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Utilisez la fonction « chevauchement » dans vos mindmaps XMind !

Il y a une fonction qui n’est généralement pas bien comprise par les utilisateurs de XMind : autoriser le chevauchement.  Pourtant, bien utilisée, elle offre des perspectives intéressantes.

Plusieurs personnes m’ont fait part récemment du fait qu’elles ne comprenaient pas bien à quoi pouvait servir la fonction « autoriser le chevauchement » dans XMind.  Elles craignaient surtout que les branches ne viennent se chevaucher de manière sauvage et qu’elles ne puissent pas s’y retrouver dans une sorte de plats de spaghettis totalement illisible.

En fait le chevauchement permet de placer un objet au-dessus de l’autre, totalement ou partiellement.  Vous pouvez utiliser cette propriété de manière astucieuse pour donner de la vie et du relief à vos mindmaps !

Voici comment : dans cette carte mentale XMind, j’ai utilisé cette propriété à presque toutes les branches pour les besoins de la démonstration.   Comme d’habitude, cliquez deux fois pour agrandir l’image au maximum et vous pouvez télécharger gratuitement cette mindmap sur l’autorisation de chevauchement sur ma page Biggerplate.

Donner de la vie à votre carte !

Donnez de la vie et du relief à vos mindmaps !

Comme vous le voyez sur la carte, j’ai utilisé à chaque fois des sujets flottants que je suis venu placer partiellement sur le sujet.  J’aurais pu aussi les placer au-dessus, en-dessous ou à côté.  L’essentiel est d’avoir un objet qui apporte un surcroît d’information à votre carte.  Donc, avant d’ajouter un objet de ce type – comme pour tout objet sur votre carte – posez-vous la question : ceci apporte-t-il un surcroît d’information, un élément qui facilitera la compréhension de mon message ?  Ou au contraire, cela risque-t-il de brouiller mon message, de n’apporter que du bruit ?

Ajouter une bulle au portrait d’Obama peut faire vivre une carte de sciences politiques, par exemple : que la bulle montre un extrait significatif du discours que la carte analyse.  Qu’une bulle replace William Shockley dans le cercle des inventeurs ou Darwin en tant qu’auteur de l’Origine des espèces.

Vous pouvez aussi préciser qu’un élément de votre carte doit absolument être étudié pour le prochain examen.  Ou signaler à vos collègues que ce point est incontournable dans le prochain ordre du jour !

ALT pour maîtriser les déplacements et les chevauchements

Avant tout, rendez-vous dans le menu « Modifier » de XMind.  Ensuite, cliquez sur « Autoriser le chevauchement« .  Si un onglet apparaît à côté de cette commande, cela veut dire qu’elle est déjà activée : ne touchez plus à cette commande !

Déplacer un sujet flottant autour d’une mindmap peut vraiment constituer une gageure.  Mais avec un peu de pratique de la touche ALT, vous allez maîtriser tout cela avec doigté.

D’abord, créez un sujet flottant (c’est-à-dire un sujet qui n’est pas attaché à votre carte mentale par une branche) en double-cliquant sur le fond de votre carte.  Ensuite, donnez-lui la forme souhaitée, celle d’une bulle de BD, par exemple.  Entrez le texte.

Et puis, cliquez dessus tout en maintenant la touche ALT de votre clavier enfoncée.  Cela empêche le reste de la carte mentale d’attirer le sujet flottant et de le coller au reste.

Lorsque le sujet est à l’endroit désiré, lâchez la touche ALT et le tour est joué !

Si votre mindmap évolue – si vous ajoutez de nouvelles branches – il se peut que vos sujets se déplacent et que vous deviez replacer les sujets flottants au bon endroit.  Recommencez simplement la manœuvre avec la touche ALT.

Et vous : avez-vous déjà utilisé cette propriété « autoriser le chevauchement » de XMind ?  Si oui, dans quel contexte ?  Et pour quoi faire ?  Partagez vos expériences, nous en ferons profiter nos lecteurs 😉

Vous pouvez télécharger la version gratuite de XMind et commencer vous aussi à créer des cartes mentales élégantes et esthétiques.

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Gestion de projet Logiciels Mind Mapping Outils Projets Tutoriel Uncategorized XMind

XMind en gestion de projet : exportez vos tâches vers Excel

Vous gérez des projets ?  Et vous souhaitez exporter vos informations de tâches vers une feuille de calcul Excel ?  C’est désormais possible avec XMind 2013 comme je vous le montre dans ce tutoriel vidéo.

Dans un article précédent, je vous ai montré comment exporter le contenu d’une carte mentale XMind vers une feuille de calcul Excel.  Aujourd’hui, je vous propose de voir ensemble comment exporter le contenu d’une mindmap de gestion de projet – les infos de tâches – vers ce même tableur de Microsoft.  C’est l’une des nouvelles fonctionnalités de la version beta 2013 de XMind.

Pour tester cette nouvelle fonctionnalité, j’ai conçu une mindmap de gestion de projet autour d’un projet fictif : le projet Waw. (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir au maximum ou téléchargez cette carte de gestion de projet sur ma page Biggerplate).

Exemple de gestion de projet

J’y ai ajouté des informations de tâches. Les petits marqueurs qui apparaissent à côté des sujets secondaires (comme Rédaction, Mise en page, etc.) indiquent qu’on a attribué cette tâche à une personne, avec un degré de priorité, un début de tâche, une durée ou une date-limite, et d’autres informations que vous pouvez visualiser en cliquant sur l’icone « Infos de tâches » à droite de l’écran ou en cliquant sur le menu « Vue« , « Infos de tâches » dans la barre du haut.

Insertion des infos de tâches

Lorsque vous cliquez sur cette commande, vous obtenez cet affichage :

Visualisez les infos de tâches

En haut à droite, figure le nom de la personne à qui la tâche a été assignée, ensuite, le niveau de priorité – ici, le 1, priorité haute – ensuite la date de début de la tâche, la durée, l’état d’achèvement (0 % dans notre cas) et puis ensuite, s’il y a une tâche précédente dont dépendrait notre action : et il n’y en a pas.

Vous pouvez voir cette information sous une autre forme : le diagramme de Gantt, présent dans le logiciel de mindmapping XMind (contrairement à ce qui se passe avec MindMaple qui exporte son diagramme de Gantt vers Excel).

Vue « diagramme de Gantt »

Exportation des tâches vers Excel

Mais à présent, vous pouvez aussi exporter vos infos de tâches XMind 2013 vers une feuille de calcul Excel.  Si, comme moi, vous êtes un(e) habitué(e) des mindmaps et des représentations graphiques, vous n’en avez probablement pas besoin.  Mais ce n’est pas le cas de tout le monde : il vaut donc mieux leur fournir à ces personnes des données sous forme de tableau.

Voici un tutoriel vidéo qui vous montre la procédure à suivre pour exporter vos infos de tâches dans un tableau Excel de Microsoft.

Vous avez vu ?  Ce n’est pas bien compliqué !

Et voici en prime, une image grandeur nature des résultats obtenus après exportation vers la feuille de calcul :

Vos infos de tâche dans une feuille Excel

Envie d’essayer XMind 2013 beta gratuitement

Formez-vous à l’utilisation de XMind et boostez votre productivité avec cette formation proposée par le site d’info européenne MyEurop.info !

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Logiciels Mind Mapping Outils Tutoriel XMind

XMind – Excel : exportez votre mindmap dans une feuille de calcul

Avec XMind 2013, il est désormais possible d’exporter le contenu de votre mindmap dans une feuille de calcul Excel.  Voici un tutoriel en vidéo et en photos.

Une des fonctions qui manquaient le plus à XMind, était l’exportation de données d’une carte mentale vers une feuille de calcul Excel.  Cette lacune est aujourd’hui comblée, puisque la version beta de XMind 2013 permet désormais d’exporter des données d’une mindmap vers le célèbre tableur de Microsoft pour y effectuer des calculs sur le contenu.  C’est une des nouvelles fonctionnalités du logiciel.

Voici une carte que j’ai réalisée pour tester cette nouvelle fonction : il s’agit d’une liste de fournitures de bureau.  (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir ou téléchargez la carte sur l’export Excel sur ma page Biggerplate)

Une liste de fournitures

Le but de cette carte est de rassembler une liste de fournitures de bureau avec le nombre d’articles nécessaires dans chaque catégorie, et le prix.  Lorsque la carte sera exportée dans la feuille de calcul Excel, le tableur de Microsoft nous permettra de calculer les montants de chaque catégorie et le montant total des achats.

Plusieurs modes d’exportation vers Excel

La version beta de XMind 2013 permet trois modes d’exportation différents vers Excel.  J’ai illustré la première dans la photo suivante et dans la vidéo de mon tutoriel.  Je présenterai le résultat des autres plus bas sur les illustrations suivantes.

Voici le résultat de cette exportation :

Feuille de calcul Excel

Pour exporter cette carte mentale XMind 2013, j’ai cliqué sur le menu « Fichier« , j’ai cliqué ensuite sur « Exportation » et j’ai choisi dans le nouveau menu « Feuille de Calcul« .

Ensuite, une fenêtre de dialogue s’affiche, qui me demande des précisions au sujet du mode d’exportation que je souhaite.

Sélectionnez le mode d’exportation

Dans ce cas, j’ai demandé une fusion des cellules.  J’ai également coché l’onglet du sujet flottant, ce qui ajoutera au bas de mon tableau le lieu et la date : Geleen, le 20 juillet 2013.

L’onglet « infos de tâches » est également sélectionné, mais il ne nous intéresse pas ici : il ne concerne que les cartes de gestion de projet dont je reparlerai dans un prochain billet.

Voici une vidéo Youtube qui vous montre comment procéder :

Dans le cas de l’exportation avec « fusion des cellules », les catégories – en fait les sujets principaux de ma mindmap – sont devenus les cellules de la colonne de gauche de mon tableau : elles sont suivies de la colonne « articles » qui sont répartis selon la catégorie à laquelle ils appartiennent.  Ensuite, vient le nombre d’unités à acheter et le prix unitaire de chaque article.

Une fois tout cela exporté dans ma feuille Excel, j’ai pu recalculer les prix et le montant total de mes achats.  Mais après avoir converti mes chiffres en « nombres », car Excel importe tout le contenu de la mindmap comme du texte.  Il y a donc une petite opération intermédiaire à effectuer si vous désirez effectuer du calcul sur les données importées.

Exportation avec le mode « Pivot »

Dans ce mode d’exportation, contrairement à ce qui se passe dans le mode « Fusion des cellules », les catégories ne sont pas rassemblées en une seule ligne, mais bien en autant de lignes qu’il y a d’articles, comme ci-dessous.  Cela peut-être utile si on doit refaire des manipulations sur certains items ou si on doit pouvoir compter les lignes qui comprennent le même libellé, par exemple.

Répartition des cellules par « pivot »

Chaque ligne est répétée et mon sujet flottant figure bien au bas du tableau.

Exportation selon le mode Structure ou Outline

Le troisième mode d’exportation de XMind 2013 vers une feuille de calcul du tableur Excel, est de les rassembler selon la structure ou outline (si vous travaillez avec la version anglaise du logiciel comme moi…).

Voici le résultat de cette opération :

Cellules exportées selon la structure

Chacune des cellule est décalée d’une ligne par rapport à la précédente.  Cela donne des tableaux très aérés par rapport aux précédents, mais cela prend beaucoup d’espace et je ne vois pas très bien  l’application possible de ce type présentation.

Si certains d’entre vous utilisent ce type de structures, ils peuvent éclairer ma lanterne ?

(J’ai écrit « agraphes » au lieu d’agrafes, mais je n’ai pas envie de tout changer : donc, je vous demanderai d’être indulgent(e)s pour cette fois…)

Une spécificité intéressante pour les gestionnaires de projet : désormais, XMind 2013 permet aussi d’exporter vos infos de tâches vers Excel.

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Tutoriel : transformez votre carte mentale iMindMap en vidéo !

Avez-vous jamais rêvé de montrer une de vos présentations iMindMap en vidéo ?  Avec iMindMap 6 vous pouvez exporter facilement vos cartes mentales et en faire des animations percutantes !

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Vous avez réalisé une belle carte mentale iMindMap et vous voulez en faire profiter le monde entier ?  C’est désormais possible, avec la version 6 d’iMindMap, le logiciel de Tony Buzan et de Chris Griffiths.

Vous pouvez télécharger gratuitement cette carte mentale iMindMap depuis le site de Biggerplate.  Cliquez deux fois sur l’image pour l’agrandir au maximum.

L’importance des jeux – carte iMindMap

Vous pouvez régler votre présentation et ensuite l’exporter sous forme de vidéo.  Et comme moi, vous pouvez choisir de poster votre vidéo directement par Youtube.

Une vidéo de votre mindmap sur Youtube

Voici comment procéder.

Dabord, réalisez votre mindmap comme d’habitude.

Ensuite, créez une présentation en cliquant sur le menu « Présentation » comme illustré ci-dessous :

Cliquez sur « Présentation »

Réglez votre présentation : autoprésentation, ordre de passage des branches, etc.

Ensuite, lorsque vos réglages sont terminés, cliquez sur le bouton « Export video » comme ci-dessous :

Bouton « Export Video »

Ensuite, si vous exportez une vidéo pour la première fois, le logiciel vous demande votre login et votre mot de passe (celui du compte Gmail qui gère votre chaîne Youtube).

Puis, vient une fenêtre de dialogue qui vous donne l’occasion d’opérer les réglages de votre vidéo : la résolution – j’ai opté pour 720 pp, ce qui prend un peu plus de temps mais donne de meilleurs résultats – le temps de pause de chaque branche, etc.

Réglages de votre vidéo

Et puis, s’affiche une fenêtre de dialogue dans laquelle vous entrez le titre de votre vidéo, une courte description et des mots-clés qui permettront à Google de retrouver votre chef d’oeuvre.   N’oubliez pas que Youtube, qui appartient désormais à Google, est aussi le deuxième moteur de recherche européen, bien avant Bing ou Yahoo, par exemple !

Fenêtre de description

Lorsque c’est fait, cliquez simplement sur le bouton « Upload » et iMindMap commence à exporter votre vidéo et la transfère vers votre chaîne Youtube personnelle.

Progrès du transfert vers Youtube

Enfin, vous recevez le message tant attendu : votre mindmap a été convertie en vidéo et est chargée sur Youtube !

Vidéo postée !

Vous n’avez plus qu’à vous rendre sur votre chaîne Youtube et à vérifier que tout fonctionne.

Mais, en réalité, iMindMap s’est chargé du travail : votre vidéo possède déjà un titre, une description et des mots-clés.  Que vous pouvez toujours modifier si vous n’êtes pas satisfait(e) du résultat !

Bien entendu, comme toute vidéo Youtube, celle-ci peut-être partagée, intégrée dans un site, etc.  C’est ce que j’ai fait avec la vidéo de ma mindmap sur l’importance des jeux. La musique a été ajoutée par la suite, dans la chaîne Youtube.

Amusez-vous bien !

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iMindMap Logiciels Mémoire Mind Mapping Outils

Wine Mapping : dégustez votre vin avec une mindmap !

Dans un article de son blog, Hervé Bizeul propose une nouvelle méthode de dégustation : le Wine Mapping !

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Dans un tout récent article de son blog Clos des fées, du nom de son domaine, Hervé Bizeul évoque la possibilité d’une « dégustation non-linéaire » et propose de lancer une nouvelle discipline : le Wine Mapping !

Il déplore aussi que les logiciels de mindmapping ne soient pas à la hauteur au niveau graphique.

Je l’ai donc pris au mot, et j’ai tenté l’expérience avec le logiciel iMindMap, créé par l’équipe de choc Tony Buzan et Chris Griffiths.

Voici le résultat de ma première expérience que je livre à votre jugement 😉  Vous pouvez aussi la télécharger gratuitement sur le site Biggerplate.

Ma première expérience de Wine Mapping

J’ai essayé de rendre le souvenir et les impressions de ce Lalande de Pomerol de 1982 et que j’ai bu dans le milieu des années 1990.  J’ai tracé cette carte sans aucune note.

Une description non-linéaire de la dégustation

Il s’agit ici de mémoire olfactive, qui est une mémoire prodigieusement longue.  Ce qui qui éveille les souvenirs chez Marcel Proust, ce n’est pas le goût de la madeleine, ce sont ses arômes, bien plus nombreux et plus riches.

Je retiens après toute ces années des impressions de chaleur, de nature intense, à la fois sauvage et tendre, et des arômes de pins des landes qui me laissent encore rêveur après tant de temps écoulé.

J’ai décrit aussi le lieu – un restaurant chinois – et le mariage du vin et des plats à la fois épicés et aigres-doux.  Le patron de ce restaurant avait été élu meilleur sommelier de Belgique.

Et enfin, je décris la finale en n’utilisant pas d’image, mais la longueur d’une branche et le caractère gras du texte d’une autre pour signifier la longueur en bouche et la puissance.

Et vous ?  Qu’en pensez-vous ?  Allez-vous aussi tenter la « dégustation non-linéaire » ?

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Tutoriel

Cherchez et résumez toutes vos pages web avec XMind Summarizer (tutoriel)

Context Discovery vient de créer XMind Summarizer, une nouvelle extension pour XMind : un outil très intéressant pour vos recherches sur Internet !

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Comment résumer très rapidement une page web ?  Comment trouver des éléments pertinents pour mes travaux sur le web sans perdre trop de temps à tout lire ?

Context Discovery vient de trouver une réponse très satisfaisante à cette question: XMind Summarizer.

On connaissait déjà Web Summarizer, le dispositif en ligne  de résumé de  pages web sous forme de mindmaps.  Mais Context Discovery, la compagnie canadienne   spécialisée dans les résumés de texte automatiques, vient de franchir un pas plus loin en proposant une extension pour XMind.

C’est la compagnie polonaise Smart XMind Extensions qui le diffuse sur la toile : cette dernière est également la conceptrice d’extensions XMind pour Outlook ou des systèmes de gestion du temps et de projet dont j’aurai l’occasion de vous reparler.

En attendant, voici déjà un petit tutoriel sur XMind Summarizer.

Un résumé automatique des pages web intéressantes

Que fait l’extension Web Summarizer pour XMind ?  Elle parcourt une page web, en repère les mots-clés pertinents, copie les phrases dans lesquelles ces mots-clés apparaissent et organise le tout sous forme de mindmap.

Avec l’extension Smart XMind Web Summarizer, tout cela se passe automatiquement dans XMind, comme le résume la carte ci-dessous.

L’extension XMind Summarizer

Pour installer l’extension XMind Summarizer, c’est très simple : rendez-vous sur la page XMind Summarizer et inscrivez-vous pour la licence d’essai de 30 jours : c’est gratuit, mais obligatoire.  Ensuite, si le produit vous séduit, il y a plusieurs souscriptions possibles à partir de 2,99 dollars par semaine.

Enfin, téléchargez le petit programme.  Démarrez votre XMind, et vous avez désormais deux icones de plus dans votre barre de menu, en haut de votre écran : Summarize by topic, qui prend la forme d’un W rouge dans un carré blanc et Summarize, synthétisé par un simple W rouge.

Résumez une page Wikipedia avec Summarize by Topic

La première icone vous permet de résumer automatiquement n’importe quelle page Wikipedia.  Vous tapez le mot-clé que vous recherchez comme sujet central de votre carte XMind.

Ensuite, cliquez sur l’icone Summarize by Topic ou faites un clic droit sur votre souris et au bas du menu, cliquez sur Summarizer et ensuite sur Summarize by Topic, comme indiqué ci-dessous :

La commande Summarize by Topic

Ou comme je vous en fais la démonstration dans la vidéo suivante :

Résumez n’importe quelle page Web avec Summarize

La bonne nouvelle, c’est que XMind Summarizer fonctionne en plusieurs langues, dont le français : vous pouvez donc résumer n’importe quelle page web en anglais, en français, en allemand et en espagnol.

Faisons-en l’expérience avec deux pages web en français sur le marketing de contenu.  J’ouvre une nouvelle carte XMind et je tape « Marketing de contenu » comme sujet central.

Mais cette fois, je ne clique pas sur l’icone « Summarize by Topic », mais sur l’autre icone : Summarize.

XMind Summarizer m’affiche une fenêtre de dialogue avec un champ.  J’y colle l’adresse URL de la première page qui m’intéresse.  Et XMind Summarizer effectue la recherche.  Au bout de quelques secondes, je dispose d’une première branche sur ma mindmap avec une série de mots-clés qui correspondent à ma recherche.

Je répète l’opération avec une seconde page et j’obtiens une seconde branche sur ma carte mentale XMind, avec un autre jeu de mots-clés correspondant à la page.

Quand et comment utiliser XMind Summarizer ?

Surtout n’utilisez pas cette extension XMind pour étudier à votre place !  J’ai écris plusieurs articles sur le sujet et je suis convaincu que ce qui facilite l‘apprentissage par les mindmaps, c’est le fait de construire la carte soi-même.  Car cela fait appel à différentes compétences cognitives.

Si vous utilisez XMind Summarizer pour faire ce boulot à votre place, vous n’avez aucune chance de comprendre et/ou mémoriser quoi que ce soit !

Par contre, cette extension me paraît très intéressante si vous êtes chercheur, documentaliste ou étudiant.  Et que vous devez mener des recherches sur le web.

Car, comme je l’ai montré dans les vidéos de cet article, vous pouvez très rapidement accéder au contenu des pages Wikipedia et autres.  Et de plus, XMind Summarizer les synthétise sous forme de mots-clés pour vous !

Cela me parait donc très prometteur pour tous ceux qui doivent synthétiser de gros volumes d’information, qui doivent conduire des recherches sur des mots-clés, ou qui doivent organiser des pages de savoir.

Cette application ne résumera pas non plus un texte ou un cours à votre place.  Pour cela, il vaut mieux aussi résumer vous-même avec une mindmap.  Mais cette extension vous procurera une base de travail sur laquelle construire votre résumé.  Et c’est déjà beaucoup !

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Préparez votre liste de vacances avec une mindmap

Comment ne rien oublier lorsqu’on part en vacances ?  En créant une liste bien entendu.  Mais je vous propose un moyen bien plus efficace et ludique : créez votre liste de vacances sous forme de mindmap !  Même les enfants participeront avec bonheur !

Ca sent les vacances !  Août arrive et avec lui, les préparatifs pour le grand départ.  Mais ce qui vous préoccupe, comme tous les vacanciers, c’est la question lancinante : comment ne rien oublier avant le grand départ ?

Pas de panique !  Le mindmapping est idéal pour créer des listes de vacances : vous pouvez créer votre propre carte cognitive ou réutiliser celle que je vous propose.  Puisque, comme souvent, je l’ai déposée sur Biggerplate d’où vous pouvez la télécharger gratuitement !

Votre liste de vacances

Dès que vous l’avez téléchargée, vous pouvez la modifier pour l’adapter à vos propres besoins !

A chaque fois que vous avez vérifié quelque chose, vous pouvez ajouter un marqueur XMind de type « Check » (une sorte de « V » vert qui figure dans les marqueurs par défaut de XMind).  De cette façon, non seulement votre liste est complète, mais en plus, vous pouvez vraiment vous en servir pour vérifier que vous n’avez rien oublié.

Vous n’avez pas XMind ?  Pour pouvez télécharger gratuitement le logiciel et commencer à travailler tout de suite : c’est un logiciel très intuitif avec une prise en main très rapide.

Une solution ludique pour les enfants

Les enfants grandissent et vous souhaitez qu’ils créent leur propre liste ?  Pas de problème !

Avec son côté ludique, la carte mentale plait bien mieux aux enfants que la simple liste linéaire.   Donnez-leur une feuille à papier dessin, quelques crayons de couleur ou des feutres.

Demandez-leur de faire l’inventaire de ce dont ils ont besoin pour le voyage, la plage, la montagne…

Ce qu’il leur faudra dans la voiture, le train ou l’avion pour ne pas s’ennuyer, leur maillot de bain ou leurs chaussures de marche, leurs palmes, masque et tuba, etc.

Généralement, les enfants sont moins timides pour dessiner que leurs parents 😉

Organisez un concours entre les enfants : celui ou celle qui a la plus belle carte, la plus complète, celle qui a les dessins les plus rigolos ou la mieux structurée, etc.

Amusez-vous bien et surtout : bonnes vacances !

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Internet Logiciels Outils Sécurité informatique

Vie privée : 10 mythes à propos de la sécurité informatique

Pour beaucoup d’entre nous, avoir un antivirus est suffisant pour protéger nos ordinateurs, nos données, notre vie privée.  C’est l’un des dix mythes sur la sécurité informatique dont il est question aujourd’hui.

Mis à jour le 20-06-2013 à 12h53 : remplacement de « destruction pure et simple de vos données » par « l’impossibilité de décriffer les données… et donc leur perte tant pour vous que pour les pirates potentiels. »  Cette formulation est plus correcte.

Les autorités néerlandaises ont été l’objet de cyber-attaques nombreuses ces dernières années.  Alors que l’informatisation des administrations est quasi-totale, la sécurité n’est vraiment pas à la hauteur, comme je l’ai déjà écrit dans plusieurs articles dont un sur la cyber-guerre aux Pays-Bas et en Belgique.

L’excellent site Gemeente.nu – un site d’information destiné aux administrations locales – publiait aujourd’hui un article sur le thème « 10 mythes à propos de la sécurité informatique ».  Je l’ai trouvé bien fait, intéressant et je l’ai donc synthétisé sous forme d’une carte mentale que voici.  Vous pouvez la télécharger gratuitement depuis le site de Biggerplate.  Cliquez sur l’image pour l’agrandir.

Dix mythes sécuritaires

1. Ca n’arrive qu’aux autres !

J’aimerais bien.  Mais j’ai moi-même été la cible de plusieurs attaques.  J’en ai raconté une ici : celle d’un magicien viennois qui a tenté de m’extorquer mes données via un faux mail Linked In.

La cause de ce mythe est une trop grande confiance : trop grande confiance dans les mots-clés, dans les appareils ou dans les outils de protection, comme les antivirus.   Nous verrons plus loin ce qu’il en est.

La solution tient en trois mots :

  1. Informez
  2. Formez
  3. Responsabilisez

Qui ?  Tous les membres de votre personnel !  La sécurité, c’est l’affaire de tous, y compris en informatique !  Ne laissez pas vos collaborateurs s’endormir et revenir aux mauvaises habitudes…

Définissez un cadre clair et répétez régulièrement les consignes.

2. Nous consacrons 10 % de notre budget informatique à la sécurité

Les études montrent qu’en réalité rares sont les entreprises ou les services qui y consacrent plus de 5 % !

Et encore, sans une réelle politique de sécurité…

La cause de cette illusion ?  Les voeux pieux, les bonnes intentions : on aimerait bien qu’il en soit ainsi et on finit par le croire…

La solution : adaptez vos budgets à la réalité ?  De quoi avez-vous réellement besoin ?  Combien cela coûte-t-il ?  Allouez les ressources nécessaires.

3. Nous pouvons quantifier le risque

Quel risque ?  Certains risques peuvent être quantifiés, d’autres non.  Cette impression relève de ce que les Anglo-Saxons qualifient d’Excel Management.  Parce que vous disposez de chiffres, vous croyez tout maîtriser.

Faites la part des choses.  Quelles sont les données que vous ne maîtrisez pas ?  Le danger, c’est l’imprévu.  C’est un pirate qui entre par une « porte de derrière » : une faiblesse de votre système.  C’est une personne mal intentionnée qui subtilise un mot de passe dans les tiroirs de vos collaborateurs.

4. Nous avons une protection physique

Ah oui ?  Grand bien vous fasse !

« Nous avons un pare-feu ».  « Nous avons un antivirus ».  « Nous avons un Mac, c’est moins sensible aux virus ».

La cause de ce mythe, c’est clairement une mauvaise compréhension du risque.   Le risque pour une entreprise ou un journaliste, c’est moins une attaque par un virus – les antivirus s’en occupent très bien – que par une personne ou un groupe malintentionné.

Et ces personnes et ces groupes disposent d’outils et de méthodes très sophistiqués.   Je vous donne un exemple tout simple.

Vous avez un PC avec une carte Phoenix ?  Votre BIOS – l’épine dorsale de votre système – est protégé par un mot de passe.  Vous vous sentez donc en sécurité.

Voici ce que j’ai trouvé en 0,013 secondes avec Google :

PHOENIX BIOS backdoor passwords:

phoenix, PHOENIX, CMOS, BIOS

S’il m’a fallu une fraction de seconde pour les trouver, combien de temps croyez-vous qu’il faudra à un vrai pirate pour faire la même chose ?  Et vous avez vu la complexité des mots de passe de cette marque ?  Vous vous sentez toujours protégé ?

Encore une fois, diversifiez vos mesures de protection : sondez votre système à fond pour évaluer ses forces et surtout ses faiblesses pour y remédier d’urgence !

5. Nos mots de passe sont complexes et modifiés régulièrement

C’est déjà une première démarche intéressante.  Mais elle ne suffit pas.

Le problème des mots de passe, c’est moins le « crackage » que l’ingénierie sociale.  Derrière ces mots barbares se cachent des réalités toutes simples.  Le crackage, c’est le fait de trouver votre mot de passe à l’aide d’un logiciel spécialisé qui va forcer, casser votre mot de passe.  Il en existe des centaines, téléchargeables gratuitement sur Internet.  Tapez « password crackers » dans Google et vous me direz combien vous en avez trouvés !  Bien entendu, ils servent à retrouver votre propre mot de passe en cas d’oubli.  Mais d’autres peuvent s’en servir à des fins moins positives…

Pourtant, il existe une technique bien plus perverse et souvent bien plus efficace pour obtenir un mot de passe : l’ingénierie sociale.  Dans son livre The Art of Deception, le célèbre hacker Kevin Mitnick rappelle l’histoire de Stanley Mark Rifkin.  Rifkin a volé 100 millions de dollars.  Ce hacker n’a même pas touché un clavier pour réaliser son exploit.  Il a simplement mémorisé un code qu’un collaborateur imprudent avait laissé sur un post it collé sur son bureau.  Il a passé deux coups de fil.  Et s’est envolé pour la Suisse pour retirer l’argent…

Combien de collaborateurs scribouillent les mots de passe trop compliqués sur un post it dans votre entreprise ?  Posez la question, vous serez étonné…  Combien ont pour mot de passe le prénom du petit dernier ?  Et combien publient 50 photos dudit bébé avec son prénom sur leur page Facebook ?   Les pirates vous disent « merci ! »

6. Nous confions la responsabilité de la sécurité à quelqu’un de l’extérieur

La cause de ce mythe est la croyance que « quand on réorganise, souvent, les problèmes se règlent d’eux-mêmes ».

En réalité, on essaie de ne pas voir la réalité ou on la passe à quelqu’un d’autre.  Le risque, c’est que la sécurité vous échappe vraiment et que vous ne maîtrisiez plus rien.

La solution : analysez votre système en profondeur, ses forces, ses points faibles et agissez en conséquence !

7. C’est le rôle du CIO

Ce  mythe est apparenté au précédent : on refile la patate chaude.  Mais en même temps, si le CIO impose sa méthode, on rechigne en se plaignant qu’on n’a plus de marge de manoeuvre, qu’on ne peut plus travailler à sa façon.

En réalité, la sécurité est l’affaire de tous !

La solution ?  Faites de la sécurité informatique une partie de la culture d’entreprise.  Favorisez les comportements sûrs et bannissez les comportements à risques : pas de transmission de mots de passe par mail ou par téléphone.  Pas non plus de post it collé sur le bureau ou dans un tiroir.  Pas de mot de passe transformé en faux numéro de téléphone : avec Internet il suffira de quelques secondes à un hacker pour vérifier l’existence de ce numéro…

Définissez une politique de sécurité et partagez-la avec vos collaborateurs.  Associez-les à vos démarches.  Formez les nouveaux dès leur premier jour…

8. Confier la sécurité à un outil déterminé

Nous avons le meilleur antivirus.  Nous disposons du système de défense professionnelle Machin qui est le meilleur du marché.

La cause de ce mythe est la recherche d’outils « magiques » pour régler des problèmes complexes.  Le danger, c’est de s’endormir sur ses lauriers une fois le produit acquis et de ne plus prendre de mesures efficaces.

Encore une fois, il n’existe pas de produit-miracle en matière de sécurité informatique.   Et le maillon le plus faible d’une chaîne de sécurité, c‘est toujours l’humain !

La solution : analysez de fond en comble votre système, établissez les priorités, prévoyez un plan pluriannuel de sécurité.

9. Nous avons implémenté une politique de sécurité.  Nous sommes prêts !

Bravo !  Vous êtes en train de vous endormir…

La cause de ce mythe, c’est le manque de réalisme.   Une politique de sécurité, ce n’est pas une chose acquise : c’est une culture, une série d’attitudes.   C’est une vigilance de tous les instants.  A ne pas confondre avec la paranoïa.   Mais une culture qui vous fait comprendre que le risque est permanent et que vous pouvez le réduire de façon drastique grâce à quelques bonnes pratiques…

10. La cryptographie est la meilleure protection

Le scandale PRISM est en train de renforcer ce mythe.  Encore une fois, la méconnaissance du risque et la perception du hacker en tant que surdoué de l’informatique vous fait perdre contact avec la réalité.

La cryptographie est nécessaire dans certains cas.  Je  pense notamment aux journalistes qui doivent protéger certaines données vitales.  Ou aux ingénieurs à qui sont confiés des secrets industriels.

Mais la cryptographie est assez compliquée à manipuler.  Et elle peut être très dangereuse : dans  des mains inexpertes, elle peut aboutir à l’impossibilité de décriffer les données… et donc leur perte tant pour vous que pour les pirates potentiels. (Merci à Jean-Marc Manach pour la suggestion de correction 😉 )

Si vous devez recourir à ce type de méthode, soyez certain d’avoir dans vos collaborateurs au moins une personne experte dans ce domaine.  Faites former vos collaborateurs motivés.

En conclusion

Le risque informatique existe.  Il est multiple.  Il concerne chacun d’entre nous.  Mais chacun d’entre nous peut s’en prémunir en prenant les précautions qui s’imposent.  En gardant à l’esprit les bonnes pratiques en la matière.

J’y reviendrai dans d’autres articles, sur des problèmes ciblés et des solutions spécifiques.

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Gestion du temps GTD Logiciels Mind Mapping MindMeister Outils Tutoriel

MindMeister et GTD : gérez les projets avec le planning

Comment gérer un projet dans le répertoire planning de GTD avec MindMeister ?

En utilisant une carte secondaire : une opération extrêmement facile avec MindMeister !

Dans mon article précédent, je testais les capacités du logiciel de mindmapping MindMeister à servir de support à la méthode GTD ou Getting Things Done. Et je vous disais à quel point j’étais satisfait de la flexibilité du logiciel et de sa parfaite adaptabilité à cette méthode de gestion des tâches.

Aujourd’hui, je voudrais entrer davantage dans le détail d’un des fichiers importants de la méthode GTD : le planning.

Dans l’article précédent, je vous expliquais que, dans le jargon de Getting Things Done, une action comportant plus d’une tâche était un projet.  Et que tout projet trouvait sa place non dans l’agenda – espace strictement réservé aux tâches avec une deadline – mais dans le planning.

Une carte secondaire

Sur la branche Planning de ma carte mentale GTD, j’ai deux projets : Entreprise X et Entreprise Y.  J’ai limité volontairement le nombre pour la clarté de l’illustration.

Le sujet Planning de ma carte GTD

Pour le sujet « Entreprise X« , j’avais déjà une action planifiée dans ma carte GTD MindMeister : relire les notes prises lors du premier contact avec l’entreprise.  Avec ces notes, je vais pouvoir réaliser les actions suivantes.  J’ai donc ajouté cette première action « Relire notes » dans l’agenda, avec une deadline : le 4 avril 2013.  Et j’ai sauvegardé les prochaines actions dans mon répertoire planning.

Afin de ne pas encombrer ma branche « Planning« , j’ai créé une « carte secondaire » ou « carte fille« .  Vous pouvez voir sur le sous-sujet « Entreprise X », à droite du texte, une flèche dirigée vers la droite : c’est un hyperlien qui renvoie vers cette carte secondaire.

Créer une carte secondaire est extrêmement simple dans MindMeister.

Menu d’insertion d’une carte secondaire

Cliquez sur le sujet à partir duquel vous voulez créer votre mindmap secondaire.  Il est entouré d’un périmètre rouge : il est activé.

Faites un clic droit sur le sujet : un premier menu apparaît.  Dans ce premier menu, cliquez sur « Outils« .  Un sous-menu s’affiche : cliquez sur « Créer comme map…« .

Une nouvelle fenêtre de dialogue apparaît alors : « Créer comme map ».

Cette fenêtre vous propose trois options, que vous choisissez en cliquant sur la boîte à gauche :

Fenêtre Créer comme Map

Passons ces options en revue :

  • Ajouter le lien à une nouvelle map : indispensable !  C’est l’hyperlien qui va vous permettre de vous rendre immédiatement à votre carte secondaire en cliquant simplement sur la flèche affichée dans votre sujet « Planning » !
  • Add link back to this map : ajouter un lien de retour vers cette carte principale : je vous conseille de cocher cette option, elle vous permettra de revenir vers votre carte principale en cliquant simplement sur l’hyperlien sous forme de flèche;
  • Conserver les permissions de partage : soyez prudent(e) !  Il se peut que vous vouliez partager les informations de la carte principales mais que vous vouliez conserver les informations de la carte secondaires à votre usage exclusif : dans ce cas, ne cochez pas cette case.  Lorsque vous travaillez avec des cartes principales et secondaires, si vous modifiez vos conditions de partage, n’oubliez pas de vérifier le niveau de confidentialité de chaque carte.  Ou vous pourriez avoir des surprises !

A présent, vous avez créé une nouvelle carte mentale avec comme centre le sujet de départ et ses sous-sujets comme premières branches !

Une carte mentale « projet » dans le planning

Voici celle que j’ai créée à partir du sous-sujet « Entreprise X » du planning de ma carte principale :

Carte secondaire Entreprise X GTD

Examinons cette carte plus en détail selon l’optique GTD.

Le premier sujet principal de cette carte-projet « Entreprise X » est « Proposition« .  En effet, je dois rédiger et envoyer une proposition à cette entreprise.  La date-limite de cette proposition est le 18 avril.  Mais j’ai décidé de l’envoyer un jour plus tôt, le 17.  J’ai donc repris ces données de tâches dans mon sujet « Proposition« .  Mais il ne figure pas dans le sujet « Agenda » de ma carte principale.  Parce que selon les principes de Getting Things Done, je dois mettre dans mon agenda, uniquement les « tâches » qui ont une date limite.  « Proposition » est un ensemble de tâches, donc un « projet » au sens de GTD.  Ce sont donc les différentes tâches qui le composent qui figureront dans cet agenda au fur et à mesure que les tâches précédentes seront accomplies.

Les dates que j’ai insérées ici sont indicatives : elles me servent à définir les étapes de mon projet.  Mais pas à remplir mon agenda.

Dans le sujet suivant « Supports-communication« , j’ai aussi inséré une note qui explique en quoi consistent ces supports : ils doivent aider Madame XZ à communiquer sur ce module aux cadres qui y participeront.

Le suivi ne sera possible qu’après que la proposition sera envoyée : il s’agira de renvoyer un rappel si l’entreprise tarde à répondre à la proposition.  Ensuite, de définir le calendrier de la formation pour chaque groupe et d’établir la liste des participants.

Pour la mise en oeuvre, je dois acheter un certain nombre de clés USB et des carnets individuels, car il ne m’en reste pas assez ; réserver le logement et le transport, car il s’agit d’une formation à l’étranger ; et enfin de vérifier quel système d’e-coaching est compatible avec les installations existantes de vidéo-conférence de l’entreprise.

Grâce à mon système de cartes mentales MindMeister et la méthode Getting Things Done, je sais toujours où j’en suis dans mes tâches et mes projets.  Et je ne confonds pas les deux !

Dans un prochain billet, j’examinerai comment lier mes cartes avec mon calendrier Google et comment utiliser certaines fonctions de MindMeister pour me faciliter la vie !

Et vous ?  Quelle méthode utilisez-vous pour gérer vos actions et vos projets  ?  En êtes-vous satisfaits ?

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Applications iPhone Logiciels Mind Mapping Mindmaple Outils Test

MindMaple sur iPhone : intégrez tout y compris vos photos digitales !

La version MindMaple pour iPhone est-elle complète ?  Pouvez-vous réellement intégrer tous les éléments comme dans la version Windows ?

C’est ce que j’ai voulu vérifier et les résultats sont plutôt positifs.

Cela fait deux semaines que je teste la version MindMaple pour Windows et je dois dire que je suis plus que séduit.  J’entame cette semaine ma première formation en entreprise avec ce nouveau-venu des logiciels de mindmapping.  Un nouveau-venu qui pourrait bien devenir un des nouveaux standards tant il propose de fonctionnalités intéressantes sans pour autant verser dans le côté usine à gaz que l’on reproche de plus en plus aux standards actuels.

J’ai également voulu tester la version iPhone.  Dans un article précédent sur Mindmaple multiplateforme, collaboratif et gratuit, je vous parlais d’une carte que j’avais commencée avec mon iPhone et que j’avais terminée sur mon PC.

Aujourd’hui, j’ai voulu sonder davantage cette version pour smartphone et voir quelles étaient ses limites.  Des échanges via Twitter avec certains utilisateurs laissaient entrendre qu’on « ne peut pas tout faire avec la version pour iPhone ou iPad ».

J’ai donc réalisé la carte que voici, intégralement avec l’iPhone.

Test de l’application MindMaple iPhone

J’ai donc pu vérifier qu’il est possible de créer une carte complète avec la version pour smartphone.   J’ai pu changer le thème de la carte.   J’ai pu modifier la couleur et l’épaisseur des branches, des sujets, du texte.  J’ai pu ajouter une limite ou une relation sans problème.  J’ai pu intégrer des fonctions de gestion des tâches, en y ajoutant des ressources, exactement comme dans la version Windows.

J’ai intégré deux notes de texte dans ma carte mentale MindMaple ainsi qu’un hyper-lien que j’ai testé et qui fonctionne.

Une fonctionnalité qui tire profit du potentiel  photo des smartphones !

J’ai également inséré dans ma mindmap des images en provenance de la collection de cliparts (plus riche d’ailleurs que dans la version windows) ou des icones.  J’ai pu intégrer des photos en provenance d’un fichier photos sauvegardé sur l’iPhone, mais surtout – très bonne surprise ! – des photos que j’ai prises immédiatement avec mon smartphone !

Vous cliquez sur l’icone « Image » dans le menu de droite et le menu suivant vous propose le choix entre les icones, les cliparts, les images de la bibliothèque et une icone qui représente un appareil photo.  En cliquant sur cette dernière, vous ouvrez votre appareil photo intégré, vous prenez un cliché.  Vous avez ensuite le choix de conserver cette photo dans la banque d’images de MindMaple ou de la rejeter.

Si vous choisissez de la conserver, vous pouvez l’inclure directement dans un sujet de votre carte mentale.  Cela signifie que lorsque vous mindmappez sur un événement, vous pouvez intégrer directement des photos issues de cet évènement lui-même.  Cela peut être le conférencier pendant une conférence, des clichés d’une voiture particulière au salon de l’auto, des modèles lors d’un défilé de mode, etc.  Vous devinez sans peine le parti qu’on peut tirer d’une telle fonction !

Certaines fonctions très spécifiques sont absentes

Par contre, certaines fonctions ne sont pas présentes dans la version iPhone : comme le retour à la taille d’origine de l’image ou les cadres autour des images que l’on peut redimensionner et colorer dans la version Windows.   Les retouches photo comme le changement de couleurs d’une image ne sont pas présentes non plus.

Mais il est possible d’utiliser les onglets et de créer plusieurs cartes au sein d’un même classeur.   Cela permet aussi de gérer des projets comportant des cartes secondaires à partir de votre iPhone.

La carte peut-être envoyée vers votre Dropbox, votre compte Google Drive, votre email ou en tant que photo dans le répertoire Photos de votre iPhone.  Pour ma part, j’ai choisi de l’envoyer vers un répertoire.  C’est de là que je l’ai récupérée et que je l’ai transformée en image pour cet article.  Je l’ai également transférée vers Google Drive et vers le répertoire Photos de mon iPhone.  Tout fonctionne !

En résumé, même si certaines fonctions très spécifiques – de traitement d’image, par exemple – ne figurent pas sur la version MindMaple pour iPhone, elle-ci constitue néanmoins une excellente application de mindmapping sur votre smartphone préféré.   A quand une version Android ?

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concept map Mind Mapping Outils

Heuristiquement: Carte conceptuelle et carte heuristique

Différences et points communs entre carte heuristiques et conceptuelles

See on Scoop.itRevolution in Education

Marco Bertolini‘s insight:

Différences et points communs entre cartes mentales et cartes conceptuelles.  Un excellent article illustré de Philippe Boukobza.

See on www.heuristiquement.com

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Logiciels Mind Mapping Mindmaple Outils Test Tutoriel

Tutoriel MindMaple : utilisez les cartes secondaires en gestion de projet

Gérer un projet suppose un grand nombre de données.

Comment ne pas encombrer sa carte avec les multiples tâches composant un projet ?  Un utilisant des cartes secondaires pour « décharger » la carte principale.

Voici comment procéder.

MindMaple, nous l’avons vu dans la première partie de ce tutoriel, vous permet d’inclure des informations sur les tâches dans vos cartes mentales.

Mais un projet peut rapidement prendre de l’extension et il devient difficile de lire l’information sur une carte pléthorique.

Tout comme la plupart des logiciels de mindmapping, MindMaple est capable de gérer des cartes principales et des cartes filles ou secondaires.

Reprenons la carte que j’ai utilisée hier pour vous montrer l’intégration des informations de tâches.

Première étape : choisir un sujet de la carte principale

Carte principale : Test Projet

Nous allons repartir de cette carte pour développer la partie « Envoi d’une proposition de formation à l’agence pour l’emploi« .

Deuxième étape : créer une carte secondaire

Cette branche constitue en réalité un projet au sens de Getting Things Done : une action qui comporte plusieurs tâches.

Tout comme XMind, MindMaple travaille par classeur.  Chaque mindmap est élaborée sur une feuille.  Pour ajouter une mindmap, il faut donc d’abord créer une nouvelle feuille.  Pour cela, il suffit de cliquer sur la petite icone à droite de l’onglet de la feuille.

Cliquez ensuite sur l’onglet pour activer la feuille dans laquelle vous allez créer votre seconde mindmap.   Voici comment j’ai décomposé les différentes tâches de mon projet :

Carte secondaire – Proposition de formation

Troisième étape : lier les deux cartes

Nous allons ensuite lier les deux cartes.

Contrairement à XMind, MindMaple ne permet pas de partir d’un sujet existant dans une carte principale pour créer une carte secondaire.  Vous devez donc créer une carte à partir d’une feuille vierge et ensuite les lier par un ou plusieurs hyperliens.

Pour ce faire, placez votre curseur sur le sujet central « Proposition de formation » et cliquez sur le bouton droit de votre souris et choisissez l’option tout au bas du menu : « add hyperlink ».  Ou utilisez le raccourci CTRL+K ou la commande « Insert Hyperlink » dans le menu Insert au haut de la fenêtre.

Une fenêtre de dialogue apparaît alors.

Fenêtre « ajouter un hyperlien »

Cette fenêtre vous permet de choisir un lien vers un site web, vers un sujet dans une carte ou d’ajouter une adresse email.  Choisissez la deuxième option « Topic in this map« .

Une autre fenêtre de dialogue s’affiche :

Fenêtre ajout d’un lien dans ce sujet

Sélectionnez la carte souhaitée : pour ce faire, cliquez sur l’onglet en face de « Select Map » et choisissez la carte secondaire que vous souhaitez lier.  Ici, Proposition de formation, ma carte secondaire.  Et je clique sur le sujet central du même nom.  J’aurais pu sélectionner un sujet principal ou secondaire.  Mais ce qui m’intéresse dans ce cas-ci, c’est surtout d’ouvrir la carte secondaire, pas de pointer vers un sujet particulier de cette carte.

Si j’examine la carte principale, une icone « hyperlien » s’affiche à présent sur le sujet « Envoi« .  Comme ci-dessous, indiqué par une flèche rouge :

Hyperlien renvoyant vers la carte principale

L’hyperlien apparaît à droite du sujet.  Il suffit de cliquer dessus pour arriver à la carte secondaire.

Quatrième étape : créer un hyperlien vers la carte principale

Si je veux revenir à la carte principale, je dois cliquer sur l’onglet correspondant au bas de la feuille.  Ou répéter la même opération dans l’autre sens : intégrer un hyperlien dans la carte secondaire qui renvoie vers la carte principale.

De cette façon, vous pouvez gérer de grandes quantités d’information.  Ce qui est modifié dans la carte secondaire n’a aucune incidence sur la carte principale et vice-versa, comme dans XMind.  Il faut en tenir compte si vous voulez présenter de l’information, par exemple.  Mais ces hyperliens permettent de naviguer aisément d’une carte à l’autre.

Et vous ?  Avez-vous déjà expérimenté ce type de fonctions dans un logiciel de mindmapping ?  Si oui quelles fonctions ?  Et avec quel logiciel ?  Avez-vous obtenu des résultats comparables ?

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