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Critique livre

Kanban personnel et post-it : comment mieux s’organiser

Kanban personnel et post-it c’est la méthode d’organisation simple et très efficace que Pierre Mongin présente dans ce livre.  Une méthode pratique et intuitive qui va ravir les déçus des systèmes compliqués.

Mieux s’organiser de Pierre Mongin

Pierre Mongin n’est pas un inconnu dans le petit monde des férus de l’organisation.  Pionnier du mindmapping (ou carte mentale) en France, il est aussi l’auteur ou le co-auteur d’une douzaine de livres – dont le classique Organisez vos idées avec le mindmapping dont la troisième édition sort ces jours-ci.

Dans son dernier livre, Mieux s’organiser. La stratégie du Post-it et du Kanban personnel, il propose une méthode d’organisation originale qui revient au bon vieux tableau manuel.  Mais, comme d’habitude chez Pierre Mongin, le livre offre plus que ce que le titre promet.

Cette méthode que Pierre Mongin nous propose quitte le monde des geeks et des applications numériques pour en revenir à des méthodes manuelles.

Ce n’est pas une question de technophobie : l’auteur n’est pas un de ces luddites qui au 19e siècle brisaient les machines industrielles au nom de la préservation du travail manuel.

Lutter contre l’infobésité et regagner la maîtrise de son agenda

Pierre Mongin part d’un constat : l’infobésité, cette omniprésence de l’information en quantités ingérables nous submerge comme une lame de fond et nous sommes noyés.  Nous n’arrivons plus à distinguer l’urgent de l’important.  Nous n’arrivons plus à maîtriser notre temps.  Nous n’avons plus de vue d’ensemble de nos tâches et projets…

Et les outils numériques, loin de nous libérer de ces excès, nous y plongent encore plus profondément : qui n’a pas plusieurs centaines de mails non-lus de nos jours ?  Qui n’a pas frémi devant une date butoir qui s’approche dangereusement ?  Qui n’a jamais eu envie de s’enfouir sous l’édredon pour échapper au stress induit par notre vie trépidante ?

Pierre Mongin, en praticien chevronné du mindmapping et de la pensée visuelle, sait à quel point notre mémoire et notre perception de notre environnement sont liés à nos sens.  Et l’utilisation du Post-it renvoie à nos sensations : plus exactement à la vue et au toucher.

Le papier du Post-it, contrairement à l’écran de nos PC, exige qu’on le manipule : qu’on le détache de son carnet, qu’on y griffonne ou dessine le message et qu’on se déplace pour le coller sur la surface adéquate.

Tout cela sollicite les mémoires visuelle et kynésique de façon bien plus profonde que d’enfoncer les touches d’un clavier, fut-il le clavier virtuel d’un iPad ou d’une tablette Android.

Le tableau du kanban personnel, avec ses Post-it classés en catégories, nous offre une visualisation d’ensemble de nos tâches en un coup d’oeil.

Le kanban personnel : un tableau pour visualiser l’ensemble de nos tâches

La méthode s’inspire du Kanban introduit par Toyota pour assurer la gestion autonome d’équipes de travail.  Ces équipes s’échangeaient constamment des fiches sur l’état d’avancement de leurs tâches afin de permettre un travail en flux tendu.

C’est le même principe qui s’applique ici pour les tâches personnelles.  Voici un exemple de kanban personnel que j’ai établi pour les étudiants qui suivent mes formations pour étudiants, depuis l’école primaire jusqu’à l’université :

Kanban d’étudiant

Le kanban personnel de l’étudiant comporte trois colonnes :

  1. À faire : toutes les tâches qui n’ont pas encore été commencées et qui doivent être réalisées
  2. En cours : les tâches qui ont été commencées
  3. Terminé : les tâches terminées

C’est simple et c’est pour ça que c’est efficace !

L’idéal est de réduire au maximum les tâches de la colonne du centre.   Parce que, rappelez-vous les conseils de David Allen et sa méthode GTD, ce qui nous stresse, ce sont toutes les tâches non-terminées qui s’accumulent et nous angoissent.

Je rencontre des gens paralysés par le nombre de choses en cours qui les dépassent.   Je connais des personnes qui pleurent quasiment tous les soirs parce qu’elles n’y arrivent plus.

Leur point commun ?

Un nombre élevé de tâches acceptées (ah, pouvoir dire non !), entamées et jamais terminées.  Avec la sensation humiliante, dégradante, que tout vous échappe, que vous n’avez plus le contrôle sur rien.

L’élégance de ce système réside dans sa simplicité et sa capacité à nous renvoyer un feedback permanent sur nous-même et où nous en sommes dans nos tâches.

On maîtrise réellement son agenda lorsque les tâches en cours se réduisent à une ou deux.  Une ou deux tâches sur lesquelles nous concentrons toute notre attention et notre énergie.  Une tâche ou deux qui vont bientôt se retrouver dans la colonne « Terminé » pour ajouter à notre satisfaction, à la fierté du travail accompli.

Les 4 C : Choix, Challenge, Contrôle et Collaboration

L’immense avantage du kanban et du Post-it, c’est qu’ils nous rendent les 4 C (mindmap réalisée avec mindmeister) :

Mindmap des 4C

Les 4 C sont des éléments essentiels de notre vie :

  1. le Choix : c’est un espace de manoeuvre défini par moi (pour mes tâches personnelles) par ma famille ou par ma hiérarchie
  2. le Challenge : pouvoir se donner des défis ni trop simples ni trop compliqués (dans l’esprit des objectifs SMAART)
  3. le Contrôle : il s’agit de reprendre le contrôle des tâches selon leur importance
  4. la Collaboration : savoir à tout moment où nous en sommes nous permet aussi de mieux travailler avec les autres

Un tableau Kanban personnel adaptable selon les cas : manager, GTD, etc.

Le kanban peut être personnalisé et adapté à chaque situation.  Mais l’essentiel est de lui conserver sa simplicité.

Il peut être adapté pour un manager et comporter une colonne délégation :

Kanban avec délégation

La colonne « À suivre (Tâches déléguées) permet de voir rapidement quelles sont les tâches qui ont été confiées à d’autres : une bonne façon de ne pas les perdre de vue (dans tous les sens du terme) et d’en assurer un suivi efficace.

 Pour les amateurs de la méthode Getting Things Done (ou GTD), on peut évidemment ajouter une colonne « un jour peut-être ».

On peut aussi ajouter une colonne ou une ligne sous les colonnes pour des notes dont on veut se souvenir, mais qui ne sont pas directement liées à une tâche.

Et comme je le disais, le livre tient beaucoup plus que ce que le titre contient : Pierre Mongin évoque aussi d’autres outils qui peuvent être combinés avec le kanban : cartes mentales d’organisation de projets, l’anlyse de projets selon la méthode Pestel,  l’application de gestion de tâches Trello,   etc.

Une lecture que je vous recommande sans réserve ! Pierre Mongin, Mieux s’organiser. La stratégie du Post-it et du Kanban personnel

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Logiciels Mindmaple Projets Tutoriel

Mindmaple : gestion de projet, export Excel et diagramme de Gantt

Vous avez besoin de gérer des projets ?  Et vous recherchez une solution simple et bon marché ?

La nouvelle version – 1.6 – de MindMaple propose désormais un diagramme de Gantt dans son export vers Excel !

Je l’ai testé pour vous et voici les résultats.

MindMaple, ce logiciel de mindmapping originaire de Californie, continue d’évoluer à un rythme étonnant.  Après avoir proposé un logiciel complet et très bon marché, avoir développé une version très pratique pour iPhone et une plateforme collaborative en temps réel.  Après avoir développé la gestion des tâches et de projets via des cartes secondaires.   Voici à présent une toute nouvelle version qui offre des fonctionnalités vraiment intéressantes.

Des fonctionnalités pratiques

La version 1.6 propose, entre autres, d’afficher le contenu des notes sous le sujet qui les contient : il suffit de cliquer sur l’icone en forme de page, à droite du sujet, pour en développer le contenu.   Pratique pour consulter un manuel sous forme de carte cognitive, par exemple.

Les sujets frères – du même niveau – sont formatés automatiquement.  Si vous colorez votre premier sujet de ce niveau, après un même sujet principal, en bleu avec du texte Calibri 12 gras et italique, tous les sujets du même niveau se formatent automatiquement de la même manière.  Ca représente un gain de temps non-négligeable.  En outre, MindMaple vous offre à présent une pré-visualisation des formats avant de les appliquer.  De quoi éviter les mauvaises surprises.

Certains bugs ont été réparés et la qualité des PDF a été améliorée.  La collaboration en ligne est plus stable que dans la version précédente.

Mais surtout, MindMaple intègre désormais dans son export vers Excel, une traduction automatique des tâches en diagramme de Gantt : du miel pour les gestionnaires de projet qui utilisent Excel !

Une carte de gestion de projet

Pour tester cette nouvelle fonctionnalité, j’ai créé une carte de gestion de projet.  Il s’agit d’un projet fictif de création de brochure.  J’ai donc inventé une équipe fictive qui allait intervenir dans les différentes phases, avec des ressources appropriées.

Carte de gestion de projet : brochure

Le chemin de fer est la maquette de la brochure : il montre l’emplacement des textes et des photos sur la page.  On confie la rédaction à trois personnes et les illustrations à trois autres.  Ensuite, un éditeur intervient : il relit, corrige les fautes d’orthographes et les erreurs de syntaxe.  On imprime une première épreuve.  L’ensemble de l’équipe effectue les modifications – retouches photos éventuelles, reformulation de certains passages, changement de titre, etc.  Et enfin, la brochure est confiée à l’imprimeur pour impression. L’ensemble du projet s’étale sur deux mois, juin et juillet.

Je veux à présent exporter vers Excel et voir ce que ça donne au niveau du diagramme de Gantt.

L’export vers Excel

Pour exporter vers Excel, je clique sur le menu « File » de mon tableau de bord et et ensuite, sur la commande « Export« .   Dans la liste des exports possibles, je choisis « Export as Microsoft Excel« .  Je choisis le répertoire où je veux sauvegarder mon fichier Excel et je confirme.

Une nouvelle fenêtre de dialogue apparaît.  Je choisis dans cette fenêtre l’onglet « Advanced« , pour choisir les commandes avancées.

Commandes avancées pour l’export Excel

Dans cette fenêtre, « Export tasks as Gantt chart » est coché par défaut.  Cela signifie que les tâches de ma carte seront exportées directement sous forme de diagramme de Gantt dans mon tableau Excel.  Mais, par défaut, MindMaple me propose une vue annuelle.  Or, mon projet s’étale sur deux mois seulement et je veux voir le détail du projet.  Je coche donc l’option « Daily view« .  Ensuite, je confirme.

Mes données sont exportées et MindMaple me demande si je souhaite ouvrir le fichier Excel : je dis « oui ».  Et mes données s’affichent.  Il s’agit d’un tableau unique qui contient à la fois les données texte et le diagramme de Gantt.  Mais pour plus de clarté, j’ai scindé les deux.

Voici donc les données dans le tableau Excel :

Données de tâches dans mon tableau Excel

Tout est ordonné, bien entendu : an niveau 0, mon sujet central « Projet Brochure« .  Ensuite au niveau 1, les étapes du projet.  En niveau 2, l’ensemble des tâches à réaliser.  Ensuite, les priorités, dates de début et de fin des tâches, le niveau d’achèvement et enfin, les personnes et les ressources.

Tout est parfaitement clair !

La vue « Diagramme de Gantt »

Passons à présent à la vue de mes tâches sous forme de diagramme de Gantt.

Pour que les données soient facilement interprétables, j’ai repris à gauche la colonne « Resources » qui donne le nom de la personne responsable de la tâche et les ressources qu’elle va utiliser.

Diagramme de Gantt

Le diagramme affiche les tâches depuis le 5 juin – date de départ de mon projet – jusqu’au 13 juillet – date prévue pour la fin de la réalisation de notre brochure.

A gauche, je peux voir qui est responsable de la tâche et en regard, les carrés bleus me signalent la date de départ et la durée de chaque tâche.  Je peux voir ainsi que Martin va créer le chemin de fer les 5, 6 et 7 juin avec un studio de maquettiste.  Frédéric et Nicolas rédigeront une partie du texte avec Scrivener les 11 et 12 juin.  Etc.

Le diagramme de Gantt, n’est pas dynamique : si je modifie les dates de mes tâches dans la colonne de mon tableau, il ne se passe rien au niveau du diagramme de Gantt : je dois le modifier manuellement.  On est donc loin du diagramme dynamique de XMind, par exemple.  Mais il est indéniable que l’exportation vers Excel des données et du diagramme représente un intérêt considérable pour les gestionnaires de projet.

Si je veux modifier quelque chose dans l’ensemble des données, il vaut donc mieux le faire directement sur ma carte et réexporter le tout : il est vrai que cela ne prend que quelques secondes…

A vous d’essayer  : bon travail !

Lien vers le site de MindMaple.

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Gestion du temps GTD Logiciels Mind Mapping MindMeister Outils Projets Test

Test logiciel mindmapping : Getting Things Done avec MindMeister

Je suis en train de tester les fonctionnalités du logiciel de  mindmapping MindMeister.

Et j’ai voulu voir à quel point on peut adapter les cartes cognitives de ce logiciel à la méthode Getting Things Done de David Allen.

Voici les résultats de mes divers essais.  Je peux déjà dire que je suis ébloui par les performances de ce logiciel !

Je l’avais promis lors de mon dernier article sur le logiciel de mindmapping MindMeister, je l’ai donc fait : un test sur les performances de MindMeister en application avec la méthode de productivité de David Allen, Getting Things Done.

Et les résultats sont au-delà de mes attentes.  Pas grand-chose à redire sur les performances de MindMeister.   Le logiciel est flexible et sa gestion multi-cartes est un atout sérieux.  De même que la liaison avec le calendrier Google ou les notification par e-mail.

Mais procédons par ordre !

Une carte GTD personnelle

Petit rappel : la méthode Getting Things Done – GTD en abrégé – inventée par le consultant américain David Allen est basée sur le rassemblement en un seul lieu de toute l’information qui nous arrive.  Ensuite, ces informations sont distribuées dans divers répertoires ou documents selon la nature des actions que nous en tirons.  Car le but de la méthode, c’est bien d’augmenter la productivité sans stress.

J’ai donc reproduit ces différents répertoires sur une carte MindMeister que voici.  Cette carte GTD exemple est publique.  Vous pouvez la consulter librement.

Mon GTD sur MindMeister

L’agenda est l’endroit où je vais stocker toutes mes tâches pour lesquelles existe une deadline, une date-limite.  Et exclusivement ce type de tâches.

Prochaines actions est un répertoire contenant mes prochaines tâches pour lesquelles je n’ai pas de date-limite.  Je sais que je devrai les accomplir dans un délai plus ou moins court, mais je n’ai pas de date précise.

Le planning est l’endroit où je vais rassembler mes projets : en jargon GTD, un projet est toute action qui comporte plusieurs tâches.  Par exemple, remettre une offre de formation est un projet : car je vais devoir relire les notes prises lors du premier contact avec l’entreprise,  établir le plan de cette offre, en rédiger un premier jet, la corriger et en réécrire ce qui ne me paraît pas suffisamment bon, etc.

En attente, je place toutes les actions que j’ai déléguées ou pour lesquelles j’attends confirmation d’une autre personne.

Et « un jour peut-être » est le répertoire des souhaits, des choses que j’aimerais faire, mais pour lesquelles je n’ai pas de temps maintenant…  Par exemple, j’aimerais suivre une formation en HTML5, j’ai repéré un centre de formation qui propose un cours qui me convient, mais pour l’instant je suis déjà les cours de certification de HootSuite et je n’ai donc pas le temps matériel de suivre un autre cours.  Mais comme la formation proposée m’intéresse, je la sauvegarde dans ce répertoire pour la retrouver quand j’en ai besoin.

Pour être complet, je devrais ajouter un répertoire « Références » pour y conserver tous les documents qui n’entraînent aucune action, mais qui contiennent une information intéressante.  Cette carte-ci a été conçue pour l’action et je n’ai donc pas encombré ce document avec une branche supplémentaire.  Si je rencontre ce type de documents, je le sauvegarderai ailleurs.

Enfin, les actions de moins de deux minutes doivent être exécutées immédiatement, puisque le temps de les encoder dans mon système serait égal sinon supérieur à deux minutes !  C’est une façon de s’assurer que nous n’accumulons pas des petites actions non-accomplies qui nous pourrirons un jour la vie…

L’agenda : programmer les tâches

Menu Tâches MindMeister

MindMeister permet d’encoder facilement les tâches dans les sujets.  Pour cela, j’utilise le sous-menu « Tâches » dans le menu « Propriétés » affiché à droite de mon écran.

Ce menu permet de déterminer le niveau de priorité d’une tâche, de 1 à 7.  L’avancement affiche l’état d’accomplissement de la tâche, de « non-démarré » à « achevé » en passant par 25 %, 50 % et 75 %.

« Echéance » est bien entendu la date-limite ou deadline de la tâche.  Cette tâche peut être assignée à une personne.  Il suffit de cliquer sur le champ vide pour ajouter automatiquement le nom du propriétaire du compte ou les noms encodés précédemment.

Le niveau avancé du menu « Tâches » affiche aussi la durée en nombre d’heures,  de jours, de semaines ou de mois.

Pour supprimer les informations de tâches, il suffit de cliquer sur le panneau « sens interdit » en bas à gauche du menu « Tâches« .

Enfin, la petite roue dentée, tout à fait à gauche, en bas du menu, permet d’introduire des données automatisées : il suffit d’introduire une première fois les informations de tâches que vous utilisez le plus souvent – votre nom, le niveau de priorité, etc. – et lorsque vous cliquerez sur cette roue la prochaine fois, les données s’afficheront automatiquement.  Il vous suffit alors de changer uniquement la date d’échéance ou le niveau de priorité, le cas échéant.

Rappel des tâches par e-mail

L’option « Avancé » du menu « Tâches » comporte aussi un élément extrêmement intéressant pour la gestion de projets en général et pour la méthode Getting Things Done en particulier : un système de notification des tâches par e-mail.  Vous choisissez la date de rappel en cliquant sur l’onglet comme indiqué ci-dessous.

Sélection de la date de notification par email

Ce délai de rappel est également conditionné par les paramètres de votre compte.  Si vous avez demandé un rappel quotidien, vous recevrez chaque jour un e-mail comme celui-ci.  L’e-mail détaille les tâches qui sont en retard ou arrivent bientôt à échéance.

e-mail de rappel des tâches

Par contre, MindMeister ne permet pas d’indiquer d’heure de début ou de fin d’une tâche.  Vous devez donc les indiquer dans votre sujet ou en note.

Contrairement à MindMaple, MindMeister n’inclut pas nom plus de champ « Ressources » dans les tâches.  Mais vous pouvez aussi les répertorier en sous-sujets de vos tâches ou en note.

Vue de l’agenda GTD dans MindMeister

Voici une vue du sujet Agenda dans ma carte GTD.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Détail de mon répertoire « Agenda »

Vous pouvez voir tout le détail des tâches dans chacun des sujets.  Pour le premier sujet, je dois rappeler une personne : en fait lui envoyer un e-mail pour lui demander où en est la proposition de formation que je lui ai envoyée.  La tâche est programmée pour le lundi 15 avril, soit aujourd’hui.  La flèche à côté du texte « Proposition Lxb » est un hyper-lien qui me permet d’ouvrir directement un e-mail adressé à la bonne personne à partir de ma carte MindMeister.

« Travail forcé » est un article que je veux proposer à un éditeur en chef.  Tâche également programmée pour le 15 avril.  Il y a également un hyperlien vers l’e-mail de cette personne.  Prochain bouclage de ce magazine, le 29 avril : si l’article est accepté, l’article devra parvenir à la rédaction au plus tard à cette date, pour midi.

Dans le sujet « Lire articles » vous remarquez un surlignage en jaune : c’est une indication que cette tâche est venue à échéance.  Je devais lire les articles sur le sujet ce dimanche 14 pour être en mesure de proposer le mien le 15 matin.   De même, le sujet « Relire notes » est arrivé à échéance.  Il s’agit d’une action programmée qui fait partie d’un projet de formation.  Je dois relire les notes prises lors du premier contact avec une entreprise afin de structurer  et rédiger une proposition de formation pour cette entreprise.    Le sujet « Supports » au-dessus, est une autre action programmée dans ce projet : concevoir des supports de communication pour que la responsable RH puisse annoncer ce module aux cadres participants.

Toutes les tâches reprises dans mes différentes cartes MindMeister peuvent être consultées en un endroit, comme un planning dans votre calendrier Google : la liste des tâches dans le menu « Mes Cartes », en cliquant sur la commande « Tâches ».  Elles s’affichent alors comme ceci :

Visualisation dans Mes cartes – Tâches

Les tâches en retard sont signalées par une étiquette orange « overdue » et l’échéance reprise à droite.

Certaines de mes tâches apparaissent en double car elles figurent dans deux cartes différentes : ma carte GTD Marco et la copie que j’en ai réalisée : Exemple Blog.

En conclusion

MindMeister est un outil idéal pour travailler avec la méthode GTD.  Ses fonctions de gestion des tâches et de cartes secondaires en font un outil très adapté.  Les notifications par e-mail sont également très intéressantes pour qui gère des projets complexes.  Il existe aussi une fonction dont je n’ai pas encore parlé et qui fera l’objet d’un prochain article : l’intégration des tâches d’une carte MindMeister dans un calendrier Google ou iCal.  Cette fonction assure la mise à jour et la synchronisation de votre calendrier préféré avec votre carte GTD MindMeister.   Et dans un troisième article je vous parlerai plus en détail de la  fonction GeistesBlitzes en lien avec Getting Things Done.  Avec l’ensemble de ces outils, vous pouvez vraiment augmenter votre productivité de manière très significative.   Et tout cela en ligne, à plusieurs, de façon très fluide.

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Gestion du temps GTD Logiciels Outils Projets Test

Droptask : un gestionnaire de tâches visuel, en ligne et gratuit

Vous n’aimez pas les gestionnaires de tâches sous forme de grilles ou de tableaux ?  Vous êtes visuels ?  Vous aimez les beaux graphes ?

Alors, vous allez adorer Droptask !

Si comme moi, vous aimez les graphiques et les animations visuelles, vous allez adorer Droptask : un gestionnaire de tâches entièrement visuel, en ligne et entièrement gratuit.

Le principe est simple : chaque Projet est divisé en tâches.  Chaque tâche est une bulle de couleur.  Chaque projet est un groupe de bulles.  Vous pouvez aussi regrouper les tâches dans des groupes et les groupes dans des groupes plus grands.

Pour zoomer sur une bulle et en lire le contenu, il suffit de cliquer dessus.  Des mots-clés vous permettent de filtrer l’information à tout moment et de n’apercevoir que ce qui vous intéresse.

Des groupes et des bulles

Je me suis demandé s’il était possible d’utiliser Droptask selon la méthode Getting Things Done ou GTD de David Allen.  Et ça marche !  Voici le résultat de mes regroupements de tâches : (cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Vue par projets adaptée à la méthode GTD

Les répertoires GTD

Le fait de pouvoir regrouper les tâches sous des bulles différentes permet de retrouver l’ensemble des outils de la méthode GTD.  J’ai donc repris dans l’agenda tout ce qui a un délai ou une date de fin précis.  Dans mon planning, mes projets, c’est-à-dire des actions qui nécessitent plus d’une tâche.  Dans mes prochaines actions, j’ai une tâche pour laquelle il n’y a pas de date précise.  J’ai aussi un fichier « en attente » pour les tâches que je délègue.  Je n’en ai pas pour l’instant dans mon emploi du temps.  Enfin, je dispose d’un fichier « un jour peut-être » dans lequel j’ai inclus deux formations que je suivrai peut-être un jour…

Droptask vous permet aussi d’afficher une vue hebdomadaire de votre emploi du temps et d’y appliquer quelques filtres.  Ici, j’ai demandé de me montrer uniquement une tâche dont la date butoir était dépassée.

Vue hebdomadaire avec filtre

Sélectionnez les infos pertinentes

Le programme a masqué toutes les bulles – réduites à des points colorés – et ne m’affiche que la bulle qui contient une tâche non-accomplie.  Les tags ou mots-clés « mindmapping », journalisme », Myeurop » ou « Alter Echos » ont été ajoutés par moi.

Pour ajouter une nouvelle tâche ou un nouveau groupe, rien de plus facile : il suffit de glisser déposer une bulle depuis le menu du haut.

On peut aussi lire le contenu précis d’une bulle en cliquant dessus.  On obtient alors un menu de type pop-up comme celui-ci :

Vue en détail d’une tâche

Gérez visuellement les tâches !

Le tag « mark Complete » vous permet de déclarer qu’une tâche est accomplie.  Watch Task effectue le suivi de cette tâche.  Vous attribuez vous-même le nom d’une tâche, en-dessous de laquelle s’affiche le nom du classeur – Projets – et le groupe – Agenda auxquels appartient cette tâche.

Vient ensuite une description de la tâche, le calendrier, la personne à laquelle cette tâche est assignée et les tags urgent, important, journalisme, etc.

Vous pouvez attacher un fichier – en théorie, car je n’y suis jamais parvenu !

Et vous pouvez enfin ajouter un commentaire.

Ajoutons que Droptask est collaboratif et vous permet d’accueillir autant de contacts que vous le souhaitez.  Vous pouvez leur assigner des tâches et eux-aussi.  Et il fonctionne sur tous les navigateurs mobiles : vous pouvez donc l’utiliser via votre smartphone.

Seul petit bémol : Droptask pour l’instant n’est compatible ni avec Google Agenda ni avec Outlook.  Mais William Lannen, directeur exécutif de Droptask m’assure qu’on pourra bientôt le synchroniser avec Google Agenda.  Pour Outlook, cela dépend de la demande.

Pourquoi ne pas tester Droptask vous aussi !

Google

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Mémoire

Mémoriser des données complexes par l’image : l’exemple Microsoft

Comment mémoriser des données complexes ?  Comment se souvenir de mots de passe compliqués ?

Adam Stubblefield, un étudiant interne chez Microsoft, a eu une idée originale : combiner les tâches de Rorschach avec des acronymes.  La méthode est non seulement élégante : elle est terriblement efficace !

Les mots de passe représentent un véritable casse-tête : non seulement lorsqu’il s’agit de les créer, mais aussi au moment de s’en souvenir.

Tous les administrateurs de systèmes vous le diront : le maillon faible d’une chaîne de sécurité, c’est l’utilisateur, l’humain.

Ce dernier a tendance à créer des mots de passe trop simples pour pouvoir les retenir.  Et à les écrire sur des post-it parfois collés sur l’écran de l’ordinateur pour être certain de ne pas les oublier…   En outre, avec les logiciels et le matériel de « cracking » résoudre un mot de passe devient un jeu d’enfant.

Comment faire pour que les utilisateurs créent des mots de passe suffisamment complexes pour ne pas être facilement trouvés par un intrus ?  Et comment s’assurer qu’ils les mémorisent  ?

Il existe des générateurs de mots de passe.  Y compris des générateurs de mots de passe « mnémoniques ».  Mais le problème est que s’en souvenir n’est pas aussi simple que le prétendent leurs créateurs.  Comment mémorisez-vous AKovI3471YoP ?  C’est le mot de passe « mnémonique » que vient de me suggérer ce générateur.  J’ai bien ma petite idée pour Yop qui me rappelle une série de publicités.  Mais pour le reste ?

Dans mon article sur les principes de la mémorisation, je vous ai parlé des combinaisons d’associations.   Adam Stubblefield,  un étudiant de la John Hopkins University en internat chez Microsoft a inventé une méthode originale pour résoudre les deux problèmes des mots de passe : la création de mots suffisamment complexes et leur mémorisation à long terme.

Des taches d’encre à la rescousse de la technique

Taches d’encre à associer aux mots de passe

L’idée d’Adam Stubblefield était de suggérer aux utilisateurs une image suffisamment floue pour que chacun y associe quelque chose de différent : un peu comme les nuages dans lesquels chacun peut reconnaître une forme différente.  Il a donc pensé aux taches de Rorschach, qu’on utilise en psychologie.

La première étape a consisté en la création d’un programme générateur de taches d’encre aléatoires.  Ensuite, ces taches d’encre étaient montrées aux utilisateurs.   Ceux-ci devaient identifier mentalement la tache à un objet, une personne ou un animal.  Et écrire une très courte abréviation liée à cette tache.  La première et la dernière lettre du mot par exemple.  Si la tache évoquait une mouche, l’utilisateur tapait « M » et « E » sur son clavier.   De même pour chaque tache de la séquence.  D’autres ont vu un homme volant ce qui donne « H », « E », « V » et « T » pour une seule image.

Un des points forts de la méthode est que même si les personnes voient la même chose dans une tache, elles ont souvent des façons différentes de la décrire et elles génèrent donc des mots de passe différents.

Chaque personne a dû mémoriser les associations avec dix images. Cette mémorisation s’est faite simplement en visionnant plusieurs fois de suite la séquence des images.  De nouveau le principe de la répétition qui suit celui de l’ordre et de l’association.

A la fin, les 25 personnes qui étaient soumises à cette expérience avaient des mots de passe comptant entre 50 et 80 lettres dont l’ensemble ne signifie rien.  Impossible à retenir…

Sauf que… Après une semaine, 18 des 25 personnes se souvenaient encore de l’intégralité de leur mot de passe !  Quant aux autres, elles se souvenaient des associations avec 9 images sur 10 !

Adam Stubblefield en déduisit donc qu’avec un mot de 20 lettres, par exemple, on pourrait obtenir 100 % de rétention.  Après avoir tapé ce mot un certain nombre de fois, il est pratiquement impossible de l’oublier.

Une des dimensions importantes qui ont assuré la réussite de cette expérience, c’est son caractère ludique : de nombreux participants ont déclaré avoir éprouvé du plaisir à définir leurs mots et à les mémoriser.  Une fois de plus, une émotion positive associée à une activité ou à une notion renforce sa mémorisation.

Vous pouvez lire l’article en anglais sur cette recherche sur les Microsoft inkblots ou télécharger le rapport complet d’Adam Stubblefield et Dan Simon.

Et vous ?  Que voyez-vous dans ces taches ?  Et quels mots de passe avez-vous créés ?

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Entreprise Mind Mapping Modèles Outils

Mindmapping pour l’entreprise : créez une description de fonction

Comment créer une description de fonction visuelle ? Un document qui ne soit pas une suite linéaire de tâches décousues les unes des autres ? Le mindmapping, une fois de plus offre une solution élégante qui permet de visualiser l’ensemble des tâches et responsabilités d’un coup d’oeil.

Ou de se focaliser sur certaines d’entre elles.  Les outils dynamiques de XMind permettent en outre de filtrer l’information selon les besoins.

La description de fonction, quoi qu’indispensable à la bonne réalisation de la relation contractuelle, est souvent un document fastidieux.

Une liste de tâches et responsabilités qui se suivent parfois d’une façon très décousue.  Et, disons-le franchement, rébarbative.

Le mind mapping offre à l’entreprise une solution visuelle élégante.  La vision synthétique permet de se rendre compte en un coup d’œil de l’ampleur et de la diversité des tâches.

J’ai pris un exemple de fonction sur laquelle je travaille actuellement : celle d’une coordinatrice pour une association qui organise des activités parascolaires.  Il s’agit d’enseignement supérieur non-universitaires, appelé Hautes Ecoles en Belgique. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Description de fonction : coordinatrices d’activités parascolaires

La possibilité de voir toute l’information d’un coup d’œil est précieuse dans ce genre de documents.  Elle permet de vérifier, par exemple, l’équilibre entre les tâches et responsabilités.    Et quels sont les secteurs qui mobilisent le plus de temps et d’énergie.

On voit mieux aussi les tâches qui pourraient être déléguées à un niveau inférieur.  Ici, on se situe clairement au niveau de la coordination ou des systèmes pour reprendre la terminologie de l’ingénierie de formation.

Filtrez l’information avec les marqueurs

Cette carte heuristique peut être dessinée à la main, en collaboration ou avec un logiciel.  Ici, j’ai utilisé XMind qui permet notamment de filtrer les informations.

J’ai utilisé des marqueurs : par exemple, le petit calendrier signifie « prise de rendez-vous« .  Je l’ai également inclus dans une légende qui explique à mon lecteur de quoi il s’agit.

Je peux demander à XMind de filtrer l’info et de ne me montrer que les tâches ainsi « marquées » par le petit calendrier : celles qui nécessitent une prise de rendez-vous.

Marqueurs mis en valeur par XMind

Les données peuvent être affichées ou non selon les besoins du moment.  Je reviendrai sur ces propriété du logiciel de mindmapping XMind dans de prochains articles.

Les petites icones en forme de post-it présentes dans certains sujets sont des notes écrites : elles développent dans un texte suivi des points abordés dans la carte.  Cela peut-être des précisions, des extraits de documents, etc.  Dans la carte que je prépare pour une entreprise figurent aussi des documents Word et PDF intégrés.

Cette description de fonction peut également servir de base à un autre document dont j’ai déjà parlé dans ces pages : le coaching de collaborateur.

Et vous ?  Quelle méthode utilisez-vous ?  Avez-vous déjà eu recours aux outils visuels pour élaborer ce type de documents ?

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Logiciels Mind Mapping Novamind Outils Test

Essai de logiciel : Novamind, beau, riche et polyvalent !

J’ai testé le logiciel Novamind pendant le mois d’essai.

Et la conclusion est plus que positive : un logiciel graphiquement beau, riche de fonctions intéressantes et par conséquent, très polyvalent.

Un logiciel de mindmapping dont l’excellent rapport qualité-prix en fait de plus un outil intéressant tant pour le monde associatif que pour les entreprises.

Je teste depuis le début de ce blog différents logiciels et applications.  Que ce soit des programmes de mindmapping pour PC ou pour iPhone, des applications en ligne comme Framindmap.  Des applications pour les blogueurs – comme easel.ly ou encore infogram que j’ai analysés il y a peu.  Ou encore des applications pour faciliter le travail des étudiants, que ce soit pour les flashcards – comme Studyblue – ou des jeux pour améliorer le vocabulaire français ou la maîtrise de l’anglais.

Depuis environ un mois, je teste la version d’essai du logiciel de mindmapping Novamind.  Et je dois dire que j’ai rarement été aussi agréablement impressionné.  J’ai rassemblé dans une mindmap – réalisée avec Novamind, évidemment – les différents points que j’ai testés et qui m’ont donné entière satisfaction.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir)

Essai de Novamind

Tout d’abord, un mot de la convivialité de ce logiciel : les commandes sont accessibles, l’écran d’accueil et les menus très lisibles.  La prise en main est très intuitive et peut se faire très rapidement, surtout si vous avez déjà utilisé d’autres logiciels de mindmapping.

Les possibilités graphiques de ce logiciel sont impressionnantes : tout est paramétrable !  La forme des sujets, la forme des branches, l’écartement entre les branches, entre les sujets, l’orientation générale de la carte, etc.  Pour les mindmappeurs qui, comme moi, considèrent que la dimension esthétique de leurs cartes est importante, Novamind apporte un produit de rêve !

Les options d’impression sont également très complètes et permettent notamment d’imprimer sur plusieurs pages.  C’est particulièrement confortable pour la lecture de cartes de grandes dimensions.

J’ai voulu aussi tester la gestion des tâches de ce logiciel.  J’ai donc repris le modèle de mindmap « tableau de bord » que j’ai élaboré pour la formation Mindmapping pour Formateurs.  Je voulais savoir si je pouvais réaliser l’équivalent avec Novamind.

Gestion de projet

La réponse est clairement Oui.  Voici la carte « tableau de bord » réalisée avec Novamind. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Tableau de bord pour la gestion de projet

Mon objectif n’était pas de reconstituer tous les outils que j’avais créés sur XMind, mais bien de voir si je pouvais créer l’équivalent avec Novamind.

Et donc, j’ai ajouté au sujet « Référence » une note qui explique ce qu’est cette référence dans un projet de formation.  Et ensuite, j’ai ajouté, depuis le sujet « Calendrier » une nouvelle carte dans laquelle j’ai intégré des informations de tâches.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Carte mentale calendrier Novamind

 Remarquez au passage la qualité graphique de ces cartes : effets de relief, d’ombre, réflexion de l’image principale – elle aussi paramétrable !

Gestion des tâches et rapports

L’insertion des tâches est très facile.  Elle se fait via un menu qui s’ouvre à la droite de l’écran.  Non seulement c’est très simple de compléter ce menu, mais en outre, il calcule automatiquement les dates des tâches si vous entrez la durée.  Les tâches peuvent être entrées aux formats jours, heures, ou minutes !

Menu gestion des tâches

Pour une gestion optimale de vos projets, Novamind vous offre aussi des rapports : vous pouvez de cette façon effectuer le suivi du travail pour chacune des tâches ou sous-tâches de vos projets.  Ces données sont exportables vers MS Project.  Et le site de Novamind annonce un nouveau produit qui le rendra bientôt full compatible avec le logiciel de Microsoft.

Fenêtre rapport dans le calendrier

De vraies boîtes à cocher

Une autre caractéristique que j’ai beaucoup appréciée dans ce logiciel est celle des boîtes à cocher (tick box).  Ce sont de vraies boîtes que vous pouvez cocher pour effectuer des choix.  Une fonction très pratique pour des cartes d’évaluation, par exemple ou des sondages.

Ici, j’ai donné aux utilisateurs la possibilité de choisir la méthode pédagogique correspondant à un projet de formation.

Boîtes à cocher

Un des modules les plus impressionnants de Novamind est Presenter, son module de présentation.  Je l’ai utilisé lors de ma conférence sur le mindmapping pour l’entreprise il y a quelques semaines.  C’est un mode de présentation très fluide, très agréable à la fois pour l’orateur et le public.

La carte se déploie à l’écran d’un clic, elle se replie d’un autre clic.  D’un troisième clic vous ouvrez un programme associé ou un site web, etc.

Je reviendrai plus longuement sur cette fonctionnalité dans un autre article, car elle est si complète et si performante que je crois qu’elle mérite un article entier 😉

Dernier point que je voudrais aborder : les importations / exportations.  Novamind importe les cartes de logiciels comme iMindMap, Freemind, XMind, MindManager, MSProject et au format OPML.  Il les importe vraiment : j’ai fait un essai avec des cartes XMind et aussi bien les couleurs que les images sont conservées.  Malheureusement, les tâches ont disparu !

Il exporte aussi vers de nombreux formats comme Word, PDF, PNG, PowerPoint, MSProject, MindManager et en OPML.

En conclusion

Un logiciel très performant !  Graphiquement très beau, des fonctionnalités très riches et variées.

Un seul regret : n’avoir pas retrouvé les structures en arrête de poisson ou en tableau auxquelles je suis habitué avec XMind.  Et qui sont très appréciées, notamment en gestion de projet.

Mais : un rapport qualité / prix très intéressant pour un logiciel très polyvalent.  Jugez-en vous même en téléchargeant vous aussi la version d’essai de Novamind.  Promenez-vous sur le site, il y a des tutoriels, une galerie de mindmaps très intéressante, un blog qui bouge…

Bonne visite  et surtout bon travail 😉

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Gestion du temps GTD Logiciels Mind Mapping Outils XMind

GTD : les cinq étapes de la gestion du flux de travail

Getting Things Done ou son acronyme GTD est sans doute la méthode la plus connue de « gestion du temps ».

Pourtant, David Allen, son créateur parle de « gestion sans stress ».

Quels sont les fondements de cette méthode ?  C’est ce que je vous propose d’explorer dans une série d’articles dont voici le premier.

En réalité, ce sont les autres qui parlent de « gestion du temps ».  David Allen parle de « gestion des actions ».

Et ça change tout.

Respecter les étapes de l’organisation

Pour David Allen, le premier motif de stress devant la désorganisation d’un agenda est la volonté de tout organiser sans respecter les étapes du processus.

Ces étapes de l’organisation du flux de travail sont au nombre de cinq.

Merci à Bernard Lamailloux de m’avoir suggéré d’ajouter une numérotation aux étapes de cette carte que vous pouvez télécharger gratuitement sur Biggerplate.

(cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Les 5 étapes de la méthode GTD

D’abord, il faut collecter toute l’information, les « trucs« , les « choses » (stuff, en anglais) qui attirent ou qui méritent notre attention : ce sont les coups de fil, e-mails, lettres – si, si, ça existe encore ! – les sms, les prospectus, les conversations avec les collègues, les rapports, les mémos, les notes de services, etc.

Toute cette information qui nous noie parce que, bien souvent, nous tentons de l’appréhender d’un seul coup sans distinguer ce qu’elle signifie vraiment pour nous.

C’est l’objet de la seconde étape : traiter cette information.  Que signifie-t-elle pour moi ?  Est-elle importante ?  Que puis-je en faire ?

Lorsque nous disposons des résultats de ce premier traitement, nous examinons les optiosns qui s’offrent à nous : le faire moi-même ? déléguer ?  Mettre au panier ?  Remettre à plus tard ? Fixer un rendez-vous ?  Le faire tout de suite ?

Et puis, lorsque tout est mis à plat : passer à l’action !

Getting Things Done : une philosophie de l’action

Getting Things Done, ce n’est pas une méthode de gestion du temps.  C’est une philosophie de l’action !  C’est une façon de les organiser de façon à les faire tenir toutes dans le temps qui nous est imparti.  Sans gaspillage, sans culpabilité et donc… sans stress inutile !

Tout cela est encore confus et théorique ?

Pas de panique : dans les articles suivants, je vous en dirai davantage sur cette méthode et ses avantages.   Mais déjà, je peux vous répéter ce que m’a dit un participant à une formation quinze jours après la session : « depuis que je pratique cette méthode, je dors bien la nuit« .

Et vous ?

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Ateliers Gestion du temps GTD

Formation : Gestion du temps et de projets avec la méthode GTD

Comment ne plus rater un rendez-vous ?  Comment ne plus oublier l’anniversaire de Julie ?  Est-ce bien aujourd’hui que je dois rappeler Marc pour le projet « Durand » ?

Autant de questions qui – lorsqu’on ne peut y répondre concrètement – engendre un stress aussi pesant qu’inutile.

Mais dans nos vies surchargées de projets et d’informations, comment s’en sortir ?  Comment se donner l’assurance de ne rien oublier ?  Tout en se libérant du stress négatif ?

C’est ce à quoi la méthode Getting Things Done répond de manière très concrète.

A partir de quelques principes très simples et d’outils très pratiques.

C’est ce que nous allons découvrir ensemble lors de la formation « Gestion du temps et de projets avec la méthode GTD » que j’anime à Liège le 6 novembre prochain.

Des outils puissants et quelques principes simples

  • on ne gère pas son temps, mais ses actions et ses informations
  • on peut se créer un système efficace qui centralise les informations et nous aide à prendre les bonnes décisions
  • une révision régulière des tâches hebdomadaires permet de rester maître de son agenda
  • les actions non-achevées sont génératrices de stress inutile. Un système qui évite ce type d’actions réduit considérablement le stress de celui ou celle qui l’utilise.

Premier temps : le diagnostic

Après une brève présentation, et avec l’aide du formateur, vous allez évaluer votre propre situation :

  • Quelle est ma méthode ?
  • Où en suis-je dans ma gestion du temps ?
  • Quelles sont mes sources d’informations ?
  • Comment centraliser l’information pour la maîtriser ?

La suite sur www.linguafrancaacademy.org

 

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Logiciels Mind Mapping Outils XMind

XMind 2012 : encore plus performant !

XMind 3.2.1. avait déjà amélioré de nombreuses fonctionnalités par rapport aux versions précédentes.

Aujourd’hui, une nouvelle version – XMind 2012 – sort et nous réserve quelques bonnes surprises !

Petit tour du (futur) propriétaire.

Nous vous avons déjà abondamment parlé d’XMind : un logiciel de mindmapping aussi simple qu’efficace.  Nous n’avons jamais caché que nous l’aimons : bon marché, simple mais puissant, présentant de nombreuses possibilités graphiques élégantes…

Aujourd’hui, il nous revient avec une nouvelle version 2012 qui ne constitue pas une grande révolution, mais qui apporte des fonctionnalités supplémentaires.  Des fonctionnalités qui raviront les gestionnaires de projets autant que les étudiants, les chefs d’entreprise autant que les travailleurs de la créativité.

Des thèmes et modèles qui apparaissent dès l’ouverture du programme

 Fini le programme qui s’ouvre sur une page austère centrée sur un rectangle bleuâtre !  J’en connais plus d’un qui ont été désarçonnés par cette vision tristounette…

Aujourd’hui, au démarrage du logiciel, XMind vous propose plusieurs modèles : la traditionnelle page blanche, mais aussi  des cartes pour la gestion de projet, préparation de réunion, programme hebdomadaire, aide de prise à la décision, etc.

Fenêtre thèmes et modèles

Les thèmes, qui auparavant étaient relégués au bas de l’espace de travail sous forme d’une icône miscroscopique, apparaissent dans la même fenêtre.  Ils vous offrent la possibilité de définir les caractéristiques graphiques de votre carte : couleur du fond et des sujets, epaisseur et style des branches, etc.  Et cela en un seul clic !

Un bouton en bas à gauche de cette fenêtre de dialogue vous permet d’ajouter vos propres thèmes et modèles ce qui vous fera gagner du temps pour la mise en page.

Depuis cette même fenêtre, vous pouvez également ouvrir un fichier existant.  Cette centralisation des commandes de départ dans un même espace rend le logiciel beaucoup plus ergonomique !

Un nouveau diagramme de Gantt

Voilà qui devrait ravir chefs d’entreprises et gestionnaires de projets : le diagramme de Gantt – qui était vraiment rudimentaire dans les versions précédentes – devient un véritable outil de gestion de projet.

Ici, j’ai simulé un projet très simple de campagne e-mail avec distribution des tâches à 4 membres d’une équipe.  J’ai combiné vue de la carte et du diagramme de Gantt pour que vous puissiez voir la correspondance entre les deux.  Pour plus de lisibilité, j’ai réduit la vision de la carte au seul sujet « Campagne email » via la commande « drill down« . (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Vue combinée carte + diagramme de Gantt

Par exemple, Juliette – trait en rouge du haut du diagramme – est chargée d’encoder la liste des abonnés.  Elle a commencé au 12 juillet et doit terminer pour le 31 août.  Elle a déjà accompli 76 % de sa tâche.  Par contre, Marc, qui devait rédiger le texte de la lettre d’infos pour le 27 juillet, n’a pas accompli sa tâche dans les délais impartis : elle s’affiche sous forme d’un losange sur le diagramme !

Une autre fonctionnalité intéressante de cette nouvelle version d’XMind est de lier deux tâches entre elles : une tâche doit être terminée pour que la suivante puisse commencer.  J’ai fait l’expérience avec Marc.  Il ne peut insérer les liens dans sa lettre d’infos que lorsque celle-ci sera rédigée.  J’ai donc lié la tâche « Liens » à la tâche « Rédaction« .

Marc n’a pas tenu les délai : que se passe-t-il ? (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Diagramme de Gantt : tâche incomplète empêchant le démarrage de la suivante

Une icône en forme de panneau de signalisation danger jaune et noir est apparue dans mon sujet « Liens« .  En cliquant sur cette icône, le menu « Tasks » m’informe que la tâche « Liens » doit être postposée car la tâche précédente, à laquelle elle est liée – Rédaction – n’est pas terminée.

Dans le bas du menu « Tasks » apparait aussi une relation qui m’indique que les tâches « Rédaction » et « Liens » sont liées.  Et que cette relation est du type « Finish to start« , c’est-à-dire que la tâche marquée comme « Predecessor » doit être terminée avant que la suivante ne puisse démarrer.   Et dans le diagramme de Gantt, une flèche relie les deux traits qui représentent ces tâches.

La fonction « Task » permet à présent d’affiner les délais en jours et en heures, ce qui n’existait pas dans les versions précédentes.  Tout ceci fait d’XMind un meilleur outil que jamais pour la gestion de projet !

Et l’équipe d’XMind ne compte pas en rester là : elle promet de travailler encore sur le diagramme de Gantt et d’y ajouter de nouvelles fonctionnalités.  XMind se positionne donc clairement sur le marché des logiciels de gestion de projet !

Les révisions : revoir la construction de sa carte étape par étape

La dernière fonctionnalité que je voudrais explorer avec vous aujourd’hui est celle des révisions : un outil extraordinaire dans le cadre du travail collaboratif.  En effet, chaque membre du groupe de travail peut revoir l’historique entier de la carte depuis sa création, étape par étape.

Voici ma carte terminée : c’est le projet Calix comprenant une équipe et une campagne email.  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

Carte terminée

Mais quelles étaient les différentes étapes que j’ai franchies pour en arriver là ?  Et n’y avait-il pas finalement une meilleure version de ma carte ?  Ou une étape dans laquelle figurait une bonne idée que j’ai supprimée, mais que je pourrais utiliser ailleurs ?

Le nouvel outil « Révisions » d’XMind me permet à présent de visualiser toutes les étapes du processus de création de ma carte !

Voici un exemple : alors que je dessinais la carte du projet « Calix« , j’avais ajouté à l’étape 5 un sujet « Objectifs » avec une image.  J’ai finalement décidé de la supprimer pour simplifier la carte et me concentrer sur mon objectif principal : la gestion des tâches.  Mais cette étape, la voici, de nouveau visible grâce aux révisions. (Cliquez sur l’image pour l’agrandir).

La fenêtre Révisions

Dans le cadre d’un travail collaboratif, cela permet à chaque membre du groupe ou de l’équipe de voir ce que son ou sa collègue a pu modifier au cours de l’évolution de la carte.  Pour un étudiant, cela permet de revoir les étapes de son raisonnement.  Etc.

Pour les nouvelles formules de tarification d’XMind, je vous suggère de visiter Heuristiquement.com, l’excellent blog de mon ami Philippe  Boukobza qui vient d’écrire un article sur le sujet, agrémenté d’une carte très claire 😉

XMind a également revu son site internet, plus ergonomique et agréable à consulter.

N’hésitez pas à télécharger cette nouvelle version d’XMind : 2012 !

Envie de vous former au Mindmapping avec XMind ?  Consultez notre agenda pour connaître les formations et les conférences près de chez vous.  Si vous êtes une association ou une entreprise, nous pouvons également organiser une formation pour vos membres et/ou vos travailleurs.   N’hésitez pas à prendre contact avec nous pour en savoir plus.  Nous pratiquons des prix démocratiques pour le non-marchand…

Bon travail 😉

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Ateliers E-learning Entreprise formation Logiciels Mind Mapping Outils

Gérer son temps : une formation avec GTD et Personal Brain

Il y a quelque temps, je vous avais parlé de la méthode GTD (Getting Things Done), de David Allen.  Cette méthode, aux principes simples mais d’autant plus efficaces, a valu une notoriété mondiale à son auteur, surnommé le « gourou de la productivité« .

Parce que ceux qui l’utilisent gagnent du temps, travaillent mieux et surtout, oublient le stress lié aux choses à moitié faites…

Cela vous tente ?

Alors inscrivez-vous à la formation que j’organise chez Accortise le 28 avril de 9 à 16h30 !

Je gère mon temps avec GTD et Personal Brain

Nous y découvrirons ensemble :

  1. Les principes de la méthode GTD
  2. Le logiciel Personal Brain
  3. La mise en place de votre système personnalisé de gestion du temps

Une formation pratique axée sur :

  • vos besoins
  • votre situation personnelle
  • la maîtrise de vos informations personnelles ET professionnelles
  • la mise en place d’outils concrets de gestion de vos actions
  • le suivi du flux de travail
  • la maîtrise de vos différents projets
  • l’identification des tâches à accomplir
  • l’établissement des priorités
  • la gestion efficace de votre agenda
  • un système de rappel qui ne vous laisse plus rien oublier
  • des outils simples et accessibles partout où vous êtes

Retrouvez la maîtrise de vos actions et de votre temps !

Laissez le syndrome To-Do lists aux autres et confiez la gestion de vos actions à un système simple et fiable !

Le syndrome To-Do list

Nous connaissons tous des personnes atteintes du syndrome To Do lists :

  • Elles se précipitent sur leur ordinateur dès le matin
  • elles s’épuisent à vite effectuer les premières tâches
  • elles reportent les suivantes au lendemain ou au surlendemain
  • elles se découragent devant la quantité ingérable de tâches non-effectuées au bout de la semaine
  • elles gâchent leur week-end à culpabiliser à cause du travail à moitié fait
  • et elles recommencent la saga infernale dès le lundi suivant…

J’ai l’air de me moquer ?  Je sais de quoi je parle : je suis passé par là aussi !

Les tâches qui ne sont pas confiées à un système fiable encombrent votre mémoire et engendrent un stress rapidement insupportable !  A terme, ce type de pression engendre de l’épuisement, voire du burn out, ce stade où vos réserves physiques sont épuisées…

GTD et Personal Brain

Personal Brain est un logiciel de mindmapping dynamique.  Il est l’outil idéal pour centraliser des informations, les gérer, les échanger.  Il gère aussi les calendriers comme personne…

C’est pourquoi David Allen lui-même a choisi Personal Brain comme logiciel principal de gestion des tâches et des informations pour sa méthode GTD.

Personal Brain est unique :  sa simplicité, alliée à sa dimension dynamique et à sa puissance de stockage en font un outil rêvé pour ceux qui veulent gérer leur temps et leurs projets sans entrer dans des programmes habituellement réservés aux ingénieurs.

Si comme moi vous êtes plutôt du genre intuitif, que vous aimez le concret et les applications qui vous facilitent la vie, vous allez adorer Personal Brain !

Les entreprises qui utilisent les logiciels de mindmapping estiment gagner entre 4 et 6 heures par semaine par personnes.  Je vous garantis qu’avec la combinaison GTD + Personal Brain, vous allez gagner beaucoup plus : vous allez gagner en productivité et en confort de vie !



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Logiciels Mind Mapping Outils Projets

XMind : Passez à la version Pro et découvrez d’autres dimensions du Mindmapping !

Cela ne vous a pas échappé : nous aimons XMind !

Pourquoi ?

Parce que… Les raisons ne manquent pas :

  • facile à apprendre
  • ergonomique : toutes les fonctionnalités sont à portée de main sur un tableau de bord accessible d’un coup d’oeil
  • des possibilités graphiques innombrables : couleurs, formes des branches, images, etc.
  • Utilisation de différents formats : cartes heuristiques, arètes de poisson, feuille de calcul…
  • intégration facile de liens, de notes, d’icônes, d’images…
  • focus sur un sujet en particulier
  • le vérificateur orthographique
  • le filtrage et les légendes
  • etc.

Tout cela, gratuitement (vous pouvez d’ailleurs télécharger XMind 3.2.1 ici).

Mais savez-vous que vous pouvez faire beaucoup plus ? Et passer à une dimension vraiment professionnelle du Mindmapping ?

Passez à la dimension professionnelle de XMind !

(Cliquez sur la carte pour la visionner sur XMind.net).

Licences Pro

En achetant la licence PRO de XMind.

Vous profiterez alors des fonctions étendues du logiciel :

  • modules de brainstorming et de présentation
  • fonctions de cryptage pour la protection de vos données
  • cartes « privées » accessibles à vous seul et aux collaborateurs que VOUS déterminez
  • diagrammes de Gantt pour une gestion optimale de vos projets
  • export illimité vers les formats PDF, Word, PowerPoint
  • cliché de carte : sélectionner l’ensemble ou une partie de votre carte pour en créer une autre
  • fusion de carte : fusionner plusieurs cartes (avec vos collaborateurs par exemple)
  • galerie d’images : intégrez facilement des images de qualité professionnelle
  • informations de tâches : visionnez en un coup d’oeil qui est responsable d’une action, quand elle commence
  • création de vos propres thèmes et utilisation de ceux-ci par défaut pour tous vos documents : couleurs, formes, styles de lignes, attributs graphiques divers…

Vous aussi, passez à la dimension PRO du Mindmapping !  Cliquez ici pour obtenir votre licence PRO

Vous former à l’utilisation d’XMind ?  Rien de plus facile : consultez notre page Agenda !

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