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Test logiciel mindmapping : Getting Things Done avec MindMeister

Je suis en train de tester les fonctionnalités du logiciel de  mindmapping MindMeister.

Et j’ai voulu voir à quel point on peut adapter les cartes cognitives de ce logiciel à la méthode Getting Things Done de David Allen.

Voici les résultats de mes divers essais.  Je peux déjà dire que je suis ébloui par les performances de ce logiciel !

Je l’avais promis lors de mon dernier article sur le logiciel de mindmapping MindMeister, je l’ai donc fait : un test sur les performances de MindMeister en application avec la méthode de productivité de David Allen, Getting Things Done.

Et les résultats sont au-delà de mes attentes.  Pas grand-chose à redire sur les performances de MindMeister.   Le logiciel est flexible et sa gestion multi-cartes est un atout sérieux.  De même que la liaison avec le calendrier Google ou les notification par e-mail.

Mais procédons par ordre !

Une carte GTD personnelle

Petit rappel : la méthode Getting Things Done – GTD en abrégé – inventée par le consultant américain David Allen est basée sur le rassemblement en un seul lieu de toute l’information qui nous arrive.  Ensuite, ces informations sont distribuées dans divers répertoires ou documents selon la nature des actions que nous en tirons.  Car le but de la méthode, c’est bien d’augmenter la productivité sans stress.

J’ai donc reproduit ces différents répertoires sur une carte MindMeister que voici.  Cette carte GTD exemple est publique.  Vous pouvez la consulter librement.

Mon GTD sur MindMeister

L’agenda est l’endroit où je vais stocker toutes mes tâches pour lesquelles existe une deadline, une date-limite.  Et exclusivement ce type de tâches.

Prochaines actions est un répertoire contenant mes prochaines tâches pour lesquelles je n’ai pas de date-limite.  Je sais que je devrai les accomplir dans un délai plus ou moins court, mais je n’ai pas de date précise.

Le planning est l’endroit où je vais rassembler mes projets : en jargon GTD, un projet est toute action qui comporte plusieurs tâches.  Par exemple, remettre une offre de formation est un projet : car je vais devoir relire les notes prises lors du premier contact avec l’entreprise,  établir le plan de cette offre, en rédiger un premier jet, la corriger et en réécrire ce qui ne me paraît pas suffisamment bon, etc.

En attente, je place toutes les actions que j’ai déléguées ou pour lesquelles j’attends confirmation d’une autre personne.

Et « un jour peut-être » est le répertoire des souhaits, des choses que j’aimerais faire, mais pour lesquelles je n’ai pas de temps maintenant…  Par exemple, j’aimerais suivre une formation en HTML5, j’ai repéré un centre de formation qui propose un cours qui me convient, mais pour l’instant je suis déjà les cours de certification de HootSuite et je n’ai donc pas le temps matériel de suivre un autre cours.  Mais comme la formation proposée m’intéresse, je la sauvegarde dans ce répertoire pour la retrouver quand j’en ai besoin.

Pour être complet, je devrais ajouter un répertoire « Références » pour y conserver tous les documents qui n’entraînent aucune action, mais qui contiennent une information intéressante.  Cette carte-ci a été conçue pour l’action et je n’ai donc pas encombré ce document avec une branche supplémentaire.  Si je rencontre ce type de documents, je le sauvegarderai ailleurs.

Enfin, les actions de moins de deux minutes doivent être exécutées immédiatement, puisque le temps de les encoder dans mon système serait égal sinon supérieur à deux minutes !  C’est une façon de s’assurer que nous n’accumulons pas des petites actions non-accomplies qui nous pourrirons un jour la vie…

L’agenda : programmer les tâches

Menu Tâches MindMeister

MindMeister permet d’encoder facilement les tâches dans les sujets.  Pour cela, j’utilise le sous-menu « Tâches » dans le menu « Propriétés » affiché à droite de mon écran.

Ce menu permet de déterminer le niveau de priorité d’une tâche, de 1 à 7.  L’avancement affiche l’état d’accomplissement de la tâche, de « non-démarré » à « achevé » en passant par 25 %, 50 % et 75 %.

« Echéance » est bien entendu la date-limite ou deadline de la tâche.  Cette tâche peut être assignée à une personne.  Il suffit de cliquer sur le champ vide pour ajouter automatiquement le nom du propriétaire du compte ou les noms encodés précédemment.

Le niveau avancé du menu « Tâches » affiche aussi la durée en nombre d’heures,  de jours, de semaines ou de mois.

Pour supprimer les informations de tâches, il suffit de cliquer sur le panneau « sens interdit » en bas à gauche du menu « Tâches« .

Enfin, la petite roue dentée, tout à fait à gauche, en bas du menu, permet d’introduire des données automatisées : il suffit d’introduire une première fois les informations de tâches que vous utilisez le plus souvent – votre nom, le niveau de priorité, etc. – et lorsque vous cliquerez sur cette roue la prochaine fois, les données s’afficheront automatiquement.  Il vous suffit alors de changer uniquement la date d’échéance ou le niveau de priorité, le cas échéant.

Rappel des tâches par e-mail

L’option « Avancé » du menu « Tâches » comporte aussi un élément extrêmement intéressant pour la gestion de projets en général et pour la méthode Getting Things Done en particulier : un système de notification des tâches par e-mail.  Vous choisissez la date de rappel en cliquant sur l’onglet comme indiqué ci-dessous.

Sélection de la date de notification par email

Ce délai de rappel est également conditionné par les paramètres de votre compte.  Si vous avez demandé un rappel quotidien, vous recevrez chaque jour un e-mail comme celui-ci.  L’e-mail détaille les tâches qui sont en retard ou arrivent bientôt à échéance.

e-mail de rappel des tâches

Par contre, MindMeister ne permet pas d’indiquer d’heure de début ou de fin d’une tâche.  Vous devez donc les indiquer dans votre sujet ou en note.

Contrairement à MindMaple, MindMeister n’inclut pas nom plus de champ « Ressources » dans les tâches.  Mais vous pouvez aussi les répertorier en sous-sujets de vos tâches ou en note.

Vue de l’agenda GTD dans MindMeister

Voici une vue du sujet Agenda dans ma carte GTD.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Détail de mon répertoire « Agenda »

Vous pouvez voir tout le détail des tâches dans chacun des sujets.  Pour le premier sujet, je dois rappeler une personne : en fait lui envoyer un e-mail pour lui demander où en est la proposition de formation que je lui ai envoyée.  La tâche est programmée pour le lundi 15 avril, soit aujourd’hui.  La flèche à côté du texte « Proposition Lxb » est un hyper-lien qui me permet d’ouvrir directement un e-mail adressé à la bonne personne à partir de ma carte MindMeister.

« Travail forcé » est un article que je veux proposer à un éditeur en chef.  Tâche également programmée pour le 15 avril.  Il y a également un hyperlien vers l’e-mail de cette personne.  Prochain bouclage de ce magazine, le 29 avril : si l’article est accepté, l’article devra parvenir à la rédaction au plus tard à cette date, pour midi.

Dans le sujet « Lire articles » vous remarquez un surlignage en jaune : c’est une indication que cette tâche est venue à échéance.  Je devais lire les articles sur le sujet ce dimanche 14 pour être en mesure de proposer le mien le 15 matin.   De même, le sujet « Relire notes » est arrivé à échéance.  Il s’agit d’une action programmée qui fait partie d’un projet de formation.  Je dois relire les notes prises lors du premier contact avec une entreprise afin de structurer  et rédiger une proposition de formation pour cette entreprise.    Le sujet « Supports » au-dessus, est une autre action programmée dans ce projet : concevoir des supports de communication pour que la responsable RH puisse annoncer ce module aux cadres participants.

Toutes les tâches reprises dans mes différentes cartes MindMeister peuvent être consultées en un endroit, comme un planning dans votre calendrier Google : la liste des tâches dans le menu « Mes Cartes », en cliquant sur la commande « Tâches ».  Elles s’affichent alors comme ceci :

Visualisation dans Mes cartes – Tâches

Les tâches en retard sont signalées par une étiquette orange « overdue » et l’échéance reprise à droite.

Certaines de mes tâches apparaissent en double car elles figurent dans deux cartes différentes : ma carte GTD Marco et la copie que j’en ai réalisée : Exemple Blog.

En conclusion

MindMeister est un outil idéal pour travailler avec la méthode GTD.  Ses fonctions de gestion des tâches et de cartes secondaires en font un outil très adapté.  Les notifications par e-mail sont également très intéressantes pour qui gère des projets complexes.  Il existe aussi une fonction dont je n’ai pas encore parlé et qui fera l’objet d’un prochain article : l’intégration des tâches d’une carte MindMeister dans un calendrier Google ou iCal.  Cette fonction assure la mise à jour et la synchronisation de votre calendrier préféré avec votre carte GTD MindMeister.   Et dans un troisième article je vous parlerai plus en détail de la  fonction GeistesBlitzes en lien avec Getting Things Done.  Avec l’ensemble de ces outils, vous pouvez vraiment augmenter votre productivité de manière très significative.   Et tout cela en ligne, à plusieurs, de façon très fluide.

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Le Scoop it nouvelle version : de l’ergonomie avant toute chose

Evidemment, c’est une pauvre paraphrase de Verlaine…

Mais, elle reflète bien le parti pris de la nouvelle version de Scoop it, mon outil de curation préféré.

Pas de révolution de fond,  mais une révision de l’ensemble de l’outil du point de vue de la lisibilité et de l’ergonomie.

Petit tour du propriétaire…

Scoop it est un outil de « curation« .  D’après Wikipedia francophone, à l’article Curation de contenu : « pratique qui consiste à sélectionner, éditer et partager les contenus les plus pertinents du Web pour une requête ou un sujet donné« .

Logo Scoop it !

Ca me paraît plutôt bien résumé.  Scoop it permet en effet, et ce en quelques clics, de partager, d’illustrer et de commenter les contenus du web qui vous paraissent les plus pertinents pour votre communauté.

J’utilise Scoop it depuis quelques mois et je dois dire que j’en suis plus que satisfait.  Il m’a permis plusieurs choses :

  • simplifier la gestion des médias sociaux
  • rencontrer des personnes intéressantes
  • augmenter le trafic vers mes blogs et sites

Simplifier la gestion des médias sociaux 

Scoop it vous permet, simplement en cochant des boîtes, de choisir le média sur lequel vous allez publier votre contenu.  La liste est impressionnante : vers vos pages perso et d’entreprise Facebook ; sur Twitter ; vers Pinterest ; sur Google+ ; sur Stumble Upon ; pour les pros, sur Linked’In et un groupe sur le même média ; pour les blogueurs sur WordPress (vous voyez d’ailleurs apparaître depuis quelques jours des articles Scoop it sur ce blog) ; sur Tumblr et enfin sur deux médias qui ne sont pas encore très connus en France : App.net (une sorte de Facebook payant et garanti sans exploitation de vos données personnelle) et Buffer, qui est lui-même un outil de partage sur les médias sociaux…

Rencontrer des personnes intéressantes 

Scoop it est de plus en plus utilisé par des producteurs de contenus web, par des animateurs, des formateurs, des enseignants, des graphistes, des journalistes, etc.  Vous suivez leur « topics » sur Scoop it et ils suivent les vôtres.  Des échanges qui m’ont permis de découvrir des personnes intéressantes, qui partagent les mêmes passions, parfois les mêmes points de vue, parfois non.  Mais qui constituent un véritable réseau d’échange.

Augmenter le trafic vers mes blogs et sites

J’examine les statistiques de mes blogs et sites tous les jours.  Et depuis que j’utilise Scoop it, je constate une augmentation significative.  Depuis mars dernier, le nombre de visiteurs mensuels de ce blog a été presque multiplié par trois : de 8.934 en mars à 20.330 en novembre.  Scoop it n’est pas le seul élément qui a permis ce décollage.  Je crois qu’une utilisation plus judicieuse des principes du SEO, une publication plus régulière, une notoriété qui commence à s’établir dans le milieu de la formation y sont sans doute pour beaucoup.  Mais je constate que Scoop it vient en seconde place derrière les moteurs de recherche dans les dispositifs qui orientent les visiteurs vers mon blog.

Voici les statistiques du blog depuis le 12 septembre dernier jusqu’à aujourd’hui.  Scoop it arrive en deuxième position, derrière les moteurs de recherche.  Facebook, Twitter, Linked In et Netvibes sont derrière.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Statistiques du blog de septembre à décembre 2012

Scoop it se décline en trois versions.  La version gratuite vous permet d’envoyer immédiatement vos messages sur tous ces médias tandis que les versions Pro et Business offrent des fonctionnalités supplémentaires comme la programmation des envois à des heures décalées, des statistiques très précises sur vos lecteurs, ceux qui partagent (rescoopent), etc.  La version Pro donne la possibilité d’éditer les contenus avec un éditeur de texte, incluant les caractères gras, souligné, italique et l’inclusion d’hyper-liens.  La version Business permet entre autre de personnaliser l’environnement selon sa marque et de gérer plusieurs comptes simultanément.

Une nouvelle version pour après la fin du monde

Avec beaucoup d’humour, l’équipe de Scoop it présente sa nouvelle version de cette façon :

« Nous sommes conscient qu’il sera de plus en plus difficile de publier vos messages professionnels après l’apocalypse, car nous devrons affronter des conditions incroyables telles que coupures d’électricité généralisée, mentalité de bandes et chaos général » déclare Guillaume Decugis, CEO et fondateur de Scoop it.  « Nous croyons que, parce que le monde tel que nous le connaissons est en feu, professionnels et chefs d’entreprises ne devraient pas être découragés de poursuivre normalement leurs affaires, voire, de constater l’accélération de leur croissance. »

Quelles sont les nouvelles caractéristiques de cette nouvelle version ?

Surtout une plus grande lisibilité et une meilleure ergonomie.  Dès l’origine, Scoop it se présente comme un outil de curation particulièrement élégant.  Mais les récentes modifications renforcent encore la lisibilité des données.

Un exemple : la présentation de votre profil.  Le fond grisé permet une lisibilité accrue des contenus.  Les statistiques placées sur la gauche en-dessous de votre photo sont nettement plus lisibles qu’auparavant.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Profil scoop it : une meilleure lisibilité

L’onglet « My Scoops » permet un affichage des scoops (contenus partagés) quel que soit le topic : même principe que l’affichage des « pins » quelque soit le « board » dans Pinterest.

L’onglet « My Community » affiche le tableau de tous les membres de votre communauté.

Le tableau de bord dashboard – a lui aussi été revu : il peut afficher les « scoops« , les « topics » ou les membres de votre communauté.  A droite, apparaissent les notifications.  C’est un fil d’actualité où vous retrouvez les personnes qui vous suivent, les commentaires, les « thanks » ou remerciement, l’équivalent des « likes » sur Facebook.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Tableau de bord Scoop it – affichage desTopics et des Notifications

Ce sont ici les topics que je suis et à droite les notifications.  Beaucoup plus claires et lisibles qu’elles ne l’étaient dans l’ancienne version.

Partager du nouveau contenu web

Pour créer un nouveau scoop – c’est-à-dire pour partager du contenu web – il existe à présent deux méthodes.

Je peux utiliser le « bookmarklet« , un lien que j’insère dans la barre de menu de mon navigateur.  Il suffit alors de cliquer sur le lien lorsque je trouve une page intéressante.  Scoop it affiche le menu qui me permet d’éditer ce contenu.  Ou je peux utiliser la nouvelle commande « New Scoop » qui apparaît à présent dans le menu supérieur de Scoop it.

Par exemple, ici, j’ai voulu partager une page web sur la pédagogie ouverte.  J’ai cliqué sur le lien « scoop it » de ma barre de menu – tout en haut à gauche de l’image – et Scoop it m’a ouvert le menu d’édition.   (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Menu Scoop it – pour éditer du nouveau contenu web

Ce nouveau menu apparaît sous la forme d’une fenêtre à  droite de mon écran.  Au-dessus, le nom du topic dans lequel je souhaite publier ce contenu: Revolution in Education.

Vous pouvez ensuite paramétrer l’image : conserver celle proposée, en choisir une autre sur la page web éditée ou télécharger votre propre image.  Vous pouvez la dimensionner et la placer à gauche, au centre ou à droite de votre « topic« .

L’éditeur de texte vous permet d’ajouter votre propre texte – « insight » – à votre topic.  Il faut la version Pro pour les caractères enrichis et l’inclusion de lien, mais la version gratuite vous permet déjà beaucoup de choses.

Scoop it – menu éditer du nouveau contenu web – options de partage

Si je descends le long de ce menu, Scoop it me propose des options de partage – share – sur les différents médias sociaux.  Deux cadres de texte ouverts me permettent d’ajouter un commentaire pour Twitter et Facebook.  Je ne me suis pas fatigué, j’ai repris le même texte pour Facebook que pour mon « insight », mais je ne suis pas toujours aussi paresseux…

Menu Scoop it – ajout de mots-clés

L’onglet « Options avancées » vous propose deux choses : la programmation de la publication à une date ou une heure décalée, uniquement disponible dans la version business.  Et, surtout, la possibilité d’entrer des mots-clés destinés aux moteurs de recherche pour donner plus de visibilité à votre topic.

Et voici le résultat publié sur mon Scoop it Revolution in Education (Cliquez sur l’image pour l’agrandir) :

Scoop it – topic publié

Tous ces menus ont été revus et corrigés en vue de la lisibilité et de l’ergonomie de ce fantastique outil de curation qu’est Scoop it : pari tenu.  Tous ces menus sont plus lisibles et accessibles que jamais.

Et vous ?  Quelle est votre expérience ?  Pratiquez-vous aussi la curation de contenu ?  Quel outil utilisez-vous ?  En êtes-vous satisfait ?

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