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Gestion de projet : visualisez votre ligne du temps avec XMind

Comment visualiser les différentes étapes d’un projet ?  Comment établir une ligne du temps claire et pratique ?  Réponse : avec XMind !  En utilisant une structure particulière : l’arète de poisson ou Ishikawa, du nom de son inventeur.

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Dans son livre « Visualisez votre vie en quelques coups de crayon« , Xavier Delengaigne aborde la gestion de projet en trois étapes :

  1. Un brainstorming pour définir le contenu du projet
  2. L’utilisation du CQQCOQP pour poser des questions pertinentes sur le projet
  3. Et une ligne du temps pour visualiser les étapes du projet dans la durée

J’avais déjà utilisé la ligne du temps pour aider de futurs créateurs d’entreprise à mieux visualiser leur projet.  Et j’en avais aussi illustré le principe par une carte iMindMap que voici (double-cliquez sur l’image pour l’agrandir au maximum).

Le principe de la ligne du temps

J’ai eu l’opportunité, ces derniers jours, d’animer un atelier « Gestion de projet avec les outils visuels » et j’ai proposé au groupe de participants de visualiser un projet de formation de cette manière.

Une ligne du temps avec XMind

XMind propose une ligne du temps par défaut dans son menu d’ouverture.  Mais, outre le fait qu’elle soit en anglais, elle présente un calendrier trimestriel qui ne convient pas à notre projet.

Nous avons donc créé une carte en partant de la structure arète de poisson.  Pour ce faire, ouvrez une carte en blanc, sélectionnez le menu « Propriétés » et cliquez sur « Arète de poisson » dans le sous-menu « Structure« .

Choisissez la structure « Arète de poisson »

Le logiciel de mindmapping nous donne donc une tête de poisson orientée vers la gauche.  La carte progressera donc logiquement vers la droite au fur et à mesure que nous allons avancer.

La première question qui se pose est : devons-nous commencer par des dates ?  Ou devons-nous au contraire commencer par les grandes étapes du projet  et ajouter les dates ensuite ?

Planifier le projet étape par étape

Finalement, nous avons opté pour cette seconde solution.  Pourquoi ?  Parce que si nous devons illustrer un projet passé, alors nous pouvons nous permettre de tout classer par date, puisque celles-ci sont connues d’avance.  Mais pour un  projet en cours ou qui n’a pas encore démarré : tant de choses peuvent encore se passer, tant d’imprévu peut encore modifier ce que nous avons planifié !

Voici ce que donne notre carte Ligne du temps – arète de poisson XMind !  (Cliquez sur l’image pour l’agrandir, téléchargez la carte gratuitement sur notre page Biggerplate).

La ligne du temps de notre projet !

En effet, notre carte est structurée selon les grandes étapes du  projet.  Ensuite, celles-ci sont détaillées et les dates précisées quand c’est possible.

Marquez la durée avec une relation

Notez l’utilisation de la relation pour exprimer la durée d’une action.  En effet, toutes les étapes ne se suivent pas nécessairement de façon strictement chronologique.

Par exemple, l’étape publicité commençait tout au début du projet, mais continue au moins jusqu’à l’étape de sélection des candidats.  Nous avons donc exprimé cela par une relation en pointillé rouge qui part du sujet « Publicité » et qui le relie au sujet « Sélection ».  C’est une façon commode de visualiser cette durée.

Pour ne pas empiéter sur les branches et les autres sujets, nous avons choisi l’option « Zigzag » pour la forme de la relation.  De cette manière, elle suit la progression de la branche centrale vers le sujet « Sélection » sans nuire à la lisibilité de l’ensemble.

Explicitez les étapes du projet avec les marqueurs

Remarquez aussi l’utilisation des marqueurs – ces petites images livrées avec le logiciel – et de la légende.  Nous avons utilisé les petits personnages bleu et vert afin de symboliser les candidats à la formation.  Nous avons utilisé la bombe pour illustrer un risque : celui de n’avoir pas assez de candidats pour commencer la formation !

Nous avons enfin utilisé le point d’exclamation pour montrer que cette étape était conditionnelle : nous effectuerons un nouveau mailing avec le Forem – l’équivalent belge francophone de Pôle Emploi – si nous n’avons pas assez de candidats.  Si nous en avons en suffisance, cette étape n’aura pas lieu.

Afin de rendre ces symboles suffisamment explicites, nous les avons expliqués dans la légende.  Pour afficher les marqueurs dans cette légende, suivez la  procédure suivante : cliquez d’abord sur l’arrière-plan de la carte pour être certain(e) de ne sélectionner aucun sujet.  Cliquez sur le menu « Propriétés », cochez la petite case « Montrer la légende ».  Une légende s’affiche alors au bout du pointeur de votre souris.  Vous pouvez la déposer où vous le souhaitez sur votre carte.  Cette légende se met à jour automatiquement au fur et à  mesure que vous ajoutez ou enlevez des marqueurs.

Pour modifier le texte en regard du marqueur dans la légende, double-cliquez sur le texte, un champ apparaît : complétez le par votre propre texte.  C’est fait !

Essayez par vous-même de planifier votre projet de cette manière et n’hésitez pas : faites-nous parvenir vos cartes ou vous commentaires.

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Visualisez votre vie en quelques croquis avec Xavier Delengaigne

Xavier Delengaigne, qui nous a récemment offert un livre sur la gestion du temps avec le mindmapping, nous revient avec un nouveau petit bijou : Visualisez votre vie en quelques coups de crayon.  Un très bel ouvrage, illustré avec brio et simplicité par Salma Otmani. 

Voici un livre qui risque de changer le regard que vous portez sur la vie.  En tout cas, sur VOTRE vie : un livre qui vous propose rien de moins que de visualiser vos objectifs et de les atteindre.  En quelques coups de crayon : c’est-à-dire à l’aide de techniques visuelles très simples à mettre en oeuvre, mais aussi très puissantes du point de vue des résultats.

Un format à l’italienne

Trois parties et 70 exercices

L’ouvrage propose pas moins de 70 exercices répartis sur trois parties :

  1. Le passé forge vos rêves de demain
  2. Visualisez vos objectifs pour les réaliser
  3. Croquez vos idées

Chaque partie correspond à une démarche différente : mieux se connaitre, visualiser ses objectifs, s’exercer à la pratique du sketchnote…

Utilisez la puissance du rêve

La première partie capitalise sur la puissance du rêve : elle vous donne l’occasion de vous retourner sur ce qu’il y avait de meilleur dans votre passé.  Elle transforme vos rêves d’hier en opportunité pour aujourd’hui et pour demain.

C’est la partie du livre qui vous permet de vous connaitre de manière approfondie :

  • d’où je viens ?
  • quels sont les rêves qui m’ont transporté ?
  • les gens qui m’ont influencé ?
  • les situations qui m’ont formé ?
  • quelles sont les valeurs dans lesquelles je me reconnais ?

Visualisez vos objectifs et passez à l’action !

Cette partie s’adresse davantage au présent et au futur :

  • vous évaluez la situation présente,
  • vous fixez vous des objectifs SMART
  • vous utilisez les métaphores textuelles et visuelles pour élargir votre vision
  • vous répondez à toutes les questions avec CQQCOQP
  • vous passez à l’action !

Ce dernier point est important, car tout le livre tend vers l’action et non pas uniquement vers l’introspection !  Il s’agit  d’utiliser tous ces outils pour transformer votre vie.

Croquez vos idées

Enfin, la troisième partie vous donne l’opportunité de vous exercer aux techniques de croquinote : après un peu de théorie sur la pensée visuelle, vous passez à des exercices très pratiques et progressifs.

De cette manière, vous inventez votre propre grammaire visuelle, votre propre vocabulaire graphique.  Et vous tirez parti de votre créativité naturelle :

  • vous oubliez le linéaire
  • vous sortez de votre zone de confort
  • vous explorez votre potentiel créatif

Ces techniques, pas très éloignées du mindmapping présent lui aussi dans ce livre, sont vraiment des outils puissants pour booster votre créativité : leur côté ludique libère littéralement votre hémisphère gauche.

J’ai aimé

  • l’élégance graphique du livre : format à l’italienne, couleurs pastels, dessins simples et efficaces : tout concourt à faire de ce livre un bel objet agréable à utiliser
  • le côté pratique des exercices : tout est réalisable avec plaisir ; chapeau !
  • la théorie accessible : l’auteur ne jargonne jamais et vulgarise les théories les plus pointues
  • la complémentarité totale entre le texte et l’illustration : jamais de redondance, mais une complicité bienvenue

Vous aurez compris que j’ai adoré ce livre et que je vous le recommande chaudement !

Vous pouvez vous procurer l’ouvrage dans votre librairie préférée, en ligne y compris sur le site de l’éditeur.  Il est vendu aux alentours de 19 € : c’est un cadeau, il vaut beaucoup plus 😉

Xavier Delengaigne, Salma Otmani, Visualisez votre vie en quelques coups de crayon, Paris, Editions Eyrolles, 2013, 146 p.

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Facilitation : utilisez le drill down de XMind pour le focus

Comment focaliser l’attention sur une seule dimension d’un projet lors d’une séance de facilitation ?  Un exemple d’utilisation de la fonction drill down de XMind avec les 6 chapeaux de De Bono.

Tous les animateurs de réunions de facilitation vous le diront : il est extrêmement difficile de conserver le focus des participants sur une seule dimension d’un projet.  Tout naturellement, l’imagination  vagabonde et notre esprit critique n’est jamais vraiment en repos.

Cela perturbe les brainstormings autant que les séances de créativité : une idée à peine émise est critiquée ou sortie de son contexte.  On demande aux participants de se concentrer sur l’information relative à un projet et quelqu’un suggère une action qui concerne les bénéfices matériels de l’opération.

Les 6 chapeaux d’Edward De Bono sont une excellente technique pour se focaliser sur une seule dimension d’un projet à la fois.  Pour travailler phase par phase.  En mettant volontairement de côté tout ce qui pourrait nuire au bon déroulement de chacune de ces phases.

Six chapeaux pour penser en phases

Un petit rappel de la technique : on prend un chapeau de couleur différente pour illustrer chaque phase du processus de réflexion, comme illustré dans cette mindmap (cliquez sur l’image pour l’agrandir et cliquez ici pour la télécharger gratuitement sur Biggerplate)

Les 6 chapeaux d’Edward De Bono

Le chapeau bleu est celui du contrôle, de la supervision, de la vue d’ensemble : la sky view, les choses vues d’en-haut.  C’est généralement le chapeau par lequel commence la session : on prend la mesure de la tâche, on envisage le projet dans sa globalité, on en fixe le cadre.

Ensuite, on passe aux faits : le chapeau blanc.  Que sait-on de ce projet ?  De quelles informations objectives disposons-nous ?  Quelles sont les données qui nous manquent ?  Où la trouver ? Qui sont les personnes – gatekeepers – qui pourraient nous aider à la trouver ? etc.

Le chapeau rouge concerne les émotions : quels sentiments suscite notre action ?  Parmi nos collaborateurs, mais aussi au sein du public-cible de notre projet.  Quelles réponses peut-on en attendre ?

Le chapeau noir représente les menaces : les risques financiers, juridiques, la perte des repères, les impacts négatifs sur notre projet ou sur d’autres, etc.

Le chapeau jaune est celui des choses positives, des bénéfices, des récompenses qu’on peut espérer de ce projet ou de cette action.

Le chapeau vert est celui de la créativité, de la croissance, de tout ce qui peut nourrir le projet, tisser du lien avec d’autres.

Et on termine généralement par un retour vers le chapeau bleu : on peut de nouveau considérer le projet dans son ensemble, et le repenser à la lumière de ce que chacun des autres chapeaux a apporté.

Le drill down : un focus bienvenu sur chacune des phases

Utiliser une mindmap pour animer une réunion de ce type contribue à la visualisation de la progression du travail : chaque nouvel argument est placé sur la carte en relation avec les autres.  Cette visualisation immédiate de la hiérarchie et des liens entre les concepts est une des forces du mindmapping.

La fonction Drill down ou « zoom sur le sujet » de XMind va nous permettre d’aller nettement plus loin.

Je sélectionne la branche qui représente le chapeau sur lequel je veux me concentrer.  Prenons la rouge, celle des émotions.   Et j’actionne le Drill down : en cliquant sur Zoom sur le sujet dans le menu Vue ou en appuyant sur F6.

Zoom sur le sujet dans le menu Voir

A présent, mon chapeau rouge est devenu le centre de ma mindmap et le reste est invisible.  Les participants vont pouvoir se concentrer uniquement sur les sentiments suscités par le projet.  Je complète alors la branche avec les réponses des participants.

Le chapeau rouge est devenu le centre de la carte

Lorsque le temps est écoulé et que cette partie de la session est terminée, j’actionne le drill up en cliquant sur la flèche verte qui apparaît sur mon sujet central pour revenir à la carte complète.

Se concentrer sur l’essentiel à chaque phase du projet

Et je peux passer au drill down ou zoom sur le sujet sur la phase suivante :  le chapeau noir des menaces, après une courte pause.

Lorsque toutes les phases ont été examinées de la sorte, ma carte est complète : il me reste à revenir au chapeau bleu pour effectuer la synthèse des nouvelles idées.  Car, avec la fonction drill down, tout ce que je transforme sur la carte « temporaire » est conservé dans la carte complète.  Contrairement à ce qui se passe avec des cartes secondaires ou filles.

Et j’ai la certitude que les participants ne se sont pas laissés distraire par une autre information ou une autre phase du projet que celle qui était au programme.

Et vous : animez-vous des sessions de créativité de ce type ?  Et utilisez-vous des techniques visuelles comme le mindmapping ?  Ou pratiquez-vous des sessions de créativité avec les 6 chapeaux de De Bono ?

Marco Bertolini

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Le stress : comment s’en faire un allié !

Beaucoup d’étudiants sont paralysés par le stress avant une interrogation ou un examen.  Pourtant, le stress est un phénomène naturel, lié à la survie de l’espèce.  Et nous pouvons même nous en faire un allié pour étudier de manière plus performante.

Article mis à jour le 22 avril 2021.

Contrairement à ce qu’on pourrait croire, le stress n’est pas forcément négatif.  C’est une réaction ancienne, liée à l’instinct de survie.  Il y a quelques dizaines de milliers d’années, le stress nous faisait réagir au danger : face à un animal inconnu, le cerveau envoie une bonne dose d’adrénaline qui accélère les battements du cœur.  Les muscles irrigués par cet afflux de sang neuf sont plus performants : l’homme court plus vite.  Cela peut sauver sa vie !

Quelque 10.000 ans plus tard, notre environnement a bien changé.  Mais pas notre cerveau !

Devant l’épreuve que constitue un examen ou une interrogation, le cerveau envoie une bonne dose d’adrénaline…  Malheureusement, nous ne devons pas courir plus vite, mais nous concentrer et comprendre ce que le professeur demande, nous rappeler ce qui est écrit dans nos notes, répondre aux questions le plus précisément possible…

Le stress exagéré et continu est extrêmement dangereux, même pour la santé physique.  Mais il est aussi extrêmement dommageable pour notre estime de soi : le stress entraîne des blocages, qui à leur tour produisent des échecs.  Et à force de rater, on se sent nul.  Ce qui engendre de nouvelles peurs, de nouvelles pensées négatives.  De quoi stresser encore plus.  Ca y est :  le cercle vicieux est installé !

Et cet échec permanent finit par me convaincre que je suis vraiment nul ; que de toute façon, je rate tout ce que j’entreprends.  Donc : à quoi bon ?

Le cercle vicieux du stress

Le bon stress

Comme je le disais au début de cet article, le stress n’est pas forcément négatif !

Lorsqu’on est un peu stressé, le cerveau envoie un peu d’adrénaline, on ressent un petit pincement au cœur et un surcroît d’énergie.  Cette énergie supplémentaire est la bienvenue, elle nous aide à être performant, à aller au bout de notre tâche.

Mais trop de stress nous paralyse.  Notre cerveau est incapable de penser, de se concentrer.  Notre mémoire ne fonctionne plus.  C’est comme si on avait effacé notre disque dur interne !

Réagir avant qu’il soit trop tard…

 

Des techniques pour dompter le stress

Pour éviter cette installation permanente du stress, cette paralysie, et finalement, cette image négative de nous-même, il existe plusieurs techniques.  Pour les cas les plus graves, il y a la méthode de l’ancrage.  C’est une technique issue de la PNL (programmation neuro-linguistique) qui « ancre » un souvenir positif et qui l’associe à l’idée d’examen, d’épreuve.  Cela diminue l’angoisse et le stress.  J’y reviendrai dans un autre article consacré à cette technique et à ses nombreux usages.

Dans la plupart des cas, quelques exercices suffisent.

Les points positifs

Il faut se concentrer sur une situation dans laquelle on veut être plus positif.  Par exemple, comprendre cette satanée leçon de maths sur laquelle je coince depuis deux semaines…  Se visualiser en train de réussir, tout en massant légèrement, du bout des doigts, les points situés au-dessus des yeux – ce qu’on appelle les proéminences frontales.  Répéter l’exercice plusieurs fois.  Cela renforce les pensées positives, la visualisation de la réussite et une sorte d’ancrage léger.

Les points d’équilibre

Placer une main sur le nombril, et avec les trois doigts de l’autre main, toucher le point d’équilibre situé juste où le crâne repose sur le cou.  Masser la vertèbre pendant trente secondes.  Et puis changer de mains.  Cela aide à la concentration et à la relaxation.

Massage des proéminences frontales

Visualisation du point X

Mentalement, on imagine un X en face de soi ou flottant au-dessus de soi.  On peut l’imaginer d’une taille ou d’une couleur particulière.  On ferme les yeux et on le visualise mentalement.  C’est une façon de concentrer sa pensée, de la focaliser sur un point.  D’évacuer tout ce qui n’est pas le X.  Et donc aussi les pensées négatives et le stress.  C’est aussi un entraînement à la concentration.

Le roulement du cou

Laisser tomber la tête en avant et la faire rouler à gauche, puis à droite, lentement, sans forcer.  Imaginer qu’on a une craie sur le bout du nez et qu’on dessine un grand sourire au tableau.  Recommencer, toujours de manière décontractée.  Cet exercice relâche les muscles du cou que l’on a tendance à contracter au maximum quand on est stressé.  Ce qui engendre crispation, maux de tête, difficultés de concentration… et nouveau stress.

Vous voilà paré(e) pour votre interrogation ou votre examen. 

Dans cet autre article, découvrez comment écrire sans vous stresser.

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