vous créez une nouvelle mindmap, iMindMap 7.1.2 vous propose non seulement différentes images centrales, mais vous offre également le choix entre deux styles :

  • professionnel
  • créatif
Choix du style

Professionnel est un nouveau style très éloigné des conceptions buzaniennes du mindmapping : une adaptation aux vues des grandes entreprises que le style quasi-enfantin des mindmaps traditionnelles rebute un peu ?

Voici un exemple de mindmap réalisée avec la dernière version de iMindmap et le « style professionnel » (vous pouvez télécharger cette carte sur ma page Biggerplate et cela, gratuitement) :

Style professionnel d’iMindMap 7.1.2

 Le style « créatif » plus proche de la tradition buzanienne

L’autre style désormais proposé à la création d’une nouvelle mindmap, le style « créatif » est bien plus proche de la tradition buzanienne :

  • graphisme proche du dessin manuel
  • branches organiques
  • usage intensif des courbes et des éléments graphiques

Vous pouvez également télécharger cette carte gratuitement depuis ma page Biggerplate :

Le style « créatif » d’iMindMap 7.1.2

De nouvelles « images centrales » plus proches du flat design

En plus des nouveaux styles de mindmaps, iMindMap 7.1.2 propose 19 nouvelles « images centrales« , c’est-à-dire ces images utilisées pour créer le centre de la mindmap.

Ces images sont utilisées pour stimuler l’imagination, pour provoquer de multiples associations, plus nombreuses et créatives qu’un mot au centre de la carte mentale.  En effet, à l’inverse d’un mot, une image n’enferme pas dans le cadre étroit d’une définition, mais ouvre grand la porte à des interprétations multiples, à des connotations, à  des associations d’idées créatrices.

iMindMap 7.1.2 propose 19 nouvelles images centrales plus « corporate », plus proche du « flat design » et qui accompagnent idéalement le nouveau style de carte mentale « professionnel » proposé dans le même temps.

Nouvelles « images centrales »

iMindMap 7.1.2 propose également quelques nouvelles formes de branches dans la section « branch art » : des bulles, une sorte d’éclaboussure, etc.  De quoi enrichir encore la palette graphique du plus graphique des logiciels de mindmapping.

Conclusion

La mise à jour 7.1.2 d’iMindMap ne constitue certes pas une révolution technique.

Mais elle accompagne une évolution du logiciel vers un souci accru de plaire aux grandes entreprises par l’addition d’un style « professionnel » plus proche de celui d’un logiciel de mindmapping comme Mindjet, par exemple.

Elle offre aussi un certain nombre d’images centrales qui s’harmonisent parfaitement avec ce nouveau style.

Et, last but not least, le tandem Buzan-Griffith tient ses promesses : les mises à jour du logiciel sont désormais gratuites pour les propriétaires d’une licence précédente, iMindMap 7.

Bref, si vous souhaitez un logiciel très graphique, très proche esthétiquement du dessin manuel, optez pour iMindMap 7.1.2 et ses ressources graphiques inimitables.

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Logiciels Mind Mapping Outils Tutoriel XMind

XMind – Excel : exportez votre mindmap dans une feuille de calcul

Avec XMind 2013, il est désormais possible d’exporter le contenu de votre mindmap dans une feuille de calcul Excel.  Voici un tutoriel en vidéo et en photos.

Une des fonctions qui manquaient le plus à XMind, était l’exportation de données d’une carte mentale vers une feuille de calcul Excel.  Cette lacune est aujourd’hui comblée, puisque la version beta de XMind 2013 permet désormais d’exporter des données d’une mindmap vers le célèbre tableur de Microsoft pour y effectuer des calculs sur le contenu.  C’est une des nouvelles fonctionnalités du logiciel.

Voici une carte que j’ai réalisée pour tester cette nouvelle fonction : il s’agit d’une liste de fournitures de bureau.  (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir ou téléchargez la carte sur l’export Excel sur ma page Biggerplate)

Une liste de fournitures

Le but de cette carte est de rassembler une liste de fournitures de bureau avec le nombre d’articles nécessaires dans chaque catégorie, et le prix.  Lorsque la carte sera exportée dans la feuille de calcul Excel, le tableur de Microsoft nous permettra de calculer les montants de chaque catégorie et le montant total des achats.

Plusieurs modes d’exportation vers Excel

La version beta de XMind 2013 permet trois modes d’exportation différents vers Excel.  J’ai illustré la première dans la photo suivante et dans la vidéo de mon tutoriel.  Je présenterai le résultat des autres plus bas sur les illustrations suivantes.

Voici le résultat de cette exportation :

Feuille de calcul Excel

Pour exporter cette carte mentale XMind 2013, j’ai cliqué sur le menu « Fichier« , j’ai cliqué ensuite sur « Exportation » et j’ai choisi dans le nouveau menu « Feuille de Calcul« .

Ensuite, une fenêtre de dialogue s’affiche, qui me demande des précisions au sujet du mode d’exportation que je souhaite.

Sélectionnez le mode d’exportation

Dans ce cas, j’ai demandé une fusion des cellules.  J’ai également coché l’onglet du sujet flottant, ce qui ajoutera au bas de mon tableau le lieu et la date : Geleen, le 20 juillet 2013.

L’onglet « infos de tâches » est également sélectionné, mais il ne nous intéresse pas ici : il ne concerne que les cartes de gestion de projet dont je reparlerai dans un prochain billet.

Voici une vidéo Youtube qui vous montre comment procéder :

Dans le cas de l’exportation avec « fusion des cellules », les catégories – en fait les sujets principaux de ma mindmap – sont devenus les cellules de la colonne de gauche de mon tableau : elles sont suivies de la colonne « articles » qui sont répartis selon la catégorie à laquelle ils appartiennent.  Ensuite, vient le nombre d’unités à acheter et le prix unitaire de chaque article.

Une fois tout cela exporté dans ma feuille Excel, j’ai pu recalculer les prix et le montant total de mes achats.  Mais après avoir converti mes chiffres en « nombres », car Excel importe tout le contenu de la mindmap comme du texte.  Il y a donc une petite opération intermédiaire à effectuer si vous désirez effectuer du calcul sur les données importées.

Exportation avec le mode « Pivot »

Dans ce mode d’exportation, contrairement à ce qui se passe dans le mode « Fusion des cellules », les catégories ne sont pas rassemblées en une seule ligne, mais bien en autant de lignes qu’il y a d’articles, comme ci-dessous.  Cela peut-être utile si on doit refaire des manipulations sur certains items ou si on doit pouvoir compter les lignes qui comprennent le même libellé, par exemple.

Répartition des cellules par « pivot »

Chaque ligne est répétée et mon sujet flottant figure bien au bas du tableau.

Exportation selon le mode Structure ou Outline

Le troisième mode d’exportation de XMind 2013 vers une feuille de calcul du tableur Excel, est de les rassembler selon la structure ou outline (si vous travaillez avec la version anglaise du logiciel comme moi…).

Voici le résultat de cette opération :

Cellules exportées selon la structure

Chacune des cellule est décalée d’une ligne par rapport à la précédente.  Cela donne des tableaux très aérés par rapport aux précédents, mais cela prend beaucoup d’espace et je ne vois pas très bien  l’application possible de ce type présentation.

Si certains d’entre vous utilisent ce type de structures, ils peuvent éclairer ma lanterne ?

(J’ai écrit « agraphes » au lieu d’agrafes, mais je n’ai pas envie de tout changer : donc, je vous demanderai d’être indulgent(e)s pour cette fois…)

Une spécificité intéressante pour les gestionnaires de projet : désormais, XMind 2013 permet aussi d’exporter vos infos de tâches vers Excel.

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Logiciels Mind Mapping Outils Test XMind

XMind 2013: les 10 nouvelles fonctions du logiciel de mindmapping !

Elle était annoncée depuis plusieurs semaines : la version beta 2013 de XMind, le logiciel de mind mapping le plus populaire, est disponible.  Elle rassemble dix nouvelles fonctions et 11 améliorations très attendues des afficionados.

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Disons-le d’emblée, ce n’est pas la révolution…

Lorsque vous ouvrez votre écran d’accueil, c’est à peine si quelques détails trahissent quelques changements à l’oeil averti.  Mais, comme pour certaines voitures, c’est sous le capot qu’il faut regarder pour apprécier, en amateur – au sens authentique du mot – les améliorations techniques.  Et leur potentiel.

Et ces améliorations techniques sont nombreuses : pas moins de 10 nouvelles fonctions et 11 améliorations.

Les 10 nouvelles fonctions de XMind

Ces nouvelles fonctions ne sont pas toutes du même niveau : si certaines touchent au coeur du logiciel, certaines, comme les nouveaux marqueurs, paraissent plutôt périphériques.

Mais passons-les donc en revue.  Rien de tel qu’une mindmap pour les visualiser toutes d’un seul coup d’oeil !  Double-cliquez sur la carte pour l’agrandir au maximum ou cliquez ici pour la télécharger sur Biggerplate (gratuitement !)

10 nouvelles fonctions et 11 améliorations

Toujours pas de travail collaboratif en ligne et en temps réel : c’est pourtant une fonction de plus en plus demandée par les utilisateurs, surtout les professionnels.

Par contre, XMind 2013 autorise le partage automatique des cartes via un réseau local : c’est une grande percée !  Et c’est la dernière version de la carte qui est partagée et mise à jour automatiquement.  Plus besoin d’échanger d’emails avec vos collaborateurs ou même de télécharger vos cartes sur la plateforme XMind.

Il est possible d’importer directement du texte depuis Word dans une note : auparavant, il fallait jouer avec le copier-coller : une fonction qui permet un gain de temps sensible lors de l’assemblage de documents, par exemple !

Pour moi, une des plus belles réussite de cette nouvelle version XMind 2013, c’est l’export vers Excel !  C’est quelque chose qui manquait cruellement à XMind, et ça fonctionne très bien.

L’exportation vers Excel, une vraie réussite !

J’ai procédé à un essai avec une carte souvent publiée sur mon blog ou ailleurs : la mindmap sur la méthode du CQQCOQP.  Pour rappel, je vous la repropose ici (vous pouvez aussi l’acquérir gratuitement en la téléchargeant sur ma page Biggerplate).

Questions CQQCOQP avec le mindmapping

Et voici ce que donne la même information une fois exportée vers une feuille Excel : tout est ordonné selon la position des sujets.  Le sujet central est devenu le titre de ma feuille Excel, les niveaux sont les titres de mes colonnes, et les questions sont devenues les cellules A, tandis que les autres sujets viennent se placer derrière en ordre logique.

Feuille Excel après exportation

J’ai effectué d’autres tests sur les modes d’exportation de XMind 2013 vers Excel et il me donne entière satisfaction.

Je ne dispose pas d’un ordinateur Mac OS et je n’ai donc pas pu tester les nouveautés par rapport à ce système, notamment l’export direct vers PowerPoint, Word et Excel.

Xmind 2013 exporte aussi vers SVG, le dessin vectoriel redimensionnable.

Au niveau des classeurs, il est désormais possible de les fusionner et de les imprimer dans leur intégralité et non plus carte par carte.  Ici aussi, un gain de temps sensible.

Maintenant, il est possible de réduire la taille des fichiers XMind 2013 : fini les fichiers lourds impossibles à envoyer par email.

J’ai également testé le nouvel éditeur de styles : très intuitif, très complet.  Il vous permet de modifier la forme, la couleur, la taille, la police, etc.  Il fonctionne non seulement avec les sujets, mais aussi avec les accolades, les limites, etc.  Un bel outil pour ceux qui aiment les cartes mentales esthétiques.

Je termine cette liste des nouvelles fonctions par les marqueurs : une nouvelle série de marqueurs plus lisibles, plus jolis complète les nouveautés de cette version beta.

11 améliorations sensibles du logiciel de mindmapping

L’équipe de XMind 2013 a bien travaillé au niveau des exportations : meilleure exportation PDF avec du dessin vectoriel SVG, Word, PowerPoint.

La gallery est renommée Clip Arts : personnellement, j’aurais préféré qu’on remplace certaines images vieillotes ou rudimentaires par de nouvelles illustrations à la hauteur des nouveaux marqueurs, particulièrement bien réussis…

L’attachement de fichiers et  l’hyperlien relatifs ont également été améliorés – quoi que ce ne soit pas directement perceptible.  Il faudra tester ici aussi.

Des raccourcis claviers ont été ajoutés pour les utilisateurs de Mac OS, notamment pour l’ajout de nouvelles feuilles.

On peut aussi se concentrer simultanément sur un sujet et voir ses tâches dans le diagramme de Gant : un avantage certain pour les gestionnaires de projets.

Une amélioration que XMind ne signale pourtant pas sur son blog : le nouveau zoom au bas de l’écran, pour régler l’affichage de la carte.  Ca n’a l’air de rien, mais ce petit changement qui permet d’afficher la carte à 50, 100, 150 %, etc. ajoute au confort d’utilisation.  A l’usage, vous verrez que c’est bien pratique !

Enfin, les marqueurs connaissent eux aussi plusieurs améliorations : leur taille est désormais proportionnelle à la police de caractère du sujet dans lequel ils sont inclus.  Ce qui les rend nettement plus visibles dans certains cas.

Les groupes de marqueurs dans le menu deviennent des plages extensibles, ce qui évite de faire défiler une interminables suite de marqueurs sur son écran lorsqu’on cherche un groupe particulier…

Et enfin, l’ordre des marqueurs est le même dans un sujet que dans le menu « vue » : en cas de sujets multiples, il pouvait y avoir confusion avec les versions précédentes.

Conclusions

Si ce n’est pas la révolution, et si le changement de version n’a pas entraîné de modification spectaculaire de l’apparence du logiciel, les améliorations sont réelles.

Certaines des nouvelles fonctions, comme l’export vers Excel, la fusion et l’impression de classeurs entiers vont évidemment faciliter la vie des utilisateurs, leur faire gagner du temps et rendre le logiciel encore plus compatibles avec de nouveaux logiciels standards.

Une version à ne pas bouder, mais à utiliser au mieux… en attendant le XMind collaboratif en ligne en temps réel (je sais, je me répète, mais c’est une demande croissante du marché…   Aux producteurs de logiciels de nous entendre et de s’adapter…).

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Gestion de projet Ingénierie de la formation Logiciels Mind Mapping Outils Projets XMind

Gestion de projet : visualisez votre ligne du temps avec XMind

Comment visualiser les différentes étapes d’un projet ?  Comment établir une ligne du temps claire et pratique ?  Réponse : avec XMind !  En utilisant une structure particulière : l’arète de poisson ou Ishikawa, du nom de son inventeur.

Read this article in English !

Dans son livre « Visualisez votre vie en quelques coups de crayon« , Xavier Delengaigne aborde la gestion de projet en trois étapes :

  1. Un brainstorming pour définir le contenu du projet
  2. L’utilisation du CQQCOQP pour poser des questions pertinentes sur le projet
  3. Et une ligne du temps pour visualiser les étapes du projet dans la durée

J’avais déjà utilisé la ligne du temps pour aider de futurs créateurs d’entreprise à mieux visualiser leur projet.  Et j’en avais aussi illustré le principe par une carte iMindMap que voici (double-cliquez sur l’image pour l’agrandir au maximum).

Le principe de la ligne du temps

J’ai eu l’opportunité, ces derniers jours, d’animer un atelier « Gestion de projet avec les outils visuels » et j’ai proposé au groupe de participants de visualiser un projet de formation de cette manière.

Une ligne du temps avec XMind

XMind propose une ligne du temps par défaut dans son menu d’ouverture.  Mais, outre le fait qu’elle soit en anglais, elle présente un calendrier trimestriel qui ne convient pas à notre projet.

Nous avons donc créé une carte en partant de la structure arète de poisson.  Pour ce faire, ouvrez une carte en blanc, sélectionnez le menu « Propriétés » et cliquez sur « Arète de poisson » dans le sous-menu « Structure« .

Choisissez la structure « Arète de poisson »

Le logiciel de mindmapping nous donne donc une tête de poisson orientée vers la gauche.  La carte progressera donc logiquement vers la droite au fur et à mesure que nous allons avancer.

La première question qui se pose est : devons-nous commencer par des dates ?  Ou devons-nous au contraire commencer par les grandes étapes du projet  et ajouter les dates ensuite ?

Planifier le projet étape par étape

Finalement, nous avons opté pour cette seconde solution.  Pourquoi ?  Parce que si nous devons illustrer un projet passé, alors nous pouvons nous permettre de tout classer par date, puisque celles-ci sont connues d’avance.  Mais pour un  projet en cours ou qui n’a pas encore démarré : tant de choses peuvent encore se passer, tant d’imprévu peut encore modifier ce que nous avons planifié !

Voici ce que donne notre carte Ligne du temps – arète de poisson XMind !  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir, téléchargez la carte gratuitement sur notre page Biggerplate).

La ligne du temps de notre projet !

En effet, notre carte est structurée selon les grandes étapes du  projet.  Ensuite, celles-ci sont détaillées et les dates précisées quand c’est possible.

Marquez la durée avec une relation

Notez l’utilisation de la relation pour exprimer la durée d’une action.  En effet, toutes les étapes ne se suivent pas nécessairement de façon strictement chronologique.

Par exemple, l’étape publicité commençait tout au début du projet, mais continue au moins jusqu’à l’étape de sélection des candidats.  Nous avons donc exprimé cela par une relation en pointillé rouge qui part du sujet « Publicité » et qui le relie au sujet « Sélection ».  C’est une façon commode de visualiser cette durée.

Pour ne pas empiéter sur les branches et les autres sujets, nous avons choisi l’option « Zigzag » pour la forme de la relation.  De cette manière, elle suit la progression de la branche centrale vers le sujet « Sélection » sans nuire à la lisibilité de l’ensemble.

Explicitez les étapes du projet avec les marqueurs

Remarquez aussi l’utilisation des marqueurs – ces petites images livrées avec le logiciel – et de la légende.  Nous avons utilisé les petits personnages bleu et vert afin de symboliser les candidats à la formation.  Nous avons utilisé la bombe pour illustrer un risque : celui de n’avoir pas assez de candidats pour commencer la formation !

Nous avons enfin utilisé le point d’exclamation pour montrer que cette étape était conditionnelle : nous effectuerons un nouveau mailing avec le Forem – l’équivalent belge francophone de Pôle Emploi – si nous n’avons pas assez de candidats.  Si nous en avons en suffisance, cette étape n’aura pas lieu.

Afin de rendre ces symboles suffisamment explicites, nous les avons expliqués dans la légende.  Pour afficher les marqueurs dans cette légende, suivez la  procédure suivante : cliquez d’abord sur l’arrière-plan de la carte pour être certain(e) de ne sélectionner aucun sujet.  Cliquez sur le menu « Propriétés », cochez la petite case « Montrer la légende ».  Une légende s’affiche alors au bout du pointeur de votre souris.  Vous pouvez la déposer où vous le souhaitez sur votre carte.  Cette légende se met à jour automatiquement au fur et à  mesure que vous ajoutez ou enlevez des marqueurs.

Pour modifier le texte en regard du marqueur dans la légende, double-cliquez sur le texte, un champ apparaît : complétez le par votre propre texte.  C’est fait !

Essayez par vous-même de planifier votre projet de cette manière et n’hésitez pas : faites-nous parvenir vos cartes ou vous commentaires.

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Apprendre à apprendre concept map Logiciels Outils VUE XMind

Pensée visuelle : comparez avec les cartes doubles-bulles !

Vous devez faire des comparaisons pour vos études ?  Vous voulez comparer deux situations ou deux organisations et vous ne savez pas trop comment vous y prendre ?  Les cartes doubles-bulles sont un outil visuel très efficace pour ce type d’opération !

Read this article in English !

Que ce soit au cours de vos études ou de votre vie professionnelle, vous êtes amené(e) à faire des comparaisons.  Le professeur vous demande, par exemple, de relever les différences et les points communs entre deux structures d’entreprises, comme dans la carte ci-dessous.

Elle a été réalisée avec le logiciel de mind mapping XMind. (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir.  Vous pouvez aussi la télécharger gratuitement depuis le site de Biggerplate).

Carte doubles bulles – comparaison entre organisations

La carte mentale « doubles-bulles » obtenue compare deux types d’organisation d’entreprise : la structure par produit ou division et la structure par département ou fonction.  Elle a été réalisée dans le cadre du coaching d’un étudiant qui prépare l’examen de l’ACCA (Association of Chartered Certified Accountants), une certification de comptabilité très appréciée dans le monde anglo-saxon.

Les bulles du centre représentent les catégories envisagées : Appropriée pour (pour quel type d’entreprise cette structure est-elle appropriée) ; Organisation (sur quels critères cette structure est-elle organisée) ; Croissance (quel est l’impact de ce type d’organisation sur la croissance ; etc.

Carte mentale ou carte conceptuelle ?

A l’origine, XMind n’est pas configuré pour travailler avec ce type de structure, même si ce logiciel offre de nombreuses structures différentes.  Pour réaliser cette carte, j’ai utilisé la méthode de création de carte conceptuelle :

Utiliser sujets flottants et relations

On crée un sujet flottant en double-cliquant sur le fond de la carte, ensuite, on crée une relation (CRTL L) à partir de ce sujet flottant et on clique sur le fond de la carte.  Cela crée un nouveau sujet flottant.

Pour la création de cette carte, j’ai utilisé le sujet central comme titre : le sujet central ne peut pas être déplacé et cela peut constituer un handicap sérieux si je dois ensuite effectuer des modifications de ma carte.   Chaque bulle de cette carte est donc un sujet flottant tandis que les « branches » sont en fait des relations.

Le problème est que les sujets exercent une sorte de « magnétisme » entre eux : ils sont attirés les uns par les autres, si on les rapproche un peu trop.  Même en appuyant sur la touche ALT, il n’est pas toujours facile de positionner un nouveau sujet au milieu des autres.

Bien que cette carte soit apparentées aux mindmaps, elle se construit donc selon les principes utilisés pour élaborer les cartes conceptuelles dans XMind.

Cela m’a donné l’idée d’utiliser un autre logiciel pour créer ce type de cartes : VUE ou Visual Understanding Environment.

Des doubles bulles dans VUE

VUE est clairement un logiciel de concept mapping (ou cartes conceptuelles), créé par l’université Tufts.  Ce logiciel est donc configuré pour positionner des objets – sujets et relations – les uns par rapport aux autres.

Ici, il n’y a pas de « magnétisme » si on approche les objets les uns des autres.  Et ils peuvent être déplacés à volonté sans que cela dérange l’alignement des autres.  (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir au maximum).

La version VUE de la carte à doubles bulles

Le résultat est sensiblement identique, mais la réalisation est beaucoup plus facile !

Je reviendrai dans d’autres billets sur ce logiciel de concept mapping et les usages qu’on peut en tirer.

Pourquoi utiliser XMind pour créer ce genre de cartes, si c’est plus difficile ?  Tout le monde n’est pas habitué au logiciel VUE.  Et d’autre part, lorsqu’on travaille sur un projet, avec plusieurs cartes rassemblées dans un même classeur, il peut être plus simple d’ajouter une feuille à ce classeur.  Cela permet aussi de créer des liens directs entre les cartes du classeur.

Il est aussi possible de lier une carte XMind avec une carte VUE en utilisant la liaison avec un fichier externe par hyperlien : il suffit de placer le chemin vers ce fichier dans le champ « File » ou « Fichier » de la fenêtre de dialogue comme illustré ci-dessous :

Insertion d’un hyperlien vers le fichier externe

Ceci place une icone dans le sujet sélectionné.  Lorsque vous cliquez sur cette icone, le fichier VUE s’ouvre (à condition que le programme se trouve bien sur votre ordinateur bien entendu).

Essayez les deux solutions, XMind et VUE et retenez celle qui vous convient ou les deux, si comme moi, vous travaillez dans les deux environnements !

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Logiciels Mindmaple Projets Tutoriel

Mindmaple : gestion de projet, export Excel et diagramme de Gantt

Vous avez besoin de gérer des projets ?  Et vous recherchez une solution simple et bon marché ?

La nouvelle version – 1.6 – de MindMaple propose désormais un diagramme de Gantt dans son export vers Excel !

Je l’ai testé pour vous et voici les résultats.

MindMaple, ce logiciel de mindmapping originaire de Californie, continue d’évoluer à un rythme étonnant.  Après avoir proposé un logiciel complet et très bon marché, avoir développé une version très pratique pour iPhone et une plateforme collaborative en temps réel.  Après avoir développé la gestion des tâches et de projets via des cartes secondaires.   Voici à présent une toute nouvelle version qui offre des fonctionnalités vraiment intéressantes.

Des fonctionnalités pratiques

La version 1.6 propose, entre autres, d’afficher le contenu des notes sous le sujet qui les contient : il suffit de cliquer sur l’icone en forme de page, à droite du sujet, pour en développer le contenu.   Pratique pour consulter un manuel sous forme de carte cognitive, par exemple.

Les sujets frères – du même niveau – sont formatés automatiquement.  Si vous colorez votre premier sujet de ce niveau, après un même sujet principal, en bleu avec du texte Calibri 12 gras et italique, tous les sujets du même niveau se formatent automatiquement de la même manière.  Ca représente un gain de temps non-négligeable.  En outre, MindMaple vous offre à présent une pré-visualisation des formats avant de les appliquer.  De quoi éviter les mauvaises surprises.

Certains bugs ont été réparés et la qualité des PDF a été améliorée.  La collaboration en ligne est plus stable que dans la version précédente.

Mais surtout, MindMaple intègre désormais dans son export vers Excel, une traduction automatique des tâches en diagramme de Gantt : du miel pour les gestionnaires de projet qui utilisent Excel !

Une carte de gestion de projet

Pour tester cette nouvelle fonctionnalité, j’ai créé une carte de gestion de projet.  Il s’agit d’un projet fictif de création de brochure.  J’ai donc inventé une équipe fictive qui allait intervenir dans les différentes phases, avec des ressources appropriées.

Carte de gestion de projet : brochure

Le chemin de fer est la maquette de la brochure : il montre l’emplacement des textes et des photos sur la page.  On confie la rédaction à trois personnes et les illustrations à trois autres.  Ensuite, un éditeur intervient : il relit, corrige les fautes d’orthographes et les erreurs de syntaxe.  On imprime une première épreuve.  L’ensemble de l’équipe effectue les modifications – retouches photos éventuelles, reformulation de certains passages, changement de titre, etc.  Et enfin, la brochure est confiée à l’imprimeur pour impression. L’ensemble du projet s’étale sur deux mois, juin et juillet.

Je veux à présent exporter vers Excel et voir ce que ça donne au niveau du diagramme de Gantt.

L’export vers Excel

Pour exporter vers Excel, je clique sur le menu « File » de mon tableau de bord et et ensuite, sur la commande « Export« .   Dans la liste des exports possibles, je choisis « Export as Microsoft Excel« .  Je choisis le répertoire où je veux sauvegarder mon fichier Excel et je confirme.

Une nouvelle fenêtre de dialogue apparaît.  Je choisis dans cette fenêtre l’onglet « Advanced« , pour choisir les commandes avancées.

Commandes avancées pour l’export Excel

Dans cette fenêtre, « Export tasks as Gantt chart » est coché par défaut.  Cela signifie que les tâches de ma carte seront exportées directement sous forme de diagramme de Gantt dans mon tableau Excel.  Mais, par défaut, MindMaple me propose une vue annuelle.  Or, mon projet s’étale sur deux mois seulement et je veux voir le détail du projet.  Je coche donc l’option « Daily view« .  Ensuite, je confirme.

Mes données sont exportées et MindMaple me demande si je souhaite ouvrir le fichier Excel : je dis « oui ».  Et mes données s’affichent.  Il s’agit d’un tableau unique qui contient à la fois les données texte et le diagramme de Gantt.  Mais pour plus de clarté, j’ai scindé les deux.

Voici donc les données dans le tableau Excel :

Données de tâches dans mon tableau Excel

Tout est ordonné, bien entendu : an niveau 0, mon sujet central « Projet Brochure« .  Ensuite au niveau 1, les étapes du projet.  En niveau 2, l’ensemble des tâches à réaliser.  Ensuite, les priorités, dates de début et de fin des tâches, le niveau d’achèvement et enfin, les personnes et les ressources.

Tout est parfaitement clair !

La vue « Diagramme de Gantt »

Passons à présent à la vue de mes tâches sous forme de diagramme de Gantt.

Pour que les données soient facilement interprétables, j’ai repris à gauche la colonne « Resources » qui donne le nom de la personne responsable de la tâche et les ressources qu’elle va utiliser.

Diagramme de Gantt

Le diagramme affiche les tâches depuis le 5 juin – date de départ de mon projet – jusqu’au 13 juillet – date prévue pour la fin de la réalisation de notre brochure.

A gauche, je peux voir qui est responsable de la tâche et en regard, les carrés bleus me signalent la date de départ et la durée de chaque tâche.  Je peux voir ainsi que Martin va créer le chemin de fer les 5, 6 et 7 juin avec un studio de maquettiste.  Frédéric et Nicolas rédigeront une partie du texte avec Scrivener les 11 et 12 juin.  Etc.

Le diagramme de Gantt, n’est pas dynamique : si je modifie les dates de mes tâches dans la colonne de mon tableau, il ne se passe rien au niveau du diagramme de Gantt : je dois le modifier manuellement.  On est donc loin du diagramme dynamique de XMind, par exemple.  Mais il est indéniable que l’exportation vers Excel des données et du diagramme représente un intérêt considérable pour les gestionnaires de projet.

Si je veux modifier quelque chose dans l’ensemble des données, il vaut donc mieux le faire directement sur ma carte et réexporter le tout : il est vrai que cela ne prend que quelques secondes…

A vous d’essayer  : bon travail !

Lien vers le site de MindMaple.

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Logiciels XMind

Test – Dokeos Mind : un clone de XMind orienté e-learning !

J’ai testé Dokeos Mind, le logiciel de mindmapping de la plateforme d’e-learning Dokeos.  Il s’agit d’un clone de XMind, personnalisé pour s’intégrer au mieux dans l’environnement d’enseignement à distance.   Un logiciel léger et performant à la fois.

 J’ai vu passer plusieurs  fois le nom de Dokeos Mind : c’est celui d’un logiciel de mindmapping associé à la plateforme d’e-learning Dokeos.  Un logiciel de mindmapping en apparence parfaitement intégré à son environnement et qui permet de dessiner des cartes mentales dans le cadre de cours à distance.

 J’étais aussi curieux de découvrir Dokeos.  J’ai donc téléchargé les deux produits, mais pour l’instant, je n’ai testé que Dokeos Mind, qui peut fonctionner de manière autonome.  Et pour cause !

 Un clone de XMind !

 Car, à ma grande surprise, Dokeos est un clone de XMind…  XMind est non seulement  un « freemium » – un logiciel qui propose une version gratuite et plusieurs versions payantes.  C’est aussi – et on l’oublie souvent – un logiciel open source.

Il vous est donc loisible de développer votre propre logiciel de mindmapping à partir de ce code.  C’est ce qu’on fait les concepteurs de Dokeos Mind.  Voici une carte que j’ai réalisée à partir de ce logiciel et qui reprend l’essentiel de mes observations.   Vous pouvez la télécharger gratuitement depuis le site de Biggerplate, la plus grande communauté de mindmappeurs au monde).

Le logiciel Dokeos

Pour les utilisateurs de XMind, l’accessibilité est donc immédiate : ils se retrouvent dans l’environnement familier de leur logiciel de mindmapping préféré !  Dokeos l’a simplement personnalisé dans une certaine mesure, comme nous allons le voir plus en détail.

 Si pour les utilisateurs de Xmind, l’adaptation est instantanée, pour les autres, elle est aussi rapide et intuitive qu’avec le programme d’origine.

 Les Plus de Dokeos Mind

 Un des avantages de ce logiciel de mindmapping « customisé » est sans conteste son interopérabilité dans la plateforme d’e-learning Dokeos.  Cette intégration dans l’environnement d’enseignement à distance permet aussi un travail collaboratif en temps différé ou asynchrone : deux personnes peuvent travailler sur la même carte, mais pas en même temps.

 La galerie d’images de XMind, qui fait partie des options des versions payantes dans le software d’origine,  a été remplacée par une galerie d’images gratuite et personnalisée.  On y trouve des visuels adaptés à l’e-learning, bien entendu, mais aussi des avatars, des images spécialisées en médecine ou en logique ainsi que des cliparts plus généralistes.  Une aide bienvenue pour tous les  utilisateurs des cartes mentales qui s’arrachent souvent les cheveux pour trouver LA bonne illustration.

Les Moins de Dokeos Mind

 Si Dokeos Mind a repris le code de XMind, il n’en a pas conservé les options payantes.  Et donc, les exportations, par exemple, sont limitées aux gratuites : vers Freemind, HTML, image – les 3 formats PNG, JPEG et BMP – les banques de marqueurs, du texte TXT et enfin l’ancienne version de XMind 2008.

 Les importations par contre sont les mêmes : Freemind, banques de marqueurs, MindJet MindManager et l’ancienne version 2008 de XMind.

 Se limiter à la version gratuite de XMind, cela signifie que de nombreuses fonctions avancées – payantes – ne figurent pas dans Dokeos Mind et notamment : la gestion des tâches, le diagramme de Gantt, les notes audio, le module Brainstorming, l’historique,  la fusion et les clichés de carte.

Dommage pour Dokeos Mind que les cartes intégrées dans une plateforme d’e-learning ne soient pas cliquables à l’instar des mindmaps Mindomo, par exemple.  Et donc, les liens sauvegardés dans ces mindmaps Dokeos Mind ne fonctionnent pas.  Il n’est pas possible de télécharger de documents à partir d’une carte insérée dans la plateforme non plus.  Ni de visionner une vidéo.  Toutes choses parfaitement réalisables avec le logiciel Mindomo…

Des éléments modifiés

 Comme je l’ai déjà mentionné, Dokeos Mind affiche une  galerie d’images personnalisée.  Mais ne se limite pas à cela : les thèmes des cartes ont également été personnalisés.  On trouve ainsi le thème par défaut de XMind, mais aussi un thème « Métaplan », « Médical », « Dokeos » et « Scketching ».  Ce dernier est tout en gris, comme un brouillon et utilise les « avatars », ces personnages grisés disponibles dans la galerie d’image Dokeos Mind.

 Les fonds de carte sont également modifiés et aux fonds parfois très baroques de XMind ont été substitués des fonds de couleurs unies, passe-partout et très pratique – exemple, le fond bleu pastel de ma carte ci-dessus.

Les marqueurs sont toujours présents, mais il faut les chercher un peu : ils ne figurent pas dans le menu « Voir », mais exclusivement dans le menu « Insérer », contrairement à ce qui se passe dans XMind.

 En conclusion

 Dokeos Mind est un clone « léger » correspondant à la version gratuite du « freemium » XMind.  Une version personnalisée, utilisant des outils dédiés à l’enseignement à distance.  Un produit adapté à ses fonctions et à son environnement.   L’utilisateur qui souhaite une version gratuite peut utiliser celle-ci plutôt que la version XMind s’il souhaite bénéficier des illustrations gratuites.   Pour une plateforme d’e-learning, le choix d’un clone de XMind est intelligent : on y retrouve la simplicité d’utilisation, alliée à l’esthétique du produit original et à ses structures nombreuses et flexibles.   Des atouts non-négligeables pour l’enseignement en ligne.

Le seul regret : que cette intégration basée sur un « clone » de XMind ne permette pas de cliquer sur des liens pour accéder à des ressources externes ni de visionner de la vidéo, ni de télécharger des documents embarqués dans la carte mentale.

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Applications Gestion du temps GTD Logiciels MindMeister Tutoriel

Mindmeister et GTD : gérez vos calendriers avec le flux de tâches

Cela fait quelques semaines maintenant que je teste MindMeister et que je l’utilise dans le cadre de la méthode GTD.

Mais que faire si vous utilisez un calendrier de type Google ou iCal, par exemple ?

Bonne nouvelle ! Vous pouvez les lier : et bénéficier d’un flux constant entre les deux !

Dans mes articles précédents, j’ai exploré comment MindMeister pouvait m’aider pour la gestion des tâches avec la méthode Getting Things Done et comment gérer mes projets avec le répertoire Planning.

Mais ce qui m’intéresse, ainsi que bon nombre d’utilisateurs de la méthode GTD, c’est d’avoir un rappel de mes tâches dans mon agenda Google ou iCal, par exemple.

MindMeister, dans ses nombreux outils, dispose d’une option très intéressante : l’exportation du flux de tâches vers un calendrier externe.  Un agenda de type Google, iCal ou 30 boxes, par exemple.

Rien de plus simple !

Sélectionner le flux de tâches

Pour exporter les tâches reprises dans vos cartes MindMeister vers votre calendrier, rendez-vous d’abord dans le menu général et cliquez sur la roue dentée, en haut à droite de votre écran.

Roue dentée

Lorsque c’est fait, une fenêtre de dialogue s’affiche sur l’écran, avec plusieurs onglets.

Cliquez sur l’onglet « Outils » et ensuite à gauche sur le lien « Flux de Tâches« .

Menu Paramètres – Outils – Flux de tâches

Vérifiez bien que l’onglet « Oui » en haut à droite de la fenêtre de dialogue est bien activé afin que l’export se réalise.

Si vous travaillez avec un agenda de type Google, sélectionnez l’onglet « Evénement Webcal« .

Copier ensuite le lien « webcal« .

Coller le lien dans l’agenda Google

Rendez-vous à présent dans votre agenda Google.  A gauche de votre page, vers le milieu, s’affiche le menu « Autres agendas ».

Cliquez sur l’onglet en face du menu et sélectionnez la commande « Ajouter par l’URL« .

Ajouter par l’URL

Un champ apparaît : collez-y le lien copié dans Mindmeister et collez-le.  Cliquez sur Enter.

Et le tour est joué !

A présent, les tâches de vos cartes Mindmeister apparaissent dans votre agenda Google !

Pour les distinguer du reste, j’ai choisi de leur attribuer une couleur verte qui ressort bien sur le fond blanc de mon calendrier :

Tâches Mindmeister affichées dans l’agenda Google

Lorsque vous effectuez la manoeuvre, ne vous attendez pas à voir apparaître vos nouvelles tâches tout de suite : Google Agenda ne met à jour qu’une seule fois toutes les 24 heures.

Mais dès demain, toutes les tâches encodées dans Mindmeister aujourd’hui seront visibles dans votre calendrier Google ou iCal.

Affichage du calendrier dans GMail

Vous pouvez aussi afficher une partie de votre agenda Google dans votre messagerie GMail.

Pour cela, cliquez sur la roue dentée en haut à droite et cliquez sur « Paramètres« .

Lorsque vous êtes dans le menu « Paramètres« , cliquez sur « Labos« .  Ce sont des fonctions expérimentales de Google.  Des commandes en version bêta.

Nous allons en activer deux.

Premièrement, cliquez sur le bouton « Activer » à côté de « Chat à droite« 

Google Agenda

Cela va placer le chat de Google à droite de votre écran et libérer de la place en-dessous de votre menu de gauche pour visualiser notre agenda.

Cliquez ensuite sur le bouton « Activer » de « Gadget Google Agenda« .

Revenez dans votre messagerie Google.

Et vous vous apercevez que votre chat et la liste de ses contacts ont été déménagés à droite de votre page Google.

Et qu’à gauche de la page, en-dessous du menu « Messagerie« , vous avez une fenêtre qui vous affiche un extrait de votre agenda Google.  Vous avez donc vos rendez-vous et tâches du jour sous les yeux lorsque vous gérez vos emails.

Bon travail 😉

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Gestion du temps GTD Logiciels Mind Mapping MindMeister Outils Tutoriel

MindMeister et GTD : gérez les projets avec le planning

Comment gérer un projet dans le répertoire planning de GTD avec MindMeister ?

En utilisant une carte secondaire : une opération extrêmement facile avec MindMeister !

Dans mon article précédent, je testais les capacités du logiciel de mindmapping MindMeister à servir de support à la méthode GTD ou Getting Things Done. Et je vous disais à quel point j’étais satisfait de la flexibilité du logiciel et de sa parfaite adaptabilité à cette méthode de gestion des tâches.

Aujourd’hui, je voudrais entrer davantage dans le détail d’un des fichiers importants de la méthode GTD : le planning.

Dans l’article précédent, je vous expliquais que, dans le jargon de Getting Things Done, une action comportant plus d’une tâche était un projet.  Et que tout projet trouvait sa place non dans l’agenda – espace strictement réservé aux tâches avec une deadline – mais dans le planning.

Une carte secondaire

Sur la branche Planning de ma carte mentale GTD, j’ai deux projets : Entreprise X et Entreprise Y.  J’ai limité volontairement le nombre pour la clarté de l’illustration.

Le sujet Planning de ma carte GTD

Pour le sujet « Entreprise X« , j’avais déjà une action planifiée dans ma carte GTD MindMeister : relire les notes prises lors du premier contact avec l’entreprise.  Avec ces notes, je vais pouvoir réaliser les actions suivantes.  J’ai donc ajouté cette première action « Relire notes » dans l’agenda, avec une deadline : le 4 avril 2013.  Et j’ai sauvegardé les prochaines actions dans mon répertoire planning.

Afin de ne pas encombrer ma branche « Planning« , j’ai créé une « carte secondaire » ou « carte fille« .  Vous pouvez voir sur le sous-sujet « Entreprise X », à droite du texte, une flèche dirigée vers la droite : c’est un hyperlien qui renvoie vers cette carte secondaire.

Créer une carte secondaire est extrêmement simple dans MindMeister.

Menu d’insertion d’une carte secondaire

Cliquez sur le sujet à partir duquel vous voulez créer votre mindmap secondaire.  Il est entouré d’un périmètre rouge : il est activé.

Faites un clic droit sur le sujet : un premier menu apparaît.  Dans ce premier menu, cliquez sur « Outils« .  Un sous-menu s’affiche : cliquez sur « Créer comme map…« .

Une nouvelle fenêtre de dialogue apparaît alors : « Créer comme map ».

Cette fenêtre vous propose trois options, que vous choisissez en cliquant sur la boîte à gauche :

Fenêtre Créer comme Map

Passons ces options en revue :

  • Ajouter le lien à une nouvelle map : indispensable !  C’est l’hyperlien qui va vous permettre de vous rendre immédiatement à votre carte secondaire en cliquant simplement sur la flèche affichée dans votre sujet « Planning » !
  • Add link back to this map : ajouter un lien de retour vers cette carte principale : je vous conseille de cocher cette option, elle vous permettra de revenir vers votre carte principale en cliquant simplement sur l’hyperlien sous forme de flèche;
  • Conserver les permissions de partage : soyez prudent(e) !  Il se peut que vous vouliez partager les informations de la carte principales mais que vous vouliez conserver les informations de la carte secondaires à votre usage exclusif : dans ce cas, ne cochez pas cette case.  Lorsque vous travaillez avec des cartes principales et secondaires, si vous modifiez vos conditions de partage, n’oubliez pas de vérifier le niveau de confidentialité de chaque carte.  Ou vous pourriez avoir des surprises !

A présent, vous avez créé une nouvelle carte mentale avec comme centre le sujet de départ et ses sous-sujets comme premières branches !

Une carte mentale « projet » dans le planning

Voici celle que j’ai créée à partir du sous-sujet « Entreprise X » du planning de ma carte principale :

Carte secondaire Entreprise X GTD

Examinons cette carte plus en détail selon l’optique GTD.

Le premier sujet principal de cette carte-projet « Entreprise X » est « Proposition« .  En effet, je dois rédiger et envoyer une proposition à cette entreprise.  La date-limite de cette proposition est le 18 avril.  Mais j’ai décidé de l’envoyer un jour plus tôt, le 17.  J’ai donc repris ces données de tâches dans mon sujet « Proposition« .  Mais il ne figure pas dans le sujet « Agenda » de ma carte principale.  Parce que selon les principes de Getting Things Done, je dois mettre dans mon agenda, uniquement les « tâches » qui ont une date limite.  « Proposition » est un ensemble de tâches, donc un « projet » au sens de GTD.  Ce sont donc les différentes tâches qui le composent qui figureront dans cet agenda au fur et à mesure que les tâches précédentes seront accomplies.

Les dates que j’ai insérées ici sont indicatives : elles me servent à définir les étapes de mon projet.  Mais pas à remplir mon agenda.

Dans le sujet suivant « Supports-communication« , j’ai aussi inséré une note qui explique en quoi consistent ces supports : ils doivent aider Madame XZ à communiquer sur ce module aux cadres qui y participeront.

Le suivi ne sera possible qu’après que la proposition sera envoyée : il s’agira de renvoyer un rappel si l’entreprise tarde à répondre à la proposition.  Ensuite, de définir le calendrier de la formation pour chaque groupe et d’établir la liste des participants.

Pour la mise en oeuvre, je dois acheter un certain nombre de clés USB et des carnets individuels, car il ne m’en reste pas assez ; réserver le logement et le transport, car il s’agit d’une formation à l’étranger ; et enfin de vérifier quel système d’e-coaching est compatible avec les installations existantes de vidéo-conférence de l’entreprise.

Grâce à mon système de cartes mentales MindMeister et la méthode Getting Things Done, je sais toujours où j’en suis dans mes tâches et mes projets.  Et je ne confonds pas les deux !

Dans un prochain billet, j’examinerai comment lier mes cartes avec mon calendrier Google et comment utiliser certaines fonctions de MindMeister pour me faciliter la vie !

Et vous ?  Quelle méthode utilisez-vous pour gérer vos actions et vos projets  ?  En êtes-vous satisfaits ?

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Gestion du temps GTD Logiciels Mind Mapping MindMeister Outils Projets Test

Test logiciel mindmapping : Getting Things Done avec MindMeister

Je suis en train de tester les fonctionnalités du logiciel de  mindmapping MindMeister.

Et j’ai voulu voir à quel point on peut adapter les cartes cognitives de ce logiciel à la méthode Getting Things Done de David Allen.

Voici les résultats de mes divers essais.  Je peux déjà dire que je suis ébloui par les performances de ce logiciel !

Je l’avais promis lors de mon dernier article sur le logiciel de mindmapping MindMeister, je l’ai donc fait : un test sur les performances de MindMeister en application avec la méthode de productivité de David Allen, Getting Things Done.

Et les résultats sont au-delà de mes attentes.  Pas grand-chose à redire sur les performances de MindMeister.   Le logiciel est flexible et sa gestion multi-cartes est un atout sérieux.  De même que la liaison avec le calendrier Google ou les notification par e-mail.

Mais procédons par ordre !

Une carte GTD personnelle

Petit rappel : la méthode Getting Things Done – GTD en abrégé – inventée par le consultant américain David Allen est basée sur le rassemblement en un seul lieu de toute l’information qui nous arrive.  Ensuite, ces informations sont distribuées dans divers répertoires ou documents selon la nature des actions que nous en tirons.  Car le but de la méthode, c’est bien d’augmenter la productivité sans stress.

J’ai donc reproduit ces différents répertoires sur une carte MindMeister que voici.  Cette carte GTD exemple est publique.  Vous pouvez la consulter librement.

Mon GTD sur MindMeister

L’agenda est l’endroit où je vais stocker toutes mes tâches pour lesquelles existe une deadline, une date-limite.  Et exclusivement ce type de tâches.

Prochaines actions est un répertoire contenant mes prochaines tâches pour lesquelles je n’ai pas de date-limite.  Je sais que je devrai les accomplir dans un délai plus ou moins court, mais je n’ai pas de date précise.

Le planning est l’endroit où je vais rassembler mes projets : en jargon GTD, un projet est toute action qui comporte plusieurs tâches.  Par exemple, remettre une offre de formation est un projet : car je vais devoir relire les notes prises lors du premier contact avec l’entreprise,  établir le plan de cette offre, en rédiger un premier jet, la corriger et en réécrire ce qui ne me paraît pas suffisamment bon, etc.

En attente, je place toutes les actions que j’ai déléguées ou pour lesquelles j’attends confirmation d’une autre personne.

Et « un jour peut-être » est le répertoire des souhaits, des choses que j’aimerais faire, mais pour lesquelles je n’ai pas de temps maintenant…  Par exemple, j’aimerais suivre une formation en HTML5, j’ai repéré un centre de formation qui propose un cours qui me convient, mais pour l’instant je suis déjà les cours de certification de HootSuite et je n’ai donc pas le temps matériel de suivre un autre cours.  Mais comme la formation proposée m’intéresse, je la sauvegarde dans ce répertoire pour la retrouver quand j’en ai besoin.

Pour être complet, je devrais ajouter un répertoire « Références » pour y conserver tous les documents qui n’entraînent aucune action, mais qui contiennent une information intéressante.  Cette carte-ci a été conçue pour l’action et je n’ai donc pas encombré ce document avec une branche supplémentaire.  Si je rencontre ce type de documents, je le sauvegarderai ailleurs.

Enfin, les actions de moins de deux minutes doivent être exécutées immédiatement, puisque le temps de les encoder dans mon système serait égal sinon supérieur à deux minutes !  C’est une façon de s’assurer que nous n’accumulons pas des petites actions non-accomplies qui nous pourrirons un jour la vie…

L’agenda : programmer les tâches

Menu Tâches MindMeister

MindMeister permet d’encoder facilement les tâches dans les sujets.  Pour cela, j’utilise le sous-menu « Tâches » dans le menu « Propriétés » affiché à droite de mon écran.

Ce menu permet de déterminer le niveau de priorité d’une tâche, de 1 à 7.  L’avancement affiche l’état d’accomplissement de la tâche, de « non-démarré » à « achevé » en passant par 25 %, 50 % et 75 %.

« Echéance » est bien entendu la date-limite ou deadline de la tâche.  Cette tâche peut être assignée à une personne.  Il suffit de cliquer sur le champ vide pour ajouter automatiquement le nom du propriétaire du compte ou les noms encodés précédemment.

Le niveau avancé du menu « Tâches » affiche aussi la durée en nombre d’heures,  de jours, de semaines ou de mois.

Pour supprimer les informations de tâches, il suffit de cliquer sur le panneau « sens interdit » en bas à gauche du menu « Tâches« .

Enfin, la petite roue dentée, tout à fait à gauche, en bas du menu, permet d’introduire des données automatisées : il suffit d’introduire une première fois les informations de tâches que vous utilisez le plus souvent – votre nom, le niveau de priorité, etc. – et lorsque vous cliquerez sur cette roue la prochaine fois, les données s’afficheront automatiquement.  Il vous suffit alors de changer uniquement la date d’échéance ou le niveau de priorité, le cas échéant.

Rappel des tâches par e-mail

L’option « Avancé » du menu « Tâches » comporte aussi un élément extrêmement intéressant pour la gestion de projets en général et pour la méthode Getting Things Done en particulier : un système de notification des tâches par e-mail.  Vous choisissez la date de rappel en cliquant sur l’onglet comme indiqué ci-dessous.

Sélection de la date de notification par email

Ce délai de rappel est également conditionné par les paramètres de votre compte.  Si vous avez demandé un rappel quotidien, vous recevrez chaque jour un e-mail comme celui-ci.  L’e-mail détaille les tâches qui sont en retard ou arrivent bientôt à échéance.

e-mail de rappel des tâches

Par contre, MindMeister ne permet pas d’indiquer d’heure de début ou de fin d’une tâche.  Vous devez donc les indiquer dans votre sujet ou en note.

Contrairement à MindMaple, MindMeister n’inclut pas nom plus de champ « Ressources » dans les tâches.  Mais vous pouvez aussi les répertorier en sous-sujets de vos tâches ou en note.

Vue de l’agenda GTD dans MindMeister

Voici une vue du sujet Agenda dans ma carte GTD.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Détail de mon répertoire « Agenda »

Vous pouvez voir tout le détail des tâches dans chacun des sujets.  Pour le premier sujet, je dois rappeler une personne : en fait lui envoyer un e-mail pour lui demander où en est la proposition de formation que je lui ai envoyée.  La tâche est programmée pour le lundi 15 avril, soit aujourd’hui.  La flèche à côté du texte « Proposition Lxb » est un hyper-lien qui me permet d’ouvrir directement un e-mail adressé à la bonne personne à partir de ma carte MindMeister.

« Travail forcé » est un article que je veux proposer à un éditeur en chef.  Tâche également programmée pour le 15 avril.  Il y a également un hyperlien vers l’e-mail de cette personne.  Prochain bouclage de ce magazine, le 29 avril : si l’article est accepté, l’article devra parvenir à la rédaction au plus tard à cette date, pour midi.

Dans le sujet « Lire articles » vous remarquez un surlignage en jaune : c’est une indication que cette tâche est venue à échéance.  Je devais lire les articles sur le sujet ce dimanche 14 pour être en mesure de proposer le mien le 15 matin.   De même, le sujet « Relire notes » est arrivé à échéance.  Il s’agit d’une action programmée qui fait partie d’un projet de formation.  Je dois relire les notes prises lors du premier contact avec une entreprise afin de structurer  et rédiger une proposition de formation pour cette entreprise.    Le sujet « Supports » au-dessus, est une autre action programmée dans ce projet : concevoir des supports de communication pour que la responsable RH puisse annoncer ce module aux cadres participants.

Toutes les tâches reprises dans mes différentes cartes MindMeister peuvent être consultées en un endroit, comme un planning dans votre calendrier Google : la liste des tâches dans le menu « Mes Cartes », en cliquant sur la commande « Tâches ».  Elles s’affichent alors comme ceci :

Visualisation dans Mes cartes – Tâches

Les tâches en retard sont signalées par une étiquette orange « overdue » et l’échéance reprise à droite.

Certaines de mes tâches apparaissent en double car elles figurent dans deux cartes différentes : ma carte GTD Marco et la copie que j’en ai réalisée : Exemple Blog.

En conclusion

MindMeister est un outil idéal pour travailler avec la méthode GTD.  Ses fonctions de gestion des tâches et de cartes secondaires en font un outil très adapté.  Les notifications par e-mail sont également très intéressantes pour qui gère des projets complexes.  Il existe aussi une fonction dont je n’ai pas encore parlé et qui fera l’objet d’un prochain article : l’intégration des tâches d’une carte MindMeister dans un calendrier Google ou iCal.  Cette fonction assure la mise à jour et la synchronisation de votre calendrier préféré avec votre carte GTD MindMeister.   Et dans un troisième article je vous parlerai plus en détail de la  fonction GeistesBlitzes en lien avec Getting Things Done.  Avec l’ensemble de ces outils, vous pouvez vraiment augmenter votre productivité de manière très significative.   Et tout cela en ligne, à plusieurs, de façon très fluide.

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