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XMind en gestion de projet : exportez vos tâches vers Excel

Vous gérez des projets ?  Et vous souhaitez exporter vos informations de tâches vers une feuille de calcul Excel ?  C’est désormais possible avec XMind 2013 comme je vous le montre dans ce tutoriel vidéo.

Dans un article précédent, je vous ai montré comment exporter le contenu d’une carte mentale XMind vers une feuille de calcul Excel.  Aujourd’hui, je vous propose de voir ensemble comment exporter le contenu d’une mindmap de gestion de projet – les infos de tâches – vers ce même tableur de Microsoft.  C’est l’une des nouvelles fonctionnalités de la version beta 2013 de XMind.

Pour tester cette nouvelle fonctionnalité, j’ai conçu une mindmap de gestion de projet autour d’un projet fictif : le projet Waw. (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir au maximum ou téléchargez cette carte de gestion de projet sur ma page Biggerplate).

Exemple de gestion de projet

J’y ai ajouté des informations de tâches. Les petits marqueurs qui apparaissent à côté des sujets secondaires (comme Rédaction, Mise en page, etc.) indiquent qu’on a attribué cette tâche à une personne, avec un degré de priorité, un début de tâche, une durée ou une date-limite, et d’autres informations que vous pouvez visualiser en cliquant sur l’icone « Infos de tâches » à droite de l’écran ou en cliquant sur le menu « Vue« , « Infos de tâches » dans la barre du haut.

Insertion des infos de tâches

Lorsque vous cliquez sur cette commande, vous obtenez cet affichage :

Visualisez les infos de tâches

En haut à droite, figure le nom de la personne à qui la tâche a été assignée, ensuite, le niveau de priorité – ici, le 1, priorité haute – ensuite la date de début de la tâche, la durée, l’état d’achèvement (0 % dans notre cas) et puis ensuite, s’il y a une tâche précédente dont dépendrait notre action : et il n’y en a pas.

Vous pouvez voir cette information sous une autre forme : le diagramme de Gantt, présent dans le logiciel de mindmapping XMind (contrairement à ce qui se passe avec MindMaple qui exporte son diagramme de Gantt vers Excel).

Vue « diagramme de Gantt »

Exportation des tâches vers Excel

Mais à présent, vous pouvez aussi exporter vos infos de tâches XMind 2013 vers une feuille de calcul Excel.  Si, comme moi, vous êtes un(e) habitué(e) des mindmaps et des représentations graphiques, vous n’en avez probablement pas besoin.  Mais ce n’est pas le cas de tout le monde : il vaut donc mieux leur fournir à ces personnes des données sous forme de tableau.

Voici un tutoriel vidéo qui vous montre la procédure à suivre pour exporter vos infos de tâches dans un tableau Excel de Microsoft.

Vous avez vu ?  Ce n’est pas bien compliqué !

Et voici en prime, une image grandeur nature des résultats obtenus après exportation vers la feuille de calcul :

Vos infos de tâche dans une feuille Excel

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XMind – Excel : exportez votre mindmap dans une feuille de calcul

Avec XMind 2013, il est désormais possible d’exporter le contenu de votre mindmap dans une feuille de calcul Excel.  Voici un tutoriel en vidéo et en photos.

Une des fonctions qui manquaient le plus à XMind, était l’exportation de données d’une carte mentale vers une feuille de calcul Excel.  Cette lacune est aujourd’hui comblée, puisque la version beta de XMind 2013 permet désormais d’exporter des données d’une mindmap vers le célèbre tableur de Microsoft pour y effectuer des calculs sur le contenu.  C’est une des nouvelles fonctionnalités du logiciel.

Voici une carte que j’ai réalisée pour tester cette nouvelle fonction : il s’agit d’une liste de fournitures de bureau.  (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir ou téléchargez la carte sur l’export Excel sur ma page Biggerplate)

Une liste de fournitures

Le but de cette carte est de rassembler une liste de fournitures de bureau avec le nombre d’articles nécessaires dans chaque catégorie, et le prix.  Lorsque la carte sera exportée dans la feuille de calcul Excel, le tableur de Microsoft nous permettra de calculer les montants de chaque catégorie et le montant total des achats.

Plusieurs modes d’exportation vers Excel

La version beta de XMind 2013 permet trois modes d’exportation différents vers Excel.  J’ai illustré la première dans la photo suivante et dans la vidéo de mon tutoriel.  Je présenterai le résultat des autres plus bas sur les illustrations suivantes.

Voici le résultat de cette exportation :

Feuille de calcul Excel

Pour exporter cette carte mentale XMind 2013, j’ai cliqué sur le menu « Fichier« , j’ai cliqué ensuite sur « Exportation » et j’ai choisi dans le nouveau menu « Feuille de Calcul« .

Ensuite, une fenêtre de dialogue s’affiche, qui me demande des précisions au sujet du mode d’exportation que je souhaite.

Sélectionnez le mode d’exportation

Dans ce cas, j’ai demandé une fusion des cellules.  J’ai également coché l’onglet du sujet flottant, ce qui ajoutera au bas de mon tableau le lieu et la date : Geleen, le 20 juillet 2013.

L’onglet « infos de tâches » est également sélectionné, mais il ne nous intéresse pas ici : il ne concerne que les cartes de gestion de projet dont je reparlerai dans un prochain billet.

Voici une vidéo Youtube qui vous montre comment procéder :

Dans le cas de l’exportation avec « fusion des cellules », les catégories – en fait les sujets principaux de ma mindmap – sont devenus les cellules de la colonne de gauche de mon tableau : elles sont suivies de la colonne « articles » qui sont répartis selon la catégorie à laquelle ils appartiennent.  Ensuite, vient le nombre d’unités à acheter et le prix unitaire de chaque article.

Une fois tout cela exporté dans ma feuille Excel, j’ai pu recalculer les prix et le montant total de mes achats.  Mais après avoir converti mes chiffres en « nombres », car Excel importe tout le contenu de la mindmap comme du texte.  Il y a donc une petite opération intermédiaire à effectuer si vous désirez effectuer du calcul sur les données importées.

Exportation avec le mode « Pivot »

Dans ce mode d’exportation, contrairement à ce qui se passe dans le mode « Fusion des cellules », les catégories ne sont pas rassemblées en une seule ligne, mais bien en autant de lignes qu’il y a d’articles, comme ci-dessous.  Cela peut-être utile si on doit refaire des manipulations sur certains items ou si on doit pouvoir compter les lignes qui comprennent le même libellé, par exemple.

Répartition des cellules par « pivot »

Chaque ligne est répétée et mon sujet flottant figure bien au bas du tableau.

Exportation selon le mode Structure ou Outline

Le troisième mode d’exportation de XMind 2013 vers une feuille de calcul du tableur Excel, est de les rassembler selon la structure ou outline (si vous travaillez avec la version anglaise du logiciel comme moi…).

Voici le résultat de cette opération :

Cellules exportées selon la structure

Chacune des cellule est décalée d’une ligne par rapport à la précédente.  Cela donne des tableaux très aérés par rapport aux précédents, mais cela prend beaucoup d’espace et je ne vois pas très bien  l’application possible de ce type présentation.

Si certains d’entre vous utilisent ce type de structures, ils peuvent éclairer ma lanterne ?

(J’ai écrit « agraphes » au lieu d’agrafes, mais je n’ai pas envie de tout changer : donc, je vous demanderai d’être indulgent(e)s pour cette fois…)

Une spécificité intéressante pour les gestionnaires de projet : désormais, XMind 2013 permet aussi d’exporter vos infos de tâches vers Excel.

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Créez des infographies de qualité pro avec easel.ly !

Comment créer des infographies de qualité professionnelle ?  Les logiciels coûtent cher.  Ils sont compliqués.  Et je ne suis pas doué en dessin !

Easel.ly, un programme entièrement en ligne vient combler cette lacune.

C’est encore une version bêta, mais elle est très prometteuse.

L’environnement du site easel.ly rappelle énormément celui de Prezi pour ceux qui connaissent ce fantastique outil de présentation.

Un espace de travail dans lequel on vient glisser les éléments au fur et à mesure qu’on en a besoin.

L’espace de travail

Les vhèmes ou thèmes visuels

En haut à gauche de l’espace, les « Vhemes » sont les thèmes visuels.  Cela peut être des cartes de géographie, un homme habillé, des bulles, un graphe en histogrammes.  Pour l’instant, ils ne sont pas encore très nombreux, mais le site promet de nouveaux motifs pour bientôt !

Les « Vhemes »

Mais on peut également partir de rien (from scratch, comme le dit l’expression anglaise, car easel.ly ne parle que l’anglais pour l’instant).

Différents arrières-plans (backgrounds)

Dans ce cas, on peut choisir entre différents arrières-plans : comme tous les objets du site, il suffit de cliquer et glisser le fond sélectionné sur l’espace de travail.

Arrière-plan

Vous pouvez ensuite choisir des objets dans les différentes rubriques – transport, people, nature, banner, pool, etc. – et les cliquer-glisser de la même façon.  Vous pouvez aussi ajouter des formes – flèches, doubles flèches, rectangles, info-bulles, etc.  Tout est repositionnable.  Vous pouvez également modifier la couleur de ces formes.  Et adapter leur taille au format souhaité.

Un premier essai concluant

Vous pouvez également afficher une grille afin de placer vos éléments de façon régulière sur l’arrière-plan.

Vous avez aussi le choix entre trois types de texte : titre, en-tête de paragraphe et corps du texte.  Vous combinez le tout en cliquant-glissant, vous sauvegardez et vous obtenez une belle infographie.  J’ai mis moins de dix minutes pour réaliser le tableau ultra-simple ci-dessous.  Mon premier essai avec ce programme en ligne.

Premier essai

Des infographies complexes en toute simplicité

Mais avec un peu de pratique, vous serez capable de créer des choses aussi complexes que l’infographie ci-dessous :

Exemple d’infographie

Donc, rendez-vous sur easel.ly et bon travail 😉

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