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L’Art du Management visuel : un livre indispensable pour manager autrement !

L’Art du Management visuel : c’est le titre du dernier ouvrage que signe Pierre Mongin.  Un ouvrage fondamental pour changer vos pratiques de manager.  Et décupler votre efficience, au passage !

C’est toujours un plaisir de commenter un livre de Pierre Mongin.  Et celui-ci en particulier.

L’art du management visuel

L’Art du Management visuel : une marge laissée à l’interprétation

Tout d’abord, j’aime le titre : L’Art du Management visuel, Du Post-it au poster, rendez vos idées visibles.

Il s’agit donc bien d’un art du management et non d’une science du management.  Car, comme l’artiste doit sentir son public, percevoir les moindres nuances de ses réactions à sa prestation, le manager doit pouvoir capter et interpréter les signaux, mêmes faibles, émis par ses équipes.  Bien sûr, la technique peut aider à objectiver et à aiguiser les interprétations et les réponses, mais une bonne dose d’intuition est souvent nécessaire, à la scène comme aux manettes de l’entreprise.

Le management visuel : un va-et-vient permanent entre théorie et pratique

Une caractéristique intéressante de cet ouvrage, c’est qu’il alterne des apports théoriques – abondamment illustrés par Luis Garcia – avec des « Fiches » qui constituent autant de conseils pratiques à mettre en place chez soi et au bureau.

Quant aux outils du Management, Pierre Mongin en propose une batterie impressionnantes.

Les post-it

Si, comme moi, vous pensiez que les post-it sont réservés à conserver des notes sur le tableau de liège de la cuisine, vous êtes à côté de la plaque.

Pierre Mongin démontre que les petits carrés de papier peuvent servir à une multitude d’emplois :

  • aide au brainstorming individuel ou collectif
  • supports de kanban
  • supports de brainwriting
  • briques de systèmes de gestion de projet
  • supports d’activités collaboratives
  • récupération et réutilisation numérique via smartphone ou tablette

Les cartes mentales

Pierre Mongin n’oublie pas qu’il est l’un des introducteurs de la carte mentale ou mindmap en France.

Dans ce chapitre, il rappelle que les cartes mentales sont un instrument puissant de lutte contre les méfaits de l’infobésité. Elles nous permettent de gérer la charge cognitive que nous impose la vie moderne.

Pierre Mongin nous rappelle aussi :

  • comment choisir le type de carte mentale à réaliser selon vos objectifs,
  • comment créer des cartes mentales numériques
  • ou encore comment collaborer en ligne en temps réel avec une application comme Mindomo
Mindomo, application de mindmapping avec collaboration en ligne en temps réel

Les cartes conceptuelles

Pierre Mongin est également un spécialiste des cartes conceptuelles sur lesquelles il a d’ailleurs écrit le premier ouvrage en français.

Comme pour les cartes mentales, les cartes conceputelles sont utiles pour une foule d’applications pratiques :

  • prise de notes
  • développement de systèmes
  • construction de modèles
  • transformation des connaissances implicites en connaissances explicites
  • etc.

Le management visuel : unique pour révéler les invisibles

Dans ce chapitre, il ne s’agit pas de chasser des fantômes. Mais bien de mettre au jour toutes les relations d’une entreprise :

  • ses fournisseurs
  • ses collaborateurs
  • ses clients
  • ses prescripteurs

Mais aussi ses contraintes administratives, les spécificités de son environnement, etc.

Bref, de dresser la cartographie de l’entreprise et de tout ce qui s’y passe. Pour le Manager, cette cartographie devient un élément essentiel du pilotage des équipes.

Des Lego pour réfléchir sur l’entreprise

Réfléchir avec ses mains

Dans ce sixième et ultime chapitre, Pierre Mongin nous présente quelques techniques de visualisation – j’ai envie de dire de « matérialisation » – non plus à l’aide d’outils comme les cartes mentales ou conceptuelles, mais avec les briques Lego.

Cette partie est peut-être encore plus pratique que les précédentes, mais cela découle sans doute de la nature de l’outil utilisé.

Pierre Mongin nous explique comment utiliser les Lego :

  • comme outil de réflexion et d’innovation
  • en approche Serious Play
  • en Serious Play et Six Sigma
  • en Serious Play avec le Business Model Canvas
  • en exercice sur l’influence du numérique dans une stratégie d’entreprise

Conclusion : une vue totalement innovante du Management visuel

Et quand je dis « une vue », je ne joue pas sur les mots.

La management visuel pour une vision plus réaliste

La pensée visuelle est d’un apport essentiel au Management : il lui permet de visualiser – et même de matérialiser dans le cas des Lego – des éléments importants, voire vitaux pour l’entreprise qui sans cela risqueraient de constituer une menace invisible pour l’entreprise.

Un livre que je recommande donc chaleureusement à tous ceux qui ont une responsabilité managériale en entreprise !

L’Art du Management visuel de Pierre Mongin est publié chez Dunod. Co-auteurs : Laurent Delhalle et Elisabeth Planchon. Illustré par Luis Garcia.

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Kanban personnel et post-it : comment mieux s’organiser

Kanban personnel et post-it c’est la méthode d’organisation simple et très efficace que Pierre Mongin présente dans ce livre.  Une méthode pratique et intuitive qui va ravir les déçus des systèmes compliqués.

Mieux s’organiser de Pierre Mongin

Pierre Mongin n’est pas un inconnu dans le petit monde des férus de l’organisation.  Pionnier du mindmapping (ou carte mentale) en France, il est aussi l’auteur ou le co-auteur d’une douzaine de livres – dont le classique Organisez vos idées avec le mindmapping dont la troisième édition sort ces jours-ci.

Dans son dernier livre, Mieux s’organiser. La stratégie du Post-it et du Kanban personnel, il propose une méthode d’organisation originale qui revient au bon vieux tableau manuel.  Mais, comme d’habitude chez Pierre Mongin, le livre offre plus que ce que le titre promet.

Cette méthode que Pierre Mongin nous propose quitte le monde des geeks et des applications numériques pour en revenir à des méthodes manuelles.

Ce n’est pas une question de technophobie : l’auteur n’est pas un de ces luddites qui au 19e siècle brisaient les machines industrielles au nom de la préservation du travail manuel.

Lutter contre l’infobésité et regagner la maîtrise de son agenda

Pierre Mongin part d’un constat : l’infobésité, cette omniprésence de l’information en quantités ingérables nous submerge comme une lame de fond et nous sommes noyés.  Nous n’arrivons plus à distinguer l’urgent de l’important.  Nous n’arrivons plus à maîtriser notre temps.  Nous n’avons plus de vue d’ensemble de nos tâches et projets…

Et les outils numériques, loin de nous libérer de ces excès, nous y plongent encore plus profondément : qui n’a pas plusieurs centaines de mails non-lus de nos jours ?  Qui n’a pas frémi devant une date butoir qui s’approche dangereusement ?  Qui n’a jamais eu envie de s’enfouir sous l’édredon pour échapper au stress induit par notre vie trépidante ?

Pierre Mongin, en praticien chevronné du mindmapping et de la pensée visuelle, sait à quel point notre mémoire et notre perception de notre environnement sont liés à nos sens.  Et l’utilisation du Post-it renvoie à nos sensations : plus exactement à la vue et au toucher.

Le papier du Post-it, contrairement à l’écran de nos PC, exige qu’on le manipule : qu’on le détache de son carnet, qu’on y griffonne ou dessine le message et qu’on se déplace pour le coller sur la surface adéquate.

Tout cela sollicite les mémoires visuelle et kynésique de façon bien plus profonde que d’enfoncer les touches d’un clavier, fut-il le clavier virtuel d’un iPad ou d’une tablette Android.

Le tableau du kanban personnel, avec ses Post-it classés en catégories, nous offre une visualisation d’ensemble de nos tâches en un coup d’oeil.

Le kanban personnel : un tableau pour visualiser l’ensemble de nos tâches

La méthode s’inspire du Kanban introduit par Toyota pour assurer la gestion autonome d’équipes de travail.  Ces équipes s’échangeaient constamment des fiches sur l’état d’avancement de leurs tâches afin de permettre un travail en flux tendu.

C’est le même principe qui s’applique ici pour les tâches personnelles.  Voici un exemple de kanban personnel que j’ai établi pour les étudiants qui suivent mes formations pour étudiants, depuis l’école primaire jusqu’à l’université :

Kanban d’étudiant

Le kanban personnel de l’étudiant comporte trois colonnes :

  1. À faire : toutes les tâches qui n’ont pas encore été commencées et qui doivent être réalisées
  2. En cours : les tâches qui ont été commencées
  3. Terminé : les tâches terminées

C’est simple et c’est pour ça que c’est efficace !

L’idéal est de réduire au maximum les tâches de la colonne du centre.   Parce que, rappelez-vous les conseils de David Allen et sa méthode GTD, ce qui nous stresse, ce sont toutes les tâches non-terminées qui s’accumulent et nous angoissent.

Je rencontre des gens paralysés par le nombre de choses en cours qui les dépassent.   Je connais des personnes qui pleurent quasiment tous les soirs parce qu’elles n’y arrivent plus.

Leur point commun ?

Un nombre élevé de tâches acceptées (ah, pouvoir dire non !), entamées et jamais terminées.  Avec la sensation humiliante, dégradante, que tout vous échappe, que vous n’avez plus le contrôle sur rien.

L’élégance de ce système réside dans sa simplicité et sa capacité à nous renvoyer un feedback permanent sur nous-même et où nous en sommes dans nos tâches.

On maîtrise réellement son agenda lorsque les tâches en cours se réduisent à une ou deux.  Une ou deux tâches sur lesquelles nous concentrons toute notre attention et notre énergie.  Une tâche ou deux qui vont bientôt se retrouver dans la colonne « Terminé » pour ajouter à notre satisfaction, à la fierté du travail accompli.

Les 4 C : Choix, Challenge, Contrôle et Collaboration

L’immense avantage du kanban et du Post-it, c’est qu’ils nous rendent les 4 C (mindmap réalisée avec mindmeister) :

Mindmap des 4C

Les 4 C sont des éléments essentiels de notre vie :

  1. le Choix : c’est un espace de manoeuvre défini par moi (pour mes tâches personnelles) par ma famille ou par ma hiérarchie
  2. le Challenge : pouvoir se donner des défis ni trop simples ni trop compliqués (dans l’esprit des objectifs SMAART)
  3. le Contrôle : il s’agit de reprendre le contrôle des tâches selon leur importance
  4. la Collaboration : savoir à tout moment où nous en sommes nous permet aussi de mieux travailler avec les autres

Un tableau Kanban personnel adaptable selon les cas : manager, GTD, etc.

Le kanban peut être personnalisé et adapté à chaque situation.  Mais l’essentiel est de lui conserver sa simplicité.

Il peut être adapté pour un manager et comporter une colonne délégation :

Kanban avec délégation

La colonne « À suivre (Tâches déléguées) permet de voir rapidement quelles sont les tâches qui ont été confiées à d’autres : une bonne façon de ne pas les perdre de vue (dans tous les sens du terme) et d’en assurer un suivi efficace.

 Pour les amateurs de la méthode Getting Things Done (ou GTD), on peut évidemment ajouter une colonne « un jour peut-être ».

On peut aussi ajouter une colonne ou une ligne sous les colonnes pour des notes dont on veut se souvenir, mais qui ne sont pas directement liées à une tâche.

Et comme je le disais, le livre tient beaucoup plus que ce que le titre contient : Pierre Mongin évoque aussi d’autres outils qui peuvent être combinés avec le kanban : cartes mentales d’organisation de projets, l’anlyse de projets selon la méthode Pestel,  l’application de gestion de tâches Trello,   etc.

Une lecture que je vous recommande sans réserve ! Pierre Mongin, Mieux s’organiser. La stratégie du Post-it et du Kanban personnel

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Gestion du temps Logiciels Outils

Mural.ly : créez des murs sur la toile

Comment utiliser un tableau avec des post-it quand plusieurs membres travaillent à domicile ?  Ou en déplacements réguliers ?

Ou effectuer un brainstorming à plusieurs implantations sans que cela coûte les yeux de la tête en logistique ?

Avec son interface intuitive et ses possibilités gigantesques, Mural.ly pourrait bien être la solution !

Les logiciels en ligne gratuits et légers semblent bien devenir une tendance lourde de l’internet 2.0.

Après easel.ly pour l’infographie facile et infogr.am pour le datajournalism à la portée de tous, voici mural.ly : un mur virtuel sur lequel vous allez pouvoir « coller » une multitude de choses intéressantes!

Voici une image de mon premier essai avec cette application aussi légère qu’intuitive.

Un principe ultra-simple !

Ce n’est pas un chef d’oeuvre, j’en conviens, mais cela permet de comprendre le principe, ultra-simple : des objets que l’on déplace d’un simple cliquer-glisser et que l’on colore ou complète à volonté.

Post it, images, zones de texte, flèches, cercles, pictogrammes, dessins, liens et contenus web divers, tout se traite de la même manière, simple et intuitive.

L’image de Dilibert est en réalité un lien vers une vidéo Youtube.

Les fanatiques du tableau ou de la planche de liège vont pouvoir s’en donner à coeur joie !

Mais ce n’est pas tout : car Mural.ly est collaboratif : vous pouvez inviter vos amis ou collaborateurs à venir consulter et éditer votre tableau.   Ce qui pour les personnes qui travaillent à domicile ou en déplacements fréquents peut s’avérer un outil vraiment intéressant.

C’est extrêmement simple : il suffit de cliquer sur l’icone avec la silhouette humaine dans le menu du haut et une fenêtre de dialogue s’ouvre.  Il suffit d’entrer les adresses mail de vos collaborateurs et un petit message d’invitation.  Cliquez sur « Send invites » et c’est parti !

Des tableaux pour tous les usages

Mais l’intérêt de ce mural.ly ne s’arrête pas là : ce qui en fait un outil vraiment polyvalent, c’est la diversité des tableaux de base.

Un menu « Spaces » ouvre différents fonds d’un simple clic : depuis le calendrier perpétuel à la cible en passant par diverses feuilles quadrillées.  Planche de liège, mais aussi base de brainstorming.  Ou encore « Business Model » et « Empathy Maps » pour les entreprises.  Avion pour planifier vos voyages ou encore liste de cases fléchées pour la résolution de problèmes.

Des documents en provenance de Twitter, des vidéos de Youtube ou de Vimeo, des présentations PowerPoint, des images Flikr, tout ou presque peut trouver place en quelques clics et devenir disponible pour votre équipe ou le monde entier.

Car un menu vous permet aussi de décider de la diffusion de votre message : privé, public ou accessible via un lien distribué par mail.

Un outil simple, intuitif et très très prometteur !

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