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XMind en gestion de projet : exportez vos tâches vers Excel

Vous gérez des projets ?  Et vous souhaitez exporter vos informations de tâches vers une feuille de calcul Excel ?  C’est désormais possible avec XMind 2013 comme je vous le montre dans ce tutoriel vidéo.

Dans un article précédent, je vous ai montré comment exporter le contenu d’une carte mentale XMind vers une feuille de calcul Excel.  Aujourd’hui, je vous propose de voir ensemble comment exporter le contenu d’une mindmap de gestion de projet – les infos de tâches – vers ce même tableur de Microsoft.  C’est l’une des nouvelles fonctionnalités de la version beta 2013 de XMind.

Pour tester cette nouvelle fonctionnalité, j’ai conçu une mindmap de gestion de projet autour d’un projet fictif : le projet Waw. (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir au maximum ou téléchargez cette carte de gestion de projet sur ma page Biggerplate).

Exemple de gestion de projet

J’y ai ajouté des informations de tâches. Les petits marqueurs qui apparaissent à côté des sujets secondaires (comme Rédaction, Mise en page, etc.) indiquent qu’on a attribué cette tâche à une personne, avec un degré de priorité, un début de tâche, une durée ou une date-limite, et d’autres informations que vous pouvez visualiser en cliquant sur l’icone « Infos de tâches » à droite de l’écran ou en cliquant sur le menu « Vue« , « Infos de tâches » dans la barre du haut.

Insertion des infos de tâches

Lorsque vous cliquez sur cette commande, vous obtenez cet affichage :

Visualisez les infos de tâches

En haut à droite, figure le nom de la personne à qui la tâche a été assignée, ensuite, le niveau de priorité – ici, le 1, priorité haute – ensuite la date de début de la tâche, la durée, l’état d’achèvement (0 % dans notre cas) et puis ensuite, s’il y a une tâche précédente dont dépendrait notre action : et il n’y en a pas.

Vous pouvez voir cette information sous une autre forme : le diagramme de Gantt, présent dans le logiciel de mindmapping XMind (contrairement à ce qui se passe avec MindMaple qui exporte son diagramme de Gantt vers Excel).

Vue « diagramme de Gantt »

Exportation des tâches vers Excel

Mais à présent, vous pouvez aussi exporter vos infos de tâches XMind 2013 vers une feuille de calcul Excel.  Si, comme moi, vous êtes un(e) habitué(e) des mindmaps et des représentations graphiques, vous n’en avez probablement pas besoin.  Mais ce n’est pas le cas de tout le monde : il vaut donc mieux leur fournir à ces personnes des données sous forme de tableau.

Voici un tutoriel vidéo qui vous montre la procédure à suivre pour exporter vos infos de tâches dans un tableau Excel de Microsoft.

Vous avez vu ?  Ce n’est pas bien compliqué !

Et voici en prime, une image grandeur nature des résultats obtenus après exportation vers la feuille de calcul :

Vos infos de tâche dans une feuille Excel

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Apprendre à apprendre concept map Logiciels Outils VUE XMind

Pensée visuelle : comparez avec les cartes doubles-bulles !

Vous devez faire des comparaisons pour vos études ?  Vous voulez comparer deux situations ou deux organisations et vous ne savez pas trop comment vous y prendre ?  Les cartes doubles-bulles sont un outil visuel très efficace pour ce type d’opération !

Read this article in English !

Que ce soit au cours de vos études ou de votre vie professionnelle, vous êtes amené(e) à faire des comparaisons.  Le professeur vous demande, par exemple, de relever les différences et les points communs entre deux structures d’entreprises, comme dans la carte ci-dessous.

Elle a été réalisée avec le logiciel de mind mapping XMind. (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir.  Vous pouvez aussi la télécharger gratuitement depuis le site de Biggerplate).

Carte doubles bulles – comparaison entre organisations

La carte mentale « doubles-bulles » obtenue compare deux types d’organisation d’entreprise : la structure par produit ou division et la structure par département ou fonction.  Elle a été réalisée dans le cadre du coaching d’un étudiant qui prépare l’examen de l’ACCA (Association of Chartered Certified Accountants), une certification de comptabilité très appréciée dans le monde anglo-saxon.

Les bulles du centre représentent les catégories envisagées : Appropriée pour (pour quel type d’entreprise cette structure est-elle appropriée) ; Organisation (sur quels critères cette structure est-elle organisée) ; Croissance (quel est l’impact de ce type d’organisation sur la croissance ; etc.

Carte mentale ou carte conceptuelle ?

A l’origine, XMind n’est pas configuré pour travailler avec ce type de structure, même si ce logiciel offre de nombreuses structures différentes.  Pour réaliser cette carte, j’ai utilisé la méthode de création de carte conceptuelle :

Utiliser sujets flottants et relations

On crée un sujet flottant en double-cliquant sur le fond de la carte, ensuite, on crée une relation (CRTL L) à partir de ce sujet flottant et on clique sur le fond de la carte.  Cela crée un nouveau sujet flottant.

Pour la création de cette carte, j’ai utilisé le sujet central comme titre : le sujet central ne peut pas être déplacé et cela peut constituer un handicap sérieux si je dois ensuite effectuer des modifications de ma carte.   Chaque bulle de cette carte est donc un sujet flottant tandis que les « branches » sont en fait des relations.

Le problème est que les sujets exercent une sorte de « magnétisme » entre eux : ils sont attirés les uns par les autres, si on les rapproche un peu trop.  Même en appuyant sur la touche ALT, il n’est pas toujours facile de positionner un nouveau sujet au milieu des autres.

Bien que cette carte soit apparentées aux mindmaps, elle se construit donc selon les principes utilisés pour élaborer les cartes conceptuelles dans XMind.

Cela m’a donné l’idée d’utiliser un autre logiciel pour créer ce type de cartes : VUE ou Visual Understanding Environment.

Des doubles bulles dans VUE

VUE est clairement un logiciel de concept mapping (ou cartes conceptuelles), créé par l’université Tufts.  Ce logiciel est donc configuré pour positionner des objets – sujets et relations – les uns par rapport aux autres.

Ici, il n’y a pas de « magnétisme » si on approche les objets les uns des autres.  Et ils peuvent être déplacés à volonté sans que cela dérange l’alignement des autres.  (Double-cliquez sur l’image pour l’agrandir au maximum).

La version VUE de la carte à doubles bulles

Le résultat est sensiblement identique, mais la réalisation est beaucoup plus facile !

Je reviendrai dans d’autres billets sur ce logiciel de concept mapping et les usages qu’on peut en tirer.

Pourquoi utiliser XMind pour créer ce genre de cartes, si c’est plus difficile ?  Tout le monde n’est pas habitué au logiciel VUE.  Et d’autre part, lorsqu’on travaille sur un projet, avec plusieurs cartes rassemblées dans un même classeur, il peut être plus simple d’ajouter une feuille à ce classeur.  Cela permet aussi de créer des liens directs entre les cartes du classeur.

Il est aussi possible de lier une carte XMind avec une carte VUE en utilisant la liaison avec un fichier externe par hyperlien : il suffit de placer le chemin vers ce fichier dans le champ « File » ou « Fichier » de la fenêtre de dialogue comme illustré ci-dessous :

Insertion d’un hyperlien vers le fichier externe

Ceci place une icone dans le sujet sélectionné.  Lorsque vous cliquez sur cette icone, le fichier VUE s’ouvre (à condition que le programme se trouve bien sur votre ordinateur bien entendu).

Essayez les deux solutions, XMind et VUE et retenez celle qui vous convient ou les deux, si comme moi, vous travaillez dans les deux environnements !

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Apprendre à apprendre Pédagogie

Combien de sens avons-nous ?

Dans un article récent, je vous parlais de l’importance des canaux sensoriels dans l’efficacité de vos apprentissages : savoir si vous êtes plutôt visuel ou auditif, si vous êtes au contraire kinesthésique et que donc vous avez besoin de beaucoup bouger, etc.  La connaissance de vos sens dominants vous permet d’adopter des statégies d’apprentissage adaptées à votre physionomie.  Vous êtes unique.

Mais, puisque nous parlons de sens : combien en avons-nous ?

Nous avons 10 sens et non pas 5 sens !

Tout comme moi, vous pensiez sûrement – c’est ce qu’on m’a appris à l’école – que nous avons 5 sens. Et bien, vous avez tout faux ! Selon les physiologistes, nous n’avons pas 5 mais bien 10 sens. Découvrez-les ici, sur cette mind map (cliquez sur l’image pour l’agrandir) :

Au cinq sens traditionnels, les physiologistes en ont ajouté 5 : le sens de l’équilibre, la perception de la température (interne et externe), la conscience de la douleur, la sensation de faim ou de satiété et, enfin, la proprioception, cette faculté de savoir plus ou moins consciemment dans quelle position se trouve chaque partie de votre corps.

Mais ce n’est pas tout !

Non contents d’avoir ajouté 5 nouveaux sens à notre panoplie, les physiologistes apportent aussi des modifications aux sens les plus connus (ou supposés tels).  En effet, pendant des années, j’ai lu et entendu (visuel et auditif 🙂 ) qu’il y avait 4 saveurs fondamentales :

  • Le sucré
  • Le salé
  • L’amer
  • L’acide

 Eh bien, ici aussi, on connaît une véritable révolution puisqu’on reconnaît 3 saveurs fondamentales de plus :

  • le piquant : les oignons, les piments, le gingembre, etc.
  • le calcium : le chou, le pavot, etc.
  • l’umami (mot japonais signifiant savoureux, délicieux) : le fromage, les champignons, certains thés et les bouillons de viande…

Mais examinons un peu les nouveaux-venus et leur influence possible sur vos facultés d’apprentissage.

L’équilibroception et la proprioception : ces deux sens (ou perceptions) sont assez proches l’un de l’autre.

L’équilibroception ou sens de l’équilibre

L’équilibre dépend du bon fonctionnement de petits os et de fluides situés dans  l’oreille interne.   Il nous dit à tout moment si nous sommes en équilibre, c’est-à-dire stables ou sur le point de tomber ou – c’est plus grave – en train de tomber…   L’équilibre peut être perturbé par la maladie, un traumatisme après un accident, par l’emploi de drogues, de médicaments ou d’alcool.

La proprioception ou la perception de la position de votre corps

La proprioception est la perception, la plupart du temps non-consciente, de la position du corps et de toutes ses parties.  Si on vous bande les yeux et qu’on vous tient le bras droit en l’air sans rien vous dire, il y a de fortes chances pour que vous puissiez dire où se trouve votre bras et s’il est plié ou tendu.   Cela parait anodin, ce ne l’est pas du tout.  Dans son livre L’Homme qui prenait sa femme pour un chapeau, Oliver Sacks raconte les problèmes de personnes qui ont perdu ce sens suite à  une lésion cérébrale : elles ne peuvent plus tenir debout sans y penser ! C’est un véritable calvaire, car dès qu’elles arrêtent d’y penser, elles s’écroulent, comme des poupées de chiffon.  Notre corps ne tient pas debout par miracle : c’est notre cerveau qui, par le biais de ce sens étrange, nous maintient dans la position voulue sans effort conscient de notre part…

Pour les personnes kinesthésiques, ces deux sens sont extrêmement importants, y compris dans l’apprentissage.  Car comme le dit si bien Ken robinson (dans son livre The Element et dans sa conférence sur TED), elles ont besoin de bouger pour penser !  C’est ce que Howard Gardner appelle l’intelligence corporelle ou kinesthésique, si importante chez les danseurs, les acrobates, les couvreurs et tous les métiers qui exigent de l’équilibre ou de la maîtrise musculaire.  Malheureusement, ces enfants sont parfois pris pour des enfants hyperkynétiques et sont donc traités à l’aide de médicaments comme la célèbre rilatine, alors qu’ils éprouvent simplement le besoin de bouger pour penser…

La satiété ou la perception de la faim

 La perception de la faim ou de la satiété est évidemment cruciale pour la survie de l’individu : sans cela, nous mourrions de faim sans même nous en apercevoir.  En réalité, la sensation de faim est la traduction dans notre cerveau, de la baisse du taux de glycogène dans le foie.  Certaines cellules de l’hypothalamus réagissent alors en libérant des récepteurs dans le foie (plus sur cette page de Wikipedia).  Tous les formateurs expérimentés connaissent les effets de la faim et de la satiété sur l’apprentissage.  Si vous allez au cours ou à une formation sans avoir déjeuné (petit-déjeuner, en France), vers 11 heures, votre taux de glycogène est au plus bas et tous les instituteurs repèrent aisément les élèves dont l’attention se dissipe, qui semblent ailleurs, voire légèrement comateux…  Par contre, après un  bon dîner (déjeuner, en France), le syndrôme d’endormissement après diner frappe massivement et tous les formateurs savent que ce n’est pas le moment idéal pour les apport théoriques…

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