Catégories
Gestion du temps GTD Logiciels XMind

XMind : calendrier 2012-2013 pour gestion du temps avec GTD ou autre système

Comment réaliser un calendrier avec XMind ?  Peut-on l’utiliser pour la gestion du temps ?

Est-il applicable dans la méthode GTD ?

Quelques réponses avec un calendrier 2012-2013 téléchargeable gratuitement sur Biggerplate !

Il est possible de créer des calendriers avec XMind.

En voici un exemple, que vous pouvez télécharger gratuitement sur Biggerplate, la plus grande communauté de mindmappeurs au monde (cliquez sur l’image pour l’agrandir)

Calendrier XMind

La structure générale de ce calendrier est une arrête de poisson – ou ishikawa, du nom de son inventeur.   Chaque mois est représenté par une matrice ou tableau le long de cette structure en arrête de poisson.

Voici, par exemple, le mois de novembre de cette année.  Remarquez : j’ai attribué deux couleurs différentes : le bleu pour 2012 et le vert pour 2013.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Les drill down indiquent les dates occupées

Les flèches vertes orientées vers le bas sont des « drill down » : une commande qui permet de recentrer une mindmap sur un sujet.

Ici, cette commande particulière est utilisée pour ouvrir une page correspondant au jour choisi dans le calendrier : soit pour y ajouter de nouveaux événements, soit pour le consulter.

Ci-dessous, vous voyez la page de mon calendrier personnel, à la date d’aujourd’hui.  J’y ai masqué les noms et numéros de téléphone pour des raisons de confidentialité. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

A l’intérieur de l’agenda

Pour atteindre cette page, j’ai simplement cliqué sur la flèche verte du jour, 5 novembre 2012.  Pour revenir au calendrier général, je clique sur la flèche verte vers le haut, « drill up » du sujet central 5.

Pour inscrire les choses à faire ce jour-là – rendez-vous, appels téléphoniques, aide-mémoire, etc. – j’ajoute des sujets flottants.  Cela évite de les attacher au sujet central – le 5 de la date d’aujourd’hui – et d’encombrer mon calendrier général.  Dès que j’aperçois une flèche verte dans mon calendrier, je sais qu’il y a quelque chose d’entré à cette date.

Des hyperliens peuvent aussi être intégrés dans la page du jour : pour renvoyer vers des documents dont j’ai besoin, vers un site que je dois consulter, une adresse e-mail à qui envoyer un message, etc.

Lorsqu’une tâche est accomplie, vous pouvez ajouter une marque – comme ici, « check » ou « okay » – pour indiquer qu’elle est terminée.  De cette manière, vous avez un outil pour vérifier où vous en êtes dans vos tâches de la journée.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Les rendez-vous sont des sujets flottants

Dans de prochains articles, je reviendrai sur la méthode Getting Things Done ou GTD et je vous expliquerai comment créer votre propre système complet : un tableau de bord et des cartes secondaires – ou cartes filles – qui vous permettent de stocker et de retrouver vos listes.  C’est ce système que j’utilise dans mes ateliers Gestion du Temps avec XMind et GTD.

Avez-vous déjà essayé un tel système ?  Quelles sont vos impressions ?

Vous avez aimé cet article ?  Inscrivez-vous à ma newsletter et ne ratez plus aucun article ou événément !

Catégories
Logiciels Mind Mapping Outils XMind

Différentes structures dans une carte XMind : exemple d’un participant à ma formation

Peut-on utiliser plusieurs strutures dans la même mindmap avec XMind ?

Et si oui, comment ça marche ?  Cela ne risque-t-il pas de rendre l’information illisible ?

Le logiciel de mindmapping XMind permet d’utiliser plusieurs types de structures : mindmap ou carte heuristique, bien entendu.  Mais aussi matrice comme dans le cas des analyses SWOT ou du calendrier dans le cadre de la gestion de projet.  Ou bien encore l’organigramme comme dans le cas de la structuration d’un site web.   Ou bien encore l’ishikawa ou arrête de poisson, comme dans la ligne du temps utilisée lors des ateliers Apprendre A Apprendre.

La commande est très simple : pour changer la structure de votre mindmap, allez au menu « Propriétés » et sélectionnez la structure désirée.  XMind vous transforme immédiatement votre carte heuristique en matrice, en arbre logique, en organigramme ou en matrice, selon vos besoins.  Ici, nous avons sélectionné l’organigramme vers le bas.

Menu Propriétés, structure Organigramme Bas

Rien de plus simple !

Une mindmap aux structures multiples

Mais, parfois, il est intéressant de varier les structures au sein de la même carte heuristique.   Pour montrer la composition d’une équipe, pour classer des informations sous forme de tableau, etc.

Nicolas, un participant d’une de nos formations Mindmapping pour Formateurs a réalisé une carte utilisant plusieurs structures.

Infirmier de formation, il est à présent formateur et donne des cours à de futur(e) aides-soignant(e)s.  Il a réalisé une carte sur la « perte d’autonomie chez la personne âgée« . (Cliquez sur la carte pour l’agrandir).

Perte d’autonomie chez la personne âgée

Une utilisation judicieuse des différentes structures

Le danger d’utiliser différents types de structures au sein d’une même carte est évidemment celui de noyer l’information sous un flot d’enrichissements graphiques inutiles.  On peut très vite obtenir un « effet sapin de Noël » très joli à regarder mais qui brouille définitivement le message de l’auteur…

C’est un piège que Nicolas a su éviter en utilisant judicieusement les différentes structures au sein de sa carte mentale.

Un tableau ou matrice pour résumer une opposition entre deux concepts

Dans la première branche, il a utilisé un tableau ou matrice pour illustrer une distinction entre les deux grandes formes de perte d’autonomie: ce qui fait sens  :

Structure en tableau de XMind

Une mindmap pour lister des syndromes

Dans la branche suivante, il a utilisé la structure de la mindmap, sans modifications, pour lister les syndromes cliniques : une organisation en arborescence classique dans une carte heuristique.

Les cartes mentales ou mindmaps sont effectivement des outils idéaux quand il s’agit d’établir des listes.

Sujets organisés en forme de branches

 

L’organigramme pour illustrer une hiérarchisation de catégories

La branche suivante est une typologie  du « dumping syndrome » qui utilise l’organigramme bas.  Ce dernier exprime une évolution de la perte d’autonomie.

L’organigramme est une structure particulièrement pertinente pour illustrer une hiérarchisation de concepts en différentes catégories, pour montrer une origine ou une une progression.

Organigramme bas

Des bulles de BD pour illustrer les citations

La structure suivante est de nouveau une structure classique du mindmapping.  Mais cette fois, Nicolas a utilisé la bulle, façon BD, pour montrer que ces expressions sont celles de l’entourage de ces patients.

Cela rend la carte et les expressions plus vivantes, plus « naturelles ».

Des bulles de BD

Un arbre gauche pour illustrer une progression

Et enfin, la dernière branche, fait appel à un arbre gauche pour évoquer le syndrôme du glissement et donc, ici encore, l’idée d’une progression.

Arbre gauche

L’utilisation de couleurs pas trop agressives contribue à la lisibilité et ne transforme pas la carte en un objet confus.

L’intégration des différentes structures au sein d’une même carte mentale peut donc contribuer à un surcroît d’information à condition d’effectuer des choix judicieux.  Il faut que cela fasse sens, que cela apporte une information graphique supplementaire.  Ou mieux : que l’information graphique soutienne l’information textuelle.

Pour intégrer différentes structures au sein d’une même carte.  Sélectionnez le sujet que vous voulez modifier.  Cliquez sur le menu Propriétés.  Cliquez sur Structure, choisissez celle qui vous convient et XMind transforme votre branche en la structure voulue.  La transformation ne s’appliquera qu’à sujet choisi et à tous les sujets dépendants.

Les images des parties de cartes ont été réalisée avec la fonction « mapshot » de XMind : une fonction qui permet de prendre un cliqué d’une partie de carte sans sortir du logiciel.  Les clichés sont instantanément transformés en images de format PNG et sauvegardées dans un répertoire spécifique de votre choix.  Nous reviendrons sur cette fonction dans un prochain article 😉

Vous pouvez télécharger gratuitement XMind et vous essayez vous aussi au mindmapping !

Vous avez aimé cet article ?  Inscrivez-vous à ma newsletter et ne ratez plus aucun article ou événément !

Catégories
Ateliers concept map formation Logiciels Mind Mapping Modèles Outils XMind

Mindmapping pour formateurs : concevoir un projet de A à Z avec XMind

Comment concevoir un projet ?  Quels outils mettre en place pour le suivi et l’évaluation d’un projet ?

Comment rassembler d’un seul coup d’oeil toute l’information sur l’évolution d’un projet en cours ?

Le mindmapping et XMind vous offrent les moyens de construire vous-même ces outils.

Dans le monde de la formation, comme ailleurs, les acteurs travaillent de plus en plus par projets.  Et souvent, des projets qui incluent une bonne dose de partenariat, avec des moyens limités et des publics-cibles très diversifiés.

Les projets de formation, comme tout projet, sont donc des systèmes complexes.

Les outils visuels – et le mindmapping en particulier – sont très efficaces pour organiser ce type d’information. Les logiciels de mindmapping, avec leurs fonctions d’intégration, leur plasticité et leur faculté d’agir à différents niveaux à la fois, vont encore plus loin dans la maîtrise de l’information complexe.  XMind, avec ses qualités graphiques exceptionnelles, ses classeurs multicartes, ses possibilités de partage en ligne et son excellent rapport qualité-prix nous paraissait le meilleur outil pour ce type de formation.  En outre, c’est un logiciel très intuitif, accessible même aux personnes qui ne se sentent pas très à l’aise avec l’outil informatique.

C’est à partir de ces constats que nous avons mis au point la Formation Mindmapping pour Formateurs en collaboration avec le Loft Coworking Brussels.

De la conception au suivi avec un tableau de bord…

Cette formation est accessible à des personnes n’ayant aucune notion de mindmapping et d’XMind.   Le premier jour, nous allons découvrir ensemble les bases du mindmapping tout en construisant le tableau de bord du projet de formation. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Tableau de bord du projet de formation

Vous apprendrez donc à construire votre carte, à l’habiller de couleurs et d’images qui sont d’autres dimensions de l’information.  Vous apprendrez à y intégrer des éléments internes – comme les notes – ou externes, comme des fichiers Word, Excel, PDF, des sites web, des adresses email, de la vidéo, etc.

Vous apprendrez aussi comment partager votre carte via Internet et collaborer à distance avec vos employés, vos collègues, vos partenaires, etc.

Et des outils correspondant à chaque étape !

Le deuxième jour, vous approfondirez votre connaissance des commandes avancées d’XMind et vous mettrez en place les outils correspondant à chaque étape ou dimension du projet

Chaque branche de la mindmap correspond à une étape ou une dimension du projet. Et chacune comprend un hyperlien – visible sous la forme de la lettre C noire sur fond vert – qui renvoie vers un outil visuel secondaire correspondant à cette étape.

Par exemple, la branche Calendrier renvoie vers le calendrier de la formation, visible sous la forme d’une mindmap ou d’une matrice, comme dans l’exemple ci-dessous (cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Calendrier sous forme de Matrice

La formation comprend aussi la réalisation d’autres outils visuels tels le diagramme de Gantt pour visualiser la répartition et l’avancement des tâches au sein du projet.  Ou encore une carte conceptuelle qui explique les procédures appliquées pour contrôler le budget du projet et le respect de ses objectifs initiaux.

Nous vous offrons aussi de l’e-coaching :

entre les deux jours de formation et pendant un mois après celle-ci vous aurez accès gratuit à notre plateforme d’e-learning Moodle.  Vous pourrez poser des questions au formateur, réaliser de nouveaux exercices, échanger avec les autres participants, etc.

A la fin de cette formation, vous serez donc capable :

  • de concevoir un projet de A à Z
  • de créer le tableau de bord permettant de piloter l’ensemble des étapes de ce projet
  • de mettre en place les outils de suivi et de contrôle de chaque étape
  • d’utiliser le mindmapping et XMind pour créer vos propres outils pédagogiques

Infos pratiques :

Formation Mindmapping pour Formateurs

Le prix de la formation est de 300 euros HTVA pour les deux jours de formation, lunch compris.  Early bird : inscrivez-vous avant le 10 novembre et bénéficiez de 50 euros de réduction, soit 250 euros au lieu de 300 !

Loft Coworking Brussels, Square Emile des Grées du Loû, à 1190, Forest, les lundi 19 novembre et mardi 4 décembre de 9h30 à 16h30.

Inscriptions :

Sur la page Fikket du Loft Coworking – Formation Mindmapping pour Formateurs

Téléchargez ici la version gratuite d’XMind pour démarrer tout de suite !

Vous avez aimé cet article ?  Inscrivez-vous à

Catégories
creation d'entreprise Entreprise Logiciels Mind Mapping Outils XMind

Mindmapping pour l’entreprise : l’analyse SWOT ou AFOM

Que peut apporter le mindmapping à l’entreprise ?  Quels outils peut-on élaborer et utiliser avec un logiciel comme XMind ?

Voici un exemple simple et utilisable directement : l’analyse SWOT ou AFOM, réalisée sous XMind.

Les différents éléments y ont été mis en place sous forme de mindmap et transformés en matrice en trois clics.

Peut-on utiliser le mindmapping en entreprise ?  Est-ce utile ?  Est-ce un gadget de plus ?

Ce sont quelques-une des questions auxquelles je réponds dans ma formation « Visual Mapping pour Starters et Entrepreneurs« .

Mais en attendant, je voulais vous donner un avant-goût de ce que nous allons explorer ensemble lors de cette conférence.  Et partager avec vous quelques outils simples, mais efficaces pour l’entreprise.

L’analyse SWOT ou AFOM

L’analyse SWOT (Strengths-Weaknesses-Opportunities-Threats) ou AFOM (Atouts-Faiblesses-Opportunités-Menaces) est un classique de la gestion de projet, y compris lors de la création d’une entreprise. Elle est aussi très utilisée dans le secteur de la gestion des territoires.

Elle permet en effet d’obtenir un cliché fidèle des points forts et faibles d’un projet ou d’une situation à un moment donné.   Elle tient compte de facteurs internes – organisationnels – et externes – environnementaux.   Sa force est d’explorer les côtés positifs et négatifs de chacun de ces axes et d’en offrir une vision claire, accessible d’un seul coup d’oeil.

Principes qui la rapprochent singulièrement de ceux du mindmapping, vous ne trouvez pas ?

J’ai trouvé cette magnifique représentation graphique de la méthode SWOT-AFOM sur la page SWOT de Wikipedia (Cliquez sur l’illustration pour l’agrandir)

Matrice SWOT ou AFOM

 Une mindmap SWOT

J’ai repris une mindmap que j’avais présentée lors d’une autre conférence sur la création d’entreprise il y a deux ans.   J’avais réalisé cette carte heuristique avec XMind.  J’y ai ajouté deux étiquettes « Positif » et « Négatif » qui ne se trouvaient pas dans l’original.  Je vous expliquerai dans quelques instants pourquoi je les ai ajoutées ici.  Si cette carte vous intéresse, vous pouvez la télécharger gratuitement depuis Biggerplate.

Voici le résultat (cliquez sur l’illustration pour l’agrandir).

Analyse SWOT – AFOM sous forme de carte cognitive

Vous pouvez utiliser cette carte pour un brainstorming avec vos collaborateurs ou pour réfléchir seul à votre projet.  Vous pouvez coupler le travail sur cette carte à une séance de brainstorm avec le module brainstorming d’XMind en minutant le temps de la session en structurant le résultat de vos trouvailles autour des axes que représentent les branches.

Mais, si vous travaillez avec des personnes qui ne sont pas habituées aux cartes heuristiques, vous utiliserez sans doute une « matrice » plus classique.

La transformation en tableau

Heureusement, XMind vous permet de transformer votre mindmap en une matrice en quelques clics.    Pour cela, il vous suffit de sélectionner votre sujet central « SWOT » et de cliquer sur le  menu « Propriétés« .  Lorsque la fenêtre du menu contextuel s’ouvre, vous choisissez l’option « Matrix » ou « Matrice » tout en bas du menu « Structure« .  (Cliquez sur l’illustration pour l’agrandir).

De la carte au tableau

Lorsque j’ai cliqué sur l’option « matrice » du menu « Structure« , ma mindmap se change instantanément en matrice SWOT – AFOM.   Et vous pouvez travailler sous ce format ou présenter les résultats de votre analyse sous une forme plus familières à vos collaborateurs, vos clients, vos fournisseurs, votre banquier, les business angels qui pourraient intervenir dans le financement de votre projet, etc.  (Cliquez sur l’illustration pour l’agrandir)

Mon analyse SWOT – AFOM sous forme de matrice

Mes deux étiquettes « Positif » et « Négatif » sont devenu les titres des deux colonnes de droite de ma matrice.  Si je n’avais pas filtré ma carte de cette façon, elle m’aurait tracé deux colonnes : celle de gauche pour les facteurs internes et externes, et puis une autre qui aurait contenu toutes mes branches alignées verticalement.   En liant mes branches par des étiquettes « Positif » et « Négatif« , j’ai forcé XMind à les considérer comme des colonnes lors de la transformation de ma carte en matrice.

Vous pouvez télécharger la version gratuite du logiciel XMind ici.

Vous avez aimé cet article ?  Inscrivez-vous à ma newsletter et ne ratez plus aucun article ou événément !

50.9984055.869119