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Gestion de projet : visualisez votre ligne du temps avec XMind

Comment visualiser les différentes étapes d’un projet ?  Comment établir une ligne du temps claire et pratique ?  Réponse : avec XMind !  En utilisant une structure particulière : l’arète de poisson ou Ishikawa, du nom de son inventeur.

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Dans son livre « Visualisez votre vie en quelques coups de crayon« , Xavier Delengaigne aborde la gestion de projet en trois étapes :

  1. Un brainstorming pour définir le contenu du projet
  2. L’utilisation du CQQCOQP pour poser des questions pertinentes sur le projet
  3. Et une ligne du temps pour visualiser les étapes du projet dans la durée

J’avais déjà utilisé la ligne du temps pour aider de futurs créateurs d’entreprise à mieux visualiser leur projet.  Et j’en avais aussi illustré le principe par une carte iMindMap que voici (double-cliquez sur l’image pour l’agrandir au maximum).

Le principe de la ligne du temps

J’ai eu l’opportunité, ces derniers jours, d’animer un atelier « Gestion de projet avec les outils visuels » et j’ai proposé au groupe de participants de visualiser un projet de formation de cette manière.

Une ligne du temps avec XMind

XMind propose une ligne du temps par défaut dans son menu d’ouverture.  Mais, outre le fait qu’elle soit en anglais, elle présente un calendrier trimestriel qui ne convient pas à notre projet.

Nous avons donc créé une carte en partant de la structure arète de poisson.  Pour ce faire, ouvrez une carte en blanc, sélectionnez le menu « Propriétés » et cliquez sur « Arète de poisson » dans le sous-menu « Structure« .

Choisissez la structure « Arète de poisson »

Le logiciel de mindmapping nous donne donc une tête de poisson orientée vers la gauche.  La carte progressera donc logiquement vers la droite au fur et à mesure que nous allons avancer.

La première question qui se pose est : devons-nous commencer par des dates ?  Ou devons-nous au contraire commencer par les grandes étapes du projet  et ajouter les dates ensuite ?

Planifier le projet étape par étape

Finalement, nous avons opté pour cette seconde solution.  Pourquoi ?  Parce que si nous devons illustrer un projet passé, alors nous pouvons nous permettre de tout classer par date, puisque celles-ci sont connues d’avance.  Mais pour un  projet en cours ou qui n’a pas encore démarré : tant de choses peuvent encore se passer, tant d’imprévu peut encore modifier ce que nous avons planifié !

Voici ce que donne notre carte Ligne du temps – arète de poisson XMind !  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir, téléchargez la carte gratuitement sur notre page Biggerplate).

La ligne du temps de notre projet !

En effet, notre carte est structurée selon les grandes étapes du  projet.  Ensuite, celles-ci sont détaillées et les dates précisées quand c’est possible.

Marquez la durée avec une relation

Notez l’utilisation de la relation pour exprimer la durée d’une action.  En effet, toutes les étapes ne se suivent pas nécessairement de façon strictement chronologique.

Par exemple, l’étape publicité commençait tout au début du projet, mais continue au moins jusqu’à l’étape de sélection des candidats.  Nous avons donc exprimé cela par une relation en pointillé rouge qui part du sujet « Publicité » et qui le relie au sujet « Sélection ».  C’est une façon commode de visualiser cette durée.

Pour ne pas empiéter sur les branches et les autres sujets, nous avons choisi l’option « Zigzag » pour la forme de la relation.  De cette manière, elle suit la progression de la branche centrale vers le sujet « Sélection » sans nuire à la lisibilité de l’ensemble.

Explicitez les étapes du projet avec les marqueurs

Remarquez aussi l’utilisation des marqueurs – ces petites images livrées avec le logiciel – et de la légende.  Nous avons utilisé les petits personnages bleu et vert afin de symboliser les candidats à la formation.  Nous avons utilisé la bombe pour illustrer un risque : celui de n’avoir pas assez de candidats pour commencer la formation !

Nous avons enfin utilisé le point d’exclamation pour montrer que cette étape était conditionnelle : nous effectuerons un nouveau mailing avec le Forem – l’équivalent belge francophone de Pôle Emploi – si nous n’avons pas assez de candidats.  Si nous en avons en suffisance, cette étape n’aura pas lieu.

Afin de rendre ces symboles suffisamment explicites, nous les avons expliqués dans la légende.  Pour afficher les marqueurs dans cette légende, suivez la  procédure suivante : cliquez d’abord sur l’arrière-plan de la carte pour être certain(e) de ne sélectionner aucun sujet.  Cliquez sur le menu « Propriétés », cochez la petite case « Montrer la légende ».  Une légende s’affiche alors au bout du pointeur de votre souris.  Vous pouvez la déposer où vous le souhaitez sur votre carte.  Cette légende se met à jour automatiquement au fur et à  mesure que vous ajoutez ou enlevez des marqueurs.

Pour modifier le texte en regard du marqueur dans la légende, double-cliquez sur le texte, un champ apparaît : complétez le par votre propre texte.  C’est fait !

Essayez par vous-même de planifier votre projet de cette manière et n’hésitez pas : faites-nous parvenir vos cartes ou vous commentaires.

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Cerveau

Cerveau, école et puberté : le triangle des Bermudes ?

Mon fils ne sait pas se lever le matin.  Ma fille est incapable de planifier sa semaine.  Mon enfant fait toujours ses devoirs à la dernière minute.  Mon fils a des problèmes de concentration.  Ma fille déprime, elle s’irrite pour un rien.  Mon fils passe des heures au téléphone avec ses copains.  Mais, il ne m’appelle jamais quand il sait qu’il arrivera en retard.

Je ne compte plus les parents qui m’arrivent avec ce genre de réflexions.  Généralement proférées sur un ton exaspéré, voire carrément désespéré.

Ils m’arrivent aux ateliers Apprendre À Apprendre ou pour un premier contact en vue d’un accompagnement étudiant, les épaules chargées d’un immense sentiment de culpabilité, les yeux plein d’incompréhension.  Ils s’excusent presque de me présenter leur rejeton, en qui ils avaient placé tant d’espoir…

Vous vous reconnaissez un peu dans ce portrait de parents déboussolés ?  Pas de panique !

Votre enfant, votre ado, est normal.  C’est plutôt une bonne nouvelle, non ?

Un cerveau en construction

Vous connaissez ce fameux message, si agaçant sur Internet ?  Vous voulez consulter cette page qui a l’air si intéressante sur un sujet qui vous tient tellement à coeur.  Et tout ce que votre écran affiche, c’est ce message frustrant entre tous : « Page en construction« .

On pourrait afficher le même message sur certaines parties du cerveau de votre adolescent : car toutes les parties du cerveau ne se développent pas en même temps.

Lors de la puberté, entre 10 et 14 ans, l’adolescent vit sous un bombardement hormonal quasi-constant : ce sont ces hormones qui déclenchent le développement des différentes aires du cerveau.  Certaines participeront au développement de la mémoire, d’autre à celui de la gestion des émotions, d’autres à celui de la faculté de mesurer les risques ou encore le goût de l’exploration, du test de ses propres limites.   C’est ce flux hormonal, conjugué aux expériences quotidiennes de l’ado confronté à son environnement, qui va sculpter le cerveau de votre enfant.

Le problème, c’est que ces différentes zones du cerveau vont se développer à des moments différents.  Et que la communication entre ces différentes parties n’est pas encore bien établie.  D’où parfois des comportements dangereux – on veut tester ses limites sans pouvoir vraiment mesurer les risques – ou agaçants pour l’entourage – il souriait à sa petite amie, il y a cinq minutes et à présent, il agresse sa mère pour une pécadille.   Cela vous paraît familier ?

Des ados, pas des adultes

La génération jeune actuelle souffre d’un mal inédit : ils sont généralement grands, plus grands que nous, et la multiplicité des sources d’information qui les entourent, qui les submergent font qu’ils sont généralement mieux informés que nous ne l’étions à leur âge.   Ce qui fait que nous les considérons trops souvent comme les adultes qu’ils ne sont pas.   Pas encore.  Et que nous exigeons d’eux des attitudes et des prises de responsabilité qu’ils sont incapables d’assumer.

Un exemple : nous voudrions tous que nos enfants planifient leurs études longtemps à l’avance, n’est-ce pas ?  Et cela depuis la première secondaire !  Mauvaise nouvelle : la partie du néocortex en charge de la planification n’a pas terminé sa pleine maturation chez les garçon avant 21 ans… 

Cela veut-il dire que nous devons attendre tranquillement sans rien faire ?  Jusqu’à ce que leur cerveau soit complètement construit ?

Non, bien entendu.  Mais nous pouvons reconnaître les signes de cette immaturité – au sens étymologique du terme – et aider nos ados à se construire en leur proposant des modèles, en leur donnant des limites claires, en leur proposant des exercices qui les aideront à progresser.   Mais : en respectant le rythme de chacun.   Ce qui veut dire qu’en tant que parent, vous avez des chances de vivre encore de nombreuses frustrations.   Mais aussi des joies et de la reconnaissance lorsque vous constatez qu’une étape est franchie, qu’un objectif est atteint.

Les ados sont aussi des êtres extrêmement sociaux : ils se construisent aussi – et peut-être même davantage – par leurs contacts avec leurs pairs : les jeunes du même âge, qui ont les mêmes goûts, les mêmes besoins, les mêmes envies.   N’essayez donc pas de tout contrôler : c’est le meilleur moyen de vous rendre malheureux(se).

Manque de sommeil et jetlag permanent

Vous connaissez le jetlag ?  Cette fatigue due au décalage horaire et au manque de sommeil qu’il engendre ?  La plupart des ados le connaissent en permanence.  Dans son livre « Het puberende brein« , Eveline Crone, professeur en neurosciences à l’université d’Utrecht, décrit ce cycle infernal qui épuise les jeunes durant la puberté.

C’est la mélatonine qui contrôle le sommeil et la sensation de fatigue.  C’est elle qui fait que la plupart des enfants s’endorment brutalement entre 20 et 21 heures.  Mais à la puberté, son apparition est retardée : elle se manifeste souvent entre 22 heures et minuit.  Ce qui fait que les ados n’ont jamais envie de se coucher.   Mais leur croissance rapide exige un sommeil réparateur de 9 heures à 9 h 30, chaque jour.   Ce que les horaires scolaires ne leur permettent absolument pas.

L’Etat du Minnesota a testé des horaires scolaires qui démarrent plus tard : et a constaté une nette amélioration des résultats ! La fatigue permanente de certains ados les rend irritables, nerveux, mais surtout leur interdit toute concentration soutenue.  Leur niveau d’attention est proche de zéro.  Leur capacité à mémoriser est donc plus que limitée.

Un conseil : nous ne pouvons guère influer sur les horaires scolaires européens.  Par contre, c’est une bonne idée de laisser les ados faire la grasse matinée le week-end ou pendant les congés scolaires.  De cette manière, ils récupèrent au moins une partie de ce sommeil dont leur croissance a tant besoin.

Le cortex frontal : le centre de commande des facultés cognitives

Contrairement à certaines aires du cerveau qui sont spécialisées dans une seule fonction – comme l’hypothalamus qui règle nos biorythmes – le cortex préfrontral assure un rôle plus complexe de régulation. On peut comparer le cortex préfrontal à un centre de commande des facultés cognitives.

C’est lui, en effet, qui gère l’ensemble des fonctions réparties dans d’autres aires du cerveau et qui sont nécessaires à la planification, à la vue d’ensemble et de détails, etc.   Toutes ces facultés cognitives qui nous permettent de nous projeter dans l’avenir, de faire la part des choses entre l’essentiel et l’accessoire, entre l’urgent et ce qui peut attendre, entre le but à atteindre et les moyens pour y parvenir.

Dans de prochains articles, nous verrons ensemble comment fonctionne ce « centre de commandes », quelles facultés il implique et comment entraîner nos ados à exercer ces facultés.

En n’oubliant pas, que certaines de ces facultés, et surtout leur coordination, ne sont accessibles aux ados que lorsque leur cortex préfrontal est mûr.  Le maître-mot ici est sans doute : patience !  Le meilleur moyen pour que le triangle Ecole, Cerveau et Puberté ne soit pas comme celui des Bermudes, un triangle maudit où tout est perdu d’avance !

Bon courage 😉

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